INSTRUCTIVO PARA DELEGACIONES OFICIALES DE PRENSA Y MEDIOS DE COMUNICACIÓN

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1 INSTRUCTIVO PARA DELEGACIONES OFICIALES DE PRENSA Y MEDIOS DE COMUNICACIÓN

2 TABLA DE CONTENIDO OFICINA DE PRENSA. ACREDITACIÓN. GRAN SALA DE PRENSA AUDITORIO Centro Internacional de Negocios y Exposiciones de Bogotá - CORFERIAS. SERVICIOS TÉCNICOS. SERVICIOS DE TELEVISIÓN. SERVICIOS DE FOTOGRAFÍA. SERVICIOS DE PRENSA EN EL CENTRO INTERNACIONAL DE NEGOCIOS Y EXPOSICIONES DE BOGOTÁ - CORFERIAS TRANSPORTE ÁREAS DE CUBRIMIENTO PERIODÍSTICO. AGENDA DE PRENSA PRESS KIT Eventos Programados: Entrega de escarapelas inscritos Llegada de Alcaldes de las ciudades capitales y otros personajes importantes - Aeropuerto Internacional Eldorado Cubrimiento prensa oficial Inscripciones con documento de acreditación del medio - Centro Internacional de Negocios y Exposiciones de Bogotá - CORFERIAS Ceremonia Inaugural Gran Salón Instalación Plenaria de Instalación V Cumbre de Alcaldes Plenaria Líderes CGLU Lanzamiento maqueta 3D de Bogotá Coctel de inauguración Bicirecorrido liderado por el alcalde de Bogotá, Enrique Peñalosa Foto Oficial - CGLU Recorridos (14 visitas diferentes) Viva la cumbre Sesión de clausura- declaración conjunta. Despedida y salida de los Líderes CGLU Eventos CGLU Eventos Agenda Bogotá Ruedas de Prensa Individuales Personalidades Invitadas Rueda de prensa Gran Sala de Prensa Entrevistas Concertadas, Salón VIP para entrevistas CGLU Ruedas de Prensa Agenda Bogotá. Lanzamiento y presentación de libros. Premios paz Premiación Planes de desarrollo. ANEXO: PLANOS PABELLONES CORFERIAS

3 INSTRUCTIVO PARA DELEGACIONES OFICIALES DE PRENSA Y MEDIOS DE COMUNICACIÓN En la ciudad de Bogotá D.C., República de Colombia, se realizará la Cumbre Mundial de Líderes Locales y Regionales y el 5º. Congreso de Ciudades y Gobiernos Locales Unidos CGLU, entre el 12 y el 15 de octubre de Para facilitar la labor de los equipos de prensa de las delegaciones oficiales y de los medios de comunicación interesados en la cobertura informativa del evento, la Oficina de Prensa de la Cumbre diseñó el siguiente INSTRUCTIVO DE PRENSA. OFICINA DE PRENSA Toda información originada con destino a los medios de comunicación durante el evento se canalizará a través de la Oficina de Prensa que se ocupa, entre otros, de los siguientes temas: - Aprobar las acreditaciones de los medios interesados en cubrir lacumbre Mundial de Líderes Locales y Regionales yel 5º. Congreso de Ciudades y Gobiernos Locales Unidos CGLU. - Garantizar la infraestructura tecnológica y de servicios para los medios de comunicación acreditados. - Preparar los documentos periodísticos de interés sobre la Cumbre y sus actividades. - Definir las reglas para el cubrimiento periodístico de cada uno de los eventos de la Cumbre. Para cualquier información relacionada con acreditaciones de Prensa y/o cubrimiento periodístico el contacto es Sandra Vergara, Jefe de Prensa de la Cumbre. Alcaldía Mayor de Bogotá Carrara 8ª No Palacio de Liévano - Bogotá Conmutador: (57-1) Ext Móvil (57) Correo electrónico: prensa.cglu@alcaldiabogota.gov.co Entre el 12 y el 15 de Octubre de 2016 la Oficina de Prensa de la Cumbre operará en la Gran Sala de Prensa ubicada en el Centro Internacional de Negocios y Exposiciones de Bogotá CORFERIAS de la ciudad debogotá, pabellón 16. Entrada Sur - Av. La Esperanza Nº 39 68Bogotá. Los interesados podrán hacer los contactos respectivos para cualquier servicio de prensa que requieran durante la Cumbre. ACREDITACIONES DE PRENSATodos y cada uno de los comunicadores, periodistas y equipo técnico deben inscribirse en (Inscríbete prensa nacional) si representa un medio colombiano. (Inscríbete prensa internacional) si representa un medio extranjero. Importante tener en cuenta las instrucciones, indicaciones generales y condiciones.

4 Comité de Acreditaciones de Prensa.En caso de dudas sobre registro de un medio de comunicación o periodista interesado en cubrir la Cumbre, la Oficina de Coordinación de Prensa de la Cumbre podrá realizar las consultas que considere necesarias. Prensa Oficial. En relación con la prensa oficial todas las delegaciones de las ciudades participantes acreditarán sus equipos de comunicación en (Inscríbete prensa nacional) si representa prensa oficial nacional.(inscríbete prensa internacional) si representa prensa oficial internacional.en el tema de prensa se definen las siguientes categorías de credenciales: Credencial General. Se entregará a los medios de comunicación privados y al personal de comunicaciones del sector público. Con esta credencial tendrán acceso a los servicios de la Gran Sala de Prensa (GSP), salones de la agenda Bogotá 2050 y con acceso restringido a algunos salones de plenarias de la red mundial CGLU. GRAN SALA DE PRENSA (GSP) operará en el Pabellón 16, ubicado dentro del Centro Internacional de Negocios y Exposiciones de Bogotá CORFERIAS. Esta Sala contará, entre otros, con los siguientes servicios para los medios de comunicación y de prensa oficial: Sala de redacción con 40 computadores, conexión de Internet de alta velocidad; puestos de trabajo para periodistas, box para captura de señales de audio y video, set de televisión y fotografía, auditorio para ruedas de prensa, receptores para traducción simultánea en ruedas de prensa,apoyo de traductores de idiomas y servicio de distribución de fotografías y videos con los momentos más importantes de la cumbre. En la Gran Sala de Prensa se brindará la información diaria sobre el desarrollo de la Cumbre Mundial de Líderes Locales y Regionales y desde allí se organizará la participación del grupo de comunicadores que ingresarán a los distintos eventos donde participen los alcaldes y demás personalidades invitados. Durante el evento favor consultar constantemente la página y los avisos de la sala de prensa, en donde estaremos informando sobre las ruedas de prensa y actividades de cubrimiento periodístico. Biblioteca virtual: La oficina de comunicaciones y prensa de la cumbre mundial de alcaldes ofrecerá el servicio de fotos y video que serán alojados en la página. Podrán ingresar permanentemente y de manera gratuita a la Biblioteca Virtual de la Cumbre, donde podrán obtener archivos de video, audio y fotografías sobre el desarrollo del certamen.desde este sitio webserá posible seguir la señal streaming de la Cumbre.

5 APP World Summit: La cumbre contará con una aplicación que podrán descargar desde sus celulares, en donde encontrarán la agenda, perfiles de los ponentes, información sobre Bogotá, redes sociales, entre otras novedades que los mantendrán al día con el desarrollo y actividades de la cumbre mundial de alcaldes. RECOMENDACIONES TÉCNICAS. Los medios de comunicación deben tener en cuenta que la electricidad en Colombia es de 110V 60 ciclos (60hz) por lo que deben asegúrese de tener los transformadores y adaptadores necesarios. Los medios radiales y de televisión tener en cuenta que es necesario contar con el siguiente tipo de conectores: BNC y RCA video para T.V CANON: para audio profesional Conectores mini jack de 3.5 mm para audio de grabadoras. De otra parte, se sugiere atender las recomendaciones mínimas de seguridad requeridas para mitigar los riesgos de ataques informáticos en las estaciones de trabajo PC/Portátiles bajo la responsabilidad de cada periodista. Trámite para el ingreso de equipos técnicos periodísticos a Colombia. De acuerdo con las disposiciones de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) los medios de comunicación que lleguen al país con equipos técnicos deberán tener en cuenta las siguientes recomendaciones: 1. Si los equipos tienen un costo mayor a USD, el trámite es una declaración de importación temporal: Primero debe traer el formato diligenciado 530 de la DIAN con nombre Declaración de Equipaje y Títulos Representativos de Dinero Viajeros, enviado vía mail con el certificado de acreditación o descargado en el siguiente enlace: ESPAÑOL: ENGLISH: Una vez diligenciado se deben acercar a la Oficina de la aduana en el aeropuerto con la siguiente documentación i. Factura de los equipos o documento que acredite su pertinencia. ii. Pasaporte. iii. Tiquete de ingreso. Para información sobre el costo o no del impuesto preguntar en el Área de Viajeros de la Aduana, teléfono (571) con atención 24 horas. Para cualquier información adicional relacionada con los servicios de la Gran Sala de Prensa el contacto es Sandra Vergara, Jefe de Prensa Cumbre Mundial de Líderes Locales y Regionales - Alcaldía Mayor de Bogotá Correo electrónico: prensa.cglu@alcaldiabogota.gov.co Móvil (57) SERVICIOS DE TELEVISIÓN Canal Capital, canal oficial de la cumbre, emitirá en directo y vía streaming los eventos considerados de interés nacional e internacional, que defina la organización de la cumbre. Canal Capital entregará la señal de televisión en el Sistema NTSC. Los medios de comunicación extranjeros que trabajen con otro sistema deberán traer sus equipos de conversión.contaremos con una señal satelital que ofrecerá canal capital para medios interesados en tener particularmente las sesiones de la agenda que

6 maneja la red mundial CGLU abierta al público. Para quienes requiera las coordenadas del satélite pueden escribir a prensa.cglu@alcaldiabogota.gov.co. SERVICIOS DE FOTOGRAFÍAEn la página web de la Cumbre estará disponible material fotográfico de los eventos abiertos al público y aquellos cubiertos por la prensa oficial en la Biblioteca Virtual SERVICIOS DE PRENSA En el Centro Internacional de Negocios y Exposiciones de Bogotá CORFERIAS funcionará la Oficina de Coordinación de Prensa para la Cumbre de Líderes Locales y Regionales. Desde allí se coordinarán las ruedas de prensa y actividades paralelas a la cumbre. Las solicitudes específicas para entrevistas de TELEVISIÓN deben dirigirse a: Sandra Vergara, Jefe de Prensa Cumbre Mundial de Líderes Locales y Regionales - prensa.cglu@alcaldiabogota.gov.co contacto (57) Para entrevistas con la RADIO Oscar Mayorga al correo prensa2.cglu@alcaldiabogota.gov.co contacto Para PRENSA ESCRITA Y PORTALES con Juan Pablo Botero al correo prensa2.cglu@alcaldiabogota.gov.co Las delegaciones de las ciudades participantes podrán solicitar a la OPC los servicios del salón de Ruedas de Prensa (que cuenta con amplificación de sonido, pantalla de video y capacidad de hasta 100 sillas) para encuentros de sus alcaldes con los medios de comunicación. Las reservas de los salones se harán de acuerdo con la disponibilidad de los recintos y del orden de llegada de las solicitudes. En la Calle Bogotá y en el Salón de Networking se ubicarán sets para servicio de los canales de televisión. Para su uso deberá efectuarse la petición respectiva a la Oficina de Prensa, que los facilitará de acuerdo con la disponibilidad de los recintos y el orden de llegada de las solicitudes. En el salón 16 del Centro Internacional de Negocios y Exposiciones de Bogotá CORFERIAS se ha destinado una sala VIP de prensa para entrevistas individuales de los alcaldes e invitados especiales con medios de comunicación, cuyo uso debe hacerse mediante reserva, hasta 5 horas antes de su utilización y por un tiempo no mayor a 60 minutos. (Este espacio, de cinco (5) metros cuadrados, consta de una sala tipo Lounge y un backing de la Cumbre). TRANSPORTE Entre el 12 y el 15 de octubre de 2016 la organización de la Cumbre Mundial de Líderes Locales y Regionales ha dispuesto del servicio de transporte colectivo desde el aeropuerto Eldorado de Bogotá hacia los hoteles sede de la Cumbre y desde éstos hasta el Centro Internacional de Negocio y Exposiciones de Bogotá CORFERIAS. También desde Corferias hacia aquellos lugares de la ciudad donde se realizarán eventos especiales en el marco de la Cumbre. Tanto los representantes de Prensa Oficial como los de medios de comunicación acreditados podrán hacer uso de este medio de transporte, portando la respectiva escarapela de prensa.

7 AREAS DE COBERTURA PERIODÍSTICA Llegada de Alcaldes al Aeropuerto Eldorado de Bogotá. En el transcurso delos días 12 y 13 de octubre, los Alcaldes participantes en la Cumbre de Líderes Locales y Regionales estarán arribando al aeropuerto internacional en el aeropuerto. Canal Capital y un equipo periodístico de la organización grabarán la llegada al país de las comisiones oficiales. Dicho material estará a disposición de las delegaciones oficiales de prensa y medios de comunicación que lo requieran en la Biblioteca virtual en AGENDA DE PRENSA. La organización diseñó una agenda para medios de comunicación que contiene una amplia oferta de actividades de interés general en el desarrollo de la Cumbre. Esta podrá ser consultada en la página electrónica de la Cumbre y estará incluida en el Press Kit que tanto periodistas como miembros de delegaciones oficiales de prensa recibirán al momento de recibir la escarapela. PRESS KIT. La Organización elaboró material periodístico que servirá de insumo a los periodistas y miembros de delegaciones oficiales de prensa para la realización de sus respectivos informes y notas de prensa.

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