Manual. Módulo Receptor Oficina Judicial Virtual Aplicación Móvil

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1 Manual Módulo Receptor Oficina Judicial Virtual Aplicación Móvil Versión

2 Índice 1. Introducción Ingreso Oficina Judicial Virtual: Acceso con Clave Única Módulo Receptor Retiro de Actuaciones Aplicación móvil de receptor Descarga aplicación móvil Ingreso aplicación móvil Actuaciones Ingreso de georreferenciación, fotografías y videos Finalización de Búsqueda Envío de búsqueda o actuaciones, según corresponda, a Oficina Judicial Virtual Devolución de Actuaciones Bandeja de Actuaciones

3 1. Introducción En virtud de la Ley de Tramitación Electrónica N , los receptores judiciales junto con agregar a la carpeta electrónica un testimonio con firma electrónica avanzada dando cuenta de la actuación realizada, incluirán en el acta de la diligencia de notificaciones, requerimientos o embargos, un registro georreferenciado, que dará cuenta del lugar, fecha y horario de la respectiva actuación. Al retiro de especies se adicionará un registro fotográfico o de video de los bienes muebles, con fecha y hora al momento de efectuar el retiro para su entrega al martillero, salvo que exista oposición de parte del deudor o depositario. Para efectuar y dar cumplimiento a lo antes señalado, el receptor deberá utilizar las herramientas que el Poder Judicial ha puesto a su disposición estas son: módulo para receptores de Oficina Judicial Virtual que se encuentra en el portal web del Poder Judicial y la aplicación móvil que se ha creado para diversos tipos de celulares. Por tanto, el objetivo del presente manual es instruir a los receptores sobre el uso y acceso a estas dos herramientas, las que deberán ser utilizadas de manera conjunta para el registro de actuaciones en el sistema de tramitación electrónica. El documento mostrará mediante ilustraciones explicativas, el orden en que el usuario deberá utilizar las herramientas. 3

4 2. Ingreso Oficina Judicial Virtual: Para acceder a la Oficina Judicial Virtual, puede hacerlo directamente en o a través del portal del Poder Judicial y seleccionar opción Oficina Judicial Virtual Acceso con Clave Única Para ingresar a la Oficina Judicial Virtual debe utilizar la Clave Única del Estado, entregada y administrada por el Servicio de Registro Civil e Identificación. Sin perjuicio de lo anterior, el sistema contempla un segundo mecanismo de acceso a la Oficina Judicial Virtual, habilitado especialmente para que el usuario ingrese a la plataforma cuando el servicio de Clave Única no se encuentre disponible. Para acceder de esta forma, es necesario crear esta segunda clave, en sección Mis Datos. 4

5 Para ingresar con Clave Única, haga clic sobre botón con mismo nombre, digite su RUN y clave, para luego presionar botón Autenticar. Es importante señalar que la sesión, cualquiera sea la forma de ingreso, es decir con Clave Única o Segunda Clave, tiene una duración máxima de 3 horas y media. Luego de este tiempo, expirará y deberá ingresar nuevamente su RUN y clave, autenticando los datos. 3. Módulo Receptor Luego de ingresar la Clave Única, se abrirá sesión y encontrará disponible, además de las opciones generales de la Oficina Judicial Virtual, el menú Receptor, con tres opciones: Retiro de Actuación, Devolución de Actuación y Bandeja de Actuaciones. A pesar que las causas ya no serán retiradas físicamente del tribunal, se seguirá utilizando la misma terminología para facilitar la comprensión del proceso. En opción Mis Datos del menú principal, podrá crear su Segunda Clave para ingresar al sistema cuando el servicio de Clave Única no se encuentre disponible. 5

6 Nombre Usuario El sistema le solicitará ingresar algunos datos y en campo Contraseña Alternativa, podrá generar su Segunda Clave, seleccionando además una pregunta secreta que le permitirá restablecer ésta clave en caso de olvido. Luego, presione Actualizar para que los datos ingresados queden grabados en el sistema. Nombre Usuario 3.1. Retiro de Actuación En esta opción se puede realizar el retiro de una causa determinada, seleccionando e ingresando los datos solicitados por el sistema (competencia, Corte de Apelaciones, tribunal y rol interno). 6

7 Al presionar el botón Consultar, se desplegará la información de la causa y las actuaciones a realizar por cada litigante. Nombre Usuario Para crear actuaciones por litigante debe seleccionar el ícono lápiz, con lo que se desplegará un listado correspondiente a Tipo de actuaciones a realizar, debiendo escoger una de las opciones. No es obligatorio asignar a todos los litigantes una actuación para poder efectuar el retiro de la causa. Nombre Usuario 7

8 Una vez escogido el Tipo de Actuación a realizar, debe seleccionar el ticket color verde para grabar la información, antes de finalizar el retiro. Si desea continuar asignando actuaciones a otros litigantes se deben repetir los pasos indicados anteriormente. Nombre Usuario Cuando se graba una actuación a un litigante al que no correspondía asignarla, utilice el ícono de color rojo en forma de basurero, para eliminarla. Cabe precisar, que la supresión del litigante dentro del listado de Actuación a realizar, no implica la eliminación de éste en el sistema de tramitación del respectivo tribunal. 8

9 Nombre Usuario Si desea retirar más de un cuaderno, deberá seleccionar primero uno (por ejemplo: Cuaderno Principal), crear las actuaciones respecto de los litigantes que correspondan, grabarlas y presionar botón Retirar y luego, seleccionar el segundo cuanderno (por ejemplo: Cuaderno de Apremio ) y realizar mismo procedimiento. Tratándose de una causa que ha sido retirada anteriormente por otro Receptor, se visualizará un mensaje de advertencia informando lo anterior e indicando la fecha del retiro y los litigantes con sus respectivas actuaciones: Para finalizar el proceso debe pulsar botón Retirar desplegándose el siguiente mensaje : 9

10 Cuando el retiro se efectúa respecto de diligencias en las que no es obligatorio utilizar la aplicación para georreferenciarlas, el mensaje será el siguiente: 10

11 Tratándose de diligencias como: audiencias, informes, lanzamiento, recepción de prueba confesional y testimonial, requerimiento de inscripción de embargo y alzamiento, la causa debe retirarse para efectuar la respectiva actuación y devolverla a Oficina Judicial Virtual sin necesidad de sincronizar la información con el aparato móvil. Es importante señalar que, en los casos que conforme a la ley es obligatorio georreferenciarse, se podrá devolver la causa retirada sin realizar gestión alguna en la aplicación móvil con el objeto de cumplir con plazos legales ante eventualidades que hayan ocurrido en la diligencia en terreno, por ejemplo: pérdida de celular, destrucción del aparato, falta de batería, entre otras que imposibiliten al receptor cumplir con la normativa, lo cual NO constituye una exención de forma directa, quedando a criterio del tribunal resolver lo que corresponda en caso de realizarse una presentación sin los requerimientos legales. 4. Aplicación móvil de receptor 4.1. Descarga de aplicación móvil Los receptores judiciales deberán contar con dispositivos móviles que permitan la descarga de aplicaciones, cuenten con cámara y sistema de georreferenciación. La aplicación Receptores Judiciales es de carácter gratuita y se encuentra disponible para usuarios cuyos aparatos móviles tengan sistemas operativos Android, ios o Windows Phone, debiendo descargarla en la tienda de aplicaciones que corresponda, como en el ejemplo siguiente, en que se muestran las tiendas Play Store de Android y App Store de ios: La aplicación para su descarga, se busca en la respectiva tienda, de la siguiente forma: 11

12 Es importante señalar, que la aplicación sólo debe ser descargada en un dispositivo o aparato móvil para trabajar de manera que, si utiliza un segundo dispositivo la aplicación no funcionará en el primero y ocurrirá que, al momento de registrarse para iniciar sesión en la aplicación con el segundo equipo, deberá esperar 24 horas hasta que pueda volver a autenticarse en el nuevo aparato móvil y trabajar con la aplicación Ingreso aplicación móvil Realizada la descarga de la aplicación, se instalará un ícono con la palabra Receptores en el menú de su dispositivo móvil: Al acceder a la aplicación móvil por primera vez deberá crear un PIN de cuatro dígitos como mecanismo de seguridad, debiendo ser repetidos en una segunda casilla. Este PIN permitirá realizar actuaciones sin contar con internet, ya que vinculará la Clave Única con el aparato móvil, no siendo obligatorio entonces el uso de plan de datos para la realización de trámites en terreno, sino solo para descargar la aplicación, actualizar el listado de actuaciones pendientes y enviar los registros a Oficina Judicial Virtual para devolución de actuaciones. 12

13 Es importante señalar que NO existe forma de recuperar el PIN en caso de olvido, ya que se guarda en el aparato directamente, debiendo desintalarse e instalarse nuevamente la aplicación para poder establecer uno nuevo, teniendo la precaución de no tener trámites pendientes, ya que se perderá todo lo que se encuentre pendiente en el dispositivo móvil al eliminar la aplicación: Luego de creado el PIN se deberá realizar la autenticación con la Clave Única: 4.3. Actuaciones Al acceder a la aplicación, se desplegará el menú de inicio de Actuaciones, debiendo deslizar el dedo de arriba hacia abajo en el espacio blanco de la pantalla para que aparezca el listado de causas con actuaciones pendientes que fueron retiradas a través de Oficina Judicial Virtual: 13

14 Realizado lo anterior, aparecerán las actuaciones pendientes y el número total en recuadro ubicado en esquina superior derecha: También, se pueden buscar las actuaciones por su estado o por alguno de los datos propios de cada causa, debiendo seleccionar el ícono con forma de lupa ubicado en la esquina superior derecha de la pantalla y escribir algún texto que se relacione con la causa respectiva. Para buscar por estado, debe escoger entre pendientes, realizadas, enviadas o todas. 14

15 Texto del filtro de búsqueda Para crear una búsqueda en la causa, deberá presionar en cualquier parte encima de su contenido y una vez dentro, pulsar el símbolo más (+): Sistema Android Sistema ios 15

16 Sistema Android Sistema ios 4.4. Ingreso de georreferenciación, fotografías y videos Para ingresar georreferencia, fotografías o videos según sea el caso conforme a lo señalado por Ley N , deberá presionar sobre el detalle de la búsqueda: Sistema Android Sistema ios 16

17 Luego, debe presionar sobre el ícono que corresponda para asignar la ubicación georreferenciada, fotografías o videos: Sistema Android Sistema ios Foto Video Ubicación Foto Video Ubicación Georreferenciación: Al presionar el botón de ubicación, si está conectado a internet, se desplegará el mapa de localización por GPS, debiendo aceptar la georreferenciación, al seleccionar el ticket central inferior de la pantalla o pulsar la palabra Guardar, según sea el caso. Como se indicó anteriormente, podrá georreferenciarse sin internet pero deberá verificar que en su dispositivo se encuentre activada la ubicación por GPS. Sistema Android Sistema ios 17

18 Aceptada la georreferenciación, aparecerá en el detalle Localización confirmada con la palabra Si. Sistema Android Sistema ios Si sólo tiene que incorporar la georreferenciación, deberá terminar la búsqueda, presionando la palabra Finalizar : Sistema Android Sistema ios Es importante señalar que, cuando no resultare posible georreferenciar por causas ajenas al receptor, por ejemplo, problemas con la señal de satélites, podrá incorporar una fotografía como testimonio de su presencia en el lugar. Fotografía: Al presionar el ícono de cámara fotográfica se capturará una imagen, pudiendo aceptarse o rechazarse, si estima necesario capturarla nuevamente: 18

19 Las fotografías confirmadas se pueden visualizar en la pantalla en que se registran los detalles de la actuación y la búsqueda específica: Video: Al presionar el ícono cámara de video podrá grabar el tiempo que represente 8 MB de espacio, lo que implicará diferentes duraciones dependiendo de la calidad y resolución con que se efectúen, siendo posible grabar más de un video e ir eliminando los que no resulten correctos con la opción Reintentar : 19

20 4.5. Finalización de Búsqueda Luego de incorporar la georreferenciación, fotografías o videos según corresponda, debe presionar el ticket o la frase Finalizar actuación, que se encuentra en la parte inferior derecha de su pantalla, desplegándose un mensaje que indica si se desea terminar la búsqueda, debiendo seleccionar la opción Finalizar. Sistema ios 20

21 Sistema Android Sistema ios Si respecto de la misma actuación es necesario incorporar más búsquedas, presione el símbolo más (+) y continúe con los pasos indicados anteriormente. 21

22 Posteriormente, para regresar al listado de causas con actuaciones pendientes, debe presionar la palabra Actuación : 4.6. Envío de actuaciones practicadas en Aplicación móvil a Oficina Judicial Virtual Luego de incorporar la georreferencia, foto o video en las causas respectivas, se deben enviar estos registros a Oficina Judicial Virtual, siendo necesario que el dispositivo nuevamente se encuentre conectado a internet para realizar la sincronización de esta información. Una vez verificada la conexión a internet del dispositivo móvil, debe presionar sobre el Menú de la aplicación ubicado en la parte superior izquierda en el ícono con tres líneas horizontales: 22

23 Para enviar las actuaciones realizadas presione opción Enviar actuaciones : Luego, deberá esperar que el envío de datos finalice antes de salir de la aplicación. El progreso se muestra directamente en la pantalla, pudiendo detener el envío en caso de requerirse. El menú de la aplicación muestra opciones adicionales: Borrado automático: se debe activar si desea que las actuaciones enviadas a Oficina Judicial Virtual se borren automáticamente y no figuren en la aplicación. Fotos y Videos: muestra la cantidad y tamaño de esos elementos dentro de la aplicación. Disponible int. y ext: muestran la cantidad de memoria disponible, tanto interna como externa, dependiendo del tipo de aparato. Ayuda: Se entrega información relevante de la aplicación con un manual de usuario. Cerrar Sesión: Para finalizar la sesión. 23

24 Sistema Android Sistema ios 5. Devolución de Actuaciones Para remitir la actuación al tribunal y devolver la causa, debe ingresar nuevamente a Oficina Judicial Virtual, módulo Receptor, opción Devolución de Actuación. En este menú se visualizarán todas las causas con actuaciones generadas desde la aplicación móvil, es decir, ya georreferenciadas y con registro de fotografías o video, según corresponda. La consulta del listado de retiros se podrá realizar por rit o por fecha, debiendo seleccionar e ingresar los datos solicitados por el sistema. Nombre Usuario 24

25 Para cerrar el retiro, previamente debe acceder al Rit de la causa, lo que permitirá que se despliegue una pantalla en la que debe agregar la información solicitada por el sistema y adjuntar el documento del testimonio o acta de la diligencia en formato PDF con firma electrónica avanzada, seleccionando el archivo correspondiente desde el computador en que se encuentre almacenado. El documento que se adjunta no debe exceder de 8 megabytes. Nombre Usuario Al cargar el archivo, aparecerá un mensaje en su pantalla indicando que el archivo se grabó exitosamente. Luego, presione Aceptar para que desaparezca el mensaje. Nombre Usuario 25

26 Para revisar los archivos multimedia (fotografías o videos) y el registro de georreferenciación, debe acceder a la opción Info. Móvil presionando el icono que se asemeja a un teléfono celular. Nombre Usuario Posteriormente, en una ventana emergente podrá visualizar la georreferenciación, fotografías y videos que fueron incorporados desde el dispositivo móvil. 26

27 Luego de verificar que la información se encuentra correctamente adjuntada, y en caso de requerirlo, podrá modificar el tipo de actuación con el que fue retirada la causa respecto de uno o más litigantes en atención al resultado de la diligencia practicada; ello para reflejar la nomenclatura correcta que debe figurar en sistema. Lo anterior es aplicable en todas las competencias respecto de las siguientes diligencias: - Notificación puede modificarse por Certificación de búsqueda. - Embargo por Embargo frustrado u Oposición a embargo. - Lanzamiento por Oposición al lanzamiento. - Retiro de especie por Oposición a retiro o Retiro Frustrado. Para modificar el tipo de actuación, debe hacer clic sobre ícono de flecha curvada hacia la izquierda, desplegándose una ventana con las opciones disponibles. 27

28 Nombre Usuario Nombre Usuario Una vez seleccionada la opción, presione botón Establecer. A continuación, verifique el estado de la actuación, es decir, si se encuentra realizada, fallida o pendiente. En este momento, podrá cerrar el retiro o eliminarlo presionando el botón correspondiente. En caso de eliminarlo, quedará un registro de dicha situación. 28

29 Nombre Usuario Al efectuar el cierre del retiro, existen dos posibilidades: 1.- Efectuar el cierre exitoso, devolviendo la causa virtualmente al respectivo tribunal, desplegándose el siguiente mensaje: 2.- Que el sistema alerte al receptor indicando que existe una georreferenciación pendiente en una o más de las actuaciones, la que debió haber efectuado obligatoriamente, pudiendo presionar botón Cancelar para incorporar la georreferencia desde la aplicación móvil; o botón Continuar en cuyo caso, podrá cerrar el retiro sin haber realizado la georreferencia, pero quedará un registro de esta circunstancia para posterior visualización. 29

30 6. Bandeja de Actuaciones Este ítem posee cinco pestañas que permiten sólo visualizar y no modificar las causas con actuaciones: 1) Retiradas desde Oficina Judicial Virtual, pero sin ser enviadas aun a la aplicación móvil. 2) Retiradas APP, es decir, que se encuentran disponibles en la aplicación móvil para incorporar georreferenciación y/o registro fotográfico o video. 3) Devueltas APP, cuando se agregó la georreferenciación y/o registro fotográfico o video, enviando la respectiva actuación a la Oficina Judicial Virtual. 4) Eliminada, se registran las actuaciones cuyo retiro se eliminó. 5) Retiro Cerrado, se encuentran las actuaciones devueltas al tribunal. Nombre Usuario Además, al hacer click sobre el RIT de la causa se desplegará una ventana con su historial, pudiendo visualizar los archivos adjuntos, litigantes, escritos por resolver y datos del retiro. 30

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