EL CONTROL INTERNO EN LA GESTION DE LOS ADMINISTRADORES

Transcripción

1 EL CONTROL INTERNO EN LA GESTION DE LOS ADMINISTRADORES

2 CONTENIDO 1. CONCEPTOS 2. ROLES Y RESPONSABILIDADES 3. EL CONTROL INTERNO Y EL PROCESO ADMINISTRATIVO 4. OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO 5. COMPONENTES DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO 6. EL AUTO-CONTROL 7. HERRAMIENTAS PARA AUTO-EVALUACIONES DE CONTROL

3 1. CONCEPTOS QUE ES EL CONTROL INTERNO? Según la Declaración de Normas de Auditoría Interna No. 1 (SIAS 1): Es cualquier acción que lleva a cabo la administración para aumentar la probabilidad de que se lograran las metas y los objetivos.

4 1. CONCEPTOS QUE ES EL CONTROL INTERNO? Según informe COSO (Committe of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission): Es un proceso efectuado por el Consejo de Administración, la Dirección y el resto del personal de una Entidad, diseñado para proporcionar una razonable seguridad respecto al logro de objetivos, dentro de las siguientes categorías: Eficacia y eficiencia de las operaciones, confiabilidad de la información financiera y cumplimiento con leyes y normas aplicables.

5 1. CONCEPTOS QUE SE ENTIENDE POR ADMINISTRADORES? Todo aquel que dentro de la empresa planea, organiza, dirige y/o controla recursos/actividades para alcanzar metas y objetivos. Son todos los integrantes de la organización, con distintos niveles de responsabilidad y autoridad.

6 2. ROLES Y RESPONSABILIDADES SIAS 1, describe los siguientes roles sobre el control interno: La administración debe planear, organizar y dirigir de tal forma, que pueda dar una garantía razonable de que se lograran los objetivos y metas establecidas. Los auditores internos examinan y evalúan los procesos de planeación, organización y dirección para determinar si existe garantía razonable de que se lograran los objetivos y metas.

7 2. ROLES Y RESPONSABILIDADES Los auditores externos evalúan el control interno contable de acuerdo a los parámetros establecidos en las Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas. Los comités de auditoria tienen responsabilidades de dirección y supervisión, en lo relativo al cumplimiento de la auditoria interna y externa. El consejo de administración tiene responsabilidades de dirección y supervisión en lo relativo al desarrollo de las funciones delegadas.

8 2. ROLES Y RESPONSABILIDADES Entonces, corresponde a la máxima autoridad jerárquica de la empresa la responsabilidad de organizar, establecer y mantener el sistema de control interno, el cual debe ser adecuado a la naturaleza, estructura y fines de la organización.

9 2. ROLES Y RESPONSABILIDADES El equipo gerencial designa al responsable de cada función dentro de su unidad y establece políticas y procedimientos de control interno más específicos para los funcionarios que tienen a su cargo la operación de las diversas unidades.

10 2. ROLES Y RESPONSABILIDADES Todo el personal tiene responsabilidades sobre el control interno, las cuales deben formar parte, explicita o implicita, de la descripcion del trabajo de cada uno. Asumiendo el compromiso de comunicar problemas y violaciones que se observen, que afecten el logro de los objetivos.

11 3. EL CONTROL EN EL PROCESO ADMINISTRATIVO MODELO DEL PROCESO ADMINISTRATIVO PLANIFICACION ORGANIZACIÓN EJECUCION CONTROL

12 3. EL CONTROL EN EL PROCESO ADMINISTRATIVO PLANIFICACION IDENTIFICA Y JERERQUI ZA REQUERIMIENTOS. ESTABLECE OBJETIVOS A CORTO Y LARGO PLAZO. DEFINE CONTROLES: METAS OPERACIONALES Y FINANCIERAS

13 3. EL CONTROL EN EL PROCESO ADMINISTRATIVO ORGANIZACION DISPONE Y DESTINA: TRABAJO AUTORIDAD RECURSOS ADECUA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA A LOS OBJETIVOS Y RECURSOS FORMULA Y SOMETE PRESUPUESTO PARA OBTENER RECURSOS Y LOGRAR OBJETIVOS

14 3. EL CONTROL EN EL PROCESO ADMINISTRATIVO DIRECCION ESTABLECE ATMOSFERA ADECUADA DE DIRECCION Y MOTIVACION PARA QUE EL EQUIPO DE LO MEJOR DE SI EJECUTA PROCEDIM. PARA: ADQUIRIR MATERIALES Y EQUIPOS CONTRAT. OBRAS Y SERVICIOS ADMINISTRAR CONTRATOS

15 3. EL CONTROL EN EL PROCESO ADMINISTRATIVO CONTROL MIDE EL DESEMPEÑO ACTUAL Y LO COMPARA CON LAS METAS

16 3. EL CONTROL EN EL PROCESO ADMINISTRATIVO PROCESO DE GERENCIA PLANIFICACIÓN Definir objetivos Sistema. de procedimientos ORGANIZACIÓN Definir responsabilidades Coordinar esfuerzos DIRECCIÓN Mando; Coordinación y Seguimiento CONTROL Análisis del entorno Identificación de riesgos Establecer controles EL CONTROL INTERNO ES PARTE INTEGRAL DE LA GERENCIA

17 4. OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO En qué medida los controles garantizan la protección de los activos? En qué medida los controles garantizan la veracidad e integridad de la información financiera y operacional? ADMINISTRADOR En qué medida los controles garantizan la actuación de acuerdo a normas, políticas, planes, procedimientos, leyes y reglamentos?

18 4. OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO ADMINISTRADOR En qué medida los controles contribuyen al uso económico y eficiente de los recursos? En qué medida los controles garantizan el logro de los objetivos y metas establecidas de acuerdo a los planes y programas?

19 5. COMPONENTES DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Modelo COSO Estructura integrada de control: Cinco componentes Diecisiete factores

20 5. COMPONENTES DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Entorno de Control: Aporta el ambiente en que las personas desarrollan sus actividades y cumplen sus responsabilidades de control Evaluación de los Riesgos: En relación con el cumplimiento de los objetivos Actividades de Control: Asegura la puesta en práctica de directrices para hacer frente a los riesgos Información y Comunicación: Para toda la organización Supervisión: Todo el proceso es supervisado y modificado según las circunstancias

21 5. COMPONENTES DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO MODELO COSO ADAPTADO Ambiente de Control Estructura de Control Actividades de Control Información y Monitoreo Comunicación - Información Etica Integridad Valores Actitudes Competencias Estilo Gerencial Políticas Planes Organización Roles Procedimientos Normas Leyes Retroalimentación Análisis/Riesgo Verificaciones Validaciones Revisiones Seguridad Contraloría Sistemas Medición Informes: Financieros Operacionales

22 6. EL AUTO-CONTROL ES UNA ACTITUD PERSONAL AUTO-CONTROL USTED ES EL MEJOR CONOCEDO R DE SUS PROCESOS ORGANIZACIONES INTERNAS DE CONTROL USTED! ENTES EXTERNOS DE CONTROL ANALIZAR SU ENTORNO Quién debe?... IDENTIFICAR SUS RIESGOS Quién debe?... ESTABLECER SUS CONTROLES Quién debe?...

23 6. EL AUTO-CONTROL Proceso a través del cual se examina y evalúa la efectividad del control interno con la finalidad de otorgar una razonable garantía en el logro de los objetivos organizacionales. Es realizado por los responsables de la operación y por los encargados de alcanzar los objetivos.

24 6. EL AUTO-CONTROL La metodología de Auto Evaluación del Control (AEC) consiste en revisar los objetivos del negocio, los riesgos involucrados con su impacto y evaluar los controles internos existentes, a efectos de diseñar actividades de control que permitan administrar o mitigar dichos riesgos.

25 6. EL AUTO-CONTROL CARACTERISTICAS DE UN BUEN CONTROL REVELAR TENDENCIAS Y SITUACIONES EFECTIVO CLARO ECONOMICO ACEPTADO FACTIBLE OPORTUNO

26 6. EL AUTO-CONTROL QUE ROL DESEMPEÑA EL AUDITOR INTERNO? Según las normas del Instituto de Auditores Internos (IIA), debe ayudar a la organización a cumplir sus objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la efectividad de los procesos de gestión de riesgos, control y dirección. COMO LO DEBE CUMPLIR? Asumiendo el compromiso de contribuir al logro de los objetivos mediante el examen independiente (aseguramiento) y fomentando la cultura de control (rol consultor). Debe impulsar y liderar los procesos de análisis de riesgos y auto-evaluación del control.

27 6. EL AUTO-CONTROL Asumiendo el compromiso. Misión (modelo) Apoyar a la Dirección de la Corporación, mediante la promoción y evaluación del Sistema de Control Interno, para lograr su fortalecimiento, contando con personal profesional altamente calificado y con tecnología de vanguardia. Visión (modelo) Ser una organización estratégica, reconocida por su efectivo aporte al fortalecimiento del Sistema de Control Interno, para contribuir al logro de los objetivos de la Corporación.

28 6. EL AUTO-CONTROL Fomentando la cultura de control.. Reuniones de planificación y ejecución. Presentaciones a la gerencia. Participando como facilitador en talleres y eventos internos relacionados con el control. Medios impresos y virtuales (pagina intranet).

29 6. EL AUTO-CONTROL

30 7. HERRAMIENTAS PARA AUTO- EVALUACIONES DE CONTROL Metodología de AEC COMPONENTES Evaluación Riesgos Actividades Control Ambiente Control Información Comunicación de de de Evaluación y Retroalimentación y HERRAMIENTAS DE EVALUACION Talleres de Autoevaluación del Control y Matriz de Riesgo/Control Talleres de Autoevaluación del Control y Matriz de Riesgo/Control Encuesta Encuesta Encuesta PROCEDIMIENTOS Participación de los niveles operativos en: Identificación de objetivos Identificación de riesgos Identificación de controles Asignar prioridades a los riesgos más relevantes mediante votación Determinar planes de acción correctiva Informe de compromisos de mejora Aplicación a todo el personal participante del TAC Recopilación de datos por el Auditor Interno Análisis de Información Clasificación de Datos Informe

31 7. HERRAMIENTAS PARA AUTO- EVALUACIONES DE CONTROL Formato de análisis de riesgos Muy Alto EMPRESA / UNIDAD DE NEGOCIO: PROCESO: SUB-PROCESO: RESPONSABLE: I m p a c t o Alto Medio Alto Medio Bajo Bajo Muy Bajo Muy Bajo Bajo Medio Bajo Frecuencia Medio Alto Alto Alto OBJETIVO DEL PROCESO RIESGOS ASOCIADOS ACCIONES MITIGADORAS DE RIESGOS Impacto (Máxima Exposición Financiera) Frecuencia ocurrencia del 1 al 5

32 7. HERRAMIENTAS PARA AUTO- EVALUACIONES DE CONTROL Cuestionarios de evaluación de control Estructura de Control: Políticas Existen directrices o principios generales para la conducción de la organización, las cuales orienten y gobiernen sus acciones? Planes Se encuentran claramente definidas y comunicadas las acciones previstas para alcanzar las metas y objetivos fijados por la organización? Descripción y/o Comentarios Valor (*) Acciones a considerar Organización La estructura funcional de la organización garantiza el cumplimiento de los objetivos establecidos? Roles Las tareas y responsabilidades asociadas a una persona o puesto dentro de la estructura organizativa se encuentran adecuadamente asignadas y observan compatibilidad y adecuada segregación de funciones? Procedimientos Existen procedimientos formales y vigentes para cada una de las tareas de la organización? Normas Existen normas formales y vigentes que regulen el desempeño de las actividades de la organización? (*) Escala de Valoración: 1 Fuerte; 2 Adecuado; 3 Medianamente Adecuado; 4 Inadecuado; 5 Muy inadecuado

33 7. HERRAMIENTAS PARA AUTO- EVALUACIONES DE CONTROL XXX Estadísticas de diagnóstico AMBIENTE DE CONTROL ESTRUCTURA DE CONTROL ACTIVIDADES DE CONTROL INFORMACIÓN Y MONITOREO T XX XX XX XX XX XX XX XX XX XX XX XX XX XX XX TOTAL XX (XX%) XX (XX%) XX (XX%) XX (XX%)

34 7. HERRAMIENTAS PARA AUTO- EVALUACIONES DE CONTROL Posibles debilidades de control Raramente se revisa la lista de proveedores con la finalidad de determinar si existen Contratos sustanciales sin ofertas competitivas La lista de proveedores nunca cambia Las decisiones de compras las toma una sóla persona Castigos inusuales de cuentas incobrables Los gastos anuales aumentan más que el índice de inflación Proceso de facturación confuso (incluye repartos parciales, substituciones o cambios) No se realiza inventario físico ni se concilia con la existencia en libros Compras divididas para evadir límites de autorización

35 7. HERRAMIENTAS PARA AUTO- EVALUACIONES DE CONTROL Posibles debilidades de control Discrepancias no aclaradas en el inventario Empleados que no acatan las reglas profesionales y legales No hay segregación de las funciones relacionadas con el efectivo La calidad de los artículos adquiridos decae considerablemente Créditos amplios o frecuentes a un cliente específico Falta de revisión por parte de un individuo que no participe en la elaboración de facturas Negocio desventajoso mediante un contacto en particular Gerentes clave con un alto nivel de autonomía

36 El auditor es responsable por medir la eficiencia y efectividad del sistema de control y por impulsar el proceso de Auto Evaluación del Control. REFLEXION FINAL En una organizacion todos tenemos una cuota de responsabilidad en EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO: El directorio, la gerencia media y el resto del personal. De alli que nadie debe sentirse excluido de la posibilidad de promover mejoras ni eximido de la responsabilidad de buscarlas.