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Transcripción

1 CONCEJO DISTRITAL DE CARTAGENA DE INDIAS OFICINA DE CONTROL INTERNO INFORME EJECUTIVO ANUAL CON BASE E DEL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO MECI CONCEJO DISTRITAL DE CARTAGENA DE INDIAS, VIGENCIA 2013, CON ALCANCE A 28 DE FEBRERO DE 2014 CARTAGENA DE INDIAS, 07 DE FEBRERO 2014

2 TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO ALCANCE CLIENTES EQUIPO DE TRABAJO CRITERIOS DE EVALUACIÓN METODOLOGIA ACTUALIZACIÓN DATOS DE LA ENTIDAD ANÁLISIS DE LOS ELEMENTOS DEL SCI COMPONENTE 1. AMBIENTE DE CONTROL... 6 COMPONENTE 3. ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS COMPONENTE 4. ACTIVIDADES DE CONTROL COMPONENTE 5. INFORMACIÓN COMPONENTE 6. COMUNICACIÓN PÚBLICA COMPONENTE 7. AUTOEVALUACIÓN COMPONENTE 8. AUTOEVALUACIÓN INDEPENDIENTE COMPONENTE 9. PLANES DE MEJORAMEINTO INFORME EJECUTIVO CERTIFICACIÓN DEL DAFP CONCEPTO JEFE DE CONTROL INTERNO... 22

3 INFORME EJECUTIVO ANUAL CON BASE EN LA ENCUESTA DAFP MECI, DEL CONCEJO DISTRITAL DE CARTAGENA DE INDIAS 1. OBJETIVO Elaborar el Informe Ejecutivo Anual con base en la encuesta de implementación, desarrollo y mejoramiento de los elementos que integran el Modelo Estándar de Control Interno MECI, del Concejo Distrital de Cartagena de Indias. 2. ALCANCE La evaluación tuvo en cuenta los resultados de las encuestas de Autoevaluación y Evaluación Independiente, el Manual de Implementación del Modelo de Control Interno para Entidades del Estado y el conocimiento que tiene la Oficina de Control Interno del desarrollo de los elementos que lo integran, a febrero de CLIENTES Los clientes de la evaluación son el Presidente de la Corporación, los miembros del Equipo Mecí, el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno y las áreas encargadas de desarrollar los elementos del MECI. 4. EQUIPO DE TRABAJO El diligenciamiento de la encuesta Evaluación Independiente estuvo a cargo de la Jefe de la Oficina de Control Interno, Roció del Pilar López Amaris, con base en el análisis efectuado por los profesionales encargados. El equipo de trabajo del Informe Ejecutivo Anual, estuvo conformado por Roció del Pilar López Amaris, Jefe Oficina de Control Interno, Miladis Isabel Blanco Carrillo como profesional universitario del área de Control Interno. 5. CRITERIOS DE EVALUACIÓN - Decreto 1599 de 2005, por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano. - Manual de Implementación del Modelo de Control Interno para Entidades del Estado, versión 1. Marzo de Decreto 1027 del 30 de marzo de 2007, por el cual se modifica la fecha de entrega del Informe Ejecutivo Anual de Evaluación del Sistema de Control Interno. - Circular Externa del 12 de diciembre de 2008, del Departamento Administrativo de la Función Pública, sobre el cumplimiento del plazo para la Implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI y del Sistema de Gestión de la Calidad. - Circular del 30 de diciembre de 2010, del Departamento Administrativo de la Función Pública, sobre la presentación del Informe Ejecutivo Anual de Control Interno, a través de la Evaluación y Seguimiento al Sistema de Control Interno y al Sistema de Gestión de la Calidad NTCGP 1000.

4 6. METODOLOGIA Metodología de Aplicación de la Encuesta de Autoevaluación y Evaluación Independiente El estado de implementación y desarrollo del Modelo Estándar de Control - MECI, se estableció con base en la percepción que tienen el Representante de la Alta Dirección y el Jefe de la Oficina de Control Interno, utilizando como instrumento el Encuesta Implementación del MECI, ver Anexo 1 diseñada por el Departamento Administrativo de la Función Pública - DAFP, la cual fue diligenciada a través del Aplicativo MECI. Para efectos del diligenciamiento de la encuesta Evaluación Independiente, la Oficina de Control Interno OCI consultó a las áreas responsables de la implementación de los elementos del MECI, con el fin de conocer de primera mano su estado, con base en la cual la OCI realizó su propio análisis y concluyó.

5 7. ACTUALIZACIÓN DATOS DE LA ENTIDAD Con base en las indicaciones del Aplicativo, esta Oficina, el 30 de Enero de 2014 procedió a actualizar los datos generales del Concejo Distrital de Cartagena de Indias, quedando de la siguiente manera: DATOS ENTIDAD Nombre de la Entidad: Orden: Departamento: Municipio CONCEJO DISTRITAL DE CARTAGENA Territorial BOLÍVAR CARTAGENA Seleccione Categoría Municipal 1 NIT: Nombre del representante Legal VICENTE BLEL Dirección Electronica del Representante Legal: presidenciaco Nombre del Representante de la Dirección para la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad: ROCIO DEL PIL Dirección Electrónica: rlopezamaris@ Nombre del Jefe de Control Interno ROCIO DEL PIL Dirección Electrónica JCI: control.interno Teléfono Entidad: Dirección Entidad: calle del arsen Cuenta con Sistema de Gestión de la Calidad NO Certificada NO Entidad Certificadora NO EXISTE Fecha de la Certificación Fecha Vencimiento de la Certificación 8. ANÁLISIS DE LOS ELEMENTOS DEL SCI

6 El análisis a las variables que hacen parte del Sistema de Control Interno, se realizó con base en las indicaciones del Manual de Implementación del Modelo de Control Interno para Entidades del Estado, los Cuestionarios diseñados por el Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP, de los tres últimos años y en los elementos que hacen parte del Modelo Estándar de Control Interno MECI, encuestas de los años anteriores y conocimiento de la Oficina acerca del cumplimiento de cada ítem por parte de la entidad 9. COMPONENTE 1. AMBIENTE DE CONTROL Elemento 1. Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos Se han definido y aplicado mecanismos de socialización de los valores a todos los servidores de la entidad y los particulares que ejercen funciones públicas? Se entrego el Código de ética a las distintas dependencias del Concejo Distrital de Cartagena, se publico en la página de la entidad y se envió a cada uno de los correos electrónicos. Se realizo seminario Liderazgo Efectivo cuyo papel principal fue la socialización de los valores institucionales y la integración y trabajo en equipo. 1. Se ha dado a conocer en los procesos de inducción de los nuevos funcionarios el documento que contiene los principios éticos? El Concejo Distrital de Cartagena no realiza procesos de inducción y reinducción cuando se han generado cambios en la entidad. Oportunidad de Mejoramiento: La OCI considera que la Dirección Administrativa disponga las fechas para comenzar con los programas de inducción y reinducción y de esta forma comenzar con la elaboración del los respectivos informes proceso de inducción de los funcionarios. La OCI considera que la Dirección Administrativa debe elaborar el programa anual de reinducción para los servidores públicos Así mismo, establecer la política y los lineamientos para el proceso de reinducción institucional 2. La entidad da cumplimiento a las políticas de Talento Humano? El Concejo Distrital de Cartagena no ha socializado las políticas de TALENTO HUMANO de la Entidad por lo que es necesario establecer para la vigencia 2014, planes de bienestar, incentivos y capacitación tendientes al mejoramiento de este componente del Sistema de Control interno- 3. El plan institucional de Capacitación se ha venido formulando de acuerdo a los lineamientos establecidos para realizarlos. SUGERENCIAS DE OCI: La entidad no ha seguido los lineamientos del DAFP para realizar un plan de capacitaciones efectivo, no pasa lo requerimientos de capacitación por oficina lo que impide un conocimiento real de las necesidades de capacitación de los funcionarios. La OCI determinó, que es necesario que la Dirección Administrativa realice un seguimiento más profundo a la realización y cumplimiento de los Planes de Capacitación y de Bienestar, mediante el instrumento de Plan Operativo vigencia 2013, donde se registrara el porcentaje de cumplimiento.

7 4. Sobre los programas de inducción y re-inducción indique si se han realizado en los últimos 2 años? No se han realizado programas de inducción ni de reinduccion. Oportunidad de Mejoramiento: La OCI considera que la Dirección Administrativa disponga las fechas para comenzar con los programas de inducción y reinduccion y de esta forma comenzar con la elaboración de los respectivos informes proceso de inducción de los funcionarios. La OCI considera que la Dirección Administrativa debe elaborar el programa anual de reinducción para los servidores públicos Así mismo, establecer la política y los lineamientos para el proceso de reinducción institucional 5) Se cuenta con mecanismos de evaluación a los funcionarios? Si existen mecanismos de evaluación para los funcionarios. Durante el año 2013 la oficina de control interno realizo un seguimiento para que se cumpliera este elemento de control se enviaron memorandos y comunicaciones a cada uno de los jefes solicitándoles las evaluaciones pendientes del periodo, con el fin de recolectar el 100% de las evaluaciones. Es necesario realizar la evaluación de desempeño hasta el 15 de Febrero de los funcionarios en carrera por parte de cada jefe de dependencia. La evaluación de desempeño se realiza en el formato establecido por el DAFP. 5. La alta dirección ha generado lineamientos para fortalecer el MECI. La OCI considera que aunque se han generado lineamientos para fortalecer el MECI, es necesario que exista mayor compromiso por parte de la ALTA DIRECCION en el fortalecimiento del SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA ENTIDAD, que se establezcan los recursos necesarios para que la implementación se de cómo un proceso serio que genere un sentido de pertenencia institucional. 6. Se realiza por parte del nivel directivo seguimiento y control a las políticas adoptadas en el sistema de Control Interno? La OCI considera que aunque se han generado lineamientos para fortalecer el MECI, no se realiza seguimiento a que las políticas establecidas en la implementación del modelo y es necesario que se genere un mayor cumplimiento de lo establecido en estas con el fin de que se desarrolle la implementación del MECI. 7. El NORMOGRAMA se encuentra actualizado frente a las competencias, responsabilidades o cometidos asignados a la entidad por mandato legal. La OCI considera que es necesario realizar una actualización del normograma de la entidad y realizar sensibilización para conocimiento de todos los funcionarios es necesario publicarlo en carteleras y hacerlo de conocimiento general.

8 Elemento 4. Planes y Programas 1. Se tuvo en cuenta en la formulación de la planeación institucional y el diagnostico estratégico. Se elaboraron los planes de acción de cada una de las dependencias. La OCI estableció, que el Concejo Distrital de Cartagena de Indias cuenta con el Plan Estratégico, el cual contiene el análisis de las variables externas e internas, matriz DOFA. 2. Para la formulación de los planes y programas de la entidad tuvo en cuenta: a) consultas a la ciudadanía y a las partes interesadas, b) requerimientos y expectativas de los clientes, c) un análisis o verificación de los requerimientos legales y/o presupuesto. Es necesario para la formulación de los diferentes planes 2014 tener en cuenta a las partes interesadas y a la ciudadanía, tener en cuenta los requerimientos y expectativas de los clientes tales como la Contraloría Distrital y los definidos en las caracterizaciones de los procesos. En el momento de la formulación de los planes tener en cuenta tanto los requerimientos legales como los presupuestales; en estos últimos está contenida la disposición de recursos asignados en el Presupuesto.

9 Elemento 5. Modelo de Operación por Proceso 8. La entidad cuenta con un modelo de operación por procesos construido? La OCI estableció, que las operaciones del Concejo Distrital de Cartagena de Indias están orientadas hacia una organización por procesos, que permite el cumplimiento de los objetivos pactados, cuyo Mapa de Procesos es el siguiente: N PROCESOS ESTRATEGICO DIRECCIONAMIENTO INSTITUCIONAL E C E S I D A D E PROCESOS MISIONALES ACUERDOS ACCIONES Y CONTROL POLITICO ATENCION AL USUARIO PROCESOS DE APOYO GESTION ADMINISTRATIVA TALENTO HUMANO GESTION FINANCIERA C O M U N I D A D GESTION COMUNICACIONES GESTION JURIDICA EVALUACION INDEPENDIENTE PROCESOS DE EVALUACION MEJORAMIENTO CONTINUO 9.

10 10. Se han realizado revisiones a los procesos y ajustes de ser necesarios? Es necesario revisar los diferentes procesos de la entidad. Además la OFICINA DE CONTROL INTERNO considera que es ineludible realizar diferentes jornadas de socialización del mapa de procesos e interrelación de estos para el mejoramiento continuo de la entidad. 11. El modelo establecido cuenta con los indicadores de los procesos para realizar la respectiva medición? De acuerdo a la información recolectada la entidad cuenta con indicadores para medir los procesos de la entidad. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL La OCI estableció, que la actual Estructura Organizacional del Concejo Distrital de Cartagena de Indias, es la siguiente, la cual define las áreas organizacionales, funciones y los niveles de responsabilidad y autoridad:

11 COMPONENTE 3. ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Elemento 7. Contexto Estratégico 12. La entidad cuenta con los lineamientos e instrumentos para el proceso de identificación, manejo y control de los riesgos? Se encuentran establecidos los lineamientos para el proceso de identificación, manejo y control de los riesgos. Se encuentra definido la política de administración del riesgo mediante resolución 231 de Noviembre 24 de La OCI estableció, que el Concejo Distrital de Cartagena de Indias cuenta con el procedimiento documentado denominado Procedimiento para la Elaboración de Mapa de riesgos, el cual forma parte del Modelo Estándar de Control Interno. 13. La entidad cuenta con los mapas de riesgos por proceso e institucional elaborados y divulgados? La OCI pudo determinar que el MAPA DE RIESGOS fue adoptado en la entidad. 14. Los líderes de los procesos y sus equipos de trabajo contribuyen para la identificación de nuevos factores de riesgo, facilitando la actualización de los mapas por proceso. La OCI estableció, que el Concejo Distrital de Cartagena de Indias elaboro el MAPA DE RIESGOS en la vigencia 2012 es necesario actualizar este mapa de riesgos con el fin de mitigar los posibles impactos que puedan darse si estos se dan. 15. Se socializan permanentemente las actualizaciones sobre los mapas de riesgos por proceso? La OCI estableció, que la Dirección Administrativa debe generar acciones para la actualización del Mapa de Riesgos de acuerdo a los parámetros establecidos por el DAFP. 16. La alta dirección ha revisado los lineamientos con respecto al tratamiento de los riesgos? La OCI estableció, que las áreas organizacionales responsables de la ejecución de los procesos, deben realizar periódicamente seguimiento al Mapa de Riesgos, el cual deben remitir a la Oficina de Control Interno para su verificación.

12 17. La cultura del control se ha fortalecido a través de la aplicación de la Administración del riesgo en la entidad? La OCI estableció, que la cultura de la Administración del Riesgo se fortalecerá en la medida que los proceso cuentan con la identificación y valoración del riesgo. Así mismo, se determinan los riesgos inherentes. COMPONENTE 4. ACTIVIDADES DE CONTROL Elemento 12. Políticas de Operación 18. Las políticas de operación de la entidad están adoptadas y divulgadas? Las políticas de la operación de la entidad están adoptadas y divulgadas. Se adoptaron mediante RESOLUCION: Nº 247 (Diciembre ) publicado en la página web La OCI estableció, que el Concejo Distrital de Cartagena de Indias cuenta con la resolución políticas de operación, que corresponde a un elemento más del Modelo estándar de Control Interno MECI. 19. En el último año, se han socializado las políticas de operación a los servidores? La OCI estableció, que el Concejo Distrital de Cartagena de Indias en la Vigencia 2013 no socializo las políticas de operación a los servidores de la entidad. 20. Los procedimientos en la entidad están adoptados y divulgados. Si en el mapa de procesos publicado en la Pagina WEB. La OCI estableció, que el procedimiento de ejecución de las actividades asociadas a los procesos del Concejo Distrital de Cartagena de Indias, no se encuentran documentadas en el MECI La OCI considera, que el Concejo Distrital de Cartagena de Indias aun no tiene identificados y documentados sus procesos y actividades. Oportunidad de Mejoramiento: La OCI sugiere que en las áreas organizacionales del Concejo Distrital de Cartagena de Indias, se debe realizar una documentación de los procedimientos de las actividades, relacionadas con los procesos estratégicos, misionales y de apoyo, que se encuentren pendientes de ser descritos dentro del proceso del MECI del Concejo Distrital de Cartagena de Indias.

13 Elemento 14. Controles 21. La entidad tiene definidos los controles preventivos y correctivos para los procesos o actividades. No. La OCI establece, que los controles asociados a la ejecución de las actividades y procesos, no se encuentran establecidos en el procedimiento documentado. 22. Se ha llevado a cabo revisión a los controles. No. 23. Los controles han contribuido a que los riesgos no se materialicen. Si cada dueño de proceso debe revisar sus controles para evitar la materialización de los riesgos. En las evaluaciones integrales y de gestión que practica la Oficina de Control Interno, establecidas en el Programa Anual de Auditoría Interna Independiente, se contempla la verificación de los controles asociados a la actividad, descritos en el Mapa de Riesgos y en el procedimiento documentado. Durante la vigencia 2013, la OCI realizó Evaluaciones Integrales y de Gestión a los procesos del Concejo Distrital de Cartagena de Indias. Elemento 15. Indicadores 24. La entidad cuenta con indicadores que le permiten realizar la evaluación de su gestión. Si, se cuenta con el Plan de acción en el cual se mide la gestión de la Entidad y los indicadores de los procesos. La OCI estableció, que el Concejo Distrital de Cartagena de Indias ha formulado indicadores para la ejecución de los objetivos y metas, a través de los planes de acción. 25. Se ha revisado la pertinencia de los indicadores para evaluar la gestión de los procesos. No. Oportunidad de Mejoramiento: La OCI considera que la dirección administrativa, debe continuar con las gestiones tendientes a revisar los indicadores de gestión de los Procesos. 26. Se ha realizado la evaluación de los indicadores teniendo en cuenta la oportunidad, finalidad, claridad, practicidad, confiabilidad, entre otros aspectos. No.

14 Elemento 16. Manual de Operación 27. El manual de procedimientos u operaciones es de fácil acceso para todos los servidores de la entidad. No está actualizado y no es conocido por los servidores públicos 28. El manual de procedimientos u operaciones es utilizado como herramienta de consulta. No. 29. Se ha actualizado el Manual de Procedimientos u Operaciones cuando se presentan cambios en la operación de la entidad. No 30. La operación de la entidad, cumple con la estandarización establecida en el Manual de Procedimientos u Operaciones. No. COMPONENTE 5. INFORMACIÓN Elemento 17. Información Primaria 31. La entidad tiene identificadas las fuentes externas de información y los mecanismos para su administración y manejo. SI. Estas están descritas en las políticas de información y comunicación de la entidad. 32. Se revisa en procedimiento la recepción y análisis a la información que soporta su operación. Elemento 18. Información Secundaria 33. Se han realizado acciones con el fin de fijar las políticas o directrices necesarias para el diseño, procesamiento/producción, conservación y divulgación de la información secundaria y cada uno de los procesos identificados. Se puede evidenciar lineamientos internos para la información a publicar en la página Web, la información emitida a través de medios masivos de comunicación e impresos es revisada y avalada por la Oficina Asesora de comunicación y protocolo de la entidad de acuerdo con los lineamientos internos y del Gobierno Nacional. Varios informes emitidos por las dependencias son insumo para la rendición de cuentas a la ciudadanía o para dejar a disposición en la página Web. 34. Se han realizado acciones, para establecer los mecanismos de divulgación de la información generada por el Concejo Distrital de Cartagena de Indias en desarrollo de su función, con el fin de proporcionar elementos de juicio a la comunidad o grupos de interés, para que verifique y determine el grado de

15 cumplimiento de los compromisos adquiridos por el Concejo Distrital de Cartagena de Indias. Sí, especialmente a través de la página Web, siguiendo los parámetros de Gobierno en Línea y a través de la Rendición de Cuentas a la Ciudadanía cumpliendo los parámetros del DAFP. La OCI establece, que el medio institucional para la divulgación de la información producida por el Concejo Distrital de Cartagena de Indias, es la página web, donde se publica la planeación y la gestión realizada. Elemento 19. Sistemas de Información 35. Cuenta con mecanismos de verificación para garantizar la oportunidad de la información. La OCI establece, que el Concejo Distrital de Cartagena de Indias verifica el cumplimiento de los términos legales de respuesta a los mecanismos de participación ciudadana, como derechos de petición y de información. Así mismo, la OCI realizó evaluación al proceso durante la vigencia 2013, para determinar su estado. 36. Conoce y tiene en cuenta para sus procesos de atención a la ciudadanía los lineamientos establecidos en la Ley 962 de 2005 (Anti trámites). Se tiene en cuenta los lineamientos en la Ley 962 de 2005, en el proceso de atención al ciudadano. 37. Las tablas de retención documental de todas las áreas organizacionales del Concejo Distrital de Cartagena de Indias, se mantienen actualizadas de acuerdo a lo dispuesto en la Ley 594 de Indicar la fecha de actualización de cada área. Oportunidad de Mejoramiento: La OCI considera que el área de archivo debe solicitar a la Dirección Administrativa la creación de la s tablas de retención documental, de conformidad con lo dispuesto en la Ley 594 de 2000 Las Tablas de Retención Documental - TRD, contribuyen desarrollo de los procesos que ejecuta la Entidad. a la mejora en el Elemento 20. Sistemas de Información 38. Se ha realizado actualización y/o mantenimiento a los Sistemas de Información que utiliza la entidad.

16 No VÉÇvx}É W áàü àtä wx VtÜàtzxÇt wx \Çw tá 39. Las herramientas o instrumentos tecnológicos utilizados por la Entidad, han garantizado la integridad de la información, durante la vigencia Si su respuesta es afirmativa, indicar caso específico a manera de ejemplo. Relacionar cuales herramientas son susceptibles de mejoramiento, de manera que garanticen la información. Según el área de Sistemas, los sistemas de información utilizados por el Concejo Distrital de Cartagena de Indias han venido garantizando la integridad de la información. COMPONENTE 6. COMUNICACIÓN PÚBLICA Elemento 20. Comunicación Organizacional 40. Se ha identificado la política de comunicación de la entidad. No. 41. Se ha revisado el plan de comunicación y de ser necesario se efectuaron los ajustes pertinentes. No. 42. La pagina WEB se mantenido actualizada No actualmente la pagina Web que es un elemento importante para las comunicaciones de la entidad esta desactualizada y no cumple los criterios operativos, el servicio de acceso a Internet habilitado, con respecto al contenido y actualización de la información. 43. La información disponible para el ciudadano y partes interesadas se ha mantenido actualizada. Si, la divulgación y actualización de la información a través de la página Web se ha actualizado oportunamente, actualmente no tenemos el servicio habilitado. La OCI estableció, que la gestión o ejecución de los Planes de acción del Concejo Distrital de Cartagena de Indias para la vigencia 2013, se encuentran publicados en la página web. La OCI establece, que el Concejo Distrital de Cartagena de Indias divulga su información que produce a través de página web, diario oficial, prensa y audiencias públicas, entre otros. Elemento 21. Comunicación Informativa 44. Las herramientas o instrumentos tecnológicos utilizados en la Entidad, han garantizado a los ciudadanos y partes interesadas el fácil acceso para la obtención de los servicios ofrecidos, indicar caso específico.

17 Las herramientas tecnológicas del Concejo Distrital de Cartagena de Indias sí han garantizado a los ciudadanos el fácil acceso para la obtención de los servicios ofrecidos. Mediante el Portal WEB del Concejo Distrital de Cartagena de Indias, se ofrecen servicios a la ciudadanía tales como: Peticiones, Quejas y Reclamos puede realizar direccionamiento y seguimiento a este tipo de solicitud realizada por el ciudadano. Elemento 22. Medios de Comunicación 45. La Rendición de Cuentas ha contribuido a aumentar la participación y reconocimiento por parte de la ciudadanía. Así lo manifiesta la medición de la satisfacción de los ciudadanos participantes en las Audiencias Públicas. La OCI estableció, que el Concejo Distrital de Cartagena de Indias realiza Audiencia Pública. Cuenta con canales de comunicación interno y externos para socializar la información generada. La entidad cuenta con canales de comunicación definidos tanto internos como externos entre los que se encuentran el sistema de correspondencia, un correo institucional, una página Web, boletines informativos tanto externos como internos, comunicados de prensa y la entrega de la información, permitiendo el flujo formal de la comunicación. 46. Se ha diseñado el Plan de Medios, que permita la implementación del Elemento Medios de Comunicación del Sistema de Control Interno, es decir, se han establecido los mecanismos, métodos, recursos e instrumentos para divulgación y circular amplia y focalizada de la información generada y su socialización a los grupos de interés. No. 47. Cuáles son los indicadores estratégicos y de gestión diseñados, que permiten controlar el comportamiento de la ejecución de planes, proyectos y actividades del proceso, de comunicación. Los indicadores del área se encuentran contenidos en la batería de indicadores, la cual es parte de seguimiento constante, ellos son: Número de boletines publicados/ total de boletines planeados Número de solicitudes gestionadas / Número total de solicitudes Número de ruedas de prensa realizadas / No de ruedas de prensa requeridas Número de comunicados de prensa publicados/ No de comunicados de prensa planeados

18 COMPONENTE 7. AUTOEVALUACIÓN Elemento 23. Autoevaluación de Control 48. Las acciones de mejora producto de la autoevaluación del control han fortalecido el funcionamiento de control interno. De conformidad con el Manual de Implementación del Modelo estándar de Control Interno para el estado Colombiano MECI 1000:2005, de marzo de 2006, en el numeral Autoevaluación del Control, la implementación, desarrollo y mejoramiento de este elemento es competencia de los servidores públicos que dirigen y ejecutan los procesos, luego la Oficina de Control Interno sería responsable de la Autoevaluación de Control del proceso que ejecuta, es decir, de la Evaluación Independiente, de conformidad con la siguiente definición: COMPONENTE 8. AUTOEVALUACIÓN INDEPENDIENTE Elemento 25. Evaluación del Sistema de Control Interno Elemento 26. Auditoría Interna 49. Las auditorias de control interno se desarrollan de acuerdo al procedimiento documentado. Si, los informes se encuentran archivados. La OCI estableció, que las Auditorías Internas se ejecutaron en la vigencia 2013, en consonancia con el procedimiento establecido para el efecto. La OCI participó de manera activa en la ejecución de Auditorías Internas. COMPONENTE 9. PLANES DE MEJORAMEINTO Elemento 27. Plan de Mejoramiento Institucional 50. Se han realizado seguimientos programados a los planes de mejoramiento. La OCI estableció, que el Concejo Distrital de Cartagena de Indias realizó de manera periódica, en cabeza de la Oficina de Control Interno, seguimiento al Plan de Mejoramiento Institucional, el cual se centra en las acciones formuladas con la Contraloría Distrital de Cartagena. Elemento 28. Plan de Mejoramiento por Procesos 51. Se han realizado planes de mejoramiento con base en los informes de la evaluación de la gestión. Si, se cuenta con Planes por Contraloría, manejados por la Oficina de Control Interno.

19 52. Están debidamente identificados los planes de mejoramiento por proceso, de acuerdo a las necesidades de mejora de los mismos, las metas esperadas y los resultados alcanzados. Elemento 29. Plan de Mejoramiento Individual 53. Se cuenta con la4 formulación de Planes de Mejoramiento Individual. El Concejo Distrital de Cartagena de Indias no cuenta con Planes de Mejoramiento Individual, formalmente establecidos. Oportunidad de Mejoramiento: La OCI considera que la Dirección Administrativa, debe asegurarse que al interior se formulen los Planes de Mejoramiento Individual, con base en los resultados de las evaluaciones de desempeño realizadas por el jefe de la dependencia. Oportunidad de Mejoramiento: La OCI considera que la dirección administrativa una vez se formule los Planes de Mejoramiento Individual, debe asegurarse que los directores y jefes realicen el seguimiento a la efectividad de las acciones de mejoramiento individual. 54. Se evidencia una mejora en el desempeño de los servidores, producto del plan de mejoramiento individual. La OCI estableció, que el Concejo Distrital de Cartagena de Indias no cuenta con Planes de Mejoramiento Individual, por tal razón no se puede hacer seguimiento a la efectividad de las acciones que no se han formulado en dicho instrumento. Oportunidad de Mejoramiento: La Oficina de Control Interno recomienda a todas las áreas organizacionales del Concejo Distrital de Cartagena de Indias, continuar con las gestiones conducentes a mejorar el desarrollo y mantenimiento de todos los elementos que integran el Sistema de Control Interno, descritos en el Manual de Implementación del Modelo de Control Interno para Entidades del Estado.

20 2. INFORME EJECUTIVO Con base en los resultados de la Evaluación Independiente de la Oficina de Control Interno a la Implementación del MECI, se presentan las Fortalezas y Debilidades del Sistema de Control Interno, que forma parte del Informe Ejecutivo Anual. Estado General del Sistema de Control Interno Fortalezas se ha evidenciado un mayor compromiso por parte de la dirección administrativa y de la presidencia en la socialización de los códigos de ética y en la resaltacion de los valores institucionales tales como trabajo en equipo, sentido de pertenencia. Están adoptados oficialmente los códigos de ética y buen gobierno, se han diseñado los mapas de riesgo lo que permite una mayor visibilidad de la entidad a los impactos negativos o positivos que pueden ocurrir en el caso que se presente, Se adoptaron las Políticas de Operación de la Entidad de acuerdo con los requerimientos del Modelo Estándar de Control Interno. La página Web de la Entidad se encuentra disponible la información institucional para un mejor acceso de los usuarios a la información institucional. Debilidades No hay seguridad en los sistemas de información a pesar de estar contratado el funcionario de sostenimiento y mantenimiento de equipos, No Existen los manuales de procesos y procedimientos en las diferentes Dependencias de la Entidad a pesar de tener identificado los procesos en cada una de Ellas. Falta realizar el proceso de inducción y reinduccion a los Funcionarios. No se encuentra debidamente implementado el Plan Institucional de Capacitación, como tampoco las políticas de Bienestar Social para los trabajadores. Las capacitaciones que se ofrecen, se realizan esporádica mente de acuerdo a la oferta y demanda que se presenta por parte de las entidades y/o funcionarios. Es necesario continuar con el fortalecimiento del archivo, implementar las Tablas de Retención Documental para protección de la información institucional, en cada una de las Dependencias y en el Archivo. no existe un espacio adecuado para el archivo de la entidad es necesario organizarlos de acuerdo a la ley de archivo. El deficiente compromiso y apoyo de los líderes de los procesos ha sido un factor determinante en las deficiencias encontradas en la aplicación del Modelo Estándar de Control Interno.

21 3. CERTIFICACIÓN DEL DAFP Con base en los registros realizados en el Aplicativo MECI, el 28, 29, 30 y 31 de Enero de 2014, el sistema arrojó el siguiente Certificado de Recepción de Información, con radicado 435. CERTIFICADO DE RECEPCION DE INFORMACION La Dirección de Control Interno y Racionalización de Tramites del Departamento Administrativo de la Función Publica- DAFP, certifica que el Representante Legal de la Entidad relacionada a continuación, presento electrónicamente la Encuesta Autoevaluación y Evaluación Independiente así como el Informe Ejecutivo Anual de Control Interno, VIGENCIA Dicha información fue gestionada, elaborada y presentada en las fechas establecidas a través del aplicativo MECI de acuerdo a la Circular N de 2013 del Concejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno. Entidad: CONCEJO DISTRITAL DE CARTAGENA DE INDIAS Representante Legal: VICENTE BLELL SCAFF Jefe de Control Interno: ROCIO DEL PILAR LOPEZ AMARIS Radicado Informe Ejecutivo N : 435 Fecha de reporte: 31/01/ :28:57 a.m En constancia firma MARIA DEL PILAR GARCIA GONZALEZ Directora de Control Interno y Racionalización de trámites Tu sirves al, país nosotros te servimos a ti Carrera 6 N Teléfono Fax: línea gratuita Internet. webmaster@dafp.gov.co., Bogotá D C, Colombia

22 4. CONCEPTO JEFE DE CONTROL INTERNO Considerando los resultados de la Autoevaluación de Implementación del MECI y la Evaluación Independiente, esta Oficina conceptúa lo siguiente: El Sistema de Control Interno del Concejo Distrital de Cartagena de Indias muestra un grado de desarrollo muy importante, por cuanto, en términos generales, los instrumentos, mecanismos y elementos de control adoptados, aportan de manera sustancial y sin dificultad para el logro integro de los objetivos y metas institucionales. El proceso de Implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI en el Concejo Distrital de Cartagena de Indias, como herramienta del Sistema de Control Interno es de gran importancia para el Avance de la entidad es por esto que es necesaria su reactivación. ROCIO DEL PILAR LOPEZ AMARIS JEFE OFICINA ASESOOORA DE CONTROL INTERNO Proyecto. Miladis Isabel Blanco Carrillo