PROCESO COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL PROCEDIMIENTO COMUNICACIÓN INTERNA

Transcripción

1 Página: 1 de 4 1. Objetivo Divulgar al interior del Ministerio la información institucional y de interés, con el propósito de mantener un canal unificado que aporte para el fortalecimiento de la cultura institucional. 2. Alcance El procedimiento inicia con la identificación de una información de interés y de servicio para los servidores públicos del Ministerio del Trabajo en los niveles central y territorial, y termina con el envío del mensaje a través de los canales establecidos. 3. Definiciones Campaña: es una serie de mensajes que comparten una misma idea y tema. Comunicación u organizacional: Es la difusión de las políticas e información generada al interior de la entidad de interés para sus servidores públicos. Correo electrónico: Es un medio para la gestión de la información del Ministerio. Información primaria: Es el conjunto de datos de fuentes externas provenientes de las instancias con las cuales la entidad está en permanente contacto. Información secundaria: Es el conjunto de datos que se originan y/o procesan al interior de la Entidad Pública, provenientes del ejercicio de su función. Se obtienen de los diferentes sistemas de información que soportan la gestión de la Entidad. Mensaje: Es una de interés, de conocimiento o de utilidad para los funcionarios de las entidades. Debe ser claro, breve y de interés. 4. Generalidades del procedimiento Todos los mensajes deben ser elaborados cumpliendo con las directrices del Manual de Imagen Institucional. El manual de imagen del Ministerio del Trabajo fue aprobado en febrero de Descripción de las actividades Nro. Actividad Responsable Registro /documento 1. Definir canales de, su forma de administración y su disponibilidad permanente.

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3 Página: 3 de 4 2. Recibir, vía correo, solicitudes de los funcionarios que requieren divulgar alguna información 3. Analizar la petición de divulgación de información. Este análisis es importante a fin de definir si: Corresponde a un mensaje informativo o de servicio de publicación única y puntual. Corresponde a mensajes periódicos y recurrentes. Se requiere de una campaña a corto o mediano plazo. y Área Solicitante Correos electrónicos Se definen canales, población objeto, fecha de divulgación, tipo de lenguaje a utilizar. 4. Recibir la información de las diferentes áreas. Funcionarios área solicitante 5. Editar y diseñar el mensaje y/o la campaña. 6. Dar visto bueno al mensaje o la propuesta de campaña. 7. Enviar para publicar mensaje a los servidores públicos objeto del mismo en los canales definidos. 8. Almacenar digitalmente los mensajes enviados. Correo electrónico Mensaje diseñado Mensaje aprobado diseñado Mensaje publicado en el canal establecido Mensaje publicado

4 Página: 4 de 4 9. Tomar acciones para mejorar los mecanismos de. FIN Acciones preventivas, correctivas y de mejora 6. Requerimientos Técnicos del Procedimiento (puntos de control de las actividades del numeral 5). Actividad 1. Los responsables de los recursos tecnológicos garantizarán la conectividad para el acceso oportuno a través del correo electrónico institucional en los niveles central y territorial. Actividades 2 y 4. Los responsables de los demás procesos harán el envió el envío y actualización de la información en caso de ser necesario que se divulgará a través de la para su publicación y garantizando la confiabilidad de la información a publicar. Actividades 6, 7, y 8. Confiabilidad de la misma por parte del solicitante. Actividad 8. Los responsables del Proceso de Comunicación Institucional garantizarán la publicación oportuna en la. 7. Anexos ANEXO 1. CANALES DE COMUNICACIÓN Canal Correo electrónico Página web Redes sociales Tipo de información Ver. Matriz de Comunicación Información de interés para los servidores públicos del Ministerio. Políticas y objetivos institucionales, lineamientos administrativos y técnicos, funciones, responsabilidades, no conformidades. Información de interés para los servidores públicos del Ministerio y de la ciudadanía en general. Trámites, Políticas y objetivos institucionales, requisitos legales, procedimientos, lineamientos administrativos y técnicos, funciones, responsabilidades, no conformidades. Información de interés para los ciudadanos, Lineamientos administrativos y técnicos, no Responsable de su actualización Jefes de área Grupo de Comunicaciones Gestión de Talento Humano. Administración de Bienes y Servicios. Jefes de área. Secretaria General Oficina de Planeación Grupo de Comunicaciones y los contenidos las áreas correspondientes. Periodista de redes sociales del

5 Página: 5 de 4 conformidades. Grupo de comunicaciones

6 Página: 6 de 4 Boletines de prensa Video conferencias Medios audiovisuales Comités sectoriales e institucionales Noticias de actualidad del Ministerio, Lineamientos técnicos y administrativos. Lineamientos técnicos y administrativos Noticias de actualidad del Ministerio, Lineamientos técnicos y administrativos. Políticas y objetivos sectoriales e institucionales, Lineamientos técnicos y administrativos, funciones, responsabilidades