6.4.1 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR Y FIRMAR EL ACTA DE LIQUIDACIÓN UNILATERAL O BILATERAL 1. OBJETO:

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1 1. OBJETO: Llevar a cabo la liquidación de los contratos y convenios de tracto sucesivo, aquellos cuya ejecución se prolongue en el tiempo, y en los demás que se pacte o que sea necesario, según lo dispuesto en los pliegos de condiciones, contrato, ley, acto administrativo o acuerdo que así lo disponga, de forma bilateral o unilateralmente. 2. ALCANCE: Aplica para la liquidación bilateral o unilateral de los contratos o convenios celebrados por, desde la verificación del vencimiento del plazo contractual hasta la publicación y archivo del acta de liquidación. 3. DOCUMENTOS DE ENTRADA: DOCUMENTO 1. Contrato 2. Acta de inicio 3. Garantía única 4. Informes de interventoría o supervisión del contrato 5. Informe financiero del contrato 6. Acta de terminación del contrato PROVEEDOR ÁREA /PROCESO / CODIGO: Página 1 de 11

2 4. POLÍTICAS: La liquidación de los contratos o convenios se llevará a cabo de mutuo acuerdo dentro del término establecido en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, o dentro del término que hayan pactado las partes en el contrato. De no existir los términos anteriores, la liquidación se realizará dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiración del término previsto para la ejecución del contrato o convenio, o a la expedición del acto administrativo que ordene la caducidad o la terminación, o a la fecha del acuerdo que la disponga. En el evento de que el contratista no se presente a la liquidación, previa notificación o convocatoria realizada por la entidad, o si las partes contractuales no llegaren a un acuerdo, podrá liquidar el contrato unilateralmente dentro de los dos (2) meses siguientes contados a partir del vencimiento de los términos anteriores. Si vencido el plazo anterior no se ha llevado a cabo la liquidación de forma unilateral, la misma podrá ser intentada en cualquier tiempo dentro de los dos (2) años siguientes, de mutuo acuerdo o unilateralmente, salvo que exista proceso judicial interpuesto para liquidar el contrato o convenio, entendiendo para tales efectos que se haya efectuado la notificación del auto admisorio de la demanda. En la etapa de liquidación las partes acordarán los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar. CODIGO: Página 2 de 11

3 En el acta de liquidación constarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a paz y salvo. El acta de liquidación presta mérito ejecutivo para hacer efectivas las obligaciones pendientes a cargo de las partes del contrato o convenio. Los contratistas tendrán derecho a realizar observaciones a la liquidación bilateral, y en este caso la liquidación unilateral sólo procederá en aquellos aspectos que no hayan sido objeto de acuerdo. En primera instancia será facultad de, por mandato de la ley, la consagración del plazo para llevar a cabo la liquidación del contrato, dentro de los pliegos de condiciones. Será deber de, en el momento de liquidar los contratos o convenios, verificar y dejar constancia del cumplimiento de las obligaciones parafiscales por parte del contratista. Una vez liquidado el contrato de manera bilateral, no se puede ir en contra de los puntos convenidos, salvo que se demuestre un vicio del consentimiento que afecte su validez. El acta de liquidación de mutuo acuerdo o el acto administrativo de liquidación unilateral serán publicados en el sistema electrónico para la contratación pública (SECOP) y hará parte del archivo electrónico de. Para la liquidación del contrato se exigirá al contratista la extensión o ampliación, si es del caso, de la garantía del contrato, para avalar las CODIGO: Página 3 de 11

4 obligaciones que deban cumplirse con posterioridad a la extinción del mismo. Por lo tanto, será deber del supervisor del contrato el dar aviso al contratista de su deber de llevar a cabo dicha ampliación de la garantía. Los actos administrativos que se produzcan con motivo u ocasión de la actividad contractual sólo serán susceptibles de recurso de reposición, de acuerdo con las reglas del código contencioso administrativo. CODIGO: Página 4 de 11

5 5. DISPOSICIONES LEGALES: Decreto 410 de 1971, por el cual se expide el Código de Comercio. Decreto 3466 de 1982, por el cual se dictan normas relativas a la idoneidad, la calidad, las garantías, las marcas, las leyendas, las propagandas y la fijación pública de precios de bienes y servicios, la responsabilidad de sus productores, expendedores y proveedores, y se dictan otras disposiciones. Decreto 01 de 1984, por el cual se reforma el Código Contencioso Administrativo. Ley 80 de 1993, por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública. Decreto 679 de 1994, por el cual se reglamenta parcialmente la ley 80 de Ley 789 de 2002, por la cual se dictan normas para apoyar el empleo y ampliar la protección social y se modifican algunos artículos del Código Sustantivo de Trabajo. Ley 1150 de 2007, por la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos. Decreto 2474 de 2008, por el cual se reglamenta parcialmente la ley 1150 de 2007 sobre las modalidades de selección, publicidad y selección objetiva, y se dictan otras disposiciones. CODIGO: Página 5 de 11

6 PROCESO RESPONSABLE DOCUMENTO INICIO SOPORTE CONTRATO O 1. RECOLECTAR DOCUMENTOS CONVENIO PLIEGO DE CONDICIONES Dentro del término previsto en los pliegos de ACLARACIÓN X1 condiciones, contrato, ley o acuerdo que así lo disponga, reúna todos los documentos necesarios para elaborar el acta de liquidación bilateral del contrato o convenio. Ver aclaración X1 2. ELABORAR EL ACTA DE LIQUIDACIÓN BILATERAL Dentro de los plazos antes detallados elabore el acta de liquidación bilateral. Ver aclaración X2. CONTRATO O CONVENIO GARANTÍA ÚNICA ACLARACIÓN X2 ACLARACIÓN X3 Verifique los plazos de los amparos de la garantía única, de tal manera que cuando menos cubran el término de liquidación del contrato o el necesario para avalar el cumplimiento de las obligaciones que deban cumplirse con posterioridad a la extinción del contrato. Ver aclaración X3. Verifique si existen saldos pendientes a favor del contratista o por el contrario, recursos por liberar a favor de. 3. CITAR AL Una vez realizada el acta de liquidación bilateral, convoque por escrito por lo menos dos veces al contratista, dentro de los términos previstos para la liquidación por mutuo acuerdo. / ACTA DE LIQUIDACIÓN BILATERAL REQUERIMIENTO ESCRITO AL 1 CODIGO: Página 6 de 11

7 1 PROCESO RESPONSABLE DOCUMENTO SOPORTE ACTA DE 4. SUSCRIBIR EL ACTA POR PARTE DEL LIQUIDACIÓN BILATERAL Estando de acuerdo con el contenido del acta de liquidación bilateral, proceda a la suscripción por parte del contratista y feche el acta. En caso de que el contratista no realice la suscripción del acta, inicie el trámite de liquidación unilateral, de acuerdo a lo establecido en el paso siguiente. 5. REALIZAR LIQUIDACIÓN UNILATERAL Vencidos los términos señalados en el diagrama nº 1, o no suscribiéndose el acta de liquidación bilateral por parte del contratista, proceda a liquidar el contrato unilateralmente, dentro de los dos meses siguientes, siguiendo los pasos ya descritos. REQUERIMIENTO ESCRITO AL ACTO ADMINISTRATIVO DE LIQUIDACIÓN UNILATERAL Eleve la liquidación unilateral a rango de acto administrativo debidamente motivado. 6. NOTIFICACION Notifique personalmente o por edicto al contratista del acta de liquidación unilateral de acuerdo a las reglas previstas en el Código Contencioso Administrativo. ACTO ADMINISTRATIVO DE LIQUIDACIÓN UNILATERAL PUBLICACIÓN EN EL SECOP Publique el acta de liquidación en el SECOP. 2 CODIGO: Página 7 de 11

8 2 PROCESO RESPONSABLE DOCUMENTO SOPORTE ACTO 7. INTERPONER Y TRAMITAR RECURSO DE ADMINISTRATIVO REPOSICIÓN DE LIQUIDACIÓN UNILATERAL En el evento de no estar de acuerdo con el acta de liquidación unilateral, interponga recurso de reposición dentro del término señalado por la ley. RECURSO DE REPOSICIÓN Resuelva el recurso de reposición de acuerdo con lo señalado por la ley contencioso administrativa. 8. ARCHIVAR Y COBRAR SALDOS PENDIENTES Archive el acta de liquidación en la carpeta del contrato o convenio. De resultar necesario, inicie los trámites de cobro de saldos a favor de o de pago a favor del contratista. ACTA DE LIQUIDACIÓN COMUNICACIÓN A LA DEPENDENCIA ENCARGADA DE COBROS Y PAGOS FIN CODIGO: Página 8 de 11

9 7. ACLARACIONES X1: Dentro de los documentos necesarios para la elaboración del acta bilateral de liquidación deberán incluirse los siguientes: - Pliego de condiciones. - Contrato o convenio. - Garantía única. - Acta de inicio. - Informes de ejecución del supervisor o interventor. - Relación de pagos. - Acta final. X2: En el proceso de elaboración del acta de liquidación debe cumplirse necesariamente con los siguientes requerimientos: 1. Debe realizarse un balance contable de las obligaciones contractuales hasta verificar que o bien las partes se encuentran a paz y salvo o existen obligaciones pos-contractuales a su cargo. 2. De ser necesario, realice los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar. 3. Será menester establecer los acuerdos, conciliaciones y/o transacciones a que haya lugar que busquen poner fin a las divergencias presentadas y poder declarar el paz y salvo. X3: Para observar la regulación completa del tema de garantías, remítase al procedimiento para seguimiento de garantías. CODIGO: Página 9 de 11

10 8. REGISTROS ASOCIADOS DOCUMENTO DOCUMENTOS DE ENTRADA DOCUMENTOS DE SOPORTE: Base de datos de contratos en ejecución Pliego de condiciones Contrato o convenio Acta de inicio Garantía única Informes de ejecución del interventor o supervisor Relación de pagos Acta de terminación del contrato Acta de liquidación Requerimiento escrito al contratista Publicación en el SECOP Recurso de reposición Resolución que resuelve el recurso de reposición. Comunicación a la dependencia encargada de cobros y pagos. PROVEEDOR ÁREA /PROCESO / / CODIGO: Página 10 de 11

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