GUÍA METODOLÓGICA PARA LA ELABORACION DE PERFILES DE PUESTOS EN LAS ENTIDADES PÚBLICAS GERENCIA DE DESARROLLO INSTITUCIONAL DEL SISTEMA

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2 GUÍA METODOLÓGICA PARA LA ELABORACION DE PERFILES DE PUESTOS EN LAS ENTIDADES PÚBLICAS Antecedentes Qué es el Perfil de Puestos? La Autoridad Nacional del Servicio Civil (en adelante SERVIR), rectora del Sistema Administrativo de Gestión de Recursos Humanos, requiere promover el fortalecimiento de las oficinas de Recursos Humanos a nivel nacional, a través del diseño y desarrollo de procedimientos, mecanismos y herramientas que contribuyan en la gestión de los recursos humanos. Para tal efecto, es necesario sistematizar los procesos, considerando su implementación en forma progresiva. En este marco, SERVIR ha diseñado una Directiva y el presente documento, denominado Guía Metodológica para la Elaboración de Perfiles de Puestos, con el objetivo de facilitar la correcta construcción de esta herramienta por parte de los gestores de recursos humanos. Es una herramienta de gestión de recursos humanos que provee la información estructurada acerca de la ubicación de un puesto dentro de una estructura orgánica, su objetivo y funciones principales; así como también los requisitos y exigencias que se demandan para que una persona pueda conducirse y desempeñarse adecuadamente dentro de una organización. Importancia Permite integrar los procesos y subprocesos de recursos humanos como el reclutamiento, la selección, capacitación, evaluación del desempeño y compensaciones. 1

3 Aplicaciones El Perfil de Puestos: Provee información para definir la convocatoria y reclutamiento de candidatos en un proceso de selección de personal. Facilita el proceso de inducción al puesto de un nuevo colaborador orientándolo en su ubicación en la estructura orgánica, su interrelación con otros puestos y unidades organizacionales, y principalmente sobre el objetivo y funciones que le corresponden. Orienta la definición de las acciones de capacitación en la elaboración del Plan de Desarrollo de Personas (PDP). Define las habilidades personales o competencias que deben ser monitoreadas en los procesos, metodologías y técnicas de evaluación del desempeño. Orienta la toma de decisiones para acciones de desplazamiento, designación, rotación, reasignación y destaque de personal. Proporciona información para definir políticas y/o estrategias de línea de carrera, planes de sucesión, así también, asegura la coherencia en los mecanismos de oportunidades de ascensos. Qué contiene la Guía Metodológica? I. Sobre la Guía Metodológica II. III. IV. Glosario de términos Flujograma del proceso para la elaboración del perfil de puestos Contenido del perfil de puestos V. Elaborar el perfil paso a paso VI. Anexos: Formatos y Herramientas 2

4 I. SOBRE LA GUÍA METODOLÓGICA PARA ELABORAR UN PERFIL DE PUESTOS Qué es? Es un documento auto instructivo que lo orientará en identificar, diseñar y gestionar la información requerida como insumo para elaborar el perfil de manera eficiente. Cuál es su alcance? A quién está dirigido? Esta guía se circunscribe a: Las entidades de la administración pública señaladas en el Artículo III del Título Preliminar de la Ley Nº Ley Marco del Empleo Público, cuyo personal se encuentre comprendido dentro del Sistema Administrativo de Gestión de Recursos Humanos, de acuerdo a los establecido en la Tercera Disposición Complementaria Final del Decreto Legislativo Nº La guía será de uso de los Gestores de Recursos Humanos o el que haga de sus veces, de las entidades públicas en los tres niveles de gobierno. 3

5 II. GLOSARIO DE TÉRMINOS PARA EL PERFIL DE PUESTOS Definiciones Puesto: Conjunto de cometidos desempeñados por una o más personas en el ámbito de una determinada unidad orgánica y que supone responsabilidades y obligaciones. Perfil de Puesto: Es una herramienta de gestión de recursos humanos que provee la información estructurada acerca de la ubicación de un puesto dentro de la estructura orgánica, su objetivo y funciones principales; así como también los requisitos y exigencias que se demandan para que una persona pueda conducirse y desempeñarse adecuadamente dentro de la organización. Matriz de Funciones del Puesto: Formato que se utiliza para la descripción de todas las funciones del puesto e incluye la asignación de una valoración a las funciones, en función a: frecuencia, consecuencia de error y complejidad de la función. Tabla de Valoraciones: Herramienta de apoyo, para la correcta valoración y ponderación de las funciones del puesto, que contiene una escala del 1 al 5 (siendo 1 el menor grado y 5 el mayor). Matriz de Funciones Esenciales: Formato para definir las funciones esenciales, la formación, conocimientos, experiencia y destrezas requeridas, estas funciones se definen en relación a las cuatro funciones con las valoraciones más altas y aplicando el Teorema de Pareto a los puestos de trabajo. Diccionario de Destrezas: Herramienta de ayuda para facilitar la determinación de las habilidades y destrezas requeridas para las funciones esenciales. Competencias: Características personales que se traducen en comportamientos visibles para el desempeño laboral exitoso, involucra de forma integrada el conocimiento, habilidades y actitudes que son el factor diferenciador, dentro de una organización y contexto determinado. 4

6 III. FLUJOGRAMA DEL PROCESO PARA EL PERFIL DE PUESTOS A continuación se presentan los pasos que deberán seguirse para la correcta elaboración de un Perfil de Puestos: Pasos para la elaboración del Perfil de Puestos 5

7 IV. CONTENIDO DEL PERFIL DE PUESTOS CONTENIDO I. Identificación del Puesto: Describe la denominación de la posición, así como, su ubicación relativa con los puestos con los que guarda relación funcional y jerárquica. II. 1.1 Nombre del Puesto: Denominación del puesto. 1.2 Unidad a la que pertenece: Unidad orgánica en la que se ubica el puesto. 1.3 Puesto al que reporta: Nombre del puesto del jefe inmediato a este puesto. 1.4 Puestos que supervisa: Nombre del(os) puesto(s) que supervisa directamente. Objetivo del puesto: Describe la función genérica o razón de ser del puesto, así como la responsabilidad de su participación o aporte a los fines de la organización y servicio que provee. III. Funciones del puesto: Describe las cuatro funciones principales. Se aplica el teorema de Pareto a los puestos de trabajo. IV. Coordinaciones: Describe las principales coordinaciones internas y externas que supone el puesto (dentro y fuera de la entidad). 4.3 Coordinaciones Internas: con otras áreas de trabajo, pero al interior de su entidad 4.4 Coordinaciones Externas: entidades con las que trabaja de forma regular u organizaciones privadas. 6

8 CONTENIDO V. Requisitos del Puesto: VI. 5.1 Formación Académica: Se refiere al nivel de estudios exigido, la especialidad, grados o acreditaciones profesionales. 5.2 Conocimientos: conocimientos específicos o técnicos y también conocimientos informáticos e idiomas 5.3 Experiencia Laboral: Se refiere a la experiencia laboral general y específica previa que se requiere en cuanto a tiempo, nivel ocupacional, puestos y/o tipo de funciones ejercidas, así como otras precisiones que favorezcan el desempeño adecuado de las funciones. Destrezas: Aptitudes propias del puesto que permiten un adecuado cumplimiento de las funciones del puesto. 7

9 V. ELABORAR EL PERFIL PASO A PASO EJEMPLO PRACTICO Para elaborar el perfil paso a paso plasmaremos un ejemplo concreto: PUESTO: Recepcionista para el Ministerio de Ciencias y Tecnología. FUNCIONES: Opera una central telefónica, haciendo y recibiendo llamadas telefónicas, conectando las mismas con las diferentes extensiones. Atiende al público que solicita información dándole la orientación requerida. Anota en libros de control diario las llamadas efectuadas y recibidas por el personal y el tiempo empleado. Mantiene el control de llamadas locales y a larga distancia mediante registro de número de llamadas y tiempo empleado. Recibe la correspondencia y mensajes dirigidos a la unidad. Anota los mensajes dirigidos a las diferentes personas y secciones de la unidad. Entrega la correspondencia recibida a las diferentes personas y secciones, así como también los mensajes recibidos. Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada. 8

10 PASO 1 Definir el Puesto a Evaluar: Identificación del Puesto: 1. Nombre del Puesto: Recepcionista 2. Unidad a la que pertenece: Administración Ministerio de Tecnología y Sistemas 3. Puesto al que reporta: Jefe de Administración 4. Puestos que supervisa: Ninguno El primer paso será el identificar el puesto que se va a evaluar, para esto se usará el Formato de Perfil de Puesto, aquí se identificará la nomenclatura del puesto, ubicación relativa y la relación jerárquica y funcional que tenga; asimismo indicar las coordinaciones internas y externas que tenga el puesto; en caso sean posiciones que tienen muchas coordinaciones tanto internas como externas se podrá generalizar (secretaria, recepcionistas, etc.) 9

11 PASO 2 Búsqueda de Información sobre el puesto: El proceso para elaborar el perfil de puestos se realiza a partir de la estructura orgánica y funciones generales establecidas para esto es necesario revisar la siguiente información: Reglamento de Organización y Funciones (ROF), para identificar y verificar la denominación del puesto, su ubicación en la estructura organizativa, así como, su relación con otros puestos (al que reporta directamente y a los que supervisa). Manual de Organización y Funciones (MOF), para identificar y utilizar información vigente sobre las funciones del(os) puesto(s) de interés, así como otras informaciones afines al perfil de puestos. Términos de Referencia (TDR s), en caso el puesto no se encuentre en el MOF y CAP, en los TDR s, encontraremos las condiciones de contratación, los objetivos y funciones del puesto. Cuadro para la Asignación de Personal (CAP), para verificar que el puesto está contemplado entre los requerimientos que la entidad ha previsto como necesarios para el adecuado funcionamiento y cumplimiento de los objetivos y fines de los órganos estructurales. 10

12 PASO 3 Validar, corregir y reformular las funciones del puesto Es necesario verificar si las funciones encontradas en el paso 2, pertenecen al puesto, en caso hayan modificaciones y/o actualizaciones, estas deberán ser validadas en primer lugar con el ocupante del puesto y luego con el jefe inmediato superior. En este caso usaremos la Matriz de Funciones del Puesto 11

13 PASO 4 Realizar la valoración y establecer las funciones esenciales Luego de haber validado las funciones, se deberá cuantificar el puntaje por cada función detallada en la matriz. En donde: F es la frecuencia CE es la consecuencia de no aplicación de actividad o ejecución errada CM es la complejidad o grado de dificultad en la ejecución de la actividad Aquí utilizaremos el Teorema de Pareto, el cual nos indica el 80% de los resultados dependen del 20% de las causas y el 80% de las causas restantes genera apenas un 20% de los resultados. Es decir que tenemos que identificar ese 20% de actividades críticas (causas) que generan el 80% de los resultados para la organización; para esto usaremos la siguiente fórmula TOTAL = CE X CM + F Las funciones esenciales son las que tienen mayor impacto para la organización porque generan resultados que agregan valor. Para poder cuantificar el puntaje es necesario utilizar la Tabla de Valoraciones 12

14 PASO 4 Así usando la Tabla de Valoraciones y la fórmula de Pareto, quedaría la Matriz de la siguiente manera: Las cuatro (4) funciones que obtengan mayor valoración serán consideradas como las funciones esenciales. 13

15 PASO 5 Definir los requisitos del puesto Guía Metodológica para la elaboración del Perfil de Puestos Habiendo determinado las cuatro funciones, estas deberán de ser colocadas en la Matriz de Funciones Esenciales, con esta información detallaremos la formación académica, conocimientos y experiencia laboral requerida. Asimismo detallaremos si el desempeño de estas funciones requiere interactuar con alguno de los siguientes elementos personas, cosas y datos. PASO 6 Definir las destrezas Utilizando la misma Matriz de Funciones Esenciales y con el apoyo del diccionario de destrezas, se procederá a seleccionar las principales destrezas requeridas para la ejecución de las funciones; utilizando la interacción que tenga 14

16 PASO 6 Quedando nuestra matriz de la siguiente manera: PASO 7 Definir el objetivo del puesto Con todo el detalle de las funciones esenciales se podrá determinar el objetivo central del puesto, el cual deberá de ser descrito en un párrafo conciso y utilizando verbos en infinitivo. Objetivo del puesto: Satisfacer las necesidades de comunicación de la unidad, operando una central telefónica, atendiendo al público en sus requerimientos de información ejecutando y controlando la recepción y despacho de la correspondencia, para servir de apoyo a las actividades administrativas de la unidad. PASO 8 Validar el perfil con el jefe inmediato superior Verificar que el formato este completo y corresponda de manera general con la posición. Es necesario que este perfil sea validado con el jefe inmediato superior. 15

17 ANEXO 1 - FORMATO MATRIZ DE FUNCIONES 16

18 ANEXO 2 - HERRAMIENTA TABLA DE VALORACIONES 17

19 ANEXO 3 - FORMATO MATRIZ DE FUNCIONES ESENCIALES 18

20 ANEXO 4 - HERRAMIENTA DICCIONARIO DE DESTREZAS 19

21 ANEXO 5 - FORMATO PERFIL DE PUESTOS 20

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