4.1.- LA CUENTA COMO INSTRUMENTO DE REPRESENTACIÓN CONTABLE.

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1 TEMA 4: LOS INSTRUMENTOS CONTABLES LA CUENTA COMO INSTRUMENTO DE REPRESENTACIÓN CONTABLE CLASES DE CUENTAS Y FUNCIONAMIENTO DE LAS MISMAS LOS PRINCIPIOS DE PARTIDA DOBLE LOS LIBROS CONTABLES LA CUENTA COMO INSTRUMENTO DE REPRESENTACIÓN CONTABLE. La contabilidad tiene por objeto registrar la situación inicial de un patrimonio y las variaciones que éste experimenta. Este objeto de la contabilidad puede desglosarse en tres finalidades distintas: a) Descripción de los hechos económicos que se producen en la empresa en un periodo de tiempo. b) Determinación de los resultados (beneficio o pérdida) de la empresa, en dicho periodo de tiempo. c) Determinación la composición y estructura cuantitativa y cualitativa del patrimonio de la empresa en un determinado momento del tiempo. Para el logro de este triple objetivo la técnica contable se sirve de diversos instrumentos tales como la cuenta y los libros contables. El patrimonio de una empresa está constituido por bienes, derechos y obligaciones; en definitiva, por elementos patrimoniales. La cuenta no es otra cosa que la representación contable de los elementos patrimoniales, que capta la situación inicial de dichos elementos y sus oscilaciones posteriores como consecuencia de los distintos hechos económicos. Es un estado que permite registrar, agrupados, los aumentos y disminuciones de un elemento patrimonial. El objeto de la cuenta es representar no solamente a los elementos patrimoniales, sino también a los elementos que forman parte del resultado (gastos e ingresos). Existen tantas cuentas como agrupaciones distintas de elementos patrimoniales, componentes de Neto, gastos o ingresos hay en la empresa. Las cuentas a través de su titulo reflejan el nombre de los elementos patrimoniales (conceptos) a los que representan, de forma que los nombres de las cuentas serán normalmente de uso común de forma que nos permitirán identificar con facilidad a los elementos a los que representan. Pag.21

2 Así entre otras tenemos (terminología del PGC): CUENTA Caja Bancos Mercaderías Clientes Clientes, efectos a cobrar Proveedores Proveedores, efectos a pagar Construcciones Mobiliario Deudores Acreedores Deudas l/p ó c/p Créditos l/p ó c/p Elementos patrimoniales a los que representa Dinero en efectivo en poder de la empresa Dinero en efectivo depositado en una cuenta bancaria Mercancía cuyo destino es la venta Derechos de cobro derivados de la venta de mercaderías Derechos de cobro de clientes formalizados en efectos Deudas derivadas de la adquisición de mercaderías Deudas con proveedores, formalizadas en efectos Edificios, cualquiera que sea su destino Muebles, material y equipos de oficina Derechos de cobro, derivados de la prestación de servicios que no constituyen la actividad principal de la empresa Deudas derivadas con suministradores de servicios Obligaciones derivadas de préstamos contraídos Préstamos no comerciales concedidos a terceros CUENTA Capital Resultados Reservas Conceptos de Neto a los que representan Aportaciones de los socios Resultados obtenidos en un periodos de tiempo Beneficios no distribuidos CUENTA Sueldos y salarios Suministro Intereses de deuda Ingr. de créditos Prestación de servicios Gastos o ingresos a los que representan Importe devengado de las nóminas del personal Agua, gas, luz Intereses a cargo de la empresa por préstamos recibidos Intereses a favor de la empresa por préstamos concedidos Servicios prestados por la empresa, derivados de su actividad principal La cuenta se representa gráficamente en forma de T mayúscula. La parte de la derecha se denomina haber y la de la izquierda debe. El nombre de la misma se refleja en el centro DEBE NOMBRE HABER Pag.22

3 La terminología habitual en la técnica contable relacionada con las operaciones a realizar es la siguiente: - Abrir una cuenta: significa darle nombre, anotar el título de la misma. Así, si hay un elemento patrimonial que es el dinero en efectivo en poder de la empresa, existirá una cuenta que se denomina Caja. Se abre así: - Apertura de la cuenta: es la primera anotación en la misma: registra la existencia inicial del elemento patrimonial de que se trate. Así, si en el momento inicial existen euros en la caja, la apertura de la cuenta será : Cargar, adeudar, debitar: significa anotar en el debe. En el ejemplo anterior hemos anotado en el debe, hemos cargado. Si ingresamos 500 euros en la Caja, cargaremos 500 euros en la cuenta Caja, es decir: Abonar, acreditar, datar: significa anotar en el haber. Si retiramos euros de la Caja, abonaremos en dicha cuenta Total cargo o total debe: es la suma de todas las anotaciones en el debe. - Total abono o total haber: es la suma de todas las anotaciones en el haber. Pag.23

4 - Saldo de una cuenta: es la diferencia entre el total debe y el total haber. En el ejemplo anterior tendremos: Total cargo Total abono Saldo = = Si el total cargo es mayor que el total abono, la cuenta tiene SALDO DEUDOR (en el ejemplo la cuenta caja tiene un saldo deudor de 2.500) Si el total debe suma lo mismo que el total haber, la cuenta tiene SALDO CERO. Si el total haber suma más que el total debe, la cuenta tiene SALDO ACREEDOR. - Liquidar una cuenta es hallar su saldo. - Saldar una cuenta significa dejarla con saldo cero. Para ello será necesario realizar una anotación en la columna de la cuenta que sume menos, por importe del saldo de la cuenta. Después de esta operación el nuevo saldo de la cuenta es cero. En el ejemplo que nos ocupa para saldar la cuenta Caja será necesario anotar euros en el haber (saldo de la cuenta) Total cargo Total abono Saldo cero CLASES DE CUENTAS Y FUNCIONAMIENTO DE LAS MISMAS. En el punto anterior se ha aludido a diversa terminología contable relacionada con las cuentas; así por ejemplo se carga la cuenta Caja para registrar las entradas de dinero y se abona en dicha cuenta para registrar las salidas de efectivo; pero por qué? Existen diversas teorías para explicar el funcionamiento de las cuentas, es decir los motivos por los que se anota en el debe o en el haber de una cuenta: Teoría matemática, Teoría personalista o Teoría economigráfica. Pag.24

5 1. Teoría Matemática. Según esta Teoría, la forma de recoger los aumentos o disminuciones de las cuentas esta en función de la naturaleza de la cuenta de que se trate. A tal efecto se pueden distinguir los siguientes tipos de cuentas: - Cuentas de Balance: Activo, Pasivo y Neto - Cuentas de Diferenciales o de Gestión: Gastos o Ingresos A) Cuentas de Balance: representan elementos patrimoniales a) Cuentas de activo: representan bienes y derechos - Se cargan por el activo inicial y por los aumentos de ese elemento. - Se abonan por las disminuciones que experimenta el elemento de que se trate. DEBE ACTIVO HABER Inicial Disminuciones Aumentos b) Cuentas de pasivo: representan obligaciones y deudas - Se abonan por el pasivo o deudas iniciales de la empresa y por los aumentos de esas deudas. - Se cargan por las disminuciones. DEBE PASIVO HABER Disminuciones Inicial Aumentos c) Cuentas de neto: representan los recursos propios (capital, reservas) - Se abonan por el neto inicial y los aumentos. - Se cargan por las disminuciones. DEBE NETO HABER Disminuciones Inicial Aumentos Pag.25

6 B) Cuentas de Diferenciales o de Gestión: No representan a elementos patrimoniales, sino que se refieren a los gastos y los ingresos, su funcionamiento sería el siguiente: a) Cuentas de Gastos: - Se cargan por el gasto inicial y por los aumentos del mismo. - Se abonan por las disminuciones que experimenta el gasto de que se trate. DEBE GASTO HABER Inicial Disminuciones Aumentos b) Cuentas de Ingresos: - Se abonan por los ingresos iniciales y los aumentos. - Se cargan por las disminuciones. DEBE INGRESO HABER Disminuciones Inicial Aumentos En resumen: DEBE CUENTAS DE GESTION HABER Gastos Pérdidas Ingresos Beneficios De acuerdo con el esquema anterior, se puede ahora entender por qué en el primer ejemplo se carga la cuenta Caja para registrar la existencia inicial de efectivo y los aumentos del mismo, mientras se abona para registrar las disminuciones. La razón es que Caja es una cuenta que representa un elemento patrimonial de activo. 2. Teoría Personalista. La constituye el razonamiento inicial de la contabilidad, su fundamento se basa en al personificación de las cuentas, es decir, las cuentas representan a personas, recogen relaciones de débito o crédito que surgen en el desarrollo de la actividad empresarial, y reflejan las figuras de deudor y acreedor. Según esta teoría, deudor es el que recibe y acreedor, es el que entrega. Pag.26

7 Su funcionamiento podría resumirse así: Quien recibe, carga; Quien entrega, abona. DEBE CUENTAS PERSONALES HABER Quién recibe? Qué entra? Quién entrega? Qué sale? Así, si adquirimos mercaderías por importe de euros y las dejamos a deber al proveedor, a la pregunta de Quién entrega las mercaderías? responderíamos: EL PROVEEDOR y por tanto anotaríamos en el haber de la cuenta proveedores. Si vendemos mercaderías y nos las dejan a deber, a la pregunta Quién recibe? vamos a responder EL CLIENTE, y cargaremos por tanto en la cuenta clientes. 3. Teoría Economigráfica. También llamada de las causas económicas. Destaca la naturaleza económica de los hechos contables, para los que se puede indagar la causa u origen, y el efecto o aplicación. Ejemplo: en el pago de una deuda el efecto es la disminución del préstamo (debe) y la causa el dinero desembolsado (haber) LOS PRINCIPIOS DE PARTIDA DOBLE El fundamento de las teorías de cargo y abono expuestas anteriormente se encuentran basadas en unos principios universalmente aceptados, son los denominados Principios de Partida Doble y se deben al monje italiano Fray Luca Pacioli (1494). Son los siguientes: - No hay deudor sin acreedor (no hay partida sin contrapartida). - A una o más cuentas deudoras corresponden siempre una o más cuentas acreedoras por el mismo importe. - En todo momento, la suma de lo anotado en el debe ha de ser igual a la suma de lo anotado en el haber. Estos principios, pioneros en su época, siguen siendo la base en la que la contabilidad se fundamenta LOS LIBROS CONTABLES Todas las operaciones realizadas durante el ejercicio han de ser registradas de una forma sistemática para que la información resultante del proceso contable pueda ser resumida y presentada. El procedimiento habitual se basa en la utilización de diferentes libros de contabilidad para el registro de las operaciones diferentes, cada uno de ellos con una función específica. Pag.27

8 Los libros más utilizados, y en muchos casos obligatorios son: el Libro Mayor, el Libro Diario, y el Libro de Inventario y Cuentas Anuales. El Libro Mayor El Libro Mayor es el instrumento material que contienen todas las cuentas. Los medios que las empresas pueden utilizar para introducir y elaborar la información del libro mayor son múltiples: libros encuadernados, fichas u hojas sueltas, ó equipos para procesos de información. En este libro se utiliza una página para cada cuenta, por lo tanto lo que se puede ver en un folio de este libro son los elementos patrimoniales que componen cada cuenta y sus variaciones. El Libro Mayor no es obligatorio según la legislación mercantil, sin embargo si es obligatorio según el Reglamento del Impuesto de Sociedades. Obligatorio o no, es indudable que es totalmente necesario para conocer en cualquier momento la evolución y situación de un elemento patrimonial. El formato de las hojas o fichas que se utilizan como Libro Mayor pueden adoptar estructuras bilaterales o unilaterales, siendo esta última la más frecuente. Como ejemplo señalamos los siguientes: Libro Mayor bilateral, a doble folio o por secciones separadas DEBE HABER Fecha Concepto Ref.* Parcial Total Fecha Concepto Ref. * Parcial Total * Esta columna tiene como objetivo establecer un vínculo con otros libros o registros contables, especialmente con la anotación (asiento) en el Libro Diario Libro mayor unilateral, a folio sencillo o por secciones unidas Fecha Concepto Ref.* DEBE HABER SALDO Parcial Total Parcial Total Parcial Total * Esta columna tiene como objetivo establecer un vínculo con otros libros o registros contables, especialmente con la anotación (asiento) en el Libro Diario. Pag.28

9 El Libro Diario El Libro Diario es el instrumento material que registra cronológicamente los hechos contables realizados por la empresa, expresando la coordinación entre las cuentas en que deben ser inscritas las correspondientes variaciones. Se trata de un Libro obligatorio para todas las empresas. Tras la recogida de los datos en los diferentes documentos en que estos están plasmados (facturas, nóminas, recibos,.. ), se determinan las cuentas que se ven afectadas por la operación, y el importe del movimiento, incremento o disminución que debe ser registrado. A continuación se realizará en el Libro Diario la correspondiente anotación, que recibe la denominación de asiento. La estructura material o rayado que fundamentalmente presenta el Libro Diario puede ser de dos tipos: 1. Rayado antiguo o italiano Nº Ref. CUENTAS DEBE HABER 1/1/ Cuenta Importe a Cuenta Importe 4/1/ Cuenta Importe a Cuenta Importe 5/1/ Mobiliario a Caja Rayado moderno o americano DEBE Ref. Nº CUENTAS Ref. HABER 1 1/1/1999 Importe xxx Cuenta a Cuenta xxx Importe 2 4/1/1999 Importe xxx Cuenta a Cuenta xxx Importe 5/1/ Mobiliario a Caja /1/1999 Pag.29

10 La explicación lógica de esa preposición a delante de la cuenta acreedora está en que las cuentas deudoras deben a las cuentas acreedoras. En el asiento nº 3 la cuenta Mobiliario recibe patrimonio, y se lo debe a la cuenta de caja Las anotaciones en el Libro diario y Mayor están correlacionadas, de tal forma que toda anotación realizada en el debe o haber de una cuenta en el Libro Diario, se corresponden con otra anotación en el debe o haber de la misma cuenta en el Libro Mayor. Así por ejemplo, si sacamos euros del Banco para depositarlas en la Caja de la empresa, según la teoría del funcionamiento de las cuentas realizaremos la siguiente anotación, en el Libro Mayor: DEBE BANCOS HABER Es decir, cargamos en la cuenta Caja porque es una cuenta de Activo que aumenta. Abonamos la cuenta Bancos porque, siendo una cuenta de Activo, se ha producido en la misma una disminución. También podíamos haber formulado las preguntas: - Quién recibe? : CAJA DEBE - Quien entrega?: BANCO HABER Esa doble anotación la representamos en el Libro Diario en forma de asiento de la siguiente forma: DEBE DIARIO HABER Caja a Bancos Otro ejemplo; si compramos una mesa por importe de euros y pagamos mediante un talón bancario y en efectivo, las cuentas que intervienen serán: - Caja - Banco - Mobiliario Pag.30

11 2.000 Cuenta de activo DEBE BANCOS HABER Cuenta de activo Cuenta de activo DEBE MOBILIARIO HABER - Quién recibe?: MOBILIARIO DEBE - Quién entrega?: CAJA Y BANCOS HABER Y la representación en el Libro Diario sería: DEBE DIARIO HABER Mobiliario a Caja Bancos Según el Principio de Partida Doble la suma del Debe de todas las cuentas es igual a la suma del haber de todas las cuentas, por lo que si Mayor y Diario están relacionados se puede decir que: Suma Debe Diario = Suma Debe Mayor = Suma Haber Diario = Suma Haber Mayor El Libro de Inventarios y Cuentas Anuales Este Libro recoge diferentes documentos que son utilizados para recoger la información relativa al patrimonio y resultado de la empresa. El libro se abre con el balance inicial detallado de la empresa, al menos trimestralmente se transcribirán los balances de comprobación de sumas y saldos y un inventario de cierre. También se transcribirán al final de ejercicio las Cuentas Anuales. Es un libro contable obligatorio Pag.31

12 1. Libro de Inventarios. Se compone de un balance inicial detallado, un balance de comprobación de sumas y saldos y un inventario de cierre: - El balance inicial detallado de la empresa es una relación valorada de todos los bienes derechos y obligaciones de la empresa al comienzo de un ejercicio contable. Éste debe coincidir con el inventario de cierre del ejercicio anterior. La normativa, pese a requerir que sea detallado, no específica el nivel de detalle. - El Balance de Comprobación de Sumas y Saldos, donde se realiza un resumen, partiendo de las cuentas del Libro Mayor, de las sumas del Debe y Haber de las distintas cuentas y sus saldos. En el se reflejan todas las cuentas con saldo de la empresa, es decir, tanto las cuentas de balance (activo, pasivo y neto), como las de gastos e ingresos. En el balance de comprobación se transcribirá la suma del Debe y la suma del Haber de cada cuenta, así como los saldos de cada una de ellas. La finalidad de este Balance es comprobar si los asientos están debidamente registrados en cuanto a la aplicación de los principios de Partida Doble, por lo que la suma del Debe de todas las cuentas tiene que coincidir con la suma del Haber de todas las cuentas. Igualmente deben coincidir, por el mismo motivo, las sumas de los saldos deudores con las sumas de los saldos acreedores. Cuando se dan estos equilibrios, en terminología contable, se dice que el balance ha cuadrado. Es obligatorio realizarlo como mínimo 4 veces al año, una al final de cada trimestre, sin embargo, es normal que se hagan mensualmente. Una posible estructura de este Balance sería la siguiente: CONCEPTO SUMAS SALDOS DEBE HABER DEUDOR ACREEDOR Mobiliario xxx xxx xxx --- Caja xxx xxx xxx --- Bancos xxx xxx xxx --- Mercaderías xxx xxx xxx --- Clientes xxx xxx xxx --- Proveedores xxx xxx xxx Sueldos y salarios xxx xxx xxx TOTAL Σ DEBE Σ HABER Σ Saldos D. Σ Saldos A. - El Inventario de cierre comprende una relación detallada y valorada de los distintos elementos que componen el patrimonio de la empresa al final del ejercicio económico. Pag.32

13 2. Cuentas Anuales: Se componen de un Balance de Situación, una cuenta de Pérdidas y Ganancias, un estado que refleje los cambios en el Patrimonio Neto, un estado de flujos de efectivo y la Memoria 1 : - Balance de situación. Es la representación del patrimonio de la empresa, donde las cuentas aparecen sin detallar, pero agrupadas en masas patrimoniales. - Cuenta de pérdidas y ganancias. Comprende con la debida separación los gastos e ingresos del ejercicio y por diferencia el resultado del mismo. - Estado ce cambios en el Patrimonio Neto. Ofrece información sobre las variaciones sufridas por el patrimonio neto en un determinado periodo de tiempo. - Estado de flujo de efectivo. Informa sobre el origen y la utilización del efectivo, así como de la variación neta de esta magnitud en un periodo de tiempo - Memoria. Completa, amplía y comenta la información contenida en las anteriores cuentas anuales. La elaboración de las Cuentas Anuales será objeto de un estudio más detallado en el Tema 6. 1 Ley 16/2007, de 4 de julio, de reforma y adaptación de la legislación mercantil en materia contable para su armonización internacional con base en la normativa de la Unión Europea ( art. 34 CC) Pag.33

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