COMFENALCO ANTIOQUIA PROGRAMA DE PREPARACIÓN PARA EMERGENCIAS Y DESASTRES

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1 Y DESASTRES COMFENALCO ANTIOQUIA CIRCULAR #... Por medio del cual se reglamenta el Programa de Preparación para Emergencias y Desastres en COMFENALCO ANTIOQUIA EL DIRECTOR en uso de sus facultades legales y especialmente la Ley 9 de 1979, las resoluciones 2400 de 1979, 2013 de 1986, 1016 de 1989, Decreto 1295 de 1994, del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social y las Resoluciones 1802, de 1989, 4445 de 1996 y 4552 de 1997 del Ministerio de Salud. REGLAMENTA ARTICULO PRIMERO: COMITÉ DIRECTIVO DE (CDE) Crease en COMFENALCO ANTIOQUIA, el COMITÉ DIRECTIVO DE, como organismo asesor y directivo en los aspectos concernientes a la prevención, Atención y Recuperación de Emergencias y Desastres en La Caja. El Comité Directivo de Emergencias, estará conformado por: Director Sub Director de Servicios Sociales Sub Director de Servicios Generales Sub Director de Educación Cultura y Bibliotecas Sub Director Comercial Sub Director de Salud Sub Director Administrativo Sub Director Financiero Secretario General Parágrafo 1: El Comité podrá invitar a personas que por su conocimiento y experiencia sea necesario escuchar para el mejor cumplimiento de sus funciones Parágrafo 2: El Comité contará con un Coordinador y un Sub Coordinador elegidos por los integrantes del comité Parágrafo 3: El Comité se reunirá bimensual o cuando las circunstancias lo requieran, se levantará acta de cada reunión por parte del secretario Álvaro A. Arango A. Sergio León Guzmán Correa Lina María Echeverri Arango Enero de 2009 Página 1 de 12

2 Y DESASTRES ARTICULO SEGUNDO: FUNCIONES DEL COMITÉ DIRECTIVO DE (CDE) Las funciones de este Comité serán las siguientes: ROL Será el responsable por el manejo global de incidente, Emergencia o Desastre, de la formulación de la estrategia y el manejo de problemas relacionados con el evento ANTES DE LA EMERGENCIA Respaldar todas las áreas de La Caja para la implementación de las actividades del plan Suministrar los recursos necesarios para la implementación del plan de emergencias. Aprobar el Plan Inicial. Solicitar periódicamente informes estadísticos y causalidad de siniestros. Garantizar el entrenamiento y capacitación adecuada del personal y Brigadas de Emergencia. Asistir y participar en las capacitaciones y entrenamientos definidos para este grupo. Ver Anexo 8 DURANTE LA EMERGENCIA Proporcionar directrices y lineamientos frente a la respuesta global del incidente y manejo de los problemas que se presenten. Mantener contacto con el Comité de Emergencias de La Sede afectada y recibir información de lo sucedido. Suministrar información a los medios de comunicación, sobre el desarrollo de la emergencia. Aplicar el plan operacional apropiado relacionado con el incidente y asegurar que el Comité de Emergencias de La Sede tenga todo el apoyo necesario. Gestionar la respuesta operacional de apoyo para el transporte de lesionados en helicóptero y/o otros medios, a través de la ARP, SIMPAD o DAPARD. Proveer asistencia técnica al Jefe de Emergencias. DESPUES DE LA EMERGENCIA Suministrar información a la Dirección de las consecuencias ocasionadas por la emergencia. Emitir la información necesaria a los medios de comunicación. Garantizar que se active y lleve a cabo el plan de continuidad del negocio. Álvaro A. Arango A. Sergio León Guzmán Correa Lina María Echeverri Arango Enero de 2009 Página 2 de 12

3 Y DESASTRES ARTICULO TERCERO: El Comité Directivo de Emergencias, es el responsable de las actividades que se deriven de una situación de emergencias; responsabilidad que se delega en forma directa con carácter administrativo a cada Sede ARTICULO CUARTO: COMITÉ LOCAL DE (CLE) Crease en COMFENALCO ANTIOQUIA, el COMITÉ LOCAL DE (CLE), como organismo directivo en los aspectos concernientes a la prevención, Atención y Recuperación de Emergencias y Desastres en cada Sede. El Comité Local de Emergencias, estará conformado por: El Administrador, Coordinador o Gerente de Cada Sede El Asistente Administrativo El Coordinador de Mantenimiento El Coordinador de Seguridad El Coordinador de la Brigada El Director Médico La Jefe de Enfermería Parágrafo 3: El Comité podrá invitar a personas que por su conocimiento y experiencia sea necesario escuchar para el mejor cumplimiento de sus funciones Parágrafo 4: El Comité contará con un Coordinador y un Sub Coordinador elegidos por los integrantes del comité Parágrafo 5: El Comité se reunirá bimensual o cuando las circunstancias lo requieran, se levantará acta de cada reunión por parte del secretario ARTICULO QUINTO: FUNCIONES DEL COMITÉ LOCAL DE (CLE) Las funciones de este Comité serán las siguientes: ROL: Proporcionar lineamientos, recursos y soporte local para la respuesta a la Emergencia ANTES DE LA EMERGENCIA Realizar y mantener actualizado los análisis de amenaza, vulnerabilidad y riesgos. Revisar anualmente o cuando ocurra un incidente los procedimientos de actuación ante emergencias. Investigar los incidentes que ocurran con relación al análisis de vulnerabilidad y tomar los correctivos. Reunirse en forma bimensual o cuando ocurra un incidente. Álvaro A. Arango A. Sergio León Guzmán Correa Lina María Echeverri Arango Enero de 2009 Página 3 de 12

4 Y DESASTRES Respaldar todas las áreas de La Sede para la implementación de las actividades del plan Mantener actualizados los planos de: Vías de suministros de redes eléctricas, acueducto, alcantarillado, sistema de alimentación de gas natural. Coordinar la realización y mantenimiento actualizado del inventario de los recursos humanos, físicos, económicos y de materiales de La Sede. Suministrar los recursos necesarios para la implementación del plan de emergencias. Mantener actualizado el Plan de Emergencias. Coordinar la articulación del Plan de Emergencias con otros planes locales. Preparar promover y coordinar, conjuntamente con Salud Ocupacional la realización de los cursos de capacitación y divulgación para los integrantes del Comité Local de Emergencias, la Brigada de Emergencias, empleados, usuarios, y entidades de socorro. Garantizar el entrenamiento y capacitación adecuada del personal y Brigadas de Emergencia. Concertar acuerdos de ayuda mutua para atención de emergencias y desastres, con las demás instituciones del municipio o área de influencia. Proponer la adquisición del equipo necesario para la atención de emergencias y velar por el buen uso del existente. Definir las ubicaciones del Sitio de Encuentro, las rutas de Evacuación principales y alternas, El Puesto de Mando Unificado (PMU) y definir los tiempos de salida por área, piso o sección. Realizar la evaluación periódica del plan de emergencias, mediante ejercicios de simulación y simulacros de atención de lesionados y evacuación de La Sede. Asistir y participar en las capacitaciones y entrenamientos definidos para este grupo. Diseñar el programa de inducción sobre Plan de Emergencias para los empleados que ingresan a La Caja DURANTE LA EMERGENCIA Activar la cadena de llamadas del Comité de Emergencias Ante la señal de alerta dirigirse al Puesto de Mando Unificado (PMU) Analizar y verificar la información disponible Declarar la alerta Declarar la alarma Evaluar la magnitud y las consecuencias de la emergencia y/o desastre Coordinar la puesta e marcha del Plan Operativo de Emergencias. Evaluar las necesidades de recursos humanos, físicos, materiales requeridos para atender la emergencia y/o desastre Definir y solicitar el apoyo de personal, ambulancias, suministros y medios de transporte Álvaro A. Arango A. Sergio León Guzmán Correa Lina María Echeverri Arango Enero de 2009 Página 4 de 12

5 Y DESASTRES Coordinar y garantizar el adecuado registro de la información generada por la situación de emergencia y/o desastre. Garantizar comunicación y coordinación permanente con el personal de seguridad física, incluyendo el cuarto de cámaras de circuitos cerrados de televisión. Proveer al Jefe de Emergencias los planos de: Vías de suministros de redes eléctricas, acueducto, alcantarillado, sistema de alimentación de gas natural, diagramas de flujos y guías tácticas contenidas en el Anexo 17 Coordinar la vigilancia y control de los recursos físicos y de seguridad en la información. Asegurando primordialmente las áreas que le brinden sostenibilidad posterior al negocio. (informática). Dirigir la evacuación de La Sede, cuando lo considere conveniente ante una situación de emergencia y/o desastre. Velar por el cumplimiento de las funciones y de los procedimientos, por parte del Comité de Emergencias, Brigada de Emergencias, coordinadores de evacuación en las distintas fases de la emergencia y/o desastre. Determinar, solicitar y autorizar los gastos requeridos para un adecuado manejo de la emergencia y/o desastre. Mantener un canal de comunicación de doble vía con el Comité Directivo de Emergencias (CDE) y el Jefe de Emergencias para garantizar la homologación de la información que cursa en la atención de la emergencia. DESPUÉS DE LA EMERGENCIA: Declarar la vuelta a la normalidad, una vez evaluada la situación de emergencia y/o desastre. Coordinar la evaluación de las causas, efectos y consecuencias de la situación de emergencia y/o desastre. Evaluar los mecanismos y procedimientos de respuesta y la activación del plan operativo de emergencia. Definir e implementar los correctivos Actualizar el Plan de Emergencia Elaborar informe que contenga las actividades desarrolladas para el control de la emergencia y remitirlo al Comité Directivo de Emergencias (CDE) Apoyar todas las labores que desde el Comité Directivo de Emergencias (CDE) se direccionen para dar continuidad al proceso productivo de las áreas no afectadas por la emergencia y el restablecimiento de las áreas implicadas en la emergencia. Suministrar la información al Comité Directivo de Emergencias (CDE) requerida para los medios de comunicación, relaciones con la comunidad y relaciones de la compañía. ARTICULO SEXTO: FUNCIONES DEL JEFE DE Álvaro A. Arango A. Sergio León Guzmán Correa Lina María Echeverri Arango Enero de 2009 Página 5 de 12

6 Y DESASTRES Será el Administrador, Gerente o Coordinador de cada Sede donde ocurra la emergencia, es la primera autoridad encargada en el sitio ROL: Proporcionar lineamientos, recursos y soporte local para la respuesta a la Emergencia Las funciones del Jefe serán las siguientes: ANTES DE LA EMERGENCIA Citar y Coordinar las reuniones del Comité Citar al comité, ante una emergencia y comunicar inmediatamente a las instancias y internas y externas. Mantener actualizada la información sobre los integrantes del comité, Brigadas de Emergencia y Brigadas de ayuda mutua, para desplegar la organización inmediata que se requiera. Participar en el entrenamiento como Jefe de Emergencias. Conocer los planes locales de ayuda mutua y los de emergencia de La Sede. Revisar anualmente o cuando ocurra un incidente los procedimientos de actuación ante emergencias, conjuntamente con el Comité Local de emergencias. Investigar los incidentes que ocurran con relación al análisis de vulnerabilidad. Tener en sitio visible el Kit de emergencias (Chaleco Amarillo, Gorra Amarilla). DURANTE LA EMERGENCIA Realizar una evaluación completa de la situación contemplando: o Implicaciones relacionadas con seguridad, fuego, explosión, toxicidad. o Tamaño y tipo de área afectada. o Riesgo para el público, empleados, instalaciones, medio ambiente. o Presencia de lesionados, atrapados, expuestos o muertos. fuego, explosión, toxicidad Activar la alerta y la alarma. Coordinar las actividades en las distintas fases de la emergencia con la Brigada de Emergencias y las instituciones externas de apoyo. Coordinar el Puesto de Mando Unificado (PMU) ante una emergencia y/o desastre Coordinar la utilización de los recursos disponibles en una emergencia Determinar los problemas importantes, tácticas para el control y solicitud de recursos para la respuesta, con el Comité de emergencias. Mantener comunicaciones regulares con el Comité Directivo de Emergencias. (CDE) Definir y ordenar en coordinación con el Comité Local de Emergencias (CLE) la evacuación parcial total de La Sede. Definir responsabilidades en el sitio para la respuesta operacional Monitorear y evaluar situaciones peligrosas e inseguras a lo largo de la operación. Álvaro A. Arango A. Sergio León Guzmán Correa Lina María Echeverri Arango Enero de 2009 Página 6 de 12

7 Y DESASTRES Corregir acciones o condiciones inseguras a través de la línea regular de autoridad, o ejercer autoridad en la emergencia para detener o prevenir acciones inseguras cuando así se requiera. Identificar situaciones activas y en vías de desarrollo, considerando posibilidades de escalamiento del incidente, discutiendo las decisiones con el Comité de emergencias y autoridades locales. Asegurar y desarrollar medidas para el bienestar general y la seguridad del personal en general y de la sección de respuesta. Advertir al Comité de emergencias sobre cualquier problema que podría producirse con el medio ambiente, como resultado de la emergencia. DESPUÉS DE LA EMERGENCIA: Realizar el análisis de las consecuencias de la Emergencia. Elaborar informe que contenga las actividades desarrolladas para el control de la emergencia y remitirlo al Comité Directivo de Emergencias (CDE) Participar en las acciones para el restablecimiento de las condiciones normales de operación ARTICULO SEPTIMO: BRIGADA DE La Brigada de Emergencias de COMFENALCO ANTIOQUIA es un grupo de trabajo conformado por empleados voluntarios, distribuidos estratégicamente en cada una de las diferentes sedes, quienes reciben capacitación permanente en Primeros Auxilios, Técnicas Bomberiles y Prevención y Atención de Emergencias y Desastres. Son personas con capacidad de liderazgo, estabilidad emocional, iniciativa, responsabilidad, aptitud física y social debidamente motivadas, entrenadas y capacitadas y que permanecen la mayor parte del tiempo desempeñando sus labores en las sedes de COMFENALCO ANTIOQUIA Además tienen entrenamiento permanente y cuentan con la coordinación de empleados de la empresa. La Brigada de Emergencias de COMFENALCO ANTIOQUIA tiene como propósito la prevención y atención de situaciones de emergencia o desastre que puedan ocasionar lesiones sobre las personas, daños a los bienes de La Caja o al medio ambiente ROL: Proporcionar lineamientos, recursos y soporte local para la respuesta a la emergencia Las funciones de La Brigada de Emergencias serán las siguientes: Álvaro A. Arango A. Sergio León Guzmán Correa Lina María Echeverri Arango Enero de 2009 Página 7 de 12

8 Y DESASTRES ANTES DE LA EMERGENCIA Mantener contacto con el Comité de Emergencias, acatar instrucciones de éste. Mantener actualizada la información sobre los integrantes de la Brigada para desplegar la organización inmediata que se requiera. Mantener el equipo de la Brigada de Emergencias en óptimas condiciones de funcionamiento Asignar funciones a cada uno de los integrantes de la Brigada. Revisión de todas las áreas de La Sede, mediante inspecciones de seguridad periódicas que permitan identificar puntos críticos y presentar informes. Revisión periódica de extintores y gabinetes contra incendios, en la planilla respectiva e informar novedades. Conocer todos los puntos críticos de La Sede tales como Circuitos eléctricos, tableros de breques, plantas eléctricas, motobombas, llaves de paso de GLP o gas natural, cuartos técnicos, cuartos de ascensores, etc. Tener conocimiento en cuanto a: rutas de evacuación, puertas de salidas, sitios de encuentro, dotación para emergencias, etc. Velar y asegurarse de que los extintores, equipos contra incendio, camillas, botiquines y las rutas de evacuación y salidas de emergencia se encuentre libres de obstáculos y con la señalización adecuada Establecer la cadena de llamadas de sus integrantes Asistir a las capacitaciones que Salud Ocupacional programa regularmente. Tener en sitio visible el Kit de emergencias (Chaleco Rojo, Gorra Roja y Riñonera de Primeros Auxilios dotada) Cumplir con lo establecido en el Reglamento para la Brigada de Emergencias Realizar reuniones internas periódicas Mantener las carpetas actualizadas de revisión de botiquines, Alarmas, gabinetes contra incendios, extintores, pacientes/lesionados atendidos y relación mensual de pacientes/lesionados atendidos. DURANTE LA EMERGENCIA Activar los mecanismos de alerta y alarma Usar de ser posible el Kit de emergencias (Chaleco Rojo, Gorra Roja y Riñonera de Primeros Auxilios dotada) Iniciar la atención y control de la situación de emergencia y/o desastre. Realizar un rápido diagnóstico de la situación para control inicial del evento, usando el equipo disponible en el área. Atender el incidente y trabajar bajo la dirección del Coordinador de la Brigada de Emergencias. Aislar el área afectada Mantener coordinación continua para el control de la emergencia. Prestar primeros auxilios de acuerdo a PONS establecidos Álvaro A. Arango A. Sergio León Guzmán Correa Lina María Echeverri Arango Enero de 2009 Página 8 de 12

9 Y DESASTRES Mantener informado al Comité de Emergencias, de la situación. Si no hay reporte de lesionados, pero es emergencia Grado 2 ó 3 establecer el puesto cercano al lugar del evento en una zona segura y estar atento cuando se requiera la ayuda. Montar el Modulo de Estabilización y Clasificación (MEC) Registrar el número de lesionados, tipo de lesión y de acuerdo al triage (clasificación de lesionados en masa) remitir al centro de atención médica mas cercano. Coordinar tratamiento médico y traslado de lesionados, según tipo de lesión con las autoridades de salud locales. Toda persona remitida en lo posible debe hacerlo acompañada. Apoyar a Gestión Humana con el personal y los servicios de apoyo psicológicos para las victimas de incidentes. Identificar todos los riesgos a la salud asociados con el incidente. Llevar a cabo los procedimientos para detener la actividad de La Sede, si la emergencia lo requiere. Operar los sistemas de la planta y equipo para control de fugas, con el propósito de controlar de la emergencia. Realizar las acciones para el control de incendios y rescate según PONS establecidos. Proteger las áreas no afectadas por el incendio, de daños mayores Prevenir la propagación del incendio o derrame. De ser necesario solicitar al Jefe de Emergencias, la presencia de los cuerpos de bomberos e instituciones de apoyo. Determinar conjuntamente con el Jefe de emergencias la necesidad de evacuación total o parcial. En caso de evacuación desplegar el personal de la Brigada de emergencias para una revisión completa de las instalaciones, garantizar la evacuación de todo el personal. En la medida de lo posible realizar salvamento de bienes. Tener informado constantemente al Puesto de Mando Unificado (PMU) DESPUES DE LA EMERGENCIA Participar en la remoción de escombros, preservar las evidencias o pruebas que servirán par la futura investigación de las causas de la emergencia. Participar en las acciones de rehabilitación, recuperación y reacondicionamiento de áreas afectadas. Participar en las actividades de evaluación e investigación de la emergencia Participar en las actividades de inspección y evaluación de daños Evaluar las actividades realizadas por la Brigada y la participación y respuesta de los grupos de socorro externos. Álvaro A. Arango A. Sergio León Guzmán Correa Lina María Echeverri Arango Enero de 2009 Página 9 de 12

10 Y DESASTRES Preparar informe al Comité de Emergencias que incluya dia, fecha, hora, brigadistas participantes, causas, consecuencias, acciones desarrolladas, equipo utilizado y acciones correctivas. Participar en las actividades de evaluación e investigación de la emergencia. Realizar inventario de los materiales utilizados por la Brigada para determinar su Reposición. ARTICULO OCTAVO: COORDINADORES DE EVACUACIÓN Los Coordinadores de Evacuación de COMFENALCO ANTIOQUIA son un grupo conformado por empleados voluntarios, distribuidos estratégicamente en cada una de las áreas de trabajo, quienes reciben capacitación en Prevención de Emergencias. Son personas con capacidad de liderazgo, estabilidad emocional, iniciativa, responsabilidad, aptitud física y social debidamente motivadas, entrenadas y capacitadas y que permanecen la mayor parte del tiempo desempeñando sus labores en la sede Además tienen entrenamiento permanente y cuentan con la coordinación de empleados de la empresa. ROL: Garantizar la seguridad humana de los ocupantes en los sitios de reunión final. ANTES DE LA EMERGENCIA Cumplir con lo establecido en el Plan de Emergencias Verificar periódicamente las salidas de emergencia y las rutas de evacuación de su área de responsabilidad, asegurando disponibilidad y libre de obstáculos. Mantener actualizada la lista de personal a cargo. Con Nombres completos, tipo de Sangre y RH y EPS DURANTE LA EMERGENCIA Proporcionar apoyo y guiar a las personas hacia el punto de reunión. Verificar que todas las personas dejen el área asignada y vayan a los puntos de reunión. Contar y llamar a lista a todas las personas en los puntos de reunión. Evitar el acceso de personal no requerido al área de la emergencia. Mantener contacto con el Jefe de Emergencias e informar de los tiempos de evacuación y situación en el punto de reunión. Transmitir la información que la sala de crisis o el Puesto de Mando Unificado envía para todos los presentes en el punto de reunión DESPUÉS DE LA EMERGENCIA Participar en las actividades de evaluación e investigación de la emergencia Álvaro A. Arango A. Sergio León Guzmán Correa Lina María Echeverri Arango Enero de 2009 Página 10 de 12

11 Y DESASTRES ARTICULO NOVENO: Es obligación de todas las sedes COMFENALCO ANTIOQUIA, participar con los empleados que se requieran para integrar el Comité Local de Emergencias, la Brigada de Emergencias y los Coordinadores de Evacuación, que trabajarán en prevención, atención y recuperación de emergencias y desastres. ARTICULO DECIMO: Las Funciones serán asignadas por los respectivos Administradores, Coordinadores o Gerentes y los empleados cumplirán con estas funciones, sin perjuicio del cumplimiento de las asignadas en el cargo para los que han sido nombrados. Se asignarán empleados con capacidad de liderazgo, estabilidad emocional, iniciativa, responsabilidad, disposición, y afinidad por el área en que van a participar y que permanezcan la mayor parte del tiempo desempeñando sus labores en La Caja. ARTICULO DECIMO PRIMERO: Los Integrantes del Comité de Emergencias, la Brigada de Emergencias y los Coordinadores de Evacuación serán provistos de un Kit de emergencias que les permita identificarse y recibirán capacitación y entrenamiento necesarios para el manejo de emergencias y desastres. Comité Local de Emergencias: Chaleco y Gorra Amarilla Brigada de Emergencias : Chaleco y Gorra Roja y Riñonera con Botiquín Coordinadores de Evacuación: Chaleco y Gorra Verde ARTICULO DECIMO SEGUNDO: El Jefe inmediato de los empleados que integren los diferentes comités y Brigadas que hacen parte del Plan de Emergencias, creado por la presente Circular, están obligados a proporcionar el tiempo suficiente, dentro de la jornada laboral de cada uno de sus miembros para el funcionamiento del comité de acuerdo al artículo 63 del Decreto 1295 de 1994, que determina la organización y administración del Sistema de Riesgos Profesionales ARTICULO DECIMO TERCERO: El equipo para atender las emergencias y/o desastres será distribuido en las diferentes sedes de COMFENALCO ANTIOQUIA de acuerdo a como lo estime conveniente el Comité Director de Emergencias (CDE) y será asignado a cada sede de acuerdo al sistema de inventarios que se utiliza en La Caja. ARTICULO DECIMO CUARTO: Se establece la participación activa y obligatoria de todo el personal de COMFENALCO ANTIOQUIA, en los simulacros de evacuación y en general en todas las actividades de prevención de emergencias y desastres, sin importar el rango o actividad que se esté desempeñando en el momento en que se dé la señal de alarma y de Álvaro A. Arango A. Sergio León Guzmán Correa Lina María Echeverri Arango Enero de 2009 Página 11 de 12

12 Y DESASTRES acuerdo a las indicaciones que impartan los organismos internos encargados de la prevención y atención de emergencias. ARTICULO DECIMO QUINTO: El Comité Directivo de Emergencia (CDE), aprobará el Plan de Emergencias para COMFENALCO ANTIOQUIA, el cual, una vez aprobado por la Dirección será adoptado por todas las sedes. ARTICULO DECIMO SEXTO: El Comité Directivo de Emergencia (CDE), elaborará el plan anual de inversiones que permita poner en marcha el programa de Preparación para Emergencias y Desastres de COMFENALCO ANTIOQUIA. ARTICULO DECIMO SEPTIMO: La presente Circular rige a partir publicación, de la fecha de su Comuníquese y cúmplase. Medellín, 9 de Marzo de 2009 RICARDO SIERRA CARO Álvaro A. Arango A. Sergio León Guzmán Correa Lina María Echeverri Arango Enero de 2009 Página 12 de 12