INFORME DE RESPUESTAS A OBSERVACIONES PRESENTADAS POR LOS POSIBLES PROPONENTES AL PLIEGO DE CONDICIONES

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1 INFORME DE RESPUESTAS A OBSERVACIONES PRESENTADAS POR LOS POSIBLES PROPONENTES AL PLIEGO DE CONDICIONES INVITACIÓN PÚBLICA PARA CONTRATAR LA PÓLIZA DE SEGURO DE ACCIDENTES PERSONALES PARA LOS ESTUDIANTES DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA Bogotá D.C., Noviembre 29 de 2012 Página 1 de 7

2 INTRODUCCIÓN En el proceso de invitación pública presentaron preguntas y observaciones al pliego de condiciones, los siguientes proponentes, las cuales se responden por la Universidad, como se relaciona a continuación: LA EMPRESA LIBERTY SEGUROS S.A., MEDIANTE CORREO ELECTRÓNICO RECIBIDO EL 21 DE NOVIEMBRE DE 2012 A LA 1:56 P.M., FORMULA LAS SIGUIENTES OBSERVACIONES: Numeral Certificación de registro único de proponentes (rup) de la Cámara de Comercio : solicitamos amablemente se revise la clasificación solicitada, lo anterior puesto que en la cámara de comercio la clasificación actual permitida es la 6602 para planes de seguros de vida. La clasificación solicitada en el pliego de condiciones, actualmente no ha sido aprobada por la DIAN para las clasificaciones de actividad económica. La Universidad acoge la observación. Aunque la Clasificación Industrial Internacional Uniforme de todas las Actividades Económicas, Revisión 4 adaptada para Colombia (CIIU Rev. 4 A.C.), fue adoptada por el DANE mediante Resolución No. 066 del 31 de enero de 2012, remplazando las anteriores versiones (CIIU 3 A. C. y CIIU 3.1 A.C.), después de consultada la Cámara de Comercio de Bogotá, la clasificación en el RUP se sigue efectuando bajo la clasificación CIIU 3.1 A.C. En consecuencia, se acepta la observación y se modificará mediante Adenda el numeral del pliego de condiciones, en el sentido de que el código CIIU a acreditar será 6602 Planes de Seguros de Vida. Solicitamos actualizar la siniestralidad por amparo afectado correspondiente, con corte al 15 de Noviembre de Teniendo en cuenta que los reportes de siniestralidad son presentados mensualmente por la compañía de seguros, se anexa el listado de siniestros del año 2012 con corte al 31 de Octubre. Solicitamos amablemente suministrar el anexo de condiciones técnicas en Excel. En atención a la observación, se publicará el Formato No. 4, Oferta presentada para el Seguro de Accidentes Personales Estudiantiles, en archivo de Excel. OBSERVACIONES RECIBIDAS POR FUERA DEL PLAZO ESTIPULADO EN EL CRONOGRAMA DEL PROCESO DE INVITACIÓN PÚBLICA LA EMPRESA POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS, MEDIANTE CORREO ELECTRÓNICO RECIBIDO EL 22 DE NOVIEMBRE DE 2012 A LAS 16:15 P.M., FORMULA LAS SIGUIENTES OBSERVACIONES: Numeral Documentos para acreditar Experiencia. Con el ánimo de promover la pluralidad de oferentes, que bajo esta premisa la entidad puede percibir una mejor y más amplia cobertura a los asegurados, solicitamos respetuosamente modificar el numeral referenciado, permitiendo certificar los ramos de Vida Grupo o ARL que también ofrecen un servicio integral de amparos a las personas y que se contemple la posibilidad de asimilar la experiencia de las empresas aseguradas de riesgos laborales con accidentes que puedan padecer los alumnos. Lo anterior aplica igualmente en caso de Consorcio o Unión Temporal. Bogotá, D.C., Noviembre 29 de 2012 Página 2 de 7

3 Agradecemos tener en cuenta lo anteriormente descrito para la libre y múltiple consecuencia de oferentes, y para los fines que acuse la entidad, en la consecución de mejores ofertas del mercado asegurador. La Universidad no acoge la observación. El ramo de seguro a contratar es el de accidentes personales estudiantiles, lo cual hace indispensable que los proponentes cuenten con experiencia suficiente para ejecutar el objeto contractual. Numeral 1.5. Obligaciones Específicas, ítem p) Participar en las actividades de promoción del seguro y prevención de accidentes, para lo cual deberá suministrar los elementos, artículos o recursos que se requieran en las diferentes campañas que sean aprobadas por parte del comité de seguimiento, por un valor de $ Para la ejecución de los recursos, la aseguradora deberá suministrar los materiales o elementos aprobados por el comité o efectuar los pagos directamente a los proveedores, conforme a las decisiones que se adopten en el comité que apruebe la respectiva actividad o campaña. Muy respetuosamente agradecemos a la entidad indicar periodicidad de este tipo de eventos por semestre. Se aclara que no existe una periodicidad determinada, por cuanto la entrega y/o adquisición de materiales estará determinada por las campañas que se diseñen en los comités de seguimiento que se realizan mensualmente. Formato No. 4. Amparos Obligatorios: a) De manera respetuosa solicitamos el protocolo existente en la Universidad Nacional de Colombia para el manejo del Riesgo Biológico. b) Agradecemos indicar el texto de cobertura para las enfermedades meningitis, Síndrome Guillan Barre, Lupus, dentro del amparo de enfermedades graves. c) En el texto de amparo de Gastos de Traslado por cualquier causa amparada por este seguro y en cualquier lugar del país sin requerir desembolso previo por parte del estudiante, solicitamos adicionar siempre que se requiera el servicio de ambulancia justificada de lo contrario se sugiere que sea por reembolso, lo anterior debido a que municipios donde no hay ambulancia y el asegurado se debe trasladar por sus propios medios. a) Se aclara que la Universidad acoge los protocolos aprobados por el Ministerio de Salud para el manejo de accidentes que impliquen riesgo biológico, los cuales son ajustados a las circunstancias por parte de cada institución médica. b) Se aclara que el texto de la cobertura debe corresponder al adoptado y aprobado por cada compañía de seguros, el cual debe tener por objeto el amparo de los gastos en que incurran los asegurados para el tratamiento de las enfermedades cubiertas por dicho amparo. c) La Universidad acoge parcialmente la solicitud. La exigencia contenida en la cláusula mencionada, conlleva la obligación de la aseguradora de establecer convenios con empresas prestadoras del servicio de ambulancia para que la prestación del servicio se efectúe sin el desembolso de dinero por parte del estudiante. Sin embargo, como es imposible pretender que la cobertura de tales convenios sea a nivel nacional, se modificará mediante adenda el texto del amparo Gastos de Traslado por cualquier causa amparada por este seguro y en cualquier lugar del país sin requerir desembolso previo por parte del estudiante, de la siguiente manera: Gastos de Traslado por cualquier causa amparada por este seguro y en cualquier lugar del país sin requerir desembolso previo por parte del estudiante. En lugares donde no exista Bogotá, D.C., Noviembre 29 de 2012 Página 3 de 7

4 convenio por parte de la compañía aseguradora, la cobertura reembolso. operará mediante OBSERVACIÓN No. 4: Formato No. 4. Cláusulas obligatorias. Aclaración del Periodo de Cobertura para el Amparo de Gastos Médicos. Respetuosamente solicitamos adicionar al texto, siempre y cuando el accidente se estructure dentro de la vigencia de la póliza, opera por reembolso y se debe anexar copia de la historia clínica en la que conste la fecha del evento junto con facturas originales que no hayan sido pagadas por otro seguro. La Universidad no acoge la observación, por cuanto la cobertura no se puede condicionar a que opere por reembolso, cuando precisamente se establece que la prestación del servicio debe ser de manera directa por parte de las instituciones médicas contratadas por la aseguradora. OBSERVACIÓN No. 5: Adicionar al pliego que para la expedición de la póliza el tomador suministrará al proponente favorecido, el listado de alumnos en medio magnético Excel, donde se registre primer apellido, segundo apellido, nombres, fecha de nacimiento, sexo, tipo de documento, número de documento, ya que no lo señalan en el pliego. La Universidad no acoge la observación. Se aclara que la Universidad Nacional de Colombia durante cada semestre académico suministra en tres (3) momentos de tiempo la base de datos de los estudiantes que debe amparar el seguro de accidentes personales estudiantiles, dónde se relaciona la información preliminar de los estudiantes con los datos personales completos (nombre, documento de identidad, programa de estudio pregrado o posgrado, niños del Jardín Infantil o Colegio IPARM Sede Bogotá, facultad y código como estudiante activo). El primer momento es en los primeros días de inicio de vigencia de la póliza, en dónde se entrega a la aseguradora en medio magnético una base de datos preliminar. El segundo momento, es durante el segundo y tercer mes del semestre, cuando se envía por medio magnético una base de datos actualizada. Y por último, un tercer momento entre el cuarto y quinto mes del semestre, dónde se actualiza esta base, especialmente con la información consolidada de los estudiantes matriculados en posgrado. Se aclara que el amparo automático de nuevos asegurados tiene por objeto otorgar la cobertura para aquellos estudiantes que no se incluyeron en la base de datos preliminar, pero que al momento del siniestro se encuentran matriculados y por lo tanto han pagado el valor de la prima del seguro. Estas novedades se ajustarán con las bases posteriores que entrega la Universidad. LA EMPRESA LIBERTY SEGUROS S.A., MEDIANTE CORREO ELECTRÓNICO RECIBIDO EL 22 DE NOVIEMBRE DE 2012 A LA 17:35 P.M., FORMULA LAS SIGUIENTES OBSERVACIONES: Solicitamos amablemente nos aclaren sobre la promoción de seguros, como es el trámite de pago de esta suma y en qué momento de la vigencia se realiza. De igual manera es posible que nos aclaren el material y la periodicidad del mismo? Sobre el apoyo a las actividades de promoción de la póliza y prevención de accidentes, conforme se señala en el literal p) del numeral 1.5 del Pliego de Condiciones, el proponente seleccionado deberá suministrar los elementos, artículos o recursos que se requieran en las diferentes campañas que sean aprobadas por parte del Comité de Seguimiento, en el cual se determina las campañas a realizar y los cronogramas de ejecución. Por lo tanto no se puede determinar Bogotá, D.C., Noviembre 29 de 2012 Página 4 de 7

5 anticipadamente cuales serán los materiales que deberá suministrar la aseguradora seleccionada y la periodicidad en que se entregará el mismo. Solicitamos amablemente modificar la forma de pago ya que el seguro es semestral, solicitamos se pague en un plazo no mayor a 90 días contados a partir de la fecha de inicio de vigencia de cada póliza. La Universidad no acoge la observación. La póliza de seguro se contrata por un año de cobertura y la forma de pago de las primas está establecida por la Universidad, ya que obedece a la gestión administrativa de la Universidad para la consolidación del recaudo. Por este motivo, la forma de pago se establece en cuatro instalamentos, cada uno de los cuales será cancelado en pagos que realizarán cada una de la sedes en los meses de marzo, mayo, septiembre y noviembre de Sobre la comisión de intermediación, solicitamos amablemente dejar la que la compañía proponga la comisión de acuerdo con la nota técnica del negocio y las políticas de cada compañía. La Universidad acoge la observación, y se modificará mediante adenda el numeral 1.11 INTERMEDIARIO DE SEGUROS, quedando de la siguiente manera: La UNIVERSIDAD informa a los participantes que seleccionó y contrató como intermediario de seguros a la sociedad comercial JARGU S.A. CORREDORES DE SEGUROS, quien trabajará en el manejo de la póliza del seguro de accidentes personales estudiantiles aquí seleccionada. Los PROPONENTES se comprometen a aceptar al intermediario de seguros seleccionado por la UNIVERSIDAD. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 1341 del Código de Comercio, el corredor tendrá derecho al pago de comisiones por parte del asegurador. OBSERVACIÓN No. 4: Restablecimiento del vr. Asegurado, solicitamos aclarar que este se de en los amparos que sean por servicio y para nuevos eventos diferentes al inicialmente pagado. La Universidad no acoge la observación. El restablecimiento de valor asegurado se requiere para el pago de indemnizaciones por cualquier evento y en cualquier cuantía, con el fin de atender un nuevo reclamo, lo cual hace que la cláusula sea clara frente al requerimiento efectuado. LA EMPRESA SEGUROS COLPATRIA S.A., MEDIANTE CORREO ELECTRÓNICO RECIBIDO EL 29 DE NOVIEMBRE DE 2012 A LA 11:13 A.M., FORMULA LAS SIGUIENTES OBSERVACIONES: Numeral capacidad administrativa y operacional, literal b. solicitamos aumentar el termino para la contestación de comunicaciones relacionadas con la atención y tramite de siniestros, sugerimos muy respetuosamente quince (15) días. La Universidad no acoge la observación, teniendo en cuenta que bajo este seguro se ampara principalmente la vida e integridad de las personas, por lo tanto el término ofrecido para la contestación de comunicaciones relacionadas con la atención y trámite de siniestros, no podrá ser superior a cinco (5) días hábiles, conforme a lo establecido en el literal b) del numeral del pliego de condiciones. Bogotá, D.C., Noviembre 29 de 2012 Página 5 de 7

6 Solicitamos aclarar si el amparo de rehabilitación por invalidez no otorga puntajes por otorgar mayor valor asegurado. La Universidad aclara que el pliego de condiciones no contempla puntaje para el mayor valor asegurado ofrecido para el amparo Rehabilitación Integral por Invalidez, en razón a la baja siniestralidad que el mismo presenta en la póliza. Condiciones Técnicas. Solicitamos eliminar la siguiente condición obligatoria, actualización de la información del seguro ante las IPS con convenio. La Universidad no acoge la observación, teniendo en cuenta que esta condición se establece para mejorar la prestación del servicio a los estudiantes y para que dichas instituciones tengan actualizada la información relativa al seguro contratado por la Universidad, las coberturas y valores asegurados contratados y el procedimiento de atención que debe seguir la Institución frente a casos amparados por el seguro. OBSERVACIÓN No. 4: Condiciones Técnicas. Convenios con instituciones medicas, solicitamos mantener la presente condición como viene actualmente contratada, sin establecer convenios específicos, sino únicamente la obligación de suscribir y mantener convenios en Bogotá (5 convenios), Medellín (4 convenios), Manizales (3 convenios), Palmira (3 convenios), Leticia (1 convenio), san Andres islas (1 convenio) y Arauca (1 convenio). La Universidad no acoge la observación, teniendo en cuenta que la condición CONVENIOS CON INSITUCIONES MÉDICAS, se establece para mejorar la prestación del servicio en las ciudades y municipios, donde se pueden ubicar los estudiantes de las Sedes de la Universidad. OBSERVACIÓN No. 5: Condiciones Técnicas. En todas aquellas condiciones donde se encuentre el siguiente texto con la sola presentación del carné estudiantil, o, la certificación o constancia que para el efecto expida LA UNIVERSIDAD, o, con la autorización del Call Center de la aseguradora, el cual validará la información del estudiante con la base de datos que suministrará la UNIVERSIDAD subrayado y negrilla nuestros, solicitamos incluir que se permite la presentación de cualquiera de las tres alternativas (carne estudiantil, constancia de la universidad o autorización de call center) con la presentación adicional de la respectiva cedula de ciudadanía o documento de identificación del estudiante, con el fin de evitar suplantación y por tanto fraude a la compañía aseguradora. La Universidad no acoge la observación, teniendo en cuenta que toda institución médica debe verificar a través del documento idóneo (cédula de ciudadanía, cédula de extranjería, tarjeta de identidad, pasaporte, etc.) la identidad de la persona que está reclamando. En consecuencia no se encuentra procedente efectuar modificación alguna en el pliego de condiciones, por cuanto resulta evidente y necesario que la aseguradora o la institución médica proceda en tal sentido. OBSERVACIÓN No. 6: Condiciones Técnicas. Servicio de autorización a nivel nacional de forma inmediata, solicitamos incluir la siguiente frase siempre y cuando la persona acredite la calidad de estudiante. La Universidad no acoge la observación, en razón a que esta no es procedente, debido a que la Bogotá, D.C., Noviembre 29 de 2012 Página 6 de 7

7 aseguradora no podría otorgar cobertura a una persona que no acredite la calidad de asegurado, sin que para ello sea necesario efectuar la modificación solicitada. OBSERVACIÓN No. 7: Condiciones Técnicas. Participación en las actividades de promoción del seguro y prevención de accidentes, solicitamos disminuir el monto para la presente cobertura a $ La Universidad no acoge la observación, teniendo en cuenta que el monto requerido se establece para fortalecer las actividades de promoción de la póliza y prevención de accidentes, las cuales son fundamentales para el adecuado manejo del seguro. OBSERVACIÓN No. 8: Condiciones Técnicas. Solicitamos modificar el valor asegurado mínimo requerido por persona para la cobertura de traslado por cualquier causa amparada por este seguro y en cualquier lugar del país sin requerir desembolso previo por parte del estudiante. Sugerimos muy respetuosamente mantener el valor asegurado que viene actualmente contratado, esto es $ La Universidad no acoge la observación, teniendo en cuenta que existe la posibilidad de requerirse transporte aéreo de pacientes, por lo cual se hace indispensable el límite asegurado solicitado en el numeral del pliego de condiciones. OBSERVACIÓN No. 9: Solicitamos otorgar una prórroga para el cierre de la presente invitación, de por lo menos dos (2) días hábiles, con el fin de que las aseguradoras cuenten con el tiempo suficiente para estructurar una oferta ajustada a las necesidades de la Universidad, tener en cuenta que la cotización de la presente póliza es bastante delicada por su alto índice de siniestralidad. La Universidad no acoge la observación, teniendo en cuenta que la invitación se publicó desde el 19 de noviembre de 2012 y el cierre se estipula hasta el 04 de diciembre de 2012 a las 11:00 a.m. EN ESTOS TÉRMINOS SE DA RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES DE LOS POSIBLES PROPONENTES Bogotá, D.C., Noviembre 29 de 2012 Página 7 de 7