Programa Piloto para la aplicación del teletrabajo en la Universidad de Zaragoza. Versión cero

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1 Programa Piloto para la aplicación del teletrabajo en la Universidad de Zaragoza Versión cero ÍNDICE 1. Introducción Equipo Coordinador del Programa Piloto Objetivos del Programa Piloto Descripción y condiciones del Programa Piloto Condiciones del Programa Piloto Requisitos Técnicos y Estructurales Prevención de riesgos laborales y formación Procedimiento de selección Supervisores Puesta en marcha del Programa Piloto Sistema de evaluación de resultados del Programa Piloto ANEXOS Anexo I. Declaración de cumplimiento de las disposiciones específicas en materia de seguridad y salud en el trabajo Anexo II. Solicitud de evaluación del cumplimiento de las disposiciones específicas en materia de seguridad y salud en el trabajo para el puesto de teletrabajo Anexo III. Formulario de solicitud para participar en el Programa Piloto Anexo IV. Cuestionarios de satisfacción Anexo IV.1. Cuestionario de satisfacción para los teletrabajadores Anexo IV.2. Cuestionario de satisfacción para los supervisores Anexo IV.3. Cuestionario de satisfacción para el personal que no ha participado Anexo IV.4. Cuestionario de satisfacción para responsables y usuarios Página 1 de 30

2 1. Introducción La Mesa Sectorial del PAS, en sesión celebrada el día 23 de octubre de 2009, aprobó el documento que servirá de base para poner en marcha la modalidad de teletrabajo en la Universidad de Zaragoza (en adelante, documento TTUZ). Para asegurar una implantación realista, adecuada y con garantías de funcionamiento de esta nueva modalidad de trabajo, en dicho documento se recoge que la Universidad de Zaragoza pondrá en marcha un Programa Piloto de teletrabajo (en adelante, PPTTUZ) para el personal de administración y servicios con la finalidad, entre otras, de favorecer la conciliación y para que una vez concluida esta experiencia y evaluados los resultados, permita extraer conclusiones globales para proceder a una posterior regulación sobre esta forma de organización del trabajo y extender sus conclusiones entre las diferentes unidades y servicios. El teletrabajo, sobre el soporte de estas tecnologías, posibilita que el personal de una organización pueda desarrollar total o parcialmente su jornada laboral desde un lugar distinto al de su centro de trabajo. Esta nueva forma de organización de la prestación laboral puede suponer importantes beneficios, tanto para la organización, al exigir la identificación de objetivos y la evaluación del grado de su cumplimiento, como para el propio personal que, al poder desempeñar parcialmente su trabajo desde su lugar de teletrabajo, ve aumentadas sus posibilidades de conciliación del desarrollo profesional con su vida personal y laboral. El PPTTUZ se implantará en el Servicio de Informática y Comunicaciones, entre aquellas personas que voluntariamente lo soliciten y cumplan con los requisitos que se determinan en el documento TTUZ y las específicas de este Programa Piloto. El teletrabajador se comprometerá a velar por la seguridad de los datos y la Universidad de Zaragoza deberá proporcionar asesoramiento en esta materia y tendrá derecho a exigir las responsabilidades pertinentes al teletrabajador. Por parte de Gerencia se ha designado un Equipo Coordinador, con las funciones específicas establecidas en el documento TTUZ. El teletrabajo no debe suponer una reducción en la calidad del servicio que reciben los usuarios, más bien al contrario, esto es, con la implantación del teletrabajo se deben mantener e incluso mejorar los estándares de calidad del servicio presencial, dentro de los horarios marcados para tal fin. Esto va a suponer, por una parte, el establecimiento de nuevas medidas de organización, para hacer este servicio menos dependiente de la presencia física y, por otra, cooperación de todos los empleados para adaptarse a este nuevo sistema. El teletrabajo va a conllevar la revisión de algunas reglas y hábitos de organización, como son la sustitución del control de presencia por un control de objetivos y resultados; la instauración de la función de supervisión; la modernización con la utilización de las TIC; el impulso para la adaptación de procesos a los cambios tecnológicos; la revisión de los estilos de dirección, estimulando las buenas prácticas de dirección, evitando tareas poco productivas, tendiendo más hacia la anticipación y la planificación, así como fomentando la comunicación, información y cooperación entre los empleados. El Programa Piloto a implantar se pretende que sea lo más abierto y amplio posible, con el objeto de que los resultados que se obtengan sean extrapolables, posteriormente, a otras unidades. Por ello, siempre dentro del carácter voluntario y de acuerdo con los criterios establecidos por el Equipo Coordinador, se pretende abrirlo a toda clase de funciones, Página 2 de 30

3 actividades y modos de supervisión y organización, salvo lo dispuesto en el documento TTUZ, que pone como limitaciones las que puedan derivarse del contenido mismo de la prestación o del fundamento y objeto del puesto de trabajo, de tal manera que la excepción en su aplicabilidad alcanzará, por un lado, a aquellos puestos de trabajo que requieran contactos personales frecuentes o sean de atención directa al público y aquellos otros que en razón de los materiales e instrumentos utilizados en su desarrollo, no sean susceptibles de ejercerse en lugar distinto a los locales de la Universidad de Zaragoza y, por otro lado, que el número de personas que voluntariamente y de acuerdo con los criterios del Equipo Coordinador, se acojan al PPTTUZ, sea asumible por los supervisores. Página 3 de 30

4 2. Equipo Coordinador del Programa Piloto Con el fin de atender aspectos relacionados con las comunicaciones, tecnologías, relaciones laborales y prevención de riesgos, la Gerencia nombra el Equipo Coordinador, que queda constituido en sesión del 18 de noviembre de 2009, con las siguientes personas: Juan Arana Pérez Montserrat Bastida San Rodrigo (coordinadora) Luis Cásedas Uriel José Manuel Güemes Sánchez Alberto Hijazo Cortés Fernando López Plana (secretario) Ángel Pascual Sanz Delia Requibátiz Quintana Posteriormente se suma al equipo Nieves Pérez Guía, en representación de las organizaciones sindicales, que actúa con voz pero sin voto, hasta que decide renunciar a participar en el mismo. Son funciones específicas de este equipo de coordinación: diseñar las líneas básicas del programa, su impulso y coordinación redacción del programa establecimiento de las fases y tiempos de implantación propuesta y selección de participantes solucionar los problemas que puedan surgir en la implantación del programa y durante su realización realización del seguimiento y evaluación de los resultados Las actuaciones de este equipo quedan reflejadas en esta memoria de implantación del PPTTUZ, así como en las actas de las reuniones mantenidas. La metodología a seguir por el Equipo Coordinador se basa en reuniones semanales en las que se estudia y debate punto por punto el contenido de los epígrafes establecidos en el índice de este documento. Se ha contado con la utilización de herramientas de trabajo colaborativo que pudieran facilitar la comunicación del grupo, así como servir de impulso para su conocimiento y posible uso posterior. Previamente a la puesta en marcha del PPTTUZ se mantiene una reunión con los dos directores de área que no forman parte del Equipo Coordinador (Comunicaciones y Sistemas). Al Equipo Coordinador se le unirán, una vez implantado el PPTTUZ, los supervisores que designen las áreas participantes en la experiencia. Los supervisores son las personas que coordinan y supervisan el trabajo del personal participante en el PPTTUZ. A este respecto, se recomienda que sean los superiores jerárquicos inmediatos. El grupo ha tratado de mantener una actitud lo más abierta y positiva posible en relación a la implantación de las nuevas formas de trabajo, sin que ello menoscabara la búsqueda constante de una mejora en los servicios prestados. Página 4 de 30

5 3. Objetivos del Programa Piloto Favorecer la conciliación de la vida laboral con la vida familiar y personal Incorporar plenamente las nuevas tecnologías a la gestión de la Universidad de Zaragoza, contribuyendo así a su modernización Adaptar los procesos universitarios para aprovechar los cambios tecnológicos, ampliamente asumidos por la sociedad, y que permiten una flexibilidad espacio-temporal Definir la naturaleza del trabajo en términos de consecución de objetivos y obtención de resultados, frente a la consideración tradicional de duración de la jornada presencial Permitir una mayor autonomía y flexibilidad en la organización de la actividad laboral Aumentar el nivel de motivación y compromiso del personal Además, o como consecuencia de estos objetivos principales, se plantean los siguientes objetivos secundarios: Mejora de la calidad de vida Mayor identificación de los trabajadores con los objetivos de la Universidad de Zaragoza Aumento final de la productividad Disminución del absentismo laboral Fomento de prácticas de trabajo ambientalmente sostenibles Modificación de los criterios de evaluación del rendimiento laboral al basarlo en objetivos y no en tiempo de presencia Página 5 de 30

6 4. Descripción y condiciones del Programa Piloto 4.1. Condiciones del Programa Piloto Número de teletrabajadores El número de trabajadores susceptibles de participar en el programa será el mínimo significativo para poder extraer conclusiones que sean extrapolables a otros servicios y áreas de trabajo. Se recomienda un mínimo de 2 personas por área. El número máximo de personas que podrán participar será el siguiente por cada área: Sistemas: 2 Comunicaciones: 2 Ordenadores Personales: 15 al 20% del tiempo y 3 al 50% del tiempo Gestión: 11 Los responsables de área podrán solicitar al Equipo Coordinador ampliar este número para cada área concreta Distribución del tiempo de teletrabajo La distribución del horario se hará de forma consensuada entre el teletrabajador y su responsable de unidad. Este horario no supondrá en ningún caso más del 50% de la jornada total. La adecuación del horario se hará de acuerdo al perfil de las funciones objeto del teletrabajo y a los objetivos marcados. En caso de no haber consenso entre el solicitante y el responsable, el Equipo Coordinador resolverá el caso. Existen dos modalidades de distribución del tiempo: a) Para los puestos de trabajo cuyo desempeño deba realizarse necesariamente durante la jornada laboral, se establecerá una modalidad de días completos de prestación en el lugar de teletrabajo, durante el horario normal. b) Para puestos de trabajo cuyo desempeño no requiera temporalidad, se establecerá una modalidad de reducción parcial de jornada o de días completos, pero sin especificar el momento de desempeño del teletrabajo Puestos susceptibles de teletrabajo Podrá solicitar participar en este Programa Piloto todo el personal del SICUZ, a excepción de las personas que ocupen un puesto de trabajo de los relacionados a continuación: Director técnico Directores de área Técnicos especialistas en telecomunicaciones y telefonía Jefe de grupo de telefonistas Telefonistas Página 6 de 30

7 Personal de administración (Administrador, Jefe de negociado, Puestos básicos de administración) Del mismo modo, también quedan excluidos: los miembros del Equipo Coordinador aquellas personas cuyo puesto de trabajo requiera su presencia continuada o sean de atención directa al público aquellas personas cuyas funciones no sean susceptibles de ser teletrabajadas Duración del Programa Piloto La duración del programa será de seis meses para todas las áreas participantes del SICUZ, excepto para aquellos casos en los que se produzca el abandono del PPTTUZ por parte del teletrabajador Horarios y retribuciones Todo el personal que participe en este Programa Piloto lo hará de forma voluntaria y su participación no le ocasionará ningún aumento ni disminución en sus retribuciones. Asimismo, la participación en el programa no le impedirá participar en actividades de formación, promoción profesional o acción social. Tampoco menoscabará ninguno de los derechos de los trabajadores. Tras la finalización del periodo establecido para este Programa Piloto o si en algún momento durante el desarrollo del mismo el trabajador decide voluntariamente darse de baja, el trabajador volverá a las mismas condiciones de trabajo que tenía antes de su participación en el PPTTUZ. El supervisor o responsable de unidad podrá decidir el abandono del programa en el caso de que se dé algún tipo de incumplimiento. En el supuesto de que no haya acuerdo entre las partes, será el Equipo Coordinador quien tome la decisión. El horario de cumplimiento de la actividad será en función de la modalidad elegida de entre las reseñadas en el apartado 4.1.2, siendo fijado por el horario normal en la modalidad a) y a elección del trabajador en la modalidad b). Se procederá a incluir en Peoplesoft un nuevo código para fichar el teletrabajo, a gestionar por parte del responsable de unidad, de manera que el teletrabajador sólo deberá fichar las horas presenciales de trabajo Medición de la actividad El trabajador conocerá los objetivos que le sean marcados y los indicadores con los que se medirá el cumplimiento de dichos objetivos. La medición la realizará el supervisor designado, en colaboración con el Equipo Coordinador, realizándose el seguimiento con la periodicidad que se estime necesaria para evitar desajustes con los objetivos marcados. Página 7 de 30

8 4.2. Requisitos Técnicos y Estructurales El escenario ideal consiste en que el teletrabajador vea reproducido el escritorio del ordenador de su puesto de trabajo en el ordenador que utilice para teletrabajar. Los recursos técnicos a disposición del teletrabajador deben permitir el desarrollo de la actividad habitual que el trabajador desarrolla en su puesto de trabajo presencial. Esto supone, por un lado, disponer de las mismas herramientas en su escritorio, aplicaciones, comunicaciones, etc. y, por otro, el acceso a la información, documentación, servidores y bases de datos, donde se almacene la misma. Los requisitos mínimos de que debe disponer el empleado para poder acceder al Programa Piloto son los siguientes: Facilitados por la Universidad de Zaragoza: Una cuenta de correo electrónico Una cuenta de mensajería instantánea Las aplicaciones informáticas necesarias para el desarrollo de su trabajo cotidiano. Se acordará con su supervisor las aplicaciones específicas que necesite Acceso a la red universitaria mediante VPN La Universidad de Zaragoza debe realizar un esfuerzo para que la base documental a la que debe acceder el teletrabajador sea fácilmente accesible, con herramientas básicas y con protocolos de comunicación poco pesados. Asimismo debe garantizar que las comunicaciones sean seguras. Si en algún momento la Universidad de Zaragoza dispone de capacidad, proporcionará medios adicionales que no tengan coste económico. Facilitados por el Trabajador: Conexión a Internet de banda ancha Un ordenador que cumpla los requisitos de seguridad que se establezcan. Todo el material facilitado por el trabajador deberá cumplir con la norma CE. Se impartirá a todos los teletrabajadores una sesión de formación acerca de recomendaciones en materia de seguridad, con una duración máxima de dos horas. El teletrabajador deberá observar en todo momento las normas básicas de seguridad en el equipo que vaya a utilizar en el desempeño de sus funciones en modo de teletrabajo, sobre todo: El acceso a los servidores de la Universidad de Zaragoza se deberá realizar obligatoriamente a través de la VPN, evitando usar otros protocolos de conexión remota como RDP o FTP Deberá mantener correctamente actualizado el sistema operativo y el software del ordenador que vaya a utilizar Deberá disponer de un antivirus actualizado. Por ejemplo Norman Evitará utilizar en dicho sistema software que pueda poner en peligro la integridad del mismo (programas p2p, software no original, etc...) Página 8 de 30

9 Asimismo deberá observar los aspectos relativos a la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD), que sean de aplicación: - Para todos los ficheros de la Universidad de Zaragoza, en caso de que el trabajador traslade datos de carácter personal fuera de los locales de la Universidad de Zaragoza, se atenderá al artículo 86 del Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la ley orgánica de protección de datos. - Para los ficheros clasificados como de nivel alto, se atenderá al artículo 101 del Real Decreto 1720/2007 Página 9 de 30

10 4.3. Prevención de riesgos laborales y formación MEDIDAS PREVENTIVAS PARA EMPLEADOS PÚBLICOS DE LA UNIVERSIDAD DE ZARAGOZA QUE PARTICIPEN EN PROGRAMAS PILOTO DE TELETRABAJO MEDIANTE EL USO DE MEDIOS TELEMÁTICOS EN EL LUGAR DE TELETRABAJO La utilización habitual y prolongada de equipos con PVD puede ocasionar trastornos visuales y oculares, fatiga mental, molestias o dolor en la espalda, cuello y manos. La mayoría de las veces esos trastornos tienen como causa la forma en la que se utilizan esos equipos, más que los equipos en sí mismos. En general, los problemas pueden evitarse con un buen diseño del puesto de trabajo con PVD y con unas buenas prácticas de trabajo. Los resbalones y tropezones son causas de caídas durante los trabajos de carácter administrativo, a veces incluso durante el movimiento o transporte de cargas. También se producen cortes y pinchazos en la manipulación del pequeño material de oficina: tijeras, abrecartas, cutter, chinchetas, etc., así como golpes contra objetos inmóviles (archivadores, cajones, etc.). La mayoría de esos riesgos se pueden evitar adoptando sencillas medidas preventivas: 1. Se han de colocar las pantallas de visualización de datos de forma perpendicular a las fuentes de luz. Las ventanas deben estar cubiertas con cortinas. 2. El nivel de iluminación debe ser suficiente para las tareas desarrolladas (entre 400 y 600 lux.) 3. Las paredes y superficies no deben estar pintadas con colores brillantes. 4. La silla de trabajo debe estar provista de cinco pies con ruedas para desplazarse. El asiento ha de ser regulable en altura. 5. La mesa de trabajo debe tener unas dimensiones mínimas de 80 x 120 centímetros. Las estanterías tienen que estar ancladas a las paredes. 6. Es conveniente reservar zonas de paso libres de objetos detrás de la mesa de al menos 90 cm. 7. Hay que considerar la posibilidad de utilizar un portadocumentos. 8. Se debe mantener la pantalla limpia de polvo y suciedad. 9. Es aconsejable realizar revisiones periódicas de la visión del trabajador. 10. Es recomendable realizar ejercicios de relajación y estiramientos con la cabeza, hombros, espalda, cintura, brazos, etc. 11. Es necesario realizar pausas para contrarrestar los efectos negativos de la fatiga física y mental. 12. Las tareas monótonas no deberían superar las cuatro horas de trabajo efectivo en la pantalla. La duración de las pausas debe ser aproximadamente de 10 minutos. Hay que intentar alternar las tareas y funciones; así como aumentar el contenido del trabajo. 13. En las tareas con elevada carga informativa es conveniente realizar pausas regulares de 10 a 20 minutos después de dos horas de trabajo continuo. Dejar de utilizar el Página 10 de 30

11 ordenador no se considera pausa de descanso: hace falta ir a otra sala o cambiar de tarea. 14. Es importante atender al buen mantenimiento de las instalaciones eléctricas de la casa. No manipular en las instalaciones eléctricas ni intentar reparar equipos de trabajo que utilizan la electricidad (por ejemplo, ordenadores). Esas funciones solo debe hacerlas el personal especializado. 15. No desconectar los equipos tirando del cable. No utilizar ladrones que no garanticen la continuidad del conductor de tierra. No sobrecargar los enchufes utilizando ladrones para alimentar varios equipos. 16. Evitar la presencia de cables por el suelo en las zonas de paso. La Universidad de Zaragoza no se hará responsable de los daños ocasionados a los enseres del hogar a causa del ejercicio del teletrabajo. Referencias: Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales. BOE nº /11/1995. Guía técnica para la evaluación y prevención de los riesgos relativos a la utilización de equipos con pantallas de visualización. Guía técnica para la evaluación y prevención de los riesgos relativos a la utilización de lugares de trabajo. La UPRL impartirá a todos los teletrabajadores una sesión obligatoria de formación con una duración máxima de dos horas. Página 11 de 30

12 4.4. Procedimiento de selección De acuerdo con el documento TTUZ, aprobado en Mesa Sectorial de PAS en sesión celebrada el día 23 de octubre de 2009, el procedimiento de selección de los participantes en el PPTTUZ, a realizar por el Equipo Coordinador del Programa Piloto, debe contemplar un contenido mínimo: La voluntariedad de los candidatos La igualdad en el acceso al procedimiento de selección Llevar a cabo en régimen de teletrabajo un máximo del cincuenta por ciento de la jornada laboral Sometimiento al sistema de control y evaluación que sea reglamentado Realización y superación de la formación que se determine necesaria para el desarrollo normalizado del teletrabajo Requisitos a cumplir por los solicitantes para participar en el PPTTUZ: a) Poseer al menos dos años de antigüedad al servicio de la administración Universitaria b) Desarrollar alguna de las funciones que sean susceptibles de ser cumplidas en la modalidad de teletrabajo, y que se encuentren entre las siguientes: Planificación, programación y organización de actividades en el ámbito de su competencia Realización, revisión y supervisión de informes, estudios, estadísticas y documentación Elaboración de normas internas, instrucciones de funcionamiento y procedimientos de trabajo Elaboración de propuesta de reglamentos, procedimientos y normativas, así como de sus modificaciones y adaptaciones Informar acerca de la normativa a unidades o áreas dependientes Elaboración de material divulgativo y de difusión e información de las actividades de su competencia Seguimiento del presupuesto asignado al área de su competencia Atención de consultas no presenciales Diseño de aplicaciones informáticas Evaluación de sistemas informáticos Supervisión de sistemas susceptible de realización de forma remota Adaptación de la información al uso de las nuevas tecnologías de la información Diseño y mantenimiento de páginas web Seguimiento y control de sistemas de gestión de presencia Página 12 de 30

13 Actualizar la información de los diversos elementos, dispositivos y software de su competencia Grabación de datos en aplicaciones informáticas Diseño y creación de prototipos, instrumentos, componentes y herramientas de trabajo Presupuestar y realizar valoraciones económicas de trabajos para su posterior facturación Cualquier otra función que, en virtud de los medios requeridos para su desarrollo y conforme a criterios de periodicidad u oportunidad, pueda ser ejercida de forma autónoma y no presencial, previo acuerdo con las organizaciones sindicales Criterios de prioridad que se utilizarán para la designación de los teletrabajadores: a) Atención a hijos menores de 12 años o familiar dependiente a su cargo (50 puntos) b) Atención a familiares con enfermedad grave hasta 2º grado de consanguinidad o afinidad (50 puntos) c) Cuidado de la propia salud, debidamente acreditado (20 puntos). En este caso, el teletrabajador vendrá obligado a realizar reconocimiento médico a través del Servicio de Prevención Ajeno de la Universidad de Zaragoza. Posteriormente, la Unidad de Prevención de Riesgos Laborales emitirá el correspondiente informe de compatibilidad con su situación de salud actual, dirigido al Equipo Coordinador del Programa Piloto d) Otras circunstancias personales que el órgano de selección pueda apreciar objetivamente (10 puntos) e) Problemas de movilidad física de la persona (10 puntos) f) Residencias alejadas del centro de trabajo (entre 0 y 5 puntos). A este respecto se utilizará el mismo baremo del Reglamento de la gestión del estacionamiento en los campus universitarios, vigente desde el 1 de octubre de En caso de que se produzca igualdad en la puntuación de dos o más candidatos, los criterios de desempate que se aplicarán serán: en primer lugar, la antigüedad al servicio de la administración universitaria; si persiste el empate, se tendrá en cuenta la antigüedad en el puesto actual. Página 13 de 30

14 4.5. Supervisores En cada área donde exista un teletrabajador se designarán por el director de área los supervisores necesarios del programa, que serán los encargados de coordinar y supervisar el trabajo de los teletrabajadores. Está claro que se deben establecer nuevas formas de supervisión del trabajo. No sirve el control de presencia cuando es el teletrabajador el que decide la organización del mismo. En un sistema de teletrabajo puro, al estilo de tareas repetitivas en las que se contabiliza el número de objetos producidos, es fácil supervisar; en el caso en que las tareas a realizar son complejas, la supervisión debe contar con la confianza en el teletrabajador. Funciones a desempeñar por los supervisores: Las actividades a realizar y los métodos de control serán los acordados entre el director de área y el teletrabajador. La supervisión del desarrollo del trabajo se debe realizar en periodos reducidos de tiempo. Sería razonable hacerlo semanalmente y, en todo caso, con la periodicidad que se estime necesaria para evitar los desajustes con los periodos marcados. El supervisor debe ayudar a la planificación del trabajo y, en caso de dudas, aconsejar y resolverlas. El éxito del teletrabajo dependerá de que los objetivos marcados sean realizables y fáciles de controlar. Deben ser claros y concisos, pero a la vez exhaustivos para no dar lugar a interpretaciones distintas. En cualquier caso, como se indica anteriormente, debe primar la confianza entre ambos. El supervisor velará por que se utilicen herramientas de trabajo colaborativo que contribuyan a una mejor comunicación entre los participantes en el PPTTUZ. Página 14 de 30

15 5. Puesta en marcha del Programa Piloto Tras la aprobación del Programa Piloto por la Gerencia, previo acuerdo con la representación sindical, el Equipo Coordinador remitirá a los directores de área y al personal de las áreas implicadas del SICUZ la información que contenga los aspectos más relevantes del programa: plazos, participantes y criterios de selección. Asimismo se les enviará este documento. La duración del PPTTUZ será de seis meses, según lo establecido en el apartado de este documento. Los interesados presentarán la solicitud, según el modelo (ver anexo III) y plazo establecidos. Una vez recibidas las solicitudes, el Equipo Coordinador seleccionará a los participantes, de acuerdo con los criterios de selección detallados en el apartado 4.4. Una vez determinados los candidatos, se designarán por el director del área a la que esté adscrito el seleccionado los supervisores a que hace referencia el apartado 4.5. Se mantendrá una reunión con los supervisores a fin de marcar las pautas a seguir en el PPTTUZ. Coincidiendo con el inicio del Programa Piloto se pondrá en marcha la formación básica para todos los participantes en el proyecto, referente a prevención de riesgos laborales y seguridad informática. Para cada puesto que vaya a desarrollar la modalidad de teletrabajo, previo a la implantación del programa, el responsable de área deberá elaborar una memoria, que deberá basarse en los siguientes puntos: Objetivos a cumplir Funciones del teletrabajador Tiempo previsto en modalidad de teletrabajo Supervisor que se le asigna al teletrabajador Criterios de control Planificar las reuniones de seguimiento, una vez se ponga en marcha el PPTTUZ Forma de evaluación Iniciado el PPTTUZ, el Equipo Coordinador mantendrá reuniones periódicas tanto con los directores de área como con los supervisores, y resolverá las incidencias que pudieran producirse. A la finalización del Programa Piloto, los supervisores deberán elaborar, para cada uno de los puestos de teletrabajo, un informe en el que se detallará el tiempo real dedicado a teletrabajo, cumplimiento de objetivos, incidencias habidas y conclusiones. Finalizado el PPTTUZ, los participantes cumplimentarán un cuestionario de satisfacción (ver anexo IV.1), al igual que los supervisores (anexo IV.2), los empleados que no hayan participado (anexo IV.3), y alguno de los usuarios del SICUZ (anexo IV.4). Con los informes elaborados por los directores de área y los supervisores, y con las encuestas realizadas el Equipo Coordinador realizará una evaluación global del Programa Piloto, que se trasladará a la Gerencia, con objeto de valorar si procede- la elaboración de una regulación general del teletrabajo para que pueda hacerse extensiva a otros colectivos del PAS en la Universidad de Zaragoza. Página 15 de 30

16 6. Sistema de evaluación de resultados del Programa Piloto Al finalizar el Programa Piloto, el Equipo Coordinador evaluará los resultados del programa midiendo el grado en que se han alcanzado los objetivos propuestos. Y también tratará de identificar y, en su caso, medir las consecuencias secundarias, positivas y negativas, que se hayan producido. Esta evaluación requiere obtener distintos tipos de indicadores: 6.1. Indicadores subjetivos Consiste en medir la percepción de la experiencia habida por los teletrabajadores, los supervisores, el resto de los trabajadores del área y determinados responsables y usuarios a través de cuestionarios. Es necesario simplificar los cuestionarios al máximo, eliminando cuestiones reiterativas o correlacionadas y homogeneizando las respuestas (haciendo que siempre estén sujetas a la misma escala: muy malo, malo, neutro, bueno, muy bueno). Se pueden plantear cuestiones como: Disponibilidad de tiempo para atender a sus obligaciones familiares Disponibilidad de tiempo para la formación Nivel de estrés emocional Disposición a repetir Asistencia y apoyo técnico recibido (aunque en el piloto este aspecto no es relevante) Relación coordinación con los supervisores Nivel de comunicación con el resto de miembros de la unidad Percepción sobre su productividad (en cantidad y calidad) Si percibe que el teletrabajo le ha marginado o se le ha tenido menos en cuenta Si se siente más cómodo en relación con sus jefes. Su trabajo es mejor reconocido pos sus jefes en modo teletrabajo que en presencial Participa con más convicción en los objetivos de la Institución Satisfacción global con la experiencia Dificultad y coste de establecer los objetivos y resultados a obtener por el teletrabajador Equidad y transparencia del sistema de selección de teletrabajadores Repercusión en la carga de trabajo de los presenciales Impacto global en la unidad Impacto en el servicio comprometido con los clientes Página 16 de 30

17 6.2. Indicadores objetivos cualitativos Son evidencias cualitativas que identifiquen elementos que pongan de manifiesto el éxito o fracaso del Programa Piloto. Se trata de identificar y documentar hechos que son relevantes en la evaluación. Por ejemplo: Qué buenas prácticas se han introducido. Qué factores promueven el aumento de productividad en los teletrabajadores (la concentración, el aislamiento, la posibilidad de alargar la jornada a medida). Qué factores promueven el aumento de la satisfacción (a veces llamado motivación) de los teletrabajadores: reducir la presión generada por obligaciones familiares, reducir las interrupciones procedentes de la interacción con personas, detallar con más precisión la hoja de actividades, flexibilizar el horario, mejor adaptación al biorritmo personal. Qué permisos hubiera pedido en presencial, que no ha pedido por estar en teletrabajo. Qué elementos y servicios tecnológicos que causen aumento de productividad se han introducido (herramientas de trabajo colaborativo, mensajería instantánea, etc.). Qué elementos de mejora de servicio se han producido (mayor rapidez en atender incidencias, mejor adaptación a la planificación, etc.) Indicadores objetivos cuantitativos Se trata de números que midan los resultados obtenidos en determinados procesos y que los comparen con los obtenidos anteriormente en modo presencial. Cada tipo de objetivo o consecuencia es susceptible, en diferente medida, de ser evaluada por cada uno de esos tipos de indicadores. Por otra parte, la labor de evaluación no debe tener un coste desproporcionado ni eclipsar los resultados obtenidos. En el entorno del SICUZ pocas tareas son iguales y repetitivas, de modo que no es fácil proponer indicadores de rendimiento. Es difícil equipararse a una empresa de producción industrial en lo que sería más relevante, como productividad, cumplimiento de objetivos, etc. Algunos de ellos podrían ser: Tiempo medio de respuesta a partes Número de errores cometidos en los desarrollos Número de procedimientos escritos Número de documentos elaborados Otros indicadores de productividad Página 17 de 30

18 ANEXOS Anexo I. Declaración de cumplimiento de las disposiciones específicas en materia de seguridad y salud en el trabajo Dª/D..., DNI..., como... de la Universidad de Zaragoza. DECLARA BAJO SU RESPONSABILIDAD: 1. Que conoce los requisitos que han de reunir los espacios y el mobiliario dispuesto para el teletrabajo. 2. Que las herramientas y máquinas que utiliza en el teletrabajo CUMPLEN con toda la disposición legal y/o reglamentaria que le es de aplicación en materia de seguridad y salud en el trabajo, así como con las reglamentaciones específicas de carácter industrial o normas UNE que le pudieran igualmente ser de aplicación. 3. El COMPROMISO de entregar la documentación correspondiente a las comprobaciones de cumplimiento de la legislación en prevención de riesgos laborales. 4. Que participará en los cursos de la formación en prevención de riesgos ofrecidos a los trabajadores cuando así se requiera por parte de la Universidad de Zaragoza. 5. Que autorizará, en caso de accidente de trabajo o enfermedad laboral, y de acuerdo con lo establecido en la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales (BOE nº 169, de 10/11/1995), a que la UPRL realice las actuaciones de verificación de las condiciones de trabajo. Documentación que se adjunta: Lista de autocomprobación para empleados públicos que participen en programas piloto de teletrabajo mediante el uso de medios telemáticos Fecha: Firma: Página 18 de 30

19 LISTA DE AUTOCOMPROBACIÓN PARA EMPLEADOS PÚBLICOS DE LA UNIVERSIDAD DE ZARAGOZA QUE PARTICIPEN EN PROGRAMAS PILOTO DE TELETRABAJO MEDIANTE EL USO DE MEDIOS TELEMÁTICOS FORMA DE UTILIZACIÓN DE LA LISTA DE AUTOCOMPROBACIÓN El teletrabajador deberá comprobar uno a uno los ítems que componen cada aspecto preventivo. Cuando acepta cada ítem () es que: Ha adoptado la medida preventiva propuesta. Por ejemplo: Ubicar la mesa y la pantalla de modo que se eviten deslumbramientos o reflejos sobre la pantalla. Nunca ubicar la pantalla enfrente de una ventana que no disponga de cortinas o persianas para evitar el deslumbramiento. Entiende la medida preventiva propuesta y la aplicará cuando se presente la situación descrita. Por ejemplo: No se deben utilizar mesas, sillas, cajas, papeleras, etc. como escaleras de mano para acceder a elementos en altura. Una vez cumplimentada toda la lista, la deberá firmar y enviar, bien impresa o mediante correo electrónico, a la Unidad de Prevención de Riesgos (UPRL). Durante la comprobación de la lista el teletrabajador puede consultar la información escrita que ha recibido, consultar la página web de la UPRL ( o bien contactar, telefónicamente o por correo electrónico con la UPRL. TRABAJO CON PANTALLAS DE VISUALIZACIÓN DE DATOS Ajustar la silla y la pantalla de modo que se obtenga una postura confortable. Como norma general, los brazos, muñecas y manos deben estar en posición horizontal y la altura de los ojos debe ser aproximadamente igual a la parte superior de la pantalla. La distancia entre los ojos y la pantalla debe estar entre 40 y 70 cm. Asegurar que existe suficiente espacio de trabajo para contener los documentos y todo el equipo necesario de trabajo. La mesa debe tener unas dimensiones mínimas de 80 x 120 cm. Probar diferentes posiciones de la pantalla, teclado ratón y documentos hasta lograr la distribución más adecuada para cada uno. Si se utiliza un portadocumentos, colocarlo a una altura y distancia similar a la de la pantalla, con el fin de reducir los esfuerzos de acomodación visual. Ubicar la mesa y la pantalla de modo que se eviten deslumbramientos o reflejos sobre la pantalla. Nunca ubicar la pantalla enfrente de una ventana que no disponga de cortinas o persianas para evitar el deslumbramiento. Página 19 de 30

20 Asegurar que existe suficiente espacio debajo de la mesa para permitir el movimiento de las piernas. Retirar cualquier obstáculo como cajas u otros equipos. Regular el respaldo de la silla de modo que se adapte a la parte inferior de la espalda. Los pies deben estar bien apoyados en el suelo. Si no puede conseguirse, utilizar un reposapiés. Ajustar el teclado de modo que se obtenga una posición cómoda al teclear tratando de mantener la mano, muñeca y brazo en línea recta. Se debe dejar suficiente espacio delante del teclado para descansar las manos cuando no se está tecleando. Ubicar el ratón de modo que se pueda alcanzar fácilmente y que se pueda utilizar con la muñeca recta. Ubicar la silla de forma que al utilizar el ratón el brazo no esté extendido. Apoyar el brazo en la mesa y sujetar suavemente el ratón, descansando los dedos sobre los botones y accionándolos suavemente. No estar sentados en la misma posición durante largos períodos de tiempo. Es importante cambiar de postura regularmente. En los casos de períodos intensos de utilización de la pantalla, bien por la propia lectura de la pantalla, por el uso intensivo del dispositivo de entrada de datos o por una combinación entre ambos, se debería tratar de alternar el trabajo con otras tareas que demanden menores esfuerzos visuales o músculo - esqueléticos. Cuando lo anterior no es posible se deberían introducir pausas. Son más recomendables pausas cortas y frecuentes que largas y escasas. Por ejemplo, es preferible realizar pausas de 10 minutos cada hora de trabajo continuo con la pantalla que realizar pausas de 20 minutos cada dos horas. Durante las pausas se debería relajar la vista (por ejemplo mirando algunas escenas lejanas) y realizar ejercicios de relajación muscular. MEDIDAS DE SEGURIDAD EN LOS TRABAJOS DE CARÁCTER ADMINISTRATIVO Material de oficina Guardar los objetos cortantes (tijeras, abrecartas, cutter, etc.) en los cajones después de su uso, ubicándolos en sus fundas. Colocar las tijeras, abrecartas, etc., separadas de los bordes de las mesas para evitar su caída. Ordenar y recoger las mesas de trabajo y muebles accesorios, al finalizar la jornada de trabajo. No arrojar materiales u objetos cortantes a la papelera. Página 20 de 30