RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE EVALUACION CUALITATIVA DEL CONTROL INTERNO CONTABLE CUADRO Nro. 1

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1 CALIFICACIÓN 1 CONTROL INTERNO CONTABLE 1,1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO IDENTIFICACION 4, RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE EVALUACION CUALITATIVA DEL CONTROL INTERNO CONTABLE CUADRO Nro. 1 Unidad Administrativa Especial Agencia del Inspector General de Tributos, Rentas y Contribuciones Parafiscales - ITRC EVALUACION CUALITATIVA DEL CONTROL INTERNO CONTABLE DICIEMBRE 31 DE 2014 ANEXO 1 Unidad Administrativa Especial Agencia del Inspector General de Tributos, Rentas y Contribuciones Parafiscales - ITRC Se tienen debidamente identificados los productos del proceso contable que deben suministrarse a las demás áreas de la Entidad y a los usuarios externos? OBSERVACIONES Envian soportes por correo de acreedores y deudores (Reciprocas) como evidencia a 31 de Diciembre de En la pagina Web de la entidad, en la pestaña Agencia /Información Financiera, se encuentra publicada la informacion financiera y contable de la entidad Se tienen debidamente identificados los productos de los demás procesos que se constituyen en insumos del proceso contable? La Oficina Asesora Juridica reportó la existencia de demandas en contra de la entidad, y se efectuaron los respectivos registros contables. Envían soporte de lo enviado por OAJ y el procedimiento interno mediante el cual Financiera realiza el registro contable. La entidad implementó en 2013 un aplicativo y aún se encuentra en proceso de estabilización. 3 4 Se tienen identificados en la Entidad los procesos que generan transacciones, hechos y operaciones y que por lo tanto se constituyen en proveedores de información del proceso contable? 4. Existe una política mediante la cual las transacciones, hechos y operaciones realizados en cualquier dependencia del ente publico, son debidamente informados al área contable a través de los documentos fuente o soporte? Todos los hechos economicos han sido causados oportunamente (se evidencia en los registros que alimentan la contabilidad); el 99% de las operaciones son registros automáticos en el sistema de asignación. Verificar en la tabulacion. 4 Se aplican las orientaciones técnicas establecidas en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación II. La Ordenadora del Gasto ha impartido instrucciones que se encuentran como anexos de los procedimientos; dichas instrucciones se encuentran en el Manual de Políticas Contables, el cual se encuentra debidamente aprobado.

2 1.1.1 IDENTIFICACION 4, Se cumple la política mediante la cual las transacciones, hechos y 4 operaciones realizados en cualquier dependencia del ente público, son debidamente informados al área contable a través de los documentos fuente o soporte? Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales realizados por la Entidad contable pública son de fácil y confiable medición monetaria? 7. Las cifras existentes en los estados, informes y reportes contables se encuentran soportadas con EL documento idóneo correspondiente? 8. Son adecuadas y completas las descripciones que se hacen de las transacciones, hechos u operaciones en el documento, fuente o soporte? El punto 21 de Politicas por grupos de cuentas especificas del manual de Politicas Contables, establece la forma del reconocimiento de los hechos economicos. (Manual de Politicas Contables). Todos los soportes se encuentran referenciados en el SIIF Nacion II, y en el archivo central de la entidad Las personas que ejecutan las actividades relacionadas con el proceso contable conocen suficientemente las normas que rigen la administración pública? 10. Las personas que ejecutan las actividades relacionadas con el proceso contable conocen suficientemente el Régimen de Contabilidad Publica aplicable para la Entidad? Se asiste a todas las capacitaciones que convoca el Ministerio de Hacienda y la Contaduría General de la Nación. En el proceso de selección a cargo de Talento Humano, se realiza el análisis para verificar que cumple con el perfil profesional requerido. Como complemento, se asiste a todas las capacitaciones promovidas por parte del Ministerio de Hacienda (SIIF Nacion), y la Contaduría General de la Nación Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales que han sido objeto de identificación están soportados en documentos idóneos y de conformidad con la naturaleza de los mismos? 12. Los documentos fuente que respaldan los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales contienen la información necesaria para realizar su adecuada identificación? 13. Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales que han sido objeto de identificación fueron interpretados de conformidad con lo establecido en el Régimen de Contabilidad Publica? CLASIFICACION Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales llevados a cabo en los procesos proveedores de la Entidad han sido incluidos en el proceso contable? Se evidencia con las Tablas de Retención Documental y el archivo de gestión físico y magnético. Se evidencia con las Tablas de Retención Documental y el archivo de gestión físico y magnético.

3 1.1.1 IDENTIFICACION 4, Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales realizados por la Entidad contable pública son de fácil y confiable clasificación en el Catalogo General de Cuentas? Son adecuadas las cuentas utilizadas para la clasificación de las transacciones, hechos u operaciones realizadas por la Entidad contable pública? 17. La clasificación de las transacciones, hechos y operaciones corresponde a una correcta interpretación tanto del marco conceptual como del Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Publica? Las cuentas a utilizar se determinan por la naturaleza del Hecho Generador El Catalogo General de Cuentas utilizado para la clasificación de los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales, corresponden a la última versión publicada en la página Web de la Contaduría General de la Nación? 19. Son adecuadas las cuentas y subcuentas utilizadas para la clasificación de las transacciones, hechos u operaciones realizadas? 20. Se elaboran y revisan oportunamente las conciliaciones bancarias para establecer los valores objeto de clasificación, registro y control del efectivo? 21. Se ejecutan periódicamente conciliaciones de saldos recíprocos con otras Entidades públicas? REGISTRO Y AJUSTES 4, Se registra en el Sistema de Información Financiera SIIF Nación II, y la parametrización es automática. Las cuentas y subcuentas a utilizar se determinan por la naturaleza del Hecho Generador Mensualmente se depuran las partidas pendientes por conciliar. Envian soporte. Se realiza cada tres meses, y se realiza un proceso de auditoría denominado confirmacion de saldos o circularizacion Se realizan periódicamente conciliaciones y cruces de saldos entre las 4 Se realiza semestralmente, envian soportes Se realizan periódicamente tomas físicas de bienes, derechos y obligaciones y se confronta con los registros contables para hacer los ajustes pertinentes? 4 La ultima toma de inventarios se realizó a 31 de Diciembre de 2014, soportes Las cuentas y subcuentas utilizadas revelan adecuadamente los hechos, transacciones u operaciones registradas? 2. Se hacen verificaciones periódicas para comprobar que los registros contables se han efectuado en forma adecuada y por los valores correctos? En el SIIF Nacion se encuentran los balances mensuales con la informacion a nivel de subcuenta Se efectúan los registros contables en forma cronológica y guardando el consecutivo o de los hechos, transacciones u operaciones realizadas, cuando a este ultimo haya lugar? 27. Se generan listados de los consecutivos de documentos para hacer verificaciones de completitud de registros? El consecutivode las transacciones se asigana de manera automatica por el aplicativo Se manejan reportes de obligaciones, cuentas por pagar, compromisos y de comprobantes contables.

4 1.1.1 IDENTIFICACION 4, Se conocen y aplican los tratamientos contables diferenciales existentes entre las entidades de gobierno general y empresas publicas? La Agencia ITRC se identifica como la Unidad Ejecutora , y depende del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, Seccion El proceso contable opera en un ambiente de sistema de integrado de información y este funciona adecuadamente? 30. Son adecuadamente calculados los valores correspondientes a los procesos de depreciación, provisión, amortización, valorización, y agotamiento, según lo aplique? 31. Los registros contables que se realizan tienen los respectivos documentos soportes idóneos? 32. Para el registro de las transacciones, hechos u operaciones se elaboran los respectivos comprobantes de contabilidad? A través del proceso de gestión administrativa se realiza el cálculo de las depreciaciones y amortizaciones, en tanto que el de Talento Humano liquida las provisiones. Se dispone de archivo físico y archivo magnético para la conservación de los registros. Se evidencia en las Tablas de Retención Documental. En el Sistema Integrado de Gestión de la Agencia ITRC, se encuentran inscritos los documentos que se utilizan en la ejecución del proceso contable. Otros registros son de tipo electrónico y quedan dentro de la base de datos del aplicativo Los libros de contabilidad se encuentran debidamente soportados en comprobantes de contabilidad? 1,2 ETAPA DE REVELACION ELABORACION DE ESTADOS CONTABLES Y DEMAS INFORMES, Se elaboran y diligencian los libros de contabilidad de conformidad con los parámetros establecidos en el Régimen de Contabilidad Publica? 3 3. Las cifras contenidas en los estados, informes y reportes contables coinciden con los saldos de los libros de contabilidad? La OACI hace verificación de cifras y registros dentro de las actividades programadas y para la presentación de informes de gestión Se efectúa el mantenimiento, actualización y parametrización necesarios para un adecuado funcionamiento del aplicativo utilizado para procesar la información? 37. Se elaboran oportunamente los estados, informes y reportes contables al representante legal, a la Contaduría General de la Nación, a los organismos de inspección, vigilancia y control, y a los demás usuarios de la información? Las actualizaciones al aplicativo SIIF Nación, las realiza el Administrador del Programa, que es el Ministerio de Hacienda y Crédito Público La OACI hace seguimiento y verifica el cumplimiento de las obligaciones de la Entidad, en cuanto a la oportunidad en la entrega de información legal y reglamentaria Las notas explicativas a los estados contables cumplen con las formalidades establecidas en el Régimen de Contabilidad Publica? 39. El contenido de las notas a los estados contables revela en forma suficiente la información de tipo cualitativo y cuantitativo físico que corresponde? El área financiera actúa de acuerdo con lo establecido en las normas y en las orientaciones de la ContadurÍa General de la Nación, y son publicadas en la página Web de la entidad.

5 1.1.1 IDENTIFICACION 4, Se verifica la consistencia entre las notas a los estados contables y los 40 saldos revelados en los estados contables? ANALISIS, INTERPRETACION Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACION, Se presentan oportunamente los estados, informes y reportes contables al representante legal, a la Contaduría General de la Nación, y a los organismos de inspección, vigilancia y control? 42. Se publica mensualmente en lugar visible y de fácil acceso a la comunidad el balance general y el estado de actividad financiera, económica, social y ambiental?, conforme lo consagra el numeral 36 del artículo 34 de la Ley 734 de Se utiliza un sistema de indicadores para analizar e interpretar la realidad financiera, económica, social y ambiental de la Entidad? Los estados financieros son suscritos por la Representante Legal de la entidad y el Gestor Contable, avalados por la LÍder Experta Financiera. La información financiera de la Agencia ITRC, se encuentra publicada en la página Web de la Entidad, en la pestaña Agencia/ Información Financiera El área financiera de la Agencia ITRC, cuenta con una batería de indicadores que refleja suficientemente la gestión realizada. Se cuenta con una batería de indicadores y se realiza medición de la gestión contable publica de la Agencia ITRC, de manera semestral La información contable se acompaña de los respectivos análisis e interpretaciones que facilitan su adecuada comprensión por parte de los usuarios? Se evidencia en las notas de carácter específico a los estados financieros 4 4. La información contable es utilizada para cumplir propósitos de gestión? Se informa periódicamente a la Oficina Asesora de Control Interno sobre los gastos asociados a la austeridad del gasto y a la medición del Plan de AcciÓn Anual de la Entidad Se asegura la Entidad de presentar cifras homogéneas a los distintos usuarios de la información? La información del SIIF y CHIP corresponden para los periodos cerrados de la vigencia 2014, antes del cierre automático del SIIF. 1,3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL ACCIONES IMPLEMENTADAS 4,

6 1.1.1 IDENTIFICACION 4, Se identifican, analizan y se le da tratamiento adecuado a los riesgos de índole contable de la Entidad en forma permanente? En el Sistema de Gestión de Calidad se encuentran consolidados tanto los Riesgos de Gestion como los de Anticorrupcion. La Política de Administración de Riesgos está publicada en la página Web de la Entidad y se adelantaron actividades de sensibilización. Se encuentra toda la informacion en el Manual de Politicas Contables (se encuentra en el SIG, en el proceso de Gestión Financiera y se encuentra vinculado al procedimiento "Estados Financieros". En el Mapa de Riesgos de Gestion del area finnanciera., que se enucntra en el SIG institucional Existe y funciona una instancia asesora que permita gestionar los riesgos de índole contable? 49. Se realizan auto evaluaciones periódicas para determinar la efectividad de los controles implementados en cada una de las actividades del proceso contable? 0. Se han establecido claramente niveles de autoridad y responsabilidad para la ejecución de las diferentes actividades del proceso contable? 1. Las políticas contables, procedimientos y demás prácticas que se aplican internamente se encuentran debidamente documentadas? La instancia interna a nivel estratégico de la Entidad, es la OAP y desde el punto de vista de contenidos de tipo contable la instancia es la Contaduria General de la Nacion (para la vigencia 2014 no se ha presentado ningun requerimiento); se encuentra ligado al Mapa de Riesgos de la Oficina. Y como otra instancia se encuentra el Comite de Sostenibilidad Contable, creado por la Agencia ITRC, mediante Resolucion N. 097 de se envia soporte. 4 Dentro del Sistema de Gestión de Calidad se implementaron listas de verificacion de soportes de los estados financieros. Lista de verificación de contratos, guías para calcular e interpretar indicadores financieros. Formato lista de verificación contable (formato 17 del SIG del Proceso de Gestión Financiera). 4 La Agencia ITRC, cuenta con un Manual de Funciones y Competencias Laborales, donde está contemplado el cargo de Contador 4 Se evidencia en el Manual de Politicas Contables, publicado en la página Web en la pestaña SIG. Se encuentran adoptados y publicados en el SIG. Se establecieron puntos de control en los procedimientos del área financiera, inscritos en el SIG. Se realizaron capacitaciones en el puesto de trabajo, a cargo de la líder financiera Los manuales de políticas, procedimientos y demás prácticas contables se encuentran debidamente actualizados, y sirven de guía u orientación efectiva del proceso contable? 3. Se evidencia por medio de flujogramas, u otra técnica o mecanismo, la forma como circula la información a través de la Entidad respectivo efecto en el proceso contable de la Entidad? 4 4 Todos los procedimientos se encuentran reflejados los flujodramas que se encuentran documentados en el SIG.

7 1.1.1 IDENTIFICACION 4, Se ha implementado y ejecutado una política de depuración contable permanente y de sostenibilidad de la calidad de la información? 4 A través de conciliaciones de información de las áreas productoras y los saldos de contabilidad Los bienes, derechos y obligaciones se encuentran debidamente individualizados en la contabilidad, bien sea por el área contable o en bases de datos administradas por otras dependencias? 6. Los costos históricos registrados en la contabilidad son actualizados permanentemente de conformidad con lo dispuesto en el Régimen de Contabilidad Publica? 7. Se cuenta con un área contable debidamente estructurada de conformidad con la complejidad, desarrollo tecnológico y estructura organizacional de la Entidad? 8. Los funcionarios involucrados en el proceso contable cumplen con los requerimientos técnicos señalados por la Entidad de acuerdo con la responsabilidad que demanda el ejercicio de la profesión contable en el sector público? 9. Se ha implementado una política o mecanismo de actualización permanente para los funcionarios involucrados en el proceso contable y se lleva a cabo en forma satisfactoria? 60. Se producen en la Entidad informes de empalme cuando se presentan cambios de representante legal, o cambios de contador? 61. Existe una política para llevar a cabo en forma adecuada el cierre integral de la información producida en todas las áreas o dependencias que generan hechos financieros, económicos, sociales y ambientales? Están en el aplicativo y herramientas de office del proceso de Gestión Administrativa. 4 La entidad adquirió NOTINET, una suscripcion de actualización permanente en temas contables y tributarios para todos estos servicios. Se encuentra establecido en el procedimiento, en el SIG, para el cargo de Contador, en el proceso de Gestión Financiera, y una "guia de entrega de cargo del contador de la entidad" Los soportes documentales de los registros contables se encuentran debidamente organizados y archivados de conformidad con las normas que regulan la materia? Se tienen Tablas de Retención Documental, que regulan el archivo documental físico y magnético del área. RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE PUNTAJE No EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE INTERPRETACION OBTENIDO

8 1.1.1 IDENTIFICACION 4, CONTROL INTERNO CONTABLE 4,82 ADECUADO: LA agencia ITRC, desde su creación se ha afianzado en el mejoramiento continuo, enfocado en una comunicación confiable y segura bajo estándares de transparencia y eficacia. Posicionando a la entidad como ejemplo de efectividad y confiabilidad de la información Contable interna de la Agencia ITRC. 1,1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO 4,89 ADECUADO: A través de la herramienta SIIF Nación II, se ha registrado todos los datos, donde se puede verificar la trazabilidad de la información, donde se visualiza la realidad económica y contable, donde se ha permitido avanzar y por ende perfeccionar el manejo de la información a través de este aplicativo, con eficaz uso dentro de la entidad IDENTIFICACION 4,8 ADECUADO: Todo se encuentra registrado y soportado en el sistema y en algunos casos físicamente dependiendo de la información que se trata, se encuentran incorporados en un porcentaje muy alto en todas las operaciones a los procesos contables CLASIFICACION REGISTRO Y AJUSTES,00 ADECUADO: Los hechos financieros, económicos y ambientales cumplen a satisfacción con los elementos que le son propios en la cuenta en la cual se clasifican, y se continúa con el proceso. 4,83 ADECUADO: Todos se encuentran registrados en los respectivos libros contables, en el aplicativo SIIF Nación II, de manera oportuna y eficaz. 1, ETAPA DE REVELACION ELABORACION DE ESTADOS CONTABLES Y DEMAS INFORMES,00 ADECUADO: La información se ha registrado de manera eficaz y confiable, se encuentran elaborados todos los estados contables con su adecuada interpretación.,00 ADECUADO: Los estados, informes y reportes contables son diseñados, elaborados y presentados para una adecuada interpretación cuantitativa y cualitativa.

9 1.1.1 IDENTIFICACION 4, ANALISIS, INTERPRETACION Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACION,00 ADECUADO: Todos los informes realizados, fueron analizados, interpretados y comunicados a través de los informes presentados, con efectividad y veracidad de la información con sus respectivas operaciones contables realizadas. 1,3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL 4,6 ADECUADO: La Agencia ITRC, a través de la Auditoría de Calidad, se identificaron y se establecieron en el Sistema Integrado de Gestión (SIG) donde se encuentra debidamente publicados y procedimentados en la Intranet institucional, reflejado en el Mapa de Riesgos del área financiera, en su proceso de "Gestión Financiera" argumentado y actualizado, con sus respectivos puntos de control incorporados en cada uno de los procedimientos ACCIONES IMPLEMENTADAS 4,6 ADECUADO: Se encuentran identificados los riesgos de índole contable en la Agencia ITRC, y debidamente publicados en el SIG, como es la caracterización, proceso y procedimientos. RANGOS DE INTERPRETACION DE LAS CALIFICACIONES O RESULTADOS OBTENIDOS RANGO CRITERIO INADECUADO (no incluye 2.0) DEFICIENTE (no incluye 3.0) SATISFACTORIO (no incluye 4.0) ADECUADO

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