PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA CATALOGACIÓN DEL FONDO NO AUTOMATIZADO DE LA BIBLIOTECA UNIVERSITARIA DE GRANADA

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1 PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA CATALOGACIÓN DEL FONDO NO AUTOMATIZADO DE LA BIBLIOTECA UNIVERSITARIA DE GRANADA 1.- Objeto: Conversión a soporte informático de los fondos no informatizados de la Biblioteca de las bibliotecas de los siguientes centros: Facultad de Ciencias de la Educación. Facultad de Ciencias. Facultad de Filosofía y Letras. Colegio Máximo de Cartuja. Biblioteca de Medicina y Ciencias de la Salud. Politécnico. Facultad de Ciencias Políticas y Sociología. Centro de Documentación Científica. Hospital Real. Facultad de Traductores. 2.- Alcance: Elaboración in situ de registros en formato MARC21 a partir de los originales ubicados en cada una de las bibliotecas relacionadas conforme a las pautas que se aplican en la Biblioteca Universitaria de Granada (BUG) así como la generación de los correspondientes registros de ejemplar, consignación de los números de registro y colocación del código de barras en los documentos. De estos registros, 2000 son de fondo antiguo (anteriores a 1850). Construcción de signaturas y modificación in situ de registros de ejemplares (campos de signatura y ubicación) ya existentes en el sistema informático de la BUG. Centros Fac. CC. Educación Fac. Ciencias Biblioteca Letras Colegio Máximo Fac. Medicina Politécnico Fac. CC. Políticas Centro de Doc. Científica Hospital Real Registros Tipología documental Monografía moderna Cambios de signatura 2000 Monografía moderna 3292 Monografía moderna 1277 Microformas y soporte digital 3500 folletos 4310 Monografía moderna 8500 Monografía moderna 2000 Fondo antiguo 900 Monografía moderna 450 Microformas y soporte digital 1600 Monografía moderna 5879 Monografía moderna 200 Microformas y soporte digital Monografias S. XIX y XX 600 Títulos de publicaciones periódicas finales del XIX y XX

2 Traductores 700 Monografía moderna 200 Monografías modernas en ruso (transcrito) TOTALES Monografías Cambios de ejemplar Infraestructura: El proceso se realizará en las instalaciones de cada biblioteca, para lo que se dispondrá la infraestructura física necesaria (Mobiliario, etiquetas de códigos de barras, material de sellado, etc.) así como el acceso a la herramienta de trabajo Millennium desde donde se nutrirá la base de datos. La BUG proporcionará a la empresa un CD-ROM con los manuales necesarios y creará las correspondientes claves de acceso y plantillas de introducción de datos. 3.- Proceso técnico: La introducción de los registros se realizará conforme a las pautas generales de catalogación de la BUG definidas en el Manual operativo de catalogación. Los registros se automatizarán a partir de las fuentes de información de los documentos originales. Creación de registros originales: Captura o creación de nuevos registros según lo especificado en el apartado 4.1. y creación del correspondiente registro/s de ejemplar Registros existentes en el catálogo: Actualización de la ubicación en el registro bibliográfico en caso de no constar en el mismo. Para el proceso técnico, se seguirán las pautas de número de registro y ejemplar así como la colocación de la etiqueta de código de barras establecida para cada centro. 4.- Pasos: Descripción: Comprobación que existe en el catálogo Adrastea el registro bibliográfico del documento a describir: En caso afirmativo (Duplicado): Completar información de ubicación si procede Si el documento no se encuentra: a) Captura del documento vía Z siguiendo este orden de preferencia: i) CBUA (Catálogo Colectivo de las Bibliotecas Universitarias de Andalucía). ii) Otros catálogos de Bibliotecas Universitarias Españolas. iii) Otros catálogos.

3 b) Una vez rellenados los distintos campos que conforman el registro se procederá a validar y verificar la información, para que las autoridades del registro se correspondan, en caso de existir en el sistema, con las ya admitidas o con el correspondiente registro de autoridad. c) La codificación de registros bibliográficos debe adecuarse a lo establecido en el anexo IV En caso de no localizar ningún registro bibliográfico para su captura, se procederá a la catalogación original directa sobre el sistema, teniendo en cuenta lo definido en los epígrafes b) y c) del apartado anterior (4.1.2), incluyendo las etiquetas de clasificación sistemática y temática Creación del registro de ejemplar: La creación del ejemplar contempla la codificación descrita en el anexo IV Registro de la signatura que figura en el documento o construcción de la misma a partir de las especificaciones definidas por cada biblioteca y según el documento R-P09 Pautas para la construcción de las signaturas. Asignación del código de barras en el campo COD BARR del registro de ejemplar. Identificación del tomo o volumen, si procede en el campo VOLUMEN Proceso técnico: Cada ejemplar deberá llevar: Sello de registro donde se recogerá el número de registro bibliográfico y el de ejemplar. Código de barras. Si se trata de una signatura de nueva construcción, sello topográfico donde se recogerá, a lápiz, la signatura. 5.- Contactos: La Empresa deberá nombrar a un coordinador del proyecto que será la persona de contacto para comunicados y solventar incidencias. Cada biblioteca designará un coordinador para las cuestiones que afecten a sus fondos. 5.- Seguimiento e incidencias técnicas. Las incidencias técnicas se canalizarán a través del Jefe de Servicio de la Biblioteca correspondiente o del Jefe de Servicio del Centro de Coordinación y Gestión del Sistema. 6.- Criterios de valoración: Valores añadidos a la catalogación 10% Plazos de cumplimiento 20% Oferta económica 35% Cualificación del personal asignado al proyecto.(conocimiento de la BUG) 20% Experiencia de la empresa en otras Universidades y con el sistema Millenium 15%

4 ANEXO IV De manera específica, el proceso de dicho fondo se adaptará a las siguientes pautas específicas: A. Relativas al registro bibliográfico: Ubicación: Todos los registros bibliográficos deben reflejar la ubicación del ejemplar en el campo Ubicación conforme a la siguiente lista fce Biblioteca de Ciencias de la Educación. fci Biblioteca de Ciencias. fla - Biblioteca Letras A. fbdad Biblioteca Dominguez Ortíz fbd Biblioteca Colegio Máximo. fme Biblioteca de la Facultad de Medicina. fps Biblioteca de Ciencias Políticas y Sociología. bpol Biblioteca del edificio Politécnico. cdc Biblioteca del Centro de Documentación Científica. bhr Biblioteca del Hospital Real. fti Biblioteca de Traductores e Intérpretes. BCODIGO3: -. Etiqueta 040: UGR Etiqueta 049: Siglas de la empresa catalogadora para todos los registros de nueva creación, nunca para aquellos que se hayan modificado o solo se les añada ejemplar. Descripción original o capturas: Adaptar la descripción a las pautas de catalogación de la Biblioteca Universitaria de Granada. B. Relativas al registro de ejemplar: Ubicación: fce Biblioteca de Ciencias de la Educación. fci Biblioteca de Ciencias. fla - Biblioteca Letras A. fbdad Biblioteca del Colegio Máximo. fbd Biblioteca Colegio Máximo. fme Biblioteca de la Facultad de Medicina. fps Biblioteca de Ciencias Políticas y Sociología. bpol Biblioteca del edificio Politécnico. cdc Biblioteca del Centro de Documentación Científica. bhr Biblioteca del Hospital Real. fti Biblioteca de Traductores e Intérpretes. C. Relativas al registro de fondos: Ubicación: bhr Biblioteca del Hospital Real Etiqueta 866 Existencias completando los años y números existentes para cada título.

5 ECODIGO1: 1 TIPO EJE: Obras anteriores a > 140 Raro o curioso. Obras posteriores 1940 (inclusive)-> 90 - Monografía PN. EJEMPLAR: Obras anteriores a 1940-> 6 Excluido del préstamo Obras posteriores a 1940 (inclusive)-> 9 Préstamo normal Signatura: Según lo establecido en las pautas de ordenación de la biblioteca. CLAUSULAS ESPECÍFICAS. A todos los efectos, sólo se considerará registro bibliográfico original aquel procedente de captura o catalogación que haya supuesto un nuevo número de registro en el sistema y vaya codificado en la etiqueta 040 con la codificación asignada a la empresa. La adecuación del campo UBICACIÓN del registro bibliográfico no se considera modificación ni mejora del registro bibliográfico. Se considerará nuevo registro de ejemplar toda aquella entrada de ejemplar cuyos registros bibliográficos se encuentren previamente catalogados en el sistema informático de la Biblioteca así como cada uno de los que superen la tercera unidad en registros bibliográficos de nueva catalogación. El cambio de signatura, supone la modificación, en los campos Ubicación Signatura de un registro de ejemplar ya existente.

6 Propuesta económica: Nuevo registro bibliográfico fondo moderno : Catalogación a partir de los datos del documento original, clasificación y control de autoridades, Registro de ejemplar y colocación de código de barras preimpreso y sello de documento y ejemplar. Nuevo registro bibliográfico fondo antiguo : Catalogación a partir de los datos del documento original, clasificación y control de autoridades, Registro de ejemplar y anotación a lápiz de los números de registro (documento y ejemplar). Nuevo registro bibliográfico de Publicaciones periódicas: Catalogación a partir de los datos del documento original, clasificación y control de autoridades, Registro de fondos. Nuevo registro de ejemplar: Enlace de un registro de ejemplar a un bibliográfico ya existente y aquellos ejemplares que superen la cuarta copia de un registro bibliográfico nuevo, colocación de código de barras preimpreso y sello de documento y ejemplar Cambio de signatura: Modificación, en los campos Ubicación Signatura de un registro de ejemplar ya existente (IVA incluido) 7.80 (IVA incluido) 6.80 (IVA incluido) 1.00 (IVA incluido) 0.50 (IVA incluido) Cláusula específica: En el presupuesto máximo de licitación se han contado todos los fondos como nuevos registros bibliográficos, pues a priori no se puede saber si son nuevos registros bibliográficos o nuevos registros de ejemplar. Una vez concluido el trabajo y ya se sepa si han sido nuevos registros bibliográficos o de ejemplar, se facturará de acuerdo al número de los mismos según está tabla. PROPUESTA DE PLAZOS: Máximo de 22 meses desde el inicio del trabajo.