Manual de Ayuda. Identificación o pre registro de cartas certificadas. Manual de ayuda de pre registro de cartas certificadas

Transcripción

1 Identificación o pre registro de cartas certificadas Manual de Ayuda 1

2 Contenido 1 Descripción del servicio... 3 Paso1. Inicio... 3 Paso 2. Envíos Paso 3. Resumen Paso 4. Pago Paso 5. Impresión Productos que pueden darse de alta en el servicio Paso 1. Inicio Pon nombre a tu envío Paso 2. Envíos Carga manual de información de destinatarios Añadir desde fichero Importar destinatarios anteriores Paso 3. Resumen Paso 4.Pago Elección del medio de pago Aceptación de las condiciones del servicio Impresión de Documentos Etiquetas Sobres Aviso de recibo Fichero de generación de etiquetas Requisitos de impresión Tiempo máximo para la entrega en oficina desde el pre-registro Tarifas

3 1 Descripción del servicio El servicio de Identificación de Cartas Certificadas permite confeccionar una relación de cartas certificadas a través de Internet, mediante la identificación de las cartas que la componen, agilizando de esta forma la posterior admisión en las oficinas postales. Como resultado de este servicio se obtendrá un listado con la relación de cartas certificadas (manifiesto y manifiesto detallado) y unas etiquetas, que podrá adherir a las cartas o imprimir directamente en los sobres. Estas etiquetas contienen un código de barras que identifican cada carta certificada, de acuerdo con los requerimientos de admisión en las Oficinas Postales de Correos. Para facilitar la gestión de envíos, la Oficina Virtual de Correos ofrece la posibilidad de que el alta de los destinatarios se efectúe mediante un fichero de texto con un formato predefinido, agilizando de esta forma el proceso de confección de la relación. Este fichero se podrá generar con herramientas ofimáticas (MS Excel o MS Access) guardando el fichero con sus destinatarios, con los campos y el orden que aparece en la Ayuda on line, como de tipo texto (.txt) separado por tabuladores cumpliendo el formato predefinido. El proceso para la confección de una relación de cartas certificadas consta de los siguientes pasos: Paso1. Inicio Se identifica inequívocamente el envío y la provincia de admisión. Paso 2. Envíos. Se incluyen los destinatarios o se cargan desde fichero. Paso 3. Resumen. Se valida la información de la relación de envío. Paso 4. Pago. Se realizará el proceso de pago por tarjeta o Paypal, además de poder cargarlo a un contrato o pagarlo en persona cuando de depositen en la oficina de admisión de Correos. Paso 5. Impresión. Se imprimen las etiquetas y sobres, y avisos de recibo si los hubiera, para entregar en el momento de la admisión. Para clientes con contrato, además se generaran para su impresión el Manifiesto y el Manifiesto detallado con la relación de envíos a depositar. 3

4 2 Productos que pueden darse de alta en el servicio Los productos que se pueden registrar a través del servicio son las cartas certificadas nacionales e internacionales, urgentes y ordinarias. Accede a pre-registrar cada uno de los productos desde la sección Mi Cuenta de la Oficina Virtual o desde la web de Correos, desde cada uno de los productos pulsando el botón Acceso a. 3 Paso 1. Inicio. El primer paso del proceso consiste en dar de alta la relación de cartas certificadas. 3.1 Pon nombre a tu envío Todo envío de cartas certificadas tendrá asignado un identificador que se corresponde con el valor del campo Referencia. Tendrá asignado un valor por defecto, pero se podrá cambiar por cualquier otro que le pueda resultar más aclarativo. A continuación complete el campo Provincia de admisión para identificar la provincia en la que va a depositar sus envíos. Los cálculos de tarifas que aparecerán como ayuda en la columna de la derecha o como resumen del envío estarán sujetos a este valor. En el caso de envíos internacionales, indica el País de envíos de las cartas. No olvides consultar en la web de Correos las características de los envíos internacionales y las restricciones en el envío de materiales peligrosos. 4 Paso 2. Envíos. En este paso se recogen y registran los datos de los destinatarios a los cuales se les va a remitir las cartas certificadas correspondientes. Estos datos se podrán realizar de forma manual, cargarlos a través de fichero o seleccionarlo de destinatarios anteriores. Este proceso puede iniciarse y concluirlo en otro momento, desde la opción de Mi Cuenta. Igualmente podrán exportarse los listados de envíos en formato fichero o enviarse por Carga manual de información de destinatarios Los datos que se pueden incluir de los destinatarios son los siguientes: 4

5 Nombre, primer y segundo apellido o nombre de empresa (el nombre de empresa o el nombre y primer apellido es obligatorio). Tipo y número de documento. Dirección, con los datos de Tipo de via, nombre, número, bloque, portal, piso, escalera y puerta. (Nombre de vía es obligatorio). Código Postal, Localidad y Provincia, con la posibilidad de elegirlo a partir de localidad o código postal de forma automática (datos obligatorios). Referencia de cada envío. Peso en gramos del envío unitario (datos obligatorios). Los servicios adicionales del servicio que se podrán contratar son: Aviso de recibo, Reembolso (en cuenta, en domicilio, apartado postal o en oficina), para las no urgentes Valor declarado, Gestion del DUA para envíos comerciales internacionales (solo para clientes con contrato), y, próximamente la Prueba de Entrega Electrónica. (NOTA: Para envíos internacionales y dependiendo del País, estos servicios pueden no estar disponibles) Cada destinatario se corresponde con un envío, por lo que en el caso de que a uno de ellos se le envíen varias cartas, será necesario registrarlo tantas veces como envíos tenga. Una vez haya finalizado el proceso de alta de destinatario, pulse Aceptar para acceder a la siguiente fase del proceso. 4.2 Añadir desde fichero. Seleccionando esta pestaña se podrá cargar los datos de los destinatarios con un fichero de texto, y adicionalmente si lo desea, los elementos caracterizadores de cada envío (Tramo de peso). Para ello, seleccione en el campo correspondiente el fichero de texto que contiene los datos de los destinatarios. La búsqueda y selección de este fichero se realiza pulsando el botón Iniciar carga del documento. El número máximo de envíos que puede contener el fichero es de 300 contactos. Si desea cargar los datos de los destinatarios, deberá incluir sus datos identificativos en cualquiera de las 2 plantillas Excel que se adjunta (formato fichero de destinatarios o formato único de envíos). No olvide exportar los datos del Excel en formato txt antes de continuar. Una vez haya seleccionado el fichero pulse Aceptar y accederá a la siguiente fase del proceso, Resumen, donde podrá caracterizarlos en caso de que no lo hubiera hecho en el archivo de carga de destinatarios. Si el fichero ".txt" se detectasen errores en algunos de los destinatarios, estos no se añadirán a la 5

6 relación, y se mostrará un aviso con los destinatarios erróneos no exportados. Podrá consultar el detalle de éstos pulsando el link que aparece en el aviso. Si desea revisar la lista de destinatarios exportada pulse Volver Atrás. En ese momento podrá modificar la lista de destinatarios exportada, bien de forma manual o bien añadiendo o reemplazando estos destinatarios con un nuevo fichero de texto. El fichero de destinatarios podrá generarse con herramientas ofimáticas (MS Excel o MS Access) guardando el fichero con sus destinatarios, con los campos y el orden que aparece en la Ayuda on line, como de tipo texto (.txt) separado por tabuladores. 4.3 Importar destinatarios anteriores Con esta opción, se permiten recuperar los anteriores destinatarios que se hayan utilizado para realizar este tipo de envíos. El formulario de búsqueda podrá realizar la búsqueda con los siguientes datos: Nombre Apellidos Empresa Referencia del envío Localidad Código Postal Una vez que se hayan identificado los criterios de búsqueda, y se haya dado al botón Buscar, se presentarán en pantalla los datos de los destinatarios que cumplan los criterios. Una vez que se haya realizado la carga de destinatarios, aparecerá en pantalla un listado de destinatarios, los cuales se podrán elegir o no para incorporarlos dentro de esta emisión. Si alguno de sus envíos supera los gramos, este no será admitido dentro de la relación. 5 Paso 3. Resumen En este paso se puede ver un resumen de los destinatarios y las características, al igual que el precio total del envío. Para el resto de datos relativos al remitente, se puede realizar una modificación de la dirección y nombres del remitente. Los datos modificables son todos los relativos al emisor de las cartas certificadas, y puede ser aplicable para un envío en particular o para todo el lote del envío. Además, también permite ver un resumen detallado de los destinatarios incluidos en el envío. En este resumen detallado, se pueden ver los costes del detalle de cada uno de los envíos y sus servicios incorporados. También se requiere la aceptación del uso comercial de los datos introducidos por parte del cliente. Aunque sea poco habitual para este tipo de servicio postal, se podrían incluir códigos promocionales 6

7 que podrían hacer descuentos en este envío en cuestión. Si fuera necesario, se podría almacenar la información del envío para concluirla en otro momento. Esto se puede hacer si se pulsa en enlace Concluir envío más tarde. 6 Paso 4.Pago En este paso se deben realizar 2 acciones: 1. Elección del medio de pago 2. Aceptación de las condiciones del servicio. 6.1 Elección del medio de pago. Las opciones de pago comunes para todos los usuarios son las siguientes: Pago con tarjeta de crédito o debito. A partir de este punto se entra en el túnel de pago del TPV virtual de la entidad colaboradora de Correos. Pago con Paypal. Se permite el pago utilizando cualquier forma o medio de pago inmerso en la pasarela de pago propia de Paypal. Pago en m e t á l i c o e n u n a oficina de Correos a la entrega de las cartas certificadas. En el caso de ser un usuario registrado y con contrato y anexo, se permite además la opción al usuario de Pago con cargo a contrato de Correos, en donde podrá seleccionar su contrato y detallable (la facturación se realizará con cargo a este contrato). Si usted dispone de contrato, y no puede ver esta opción, consulte con su asesor comercial o llame al servicio de Atencion al cliente para que le activen este medio de pago antes de registrar los envíos (no podrá depositar envíos con cargo a su contrato si no ha marcado aquí, como medio de pago, esta opción). Como recordatorio, con esta operativa, no se pueden utilizar los albaranes de entrega utilizados con anterioridad, ya que se registrarán los envíos de forma unitaria en la admisión de oficina. En el caso de elegir pago con tarjeta o a través de Paypal, se puede dar la opción de pedir la factura en el momento de pago. 6.2 Aceptación de las condiciones del servicio. Se deben aceptar las condiciones del servicio marcando el checkbox existente al respecto. Si se desean, se pueden leer en el enlace marcado como condiciones de servicio 7 Impresión de Documentos Una vez finalizado el proceso de compra, se presenta la pantalla con los productos predefinidos para su uso y posterior entrega en la oficina de admisión. Estos elementos se pueden: 7

8 imprimir 1 a 1 o todos integrados en un único PDF autocontenidos (no es necesario ninguna instalación de fuentes externas), descargar como fichero txt enviarlo por correo electrónico a la cuenta definida con anterioridad por el usuario. Esta cuenta puede ser modificada para un envío en particular, pero por defecto aparecerá la dirección registrada de su usuario de conexión. En el caso de que contratara la gestión del DUA con Correos, deberá completar la información requerida para generar el DCAF ( Escrito de Solicitud de DUA de Exportación y Autorización de despacho y Representación ): contrato y detallable, nombre dl destinatario, destino, número de envíos, localidad de firma, y dni y nombre del firmante. Para hacer esta funcionalidad de envío de correo electrónico debe elegir el botón denominado Enviar por . Si desea imprimir de forma completa todos los documentos generados, debe dar al botón denominado Imprimir todo. Si se desea ir imprimiendo de forma independiente, se generarán los siguientes elementos: 7.1 Etiquetas Los envíos certificados registrados a través de Internet y depositados en las oficinas de Correos, deberán estar correctamente identificados mediante unas etiquetas con las siguientes características: Logotipo de Correos. Código de Barras: Mediante este código se identificará de forma única a cada uno de los envíos. Destinatario: Dentro de la etiqueta deberán figurar los datos del destinatario. En su proceso de impresión se puede elegir un orden definido por los siguientes parámetros: código postal empresa apellidos orden de inserción referencia Además, si se tienen rollos de pegatinas utilizadas por su impresora, puede elegir desde que posición desea imprimir, de manera que se ahorrarán listas de etiquetas. Como recordatorio, incidir que deben estar pegadas a los elementos a enviar en el momento de recepción en la oficina de admisión. 7.2 Sobres Como otra posibilidad, se permite la impresión de la emisión de la información imprimiendo 8

9 directamente el sobre. De esta forma, todos los datos necesarios están incorporados dentro de los datos impresos. Cuando se elige la impresión del sobre, se debe seleccionar que tipo de sobre normalizado se van a utilizar. Para este servicio, los sobres posibles son los siguientes: Modelo Modelo C65 Modelo B6 Modelo B5 Modelo C4 Dimensión (alto x largo) 114x229mm 125x176mm 176x250mm 229x324mm Se puede elegir la posibilidad de realizar la impresión de los datos del emisor y del receptor. Si se elige esta opción, aparecerán los datos de contacto del usuario que realiza la acción, aunque se puede modificar estos datos y cambiarse por los que el usuario estime oportuno. Además, se puede elegir la ordenación de la impresión del sobre por los siguientes criterios: código postal empresa apellidos orden de inserción referencia 7.3 Aviso de recibo Como servicio de valor añadido incorporado al propio producto de cartas certificadas, se encuentra el aviso de recibo. Este servicio consiste en remitir al emisor un documento acreditativo de que la carta ha sido entregada. En la impresión de este recibí, se puede seleccionar a partir de qué posición se quiere comenzar la impresión, ya que de esta manera se aprovechan las hojas utilizadas no completadas en anteriores ocasiones para esta impresión. Además, también se puede ordenar la impresión de estos acuses por los siguientes criterios. código postal empresa apellidos orden de inserción referencia 7.4 Fichero de generación de etiquetas. Este producto es para usuarios que desean imprimir las etiquetas en sus propios sistemas. Para este 9

10 tipo de usuarios, se genera un fichero de texto plano con la información que es necesaria para la impresión en sus propios sistemas. Se descarga bajo petición (no se imprime al seleccionar Imprimir todo ) y como resultado se obtiene un fichero con formato TXT con los campos diferenciados por tabuladores. Se incorpora una cabecera donde se detalla los datos manejados. 7.5 Requisitos de impresión. Antes de realizar la impresión, asegúrese de que su ordenador tiene instalado el programa Acrobat Reader y una impresora láser. Todo ello se puede obtener en la página de la web de Correos ( en la siguiente sección Atención al Cliente =>Guías de ayuda e información => Software y encontrar un enlace de descarga gratuita de este producto. 7.6 Tiempo máximo para la entrega en oficina desde el pre registro. Cuando se realiza un proceso de identificación de cartas certificadas, se tiene hasta el 31 de enero del año siguiente al cual se realiza su contratación. A partir de este momento, se realizará un cobro por el cambio de la tarifa del producto contratado, hasta un máximo de un año de su contratación. Una vez realizado la entrega de tus envíos etiquetados en las oficinas o centros de admisión de Correos, podrás realizar el seguimiento de tus envíos desde las opciones Consulta mis envíos y Consulta mis reembolsos de Mi Cuenta. 8 Tarifas En esta página podrá consultar las tarifas de las cartas certificadas. El cálculo del precio de un envío certificado se realiza de forma automática, a partir de su tramo de peso y su destino. 10