PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN Y REGISTRO DE BIENES INSTRUMENTALES DE CANCILLERÍA (PR-DGBIRM-06)

Transcripción

1 PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN Y REGISTRO DE BIENES INSTRUMENTALES DE CANCILLERÍA ()

2 DIRECCIÓN GENERAL DE PROGRAMACIÓN, ORGANIZACIÓN Y PRESUPUESTO. Emb. Patricia Espinosa Cantellano. Secretaria. Lic. Julio Camarena Villaseñor. Oficial Mayor. Ing. Luis Mariano Hermosillo Sosa. Director General de Programación, Organización y Presupuesto. Lic. Bernardo Netzahualcóyotl Alcántara García. Director General de Bienes Inmuebles y. Lic. Jesús Manuel Ponce Salas. Director General Adjunto de Adquisiciones y Control de Bienes - DGBIRM. Lic. Mónica Pérez López. Directora General Adjunta de Organización, Soporte Operativo y Contabilidad - DGPOP. Lic. José Arturo Valor Flores. Director de Control de Bienes Muebles - DGBIRM. Lic. Victoria Díaz Uribe. Subdirectora de Inventarios - DGBIRM. Lic. Carlos Raúl Zepeda Cisneros. Jefe de Departamento de Inventarios al Exterior - DGBIRM. Dictaminó: Lic. Berenice Bonilla Rojas. Subdirectora de Organización - DGPOP. Lic. Elizabeth González Díaz. Enlace de alta responsabilidad - DGPOP. Enero de Versión 1.0

3 Página: 3 de Propósito del procedimiento. Contar con un instrumento de apoyo administrativo que permita conocer las actividades necesarias para la recepción y registro en el Sistema de Administración de Inventarios de los bienes instrumentales de la Cancillería. 2. Alcance. El presente procedimiento aplica a la Dirección General de Bienes Inmuebles y ; a la Dirección General Adjunta de Adquisiciones y Control de Bienes; a la Dirección de Control de Bienes Muebles; a la Subdirección de Inventarios y Almacenes; y al Departamento de Inventarios y Almacenes; a las unidades administrativas, y a las delegaciones metropolitanas y foráneas de la Secretaría de Relaciones Exteriores. 3. Marco Jurídico. Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. Ley General de Bienes Nacionales. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y su Reglamento. Reglamento Interior de la Secretaría de Relaciones Exteriores. Normas generales para el registro, afectación, disposición final y baja de bienes muebles de la Administración Pública Federal Centralizada. Lineamientos generales para la administración de almacenes de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. Lineamientos de atribuciones y funciones de las coordinaciones administrativas de la Secretaría de Relaciones Exteriores. Políticas, bases y lineamientos en materia de adquisiciones, arrendamientos y servicios para la Secretaría de Relaciones Exteriores. Catálogo de Bienes Muebles (CABM). 4. Responsabilidades. La Subdirección de Inventarios y Almacenes, y el Departamento de Inventarios y Almacenes son responsables de la elaboración, actualización y aplicación del presente procedimiento. La Dirección General Adjunta de Adquisiciones y Control de Bienes y la Dirección de Control de Bienes Muebles son responsables de la supervisión del cumplimiento del presente procedimiento, así como de su correcta aplicación.

4 Página: 4 de Definiciones. Almacén de bienes instrumentales: Espacio destinado para el resguardo de bienes instrumentales. A vistas: Recepción de los bienes instrumentales entregados por el proveedor, a reserva de ser verificados por el área solicitante y de que ésta dé su visto bueno. Bienes instrumentales: Se denomina bien instrumental a los considerados como implementos o medios para el desarrollo de las actividades que realizan las dependencias, siendo susceptibles de la asignación de un número de inventario y resguardo de manera individual, dada su naturaleza y finalidad en el servicio. CABM: Catálogo de Bienes Muebles de la Secretaría de la Función Pública. Coordinaciones administrativas: Las señaladas en el punto V. Estructura y Organización de los Lineamientos de atribuciones y funciones de las coordinaciones administrativas de la Secretaría de Relaciones Exteriores. Delegaciones: Órganos administrativos desconcentrados adscritos a la Secretaría de Relaciones Exteriores dependientes de la Dirección General de Delegaciones. Pedido-contrato: Documento que utiliza la Dirección de Adquisiciones y Contrataciones, para formalizar las adjudicaciones que se realizan a través de los diversos procedimientos de compra. SAI: Sistema de Administración de Inventarios en el cual se registran los datos de identificación cualitativa de los bienes instrumentales, número de inventario, unidad administrativa o delegación a la que está asignado el bien, etc. Sanción: Pena económica impuesta por la Secretaría al proveedor por atraso en el cumplimiento de las condiciones pactadas en la entrega de bienes. Tarjeta de resguardo: Documento que tiene por objeto controlar la asignación individual de los bienes, su identificación, así como los datos del servidor público responsable del resguardo, quien firmará la tarjeta respectiva. Unidades Administrativas (UA): Cualquier unidad responsable u órgano administrativo desconcentrado que se menciona en el artículo 5º del Reglamento Interior de la Secretaría de Relaciones Exteriores. Valor de adquisición: Costo unitario del bien registrado en la factura, sin considerar el Impuesto al Valor Agregado (IVA). DAC: Dirección de Adquisiciones y Contrataciones. DGPOP: Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto. DCBM: Dirección de Control de Bienes Muebles. SIA: Subdirección de Inventarios y Almacenes.

5 Página: 5 de Método de trabajo Políticas y lineamientos. 1. Cuando se establezca en el pedido-contrato, la Subdirección de Inventarios y Almacenes será la responsable de recibir, revisar y resguardar en el Almacén de bienes instrumentales, los bienes adquiridos por la Secretaría. 2. En casos excepcionales y justificados, la Dirección General de Bienes Inmuebles y Recursos Materiales podrá autorizar la recepción del bien en un lugar distinto al Almacén de bienes instrumentales, en cuyo caso se liberará la factura hasta que se haya verificado la entrega o el Coordinador Administrativo de la unidad requirente de manera indelegable asuma por escrito la responsabilidad de la recepción. 3. En la recepción de bienes informáticos o de comunicación, invariablemente se deberá contar con el visto bueno de la Dirección General de Tecnologías de Información e Innovación, independientemente del área requirente. 4. La Subdirección de Inventarios y Almacenes deberá verificar las características y cantidades establecidas en el pedido-contrato en el momento de la entrega de los bienes instrumentales adquiridos por la Secretaría. Para la recepción se deberá contar con el original del pedidocontrato y original de la factura y/o nota de remisión del proveedor, éstas últimas deberán ser firmadas de visto bueno por la unidad administrativa requirente. 5. El Titular de la Delegación o Coordinador Administrativo será el responsable de la recepción de los bienes en las delegaciones (quienes en su momento deberán remitir la factura y documentación correspondiente a la Dirección General de Bienes Inmuebles y Recursos Materiales, y a la Coordinación Administrativa de la Oficialía Mayor). 6. No serán resguardados en el Almacén de bienes instrumentales aquellos bienes que no cumplan con las características solicitadas en el pedido-contrato, ni se recibirán bienes si no se cuenta con la copia original del pedido-contrato suscrito. 7. Se deberán registrar y asignar en el Sistema de Administración de Inventarios todos los bienes instrumentales adquiridos por la Secretaría a fin de asignar el número de inventario y área responsable de su resguardo. 8. Las coordinaciones administrativas deberán reasignar directamente los bienes al personal usuario, notificándolo a la Dirección General de Bienes Inmuebles y. 9. Los movimientos internos de bienes instrumentales, así como las bajas deberán ser reportados por escrito (a través de los formatos autorizados) a la Dirección General de Bienes Inmuebles y a través de las coordinaciones administrativas correspondientes. 10. Los bienes factibles de registrarse en el Sistema de Administración de Inventarios son aquéllos considerados como bienes instrumentales de acuerdo con el Catálogo de Bienes Muebles (CABM) emitido por la Secretaría de la Función Pública, que sean propiedad de la Federación y estén al servicio de la Secretaría de Relaciones Exteriores, independientemente de la forma de adquisición (compra, donación, transferencia, etcétera).

6 Página: 6 de No deberán ser registrados en el SAI, aquellos bienes que sin ser propiedad de la Federación, están bajo la responsabilidad de la Secretaría de Relaciones Exteriores por mérito de convenio o contrato. Siendo las coordinaciones administrativas las que mantengan el control interno de los bienes, de acuerdo con las estipulaciones del convenio o contrato respectivo. 12. El registro en el Sistema de Administración de Inventarios se efectúa una sola vez, al adquirirse u obtener la posesión del bien. 13. A los bienes instrumentales debe asignárseles un número de inventario integrado por los dígitos del ramo presupuestal, la clave que le corresponda de acuerdo al Catálogo de Bienes Muebles y el número progresivo correspondiente. 14. El número de inventario será el registro de control y de identificación cuantitativa del bien, que se señalará de forma documental y en el propio bien, a través de etiquetas con código de barras. La Subdirección de Inventarios y Almacenes deberá emitir y asignar dicho número. 15. La Subdirección de Inventarios y Almacenes deberá emitir la etiqueta con código de barras que identifica al bien instrumental con su número de inventario. Todos los bienes bajo resguardo de la Secretaría, inclusive los que se encuentren en el Almacén de bienes instrumentales, sean nuevos o usados, deberán de contar con su etiqueta adherida correspondiente, que permita su identificación. 16. Los bienes deben ser registrados en el Sistema de Administración de Inventarios a valor de adquisición. En caso de no conocerse el registro del valor de adquisición de algún bien, éste podrá ser asignado para fines administrativos de inventario por el responsable de la Dirección General de Bienes Inmuebles y, considerando el valor de otros bienes con características similares o el que se obtenga a través de otros mecanismos que se juzguen pertinentes. Cuando la posesión del bien se obtiene por otro procedimiento que no es la adquisición, el registro se realiza de acuerdo con lo estipulado en el acta o contrato suscrito. 17. El valor del bien se registra para efectos contables y no necesariamente representa su valuación para efectos de recuperación o reposición. 18. Los bienes instrumentales que se localicen en el Almacén de bienes instrumentales no tendrán tarjetas de resguardo. 19. Es responsabilidad del Subdirector de Inventarios y Almacenes llevar a cabo muestreos aleatorios de las existencias de los bienes instrumentales que se localicen en el Almacén de bienes instrumentales.

7 Página: 7 de Descripción de actividades. Paso Responsable Actividad 1. Dirección de Control de Bienes Muebles Recibe de la Dirección de Adquisiciones y Contrataciones el pedido-contrato y lo turna a la Subdirección de Inventarios y Almacenes para que reciba los bienes de acuerdo al pedido-contrato. Documento de trabajo (Clave) - 2. Subdirección de Inventarios y Almacenes Recibe el pedido-contrato y programa la fecha de entrega del bien con el proveedor y la unidad administrativa requirente para que acudan al Almacén de bienes instrumentales para la recepción dentro del plazo establecido en el pedido-contrato Recibe los bienes instrumentales, solicitando al proveedor la entrega de la nota de remisión o factura para la recepción. - Nota: En caso de que el responsable de la unidad administrativa requirente, no se presente el día de la entrega para que proporcione el visto bueno, la Subdirección de Inventarios y Almacenes recibirá los bienes con sello A vistas. 4. Verifica que las cantidades, especificaciones técnicas y estado físico en el que se reciben los bienes, sean conforme al pedido-contrato y en su caso con las muestras presentadas Los bienes cumplen con las especificaciones establecidas en el pedido-contrato? No: Continúa con la actividad número 6. Sí: Continúa con la actividad número Rechaza la recepción de los bienes, elabora nota o correo electrónico indicando los motivos de su rechazo y lo envía a las Direcciones de Adquisiciones y Contrataciones; y de Control de Bienes Muebles, a fin de que el proveedor realice las modificaciones necesarias. - - Nota o correo electrónico. Regresa a la actividad número 3.

8 Página: 8 de 16 Paso Responsable Actividad 7. Subdirección de Inventarios y Almacenes Verifica que la nota de remisión o factura cumpla con la siguiente información: - Descripción del bien, - Cantidad, - Precio unitario, - Valor total de los bienes, - Números de serie, - Datos fiscales de la Secretaría. Documento de trabajo (Clave) - 8. Cumple la nota de remisión o factura con las especificaciones requeridas? No: Continúa con la actividad número 9. Sí: Continúa con la actividad número Informa mediante correo electrónico el incumplimiento de las especificaciones a las Direcciones de Adquisiciones y Contrataciones; y de Control de Bienes Muebles. Nota: Los bienes quedan en resguardo y se envía la factura con las especificaciones correspondientes al proveedor para su corrección. - - Correo electrónico. Regresa a la actividad número Verifica que el proveedor haya entregado los bienes dentro del plazo establecido en el pedido-contrato Los bienes fueron entregados a tiempo? No: Continúa con la actividad número 12. Sí: Continúa con la actividad número Sella la nota de remisión o factura con la leyenda Sanción y entrega al proveedor copia del documento. Continúa con la actividad número 14. -

9 Página: 9 de 16 Paso Responsable Actividad 13. Subdirección de Inventarios y Almacenes Sella la nota de remisión o factura con la leyenda Recibido y entrega al proveedor copia del documento. Nota: Si el proveedor entrega los bienes instrumentales con la factura original una vez sellada y con visto bueno del requirente, se gestionará el pago correspondiente. Documento de trabajo (Clave) Remite el original de la factura mediante atenta nota a la Dirección de Adquisiciones y Contrataciones. Nota: En caso de que el proveedor presente nota de remisión, éste deberá emitir la factura correspondiente. - - Atenta nota. 15. Registra el bien en el Sistema de Administración de Inventarios asignando el número de inventario de acuerdo con el Catálogo de Bienes Muebles Imprime la etiqueta con código de barras para que sea colocada en el bien, o en su caso, la remite a la Delegación Foránea para su colocación. - - Etiquetas. 17. Genera el reporte de bienes registrados en el Sistema de Administración de Inventarios por factura Remite mediante atenta nota el pedido-contrato a la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto. 19. Archiva documentación en el expediente correspondiente. - - Atenta nota. - - Atenta nota. Fin de procedimiento.

10 Página: 10 de Diagrama de flujo (continúa). INICIO Recibir de la DAC el pedidocontrato, turnar a la SIA para recibir los bienes de acuerdo al pedido-contrato. 1 Recibir el pedido-contrato y programar la fecha de entrega del bien con el proveedor y la UA requirente para acudir al almacén. 2 Recibir los bienes instrumentales, solicitar al proveedor la entrega de la nota de remisión o factura para la recepción. 3 Nota: En caso de que el responsable de la unidad administrativa requirente, no se presente el día de la entrega para que proporcione el visto bueno, la Subdirección de Inventarios y Almacenes recibirá los bienes con sello A vistas. Verificar que las cantidades, especificaciones técnicas y estado físico en el que se reciben los bienes, sean conforme al pedido-contrato. 4 Los bienes cumplen con las especificaciones establecidas en el pedido -contrato? 5 NO Rechazar la recepción de los bienes, elaborar nota o correo electrónico indicar los motivos de su rechazo y enviar a las DAC y DCBM. 6 SÍ 3 Nota o correo electrónico. 7

11 Página: 11 de Diagrama de flujo (continúa). Verificar que la nota de remisión o factura cumpla con los requisitos. 7 Cumple la factura o nota remisión con las especificaciones requeridas? 8 NO Informar mediante correo electrónico el incumplimiento de las especificaciones a la DAC y DCBM. 9 Nota: Los bienes quedan en resguardo y se envía la factura con las especificaciones correspondientes al proveedor para su corrección. SÍ Verificar que el proveedor haya entregado los bienes dentro del plazo establecido en el pedido-contrato Correo electrónico. Los bienes fueron entregados a tiempo? 11 SÍ NO Sellar la nota de remisión o factura con la leyenda Sanción y entregar al proveedor copia del documento Sellar la nota de remisión o factura con la leyenda recibido y entregar al proveedor copia del documento. 13 Nota: Si el proveedor entrega los bienes instrumentales con la factura original una vez sellada y con visto bueno del requirente, se gestionará el pago correspondiente. 14

12 Página: 12 de Diagrama de flujo. Remitir el original de la factura mediante atenta nota a la DAC. 14 Nota: En caso de que el proveedor presente nota de remisión, éste deberá emitir la factura correspondiente. Atenta nota. Registrar el bien en SAI, asignar el número de inventario de acuerdo con el CABM. 15 Imprimir la etiqueta con código de barras para ser colocada en el bien, o en su caso, la remite a la Delegación Foránea para su colocación. 16 Etiquetas. Generar el reporte de bienes registrados en el SAI por factura

13 Página: 13 de 16 Remitir mediante atenta nota el pedido-contrato a la DGPOP. 18 Archivar documentación en el expediente correspondiente. Atenta nota. 19 Atenta nota. FIN

14 Página: 14 de Anexo.

15 Página: 15 de 16 Pedido - contrato

16 Página: 16 de 16

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