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2 SAP Business One...To Go 2007 por SAP AG. Todos los derechos reservados. SAP, R/3, mysap, mysap.com, xapps, xapp, SAP NetWeaver y otros productos y servicios de SAP aquí mencionados, así como sus logotipos correspondientes, son marcas comerciales o marcas registradas de SAP AG en Alemania y en otros países del mundo. Todos los demás nombres de productos o servicios que se mencionan son marcas comerciales o marcas registradas de sus respectivos propietarios. Los datos contenidos en este documento sólo son a título informativo. Las especificaciones del producto pueden variar en cada país. Estos materiales están sujetos a modificaciones sin aviso. Estos materiales son suministrados por SAP AG y sus empresas afiliadas ( Grupo SAP ) solamente a título informativo, sin ninguna declaración ni garantía de ningún tipo, y el Grupo SAP no se hace responsable de ningún error u omisión respecto a los materiales. Las únicas garantías de productos y servicios del Grupo SAP son las que se detallan en las declaraciones de garantía expresas que acompañan dichos productos y servicios, si las hubiera. Nada de lo indicado en este documento debe interpretarse como constituyente de una garantía adicional.

3 Contenido Qué es SAP Business One?... 1 Más que una solución puntual... 1 Exhaustivo e integrado... 1 Una aplicación para todos... 2 Innovación para la pequeña y mediana empresa... 3 Los retos que afrontan las pequeñas y medianas empresas... 3 Vacío de información... 3 Vacío de procesos... 3 Soluciones de múltiples puntos... 4 Cómo afronta los retos SAP Business One... 4 Un enfoque único... 5 Una solución integrada... 5 Procesos empresariales optimizados... 5 Acceso instantáneo a la información... 5 Personalizable y adaptable... 6 Diseñado exclusivamente para la pequeña y mediana empresa y con el respaldo de SAP... 6 Finalidad de este libro... 6 Introducción...10 Entender la personalidad de SAP Business One Creación de documentos a partir de partes reutilizables Apertura de documentos mediante el menú principal Estructura de transacciones y procesos de la información en SAP Business One Preguntas para incrementar la comprensión Conocer dónde se encuentra...15 La ventana principal El menú principal de SAP Business One La barra de menús y los menús desplegables La barra de herramientas La barra de estado Ventanas de documento Modos de operación de ventana Menú contextual Detalles de fila Encontrar lo que busca Búsqueda de interlocutores comerciales y artículos Uso de las flechas de la barra de herramientas para buscar documentos Llegar a donde desea ir Navegación con la flecha naranja Arrastrar y vincular Menú de usuario y accesos directos definidos por el usuario Opciones de visualización SAP Business One To Go i

4 Opciones de formulario Personalización de los nombres de campo Añadir campos y tablas definidos por usuario Rellenar campos con búsquedas formateadas Encontrar respuestas a sus preguntas Ayuda en línea Portal de clientes de SAP Business One Visión general de la contabilidad financiera...34 Configuración de la contabilidad financiera...37 Paso 1: Configuración de los períodos contables Paso 2: Definición de los segmentos contables Paso 3: Creación del plan de cuentas Gestión de divisas Paso 4: Creación de las determinaciones de cuentas de mayor Procedimiento básico Paso 5: Migración de datos anteriores Configuración de proveedores del formulario 1099 (Estados Unidos) Realización de procedimientos diarios...44 Contabilización de asientos de diario manuales Realización de contabilizaciones periódicas Uso de modelos de contabilización Uso de documentos preliminares Actualización de registros...47 Anulación de transacciones Edición de cuentas de mayor Edición de los datos del formulario 1099 (Estados Unidos) Procedimientos de cierre...50 Lista de verificación de cierre del ejercicio Entrada y salida de pagos Entrada de pagos Creación de entrada de pagos para facturas específicas Creación de entrada de pagos en cuenta Salida de pagos Asistente de pagos Impresión de cheques Contabilidad de costes...55 Cómo se utilizan las reglas de distribución? Presupuestación...57 Escenarios de presupuestos Métodos de distribución del presupuesto Consultas e informes...60 Cómo se utilizan los datos maestros en SAP Business One Diferentes tipos de registros de datos maestros Valores predefinidos y propuestos SAP Business One...To Go ii

5 Datos maestros y documentos Datos maestros y determinación de cuentas de mayor Cómo se utilizan los datos maestros en los informes Proceso de creación y gestión de datos Configuración de valores predefinidos y propuestos para datos maestros Creación de datos maestros de interlocutor comercial...71 Ventana de datos maestros de interlocutor comercial Datos maestros del cliente potencial Creación de datos maestros de artículo Visión general del proceso de ventas y cuentas de deudores Introducción...80 Estructura de documentos común Datos clave Datos clave: Cliente Datos clave: Artículo Cálculos clave: Ingreso bruto y peso y volumen Cálculo del ingreso bruto Cálculo de volumen y peso Recordatorios clave: Adición de una actividad a un documento de ventas Paso a paso...87 Paso 1: Oferta de ventas Paso 2: Pedido de cliente Creación de pedidos de cliente Repercusión de los pedidos de cliente en contabilidad y en el inventario Paso 3: Entrega Creación y contabilización de notas de entrega Paso opcional: Devolución Repercusión de la entrega en contabilidad y en el inventario Paso 4: Factura de deudores Creación y contabilización de facturas de deudores Paso opcional: Factura de deudores más pago Paso opcional: Abono de deudores Repercusión de las facturas de deudores en contabilidad y en el inventario Creación de un documento a partir de otro Procesamiento de grupos de documentos...98 Asistente de creación de documentos Asistente de reclamaciones Repercusión en contabilidad y en el inventario Lista de verificación de ventas Visión general del proceso de compras y cuentas de acreedores Introducción: Estructura común y datos clave Estructura de documentos común Datos clave SAP Business One...To Go iii

6 Datos clave: Proveedor Datos clave: Artículo Datos clave: Direcciones de pago y envío Paso a paso Paso 1: Pedido de compras Creación y contabilización de pedidos Paso opcional: Factura de anticipo de acreedores Repercusión de los pedidos en contabilidad y en el inventario Cómo se utiliza posteriormente la información del pedido Paso 2: Entrada de mercancías Creación y contabilización de entradas de mercancías Paso opcional: devolución de mercancías Paso opcional: Precios de entrega Repercusión de la entrada de mercancías en contabilidad y en el inventario Paso 3: Factura de acreedores Creación y contabilización de facturas de acreedores Paso opcional: Abono de compras Repercusión de las facturas de acreedores en contabilidad y en el inventario Creación de un documento a partir de otro Localización de documentos base Repercusión en contabilidad y en el inventario Lista de verificación de compras Definición de la planificación de necesidades de material Preparación de una ejecución de MRP Visión general del proceso de MRP Configuración de los datos maestros clave relacionados con MRP Lista de materiales Datos maestros de artículos e inventario Uso del asistente para realizar una ejecución de MRP Ejemplo 1 de MRP: Lista de materiales multinivel Paso 1: Creación o selección del escenario Paso 2: Selección de fuentes de datos Paso 3: Ejecución de MRP y análisis de las recomendaciones Paso 4: Acciones a partir de los resultados de una ejecución de MRP Ejemplo 2 de MRP: Reducción de las previsiones Ejemplo 3 de MRP: Consolidación de pedidos Lista de verificación de MRP Introducción a las oportunidades de ventas Visión general del proceso de oportunidades de ventas Configuración de la información relacionada con las ventas Gestión de oportunidades de ventas en SAP Business One Introducción de una oportunidad de ventas Quién es su contacto interesado? El resultado: Cuál es el potencial de esta oportunidad de ventas? SAP Business One...To Go iv

7 Ajuste de la oportunidad de ventas Gestión de actividades de ventas Gestión de oportunidades de ventas en Microsoft Outlook Qué aspecto tiene la integración de Microsoft Outlook? Sincronización de SAP Business One y Microsoft Outlook Sincronización masiva Guardar un correo electrónico como una actividad Trabajar con ofertas en Microsoft Outlook Generación de instantáneas de la actividad de interlocutores comerciales De Microsoft Outlook a SAP Business One Creación de informes sobre oportunidades de ventas Ejecución del informe de oportunidades previstas Lista de verificación de oportunidades de ventas Visión general de XL Reporter Componentes de XL Reporter Report Organizer Report Composer Report Designer Quién utiliza XL Reporter? Creación de un informe en Report Composer Inicio de XL Reporter Creación de un informe con Report Composer Selección de elementos de informe Especificar una selección Agrupación del informe Adición de período financiero Despliegue de columnas Adición de totales al informe Guardar los informes Guardar el informe como una consulta Guardar el informe como una definición de informe Adición del informe al menú principal de SAP Business One Ampliación de los conocimientos de XL Reporter con Report Designer Visión general de las funciones de creación de documentos Autorizaciones, procedimientos de aprobación y borradores de documentos Autorizaciones de usuarios Procedimientos de aprobación Creación manual de borradores de documentos Aceleración de la creación de documentos con asistentes Asistente de obtención de documentos Asistente de creación de documentos Accesos directos generales Accesos directos de tabla SAP Business One...To Go v

8 Accesos directos en documentos de compras y de ventas Requisitos previos de configuración de datos maestros sobre interlocutores comerciales Requisitos previos de configuración de datos maestros sobre artículos SAP Business One...To Go vi

9 1 La esencia de SAP Business One Contenido del capítulo Qué es SAP Business One? Innovación para la pequeña y mediana empresa Un enfoque único Finalidad de este libro SAP Business One es una aplicación de gestión empresarial integrada que se ha diseñado especialmente para pequeñas y medianas empresas como la suya. Este libro proporciona una visión completa y general del modo en que puede trabajar con SAP Business One y cómo puede ayudar a su empresa a automatizar sus procesos de gestión, ventas, producción, logísticos y financieros. Qué es SAP Business One? A diferencia de la mayoría de las demás aplicaciones de software que se centran en un área de negocio específica, como contabilidad o gestión de las relaciones con el cliente (CRM), SAP Business One es una aplicación de gestión empresarial integrada. Ofrece un conjunto completo de funciones básicas, incluidas finanzas, gestión de clientes, ventas, operaciones y logística, que atienden las necesidades de gestión empresarial de toda su empresa. Más que una solución puntual SAP Business One es algo más que un software financiero típico derivado de la contabilidad o una solución de gestión de relaciones con el cliente independiente. Ayuda a empresas como la suya a gestionar todo el proceso de venta y de servicio a los clientes y, una vez tomados los pedidos, fluyen directamente al cumplimiento automatizado. Exhaustivo e integrado SAP Business One no es una colección de componentes genéricos que se han combinado de cualquier manera. Por el contrario, SAP Business One se ha diseñado y construido específicamente para las pequeñas y medianas empresas para ser una aplicación de software unificada e integrada que dé soporte a los procesos de contabilidad, fabricación, gestión de almacén y otros procesos clave. SAP Business One...To Go 1

10 1 La esencia de SAP Business One Una aplicación para todos La forma más sencilla de entender SAP Business One es pensar en todas las personas que intervienen en una empresa: Hay personas del departamento de ventas que buscan clientes potenciales, efectúan llamadas de ventas y llevan a cabo ventas. Hay personas que contabilizan lo que se ha comprado y vendido, y que se aseguran de que el dinero entra y sale correctamente en la empresa tanto de proveedores, clientes y empleados. Hay personas que toman los pedidos de cliente y se encargan de que se cumplan, ya sea mediante el envío de mercancías o con la prestación de servicios. Hay personas que gestionan operaciones como el control de inventario o la prestación de servicios. Hay responsables que supervisan y gestionan toda la empresa. Ahora imagine que una aplicación pueda ayudar a todas estas personas a desempeñar sus tareas y que todos trabajen con el mismo conjunto de información con una misma aplicación que pueda realizar lo siguiente: Integrar todas las partes de la empresa para que todos dispongan de la misma información empresarial esencial. Proporcionar a los usuarios interfaces especialmente diseñadas para respaldar el modo en que trabajan. Procesar datos en tiempo real para no tener que esperar las contabilizaciones nocturnas o semanales, lo que significa que los datos financieros de su empresa siempre están actualizados y disponibles. Emitir advertencias y lanzar acciones correctivas que se realicen automáticamente cuando se superen determinados límites establecidos por responsables y otros usuarios. Simplificar la elaboración de informes y análisis con informes de fácil creación y extracción de datos en hojas de cálculo de Microsoft Excel. SAP Business One...To Go 2

11 1 La esencia de SAP Business One Innovación para la pequeña y mediana empresa Aunque cada empresa es única, en casi todas las empresas se presentan patrones comunes de actividades y desafíos. Los retos que afrontan las pequeñas y medianas empresas Las pequeñas y medianas empresas se centran primero en aumentar las ventas y la rentabilidad. Obtener pedidos de los clientes y cumplirlos con beneficio siempre es la tarea principal, y el software puede ser una herramienta para aumentar la eficacia y la productividad. Pero en algún momento, especialmente si el crecimiento ha sido rápido, la mayoría de las empresas encuentran que el proceso de incrementar las ventas se está ralentizando porque la información no se transmite de forma fluida de una parte a otra de la empresa. Esto puede suceder por numerosos motivos distintos. Vacío de información El vacío de información hace referencia a la ausencia de información empresarial oportuna necesaria para el funcionamiento eficaz de la empresa. Por ejemplo, si llega un pedido grande que hay que cumplir a tiempo, la cuestión clave es: Cuándo podemos cumplir este pedido? Cuando hay un vacío de información, se debe combinar la información a partir de varias fuentes, si se ha capturado correctamente la primera vez. Cuando hay un vacío de información persistente, las decisiones empresariales se toman sin suficiente información, lo que conlleva errores, la repetición de trabajos o la pérdida de oportunidades. Vacío de procesos Existe un vacío de procesos cuando las tareas empresariales manuales no están automatizadas, o la automatización se detiene en una aplicación y se debe transferir manualmente a otra. Los vacíos de procesos normalmente se resuelven con la entrada duplicada de información de una aplicación a otra o mediante la construcción de software frágil y específico para realizar la transferencia. Los vacíos de procesos ralentizan a las empresas, retrasan los cambios y reducen las posibilidades de automatización. En la figura 1-1 se muestra una integración efectiva y completa en la que la información fluye de un paso a los siguientes puentes del vacío de procesos. SAP Business One...To Go 3

12 1 La esencia de SAP Business One Figura 1-1: SAP Business One proporciona una integración exhaustiva Soluciones de múltiples puntos Las empresas suelen adquirir soluciones de múltiples puntos para satisfacer necesidades específicas a medida que la empresa se expande; por ejemplo, una aplicación de contabilidad para gestionar el libro mayor y las facturas, o una solución de gestión de almacenes para realizar el seguimiento del inventario. Mantener esta combinación de aplicaciones actualizada, integrada y en perfecto funcionamiento puede suponer un reto. Obtener una panorámica de lo que sucede en cada parte de la empresa supone mucho trabajo y requiere la extracción y reconciliación de la información proveniente de numerosos sistemas. Aunque dichas aplicaciones pueden servir durante un tiempo, en última instancia su empresa necesita una solución más flexible e integrada. Cómo afronta los retos SAP Business One SAP Business One afronta los retos de las pequeñas y medianas empresas porque se ha diseñado con esta finalidad, tal como se muestra en la figura 1-2. Figura 1-2: SAP Business One afronta los retos de las pequeñas y medianas empresas SAP Business One...To Go 4

13 1 La esencia de SAP Business One Un enfoque único Aunque la mayoría del software empresarial está enfocado en la automatización, pocas empresas de software, si es que hay alguna, se plantea el reto de crear software del mismo modo que SAP. En la mayoría de las ocasiones, un proveedor de software elige un área, como contabilidad o CRM, y crea un producto dirigido a los procesos concretos que están relacionados con dicha área. La cuestión que queda sin responder es el modo en que estos procesos colaboran con otros procesos fundamentales de otras áreas. SAP Business One es la respuesta a esa cuestión. Una solución integrada SAP Business One es un enfoque de "solución única" para la gestión de empresarial y la automatización de procesos. Ventas, CRM, finanzas y operaciones están respaldadas y automatizadas en SAP Business One. La automatización de cada proceso está integrada, como los pedidos de cliente que fluyen al software de contabilidad y se convierten en solicitudes de fabricación de productos, lo que puede requerir que se retiren materiales del inventario. Los límites históricos entre aplicaciones no existen en SAP Business One. Procesos empresariales optimizados El alcance amplio de SAP Business One contribuye a optimizar y automatizar toda la empresa, de principio a fin, incluido CRM, contabilidad, gestión de almacenes y fabricación. Además, cuando se produce un evento empresarial importante se pueden ejecutar respuestas automáticas según sea necesario. Este paradigma de gestión por excepción aumenta la productividad, ya que reduce la sobrecarga de información y las acciones no adecuadas, lo que permite a los usuarios intervenir en el proceso automatizado según sea necesario. Acceso instantáneo a la información Disponer de todos los datos empresariales almacenados en una sola aplicación integrada como SAP Business One significa que con unos pocos clics es posible acceder a la información empresarial importante en un panel de control configurable o mediante informes intuitivos desglosados. Puesto que SAP Business One funciona principalmente en tiempo real, los cambios se registran instantáneamente, sin demoras. Se puede obtener el estado de la empresa siempre que se necesite a través de varios mecanismos de informes, incluidas las aplicaciones de Microsoft Office. SAP Business One...To Go 5

14 1 La esencia de SAP Business One Personalizable y adaptable SAP Business One se ha diseñado para que se pueda configurar, integrar y ampliar fácilmente. Gracias a su integración con Microsoft Office, SAP Business One unifica las aplicaciones empresariales y las aplicaciones de productividad de escritorio. A través de la red global de partners de soluciones certificados de SAP, SAP Business One se puede adaptar para satisfacer las necesidades específicas de los mercados locales y los sectores verticales. La capacidad de adaptación de SAP Business One significa que el software crece con su empresa y que se puede modificar fácilmente para satisfacer sus necesidades empresariales en constante cambio. Diseñado exclusivamente para la pequeña y mediana empresa y con el respaldo de SAP SAP Business One es un nuevo software de gestión empresarial creado desde cero exclusivamente para pequeñas y medianas empresas como la suya. Se basa en más de 30 años de experiencia de SAP en la creación de aplicaciones empresariales que atienden las necesidades de más de 12 millones de usuarios en todo el mundo. Como líder mundial en el software de gestión empresarial, SAP tiene el compromiso de crear soluciones de gestión empresarial completas que satisfagan sus necesidades empresariales de hoy en día y del futuro. Ayudarle a que su empresa funcione correctamente es una de las tareas más importantes de SAP y de su red mundial de partners de SAP Business One certificados. Nota sobre la internacionalización. SAP Business One, al igual que todas las aplicaciones de software de SAP, se ha diseñado para empresas de todo el mundo. SAP Business One To Go está dirigido a los usuarios de EE.UU. e incluye información que sólo es pertinente para las empresas de EE.UU., como la declaración del formulario No obstante, en las cuestiones principales todos los usuarios de SAP Business One encontrarán que este libro resulta útil y adecuado para su trabajo. Finalidad de este libro La finalidad de este libro consiste en crear una base para el aprendizaje posterior. En primer lugar, presentaremos SAP Business One y explicaremos su enfoque general. A continuación trataremos los aspectos básicos y explicaremos las funciones esenciales para realizar un seguimiento de las cuentas y los interlocutores comerciales, así como los procesos fundamentales de compras y realización de pedidos. Seguidamente, repasaremos la potente funcionalidad que ofrece SAP Business One para SAP Business One...To Go 6

15 1 La esencia de SAP Business One fabricación, ventas mediante CRM e informes, así como formas avanzadas de gestión y automatización de documentos. En ocasiones, en este libro se proporcionan instrucciones detalladas para llevar a cabo las tareas, pero, fundamentalmente, se explica el modo de pensar de SAP Business One para que las ideas sobre cómo poner el producto a trabajar en su empresa fluyan rápidamente. Deseamos saber si este libro le ha ayudado a entender SAP Business One y quisiéramos que nos dijera cómo podemos mejorarlo. Para unirse a nuestros esfuerzos, envíe sus comentarios y sugerencias en un correo electrónico a SAP Business One...To Go 7

16 1 La esencia de SAP Business One SAP Business One...To Go 8

17 2 La personalidad de SAP Business One Contenido del capítulo Introducción Entender la personalidad de SAP Business One Conocer dónde se encuentra Encontrar lo que busca Llegar a donde desea ir Encontrar respuestas a sus preguntas Empezar a trabajar con una nueva aplicación de software es como intentar orientarse en una ciudad donde no ha estado nunca. Por ejemplo, en la ciudad de Nueva York, una vez se comprende la cuadrícula de calles numeradas y la forma en que asignan números, nombres y letras a las avenidas, se puede averiguar de forma bastante rápida donde está cualquier dirección. En París, es necesario saber que los arrondissements van en el sentido de las agujas del reloj partiendo del centro de la ciudad, por lo que se puede utilizar el Plan du Paris para consultar un mapa y encontrar la calle y la parada de metro más próxima. Pero la geografía es sólo un punto de partida. Un día agradable en la ciudad comienza con una visita a un destino, después se va de un lugar al siguiente: del desayuno en el hotel a un museo y de allí a una discoteca. Este capítulo sirve para ayudarle a orientarse para que cuando vea una pantalla de SAP Business One sepa lo que está viendo. Conocer la aplicación SAP Business One significa comprender el mapa de los distintos tipos de información almacenados (la geografía) y también saber cómo se registra una transacción empresarial y se realiza el seguimiento de la misma (el viaje agradable). Funciones innovadoras como Drag&Relate, campos y tablas definidos por el usuario, así como las búsquedas con formato le conferirán rápidamente el control sobre los procesos empresariales e información en tiempo real sobre el rendimiento de la empresa. Le aseguramos que considerará que SAP Business One...To Go 9

18 2 La personalidad de SAP Business One SAP Business One es fácil de usar gracias a su navegación intuitiva y su aspecto familiar. Y antes de avanzar más, conocerá lo flexible e integrado que es. Introducción Para iniciar SAP Business One, haga doble clic en el icono que aparece en la figura 2-1. Figura 2-1: Iniciar SAP Business One, conectarse y elegir una empresa La primera pantalla que aparece es la de acceso, donde se introduce el nombre de usuario y la contraseña. En la parte inferior derecha de la pantalla de acceso, puede hacer clic en el botón Change Company para seleccionar otra empresa con la que trabajar. Algunas organizaciones utilizan varias SAP Business One...To Go 10

19 2 La personalidad de SAP Business One empresas de SAP Business One, lo que les permite realizar el seguimiento de diferentes empresas, divisiones o actividades empresariales como si fueran empresas distintas. SAP Business One incluye una empresa de ejemplo que tiene todos los datos. Esta empresa se puede utilizar como base de formación para acelerar el aprendizaje o probar nuevas formas de utilizar SAP Business One. La última versión de la empresa de muestra se puede descargar desde el portal de clientes de SAP Business One, tal como se describe más adelante en Encontrar respuestas a sus preguntas. Una vez que haya accedido al sistema correctamente, puede comenzar el proceso de aprendizaje. Entender la personalidad de SAP Business One Antes de pasar a una explicación detallada de la interfaz de usuario, quisiéramos ofrecerle una percepción del estilo, o personalidad, de SAP Business One. La primera vez que alguien le enseñe la ventana principal de SAP Business One y el menú principal, todo le parecerá muy simple. Después, usted preguntará: cómo se encuentran los pedidos relacionados con un determinado proveedor? Sin dudar un segundo, quien le haya enseñado el programa hará clic en el menú principal un par de veces, mostrará un pedido vacío en la pantalla, escribirá el nombre del proveedor y, con una rapidez sorprendente, aparecerá un pedido de dicho proveedor. Ahora puede desplazarse por él y ver todos los pedidos de ese proveedor. Supongamos que desea ver los artículos de un pedido. Sólo tiene que hacer clic en una pestaña y consultarlos. Desea ver los detalles de un artículo? Con un clic accederá a la pantalla del artículo. En qué almacén se encuentra el artículo? Otro clic y aparecerá. Antes de que se haya dado cuenta, habrá accedido a una serie de pantallas. La reacción más habitual en este momento es, bueno, ha sido rápido. Pero, dónde estoy? Y qué más puedo hacer? Después de que haya leído este capítulo, sabrá dónde estaba, dónde está y a dónde tiene que ir después. Y cuando haya trabajado un poco con SAP Business One, ya no querrá trabajar con ninguna otra aplicación que no sea tan cómoda y fácil de usar. Pero antes de llegar a este destino, el lugar donde todo tiene sentido, necesita una guía durante algún tiempo. Lo que sucede en el momento en que SAP Business One cobra sentido es que ve cómo las pantallas que visualiza están conectadas de forma ascendente para la búsqueda de información mediante el SAP Business One...To Go 11

20 2 La personalidad de SAP Business One menú principal y las conexiones de transacciones y orientadas a procesos entre cada documento de la aplicación. Comienza a comprender cómo se construye cada documento en SAP Business One a partir de partes reutilizables. Una vez comprenda esto, SAP Business One resultará muy sencillo. Nuestro recorrido por la personalidad de SAP Business One comienza con la descripción de estas estructuras. Creación de documentos a partir de partes reutilizables SAP Business One realiza el seguimiento de las actividades empresariales mediante documentos, como pedidos, facturas, órdenes de fabricación, ofertas de ventas, etc. Cada uno de estos documentos se construye a partir de bloques de datos reutilizables de menor tamaño que se denominan datos maestros. Los datos maestros, que se tratan en detalle en el capítulo 4, hacen referencia a la información clave que describe a los clientes, proveedores y clientes potenciales, así como a los artículos que su empresa compra y vende. En la figura 2-2 se muestra cómo se construye un documento (un pedido) a partir de los datos maestros. Figura 2-2: Cómo se crean los documentos de SAP Business One a partir de datos maestros reutilizables SAP Business One...To Go 12

21 2 La personalidad de SAP Business One La creación de documentos a partir de datos maestros aumenta la productividad, garantiza la coherencia de datos y reduce los errores. Conforme vaya aprendiendo más sobre SAP Business One, apreciará las ventajas de crear documentos a partir de datos maestros reutilizables. Apertura de documentos mediante el menú principal La segunda cuestión clave que se debe aprender de SAP Business One es cómo poner a trabajar el menú principal para que le ayude a encontrar documentos o registros de datos maestros. Cuando se inicia SAP Business One por primera vez, se muestra Main Menu. Mediante Main Menu, tal como se muestra en la figura 2-3, se pueden abrir enlaces que llevan a pantallas desde las que se puede buscar un determinado documento o desplazarse por todos los documentos de un determinado tipo. Figura 2-3: Navegación ascendente desde Main Menu Recordatorio de navegación: todos los caminos llevan a Main Menu. Es importante recordar que se puede acceder a todas las funciones de SAP Business One mediante Main Menu. Main Menu es uno de los puntos de partida para buscar documentos, registros de datos maestros y ejecutar informes, llevar a cabo funciones administrativas, iniciar asistentes, etc. A medida que vaya aprendiendo SAP Business One, Main Menu se convertirá en el equivalente de su página inicial. Estructura de transacciones y procesos de la información en SAP Business One Para registrar toda la actividad relevante relacionada con un proceso empresarial, se debe utilizar una secuencia de documentos y se deben registrar los enlaces entre ellos. Veamos el proceso de ventas. En primer lugar, se registra un cliente potencial como datos maestros, seguido de actividades de SAP Business One...To Go 13

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