MANUAL DE AUDITORÍA DE LA INFORMACION RES 0247/2014 MEDICION 1 DE ENERO DE 2015 CAC-IEP2-M03 EPS TABLA DE CONTROL

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1 MANUAL DE AUDITORÍA DE LA INFORMACION RES 0247/2014 MEDICION 1 DE ENERO DE 2015 CAC-IEP2-M03 EPS TABLA DE CONTROL Nombre ELABORÓ APROBÓ Coordinación técnica y medica CAC - Comité Técnico Dirección CAC - Junta directiva CAC Versión No. Fecha Actualización Emisión Inicial 1

2 AUDITORÍA DE LA INFORMACION -RESOLUCION 0247/2014 MANUAL DE AUDITORÍA 1. Alcance de la auditoría: Verificar que el paciente reportado en la medición 1 de enero de 2015 exista en la entidad y los datos de las variables reportadas sean consistentes. 2. Consideraciones generales 2.1. Pasos proceso El proceso que realiza la Cuenta de Alto Costo (CAC) a la información sobre pacientes con patologías de alto costo, que presentan las EPS/EOC de ambos regímenes, consta de 4 pasos sucesivos, (los cuales se describen en el punto 3 proceso medición 1 de enero de 2015) Pasos Responsables 1. Malla de validación para el cargue inicial CAC 2. Aclaración de pacientes coincidentes dentro de la misma entidad EPS/EOC 3. Aclaración de pacientes compartidos entre entidades EPS/EOC 4. Auditoría de la consistencia de los datos o visita de campo a cada entidad Firma Este proceso se soporta en lo contemplado en el artículo 9 de la resolución 0247/2014: Validacion y auditoría de la información La información reportada por las Empresas Administradoras de Planes de beneficios y las Direcciones departamentales y Distritales de Salud en virtud de la presente resolución, será objeto de revisión por parte del Ministerio de Salud y Protección Social, con el fin de verificar la existencia de los registros clínicos que soporten y que sean consistentes con los datos originales del reporte enviado : 2.2. Responsabilidad entidades Cada entidad es responsable, en cabeza de su representante legal, según lo contemplado en el artículo 8 de la resolución 0247/2014, de la información que suministra, de su calidad y oportunidad. En el caso de requerir ajustes a la información presentada en los datos demográficos, la entidad debe solicitarlo a la Cuenta de Alto Costo mediante comunicado firmado por el representante legal de la entidad, donde explica la inconsistencia o error presentado y detalla el ajuste necesario. Ajustes que podrán ser solicitados dentro del plazo establecido para tal fin dentro del cronograma publicado por la Cuenta de Alto Costo, definido por el comité técnico y aprobado por la junta directiva. 2

3 Responsabilidad de los representantes legales. La oportunidad y calidad de la información que se remita en aplicación de la presente resolución, se entenderá presentada en los términos previstos en el artículo 3º del Decreto 2699 de 2007, o la norma que lo modifique, adicione o sustituya. Las fechas de mediciones y de presentación de las bases de datos se encuentran publicadas en la resolución 0247 de 2014 modificada por la resolución 0890 de 2014 y es responsabilidad de cada entidad conocerlas y cumplirlas, la Cuenta de Alto Costo solo recepciona las bases de datos que son cargadas por las Empresas Administradoras de Planes de beneficios y las Direcciones departamentales y Distritales de Salud por medio del aplicativo web de la CAC (), dispuesto para tal fin, dentro de los plazos establecidos por la normatividad. Con el fin de ordenar el proceso que va, desde la presentación de los datos por las Empresas Administradoras de Planes de beneficios y las Direcciones departamentales y Distritales de Salud (fecha fijada por resolución) hasta la publicación de resultados de la aplicación del ejercicio de redistribución de recursos (fecha fijada por resolución), la Cuenta de Alto Costo publica en la pagina Web antes del inicio de dicho proceso un Cronograma para cada medición en el que detalla los pasos o actividades, fechas límite y responsables. Es responsabilidad de las Empresas Administradoras de Planes de beneficios y las Direcciones departamentales y Distritales de Salud conocer y seguir dicho cronograma para hacer posible el mecanismo de administración conjunta y realizar las acciones que son de su competencia dentro de las fechas previstas. Cada Empresa Administradora de Planes de beneficios y las Direcciones departamentales y Distritales de Salud poseen un usuario y código de acceso con el cual puede ingresar al aplicativo de la página web y subir o cargar la base de datos con la información de sus pacientes en las fechas establecidas en cada medición. Así mismo posee un Micrositio exclusivo para su entidad en el cual la Cuenta de Alto Costo publica toda la información de interés de carácter privado, como el detalle de los errores que debe corregir durante el proceso de carga de base de datos, los pacientes coincidentes para aclaración, los pacientes compartidos para aclaración, las actas, los comunicados y los estados de cuenta. Es responsabilidad de cada entidad ingresar a su Micrositio, revisar y administrar la información ahí publicada para su interés. Los anuncios de interés general para todas las EPS/EOC se publican en la cartelera de la página web y la información general está a su disposición y es responsabilidad de cada entidad revisar periódicamente estos canales de comunicación. 3. Proceso auditoría de la información medición 1 de enero de 2015 Cáncer Desde que se inició el diseño e implementación del proceso de la información de pacientes de alto costo en la Cuenta de Alto Costo, se definió que sería un proceso progresivo que tendría en los pasos 1 y 4 (malla de validación y auditoría de campo para la validación de la consistencia de la información) una exigencia gradual que permitiría crear un proceso, de acopio y transferencia de información, sólido al interior de las Empresas Administradoras de Planes de beneficios y las Direcciones departamentales y Distritales de Salud y construir una fuente de información confiable para el país, mediante el desarrollo de una curva de aprendizaje por todos los actores involucrados acompañada de un proceso pedagógico cuidadosamente planeado. En la medición 2015 para CANCER entra en aplicación una malla de validación que contempla además de las validaciones de forma y estructura, cruces lógicos entre variables (demográficas y clínicas), para incrementar la coherencia de los datos reportados. Así mismo, el paso 4 durante auditoría aplicara asi: En los casos en los que se detecte que el dato reportado no coincide con el observado (sin que esto exonere de la eliminación de registros en los casos en que la inconsistencia del dato sea causal de eliminación) se marca como dato no conforme (DNC) y se captura el observado. 3

4 En los casos que el dato reportado no cuente con soportes verificables por la auditoría, se marca como dato original no disponible (DND). En los casos en que los datos reportados coinciden con los observados se marca como dato conforme (DC). Lo anterior con el fin de conocer el porcentaje de información confiable real que genera cada entidad y aportar a la calidad y mejoramiento de la base de datos del país y de la cohorte de cada entidad Pasos auditoría de la información: Paso 1. Malla de validación La malla de validación se creó para su operación desde el primer cargue de información para la medición del año 2014, con el fin de identificar los errores que puede presentar cada variable en el reporte generando el primer proceso de validación de calidad, consistencia y algunas variables de coherencia de los datos. De acuerdo con lo establecido en el proceso, para la medición de 1 de enero de 2015 la malla de validación realizará las siguientes validaciones: A las 132 variables de la estructura de la base de datos se les verifica que cumplan: campo lleno, tipo de variable, número máximo de caracteres. a. Validación de formato (errores tipo A): 210 tipos de error reciben ésta validación. (ver archivo de errores posibles) b. Validación entre variables consistencia y coherencia (errores B): 240 tipos de error reciben esta validación. (ver archivo de errores posibles) c. Validación de duplicados (errores tipo C): 1 tipo de error recibe esta validación. (ver archivo de errores posibles) Los cruces entre variables están relacionados en el instructivo para reporte de información de la medición 1 de enero de 2015 al igual que los valores permitidos. Solicitud de Correcciones (novedades generales): Si la entidad cargó con éxito la información porque pasó la malla de validación pero requiere la actualización de datos demográficos o eliminación de registros de la base de datos, (Novedades Generales) debe solicitarlo a la CAC mediante comunicado escrito firmado por el representante legal, dentro del plazo establecido para ello, en el cronograma de actividades publicado. Si la novedad a aplicar es de actualización de datos demográficos del registro, la Entidad debe enviar diligenciado el formato de registro para aplicación de novedades (Anexo 1 CAC-IEP2- A01) que puede descargar de los archivos operativos del micrositio de su entidad. Si la novedad a aplicar es de eliminación del registro, la Entidad debe enviar diligenciado el formato de registro para aplicación de novedades (Anexo 2 CAC-IEP2-A02) que puede descargar de los archivos operativos del micrositio de su entidad. 4

5 Paso 2. Aclaración de pacientes coincidentes dentro de la misma entidad Definición de registros COINCIDENTES: Son registros que parecen el mismo paciente, pero con diferentes ID para aclaración caso a caso por la EPS/EOC. Para esto se cruzan los datos de 6 variables (1, 3, 7, 11 y 14). La CAC publica el listado de coincidentes de cada EPS/EOC en el Micrositio de cada entidad en la página web, de acuerdo con el cronograma de actividades. Es responsabilidad de la entidad consultar el cronograma de actividades, revisar su Micrositio y descargar el listado de los registros coincidentes para su verificación. Para aclarar estos registros, las Entidades, deben radicar ante la CAC, de acuerdo con el cronograma de actividades, una comunicación firmada por el representante legal, que contenga la conducta a seguir respecto a cada uno de los registros encontrados como coincidentes. 1. Si se trata de registros de dos pacientes diferentes, se deberán radicar junto a la comunicación, los soportes de afiliación y/o prestación del servicio, que permitan identificar cada uno de ellos plenamente. 2. Si se trata de registros coincidentes (porque realmente se digitó dos veces el mismo registro), la EPS/EOC deberá informar cual de los registros debe ser eliminado. 3. Si pasada la fecha establecida para la aclaración de estos registros definida en el cronograma de actividades, la entidad no informó la conducta a seguir con los registros encontrados como COINCIDENTES, la CAC dejará en la base de datos el primer registro y eliminará los demás registros que se hayan encontrado como COINCIDENTES de ese primer registro Paso 3. Aclaración de pacientes compartidos entre entidades Definición de registros COMPARTIDOS: registros que fueron encontrados con el mismo tipo y número de identificación pero con diferente EPS/EOC y/o régimen. La CAC publica el listado de registros compartidos iniciales en el Micrositio de cada entidad de acuerdo con el cronograma de actividades. Es responsabilidad de la entidad consultar el cronograma de actividades, revisar su Micrositio y descargar el listado de los registros compartidos para su verificación. Los registros identificados como compartidos pueden ocurrir porque: El Registro está mal diligenciado en la base de datos. El paciente no se encontraba afiliado a la entidad a 1 de enero de De acuerdo con el cronograma de actividades, las entidades deben enviar aclaración de esos registros, en relación a la verificación de las variables: tipo de identificación, número de identificación, primer nombre, segundo nombre, primer apellido y segundo apellido, del registro reportado y la verificación del régimen y la afiliación a la entidad a 1 de enero de Es importante que la EPS/EOC revise todos los casos de los pacientes que aparecen como COMPARTIDOS con otra entidad y aclare el mayor número de ellos antes de venir a la mesa de aclaraciones. La finalidad es que a la mesa de aclaraciones solo lleguen aquellos registros que después de revisión la EPS realmente sustenta que el paciente es su afiliado activo. 5

6 Para aclarar los registros antes de la mesa de aclaraciones la entidad puede solicitar a la CAC corregir alguna variable demográfica de uno o varios registros o eliminar registros porque se trata de pacientes que ya no están en la entidad, para ello debe proceder igual que cuando se solicitan correcciones, usando los dos formatos de novedades generales que existen para tal fin, acompañados por la respectiva carta del representante legal. Si la novedad a aplicar es de actualización del registro, la Entidad debe enviar diligenciado el formato de registro para aplicación de novedades (Anexo 1 CAC-IEP1-02A01) que puede descargar de los archivos operativos en la página web. Si la novedad a aplicar es de eliminación del registro, la Entidad debe enviar diligenciado el formato de registro para aplicación de novedades (Anexo 2 CAC-IEP1-02A02) que puede descargar de los archivos operativos en la página web. Una vez se finalice el plazo señalado según el cronograma de actividades para la aclaración previa de registros COMPARTIDOS la CAC procederá a realizar nuevamente el cruce de información entre EPS/EOC y extraerá los registros que continúan como COMPARTIDOS finales, los publicará en el Micrositio de cada entidad y citará a mesas de aclaración de estos registros en la fecha contemplada en el cronograma. El día fijado, las EPS/EOC deben asistir con los soportes que permitan demostrar que el registro se conserva para la entidad. Este día se firman las actas correspondientes a la aclaración de estos registros y se define la entidad a la cual corresponde Paso 4. Auditoría de campo para verificar la consistencia y coincidencia de los datos reportados con los originales en los registros clínicos Consideraciones generales: La auditoría de campo se realiza en cada Empresa Administradora de Planes de beneficios y las Direcciones Departamentales y Distritales de Salud según cronograma de visitas publicado en la página web. También se realiza visita a Fuerzas Militares. La CAC publica en la página web antes (después de aclaración de coincidentes, compartidos y aplicación de novedades) el Informe Definitivo de Totales, es responsabilidad de las Empresa Administradora de Planes de beneficios y las Direcciones Departamentales y Distritales de Salud revisarlo y verificar sus casos, se espera entonces que todas remitan un correo con el visto bueno de sus casos una vez aclaradas dudas o preguntas, si las tienen. Una vez vence el plazo (1 día hábil posterior a la publicación) para aclaración de datos y consultas respecto a los Totales Definitivos publicados, se consideran aceptados dichos totales por todas las EPS/EOC, incluyendo aquellas en silencio administrativo. A continuación se envía la base de datos consolidada (reserva de Habeas Data) a la firma de auditora quien establece el cronograma de visitas de acuerdo al número de casos reportados por cada entidad; y éste se publica en la página web de la CAC. Es responsabilidad de cada entidad consultarlo y conocerlo. Los registros reportadas con alguno de los siguientes grupos de diagnóstico en Cáncer se auditarán el 100% de los cosas: Cáncer de mama, cérvix, próstata, gástrico, colorectal, linfoma Hodgkin, linfoma no Hodgkin y/o Leucemia Linfoide Aguda, Leucemia Mieloide Aguda. 6

7 La CAC informa por correo electrónico a las la Empresa Administradora de Planes de beneficios y las Direcciones Departamentales y Distritales de Salud mediante el comunicado CAC-IEP2-C03, que inicia el proceso y que está disponible el cronograma de visitas publicado en la página web y la lista de pacientes a ser auditados en el respectivo Micrositio (10 días hábiles antes de la fecha de visita). Informa la fecha y periodo y los recursos necesarios que debe preparar para dicha visita. Es responsabilidad de las la Empresa Administradora de Planes de beneficios y las Direcciones Departamentales y Distritales de Salud consultar la fecha de la visita en el cronograma de visitas publicado en la página web de la CAC. En caso que la entidad, no atienda la visita en la fecha establecida según cronograma, la auditoría dejará constancia de esto en el acta y especificará que el 100% de los registros de pacientes se consideran no soportados. El tiempo de duración de la visita ha sido cuidadosamente calculado de acuerdo con el número de registros a auditar, la productividad del auditor y la velocidad del aplicativo; por esta razón es necesario que la Empresa Administradora de Planes de beneficios y las Direcciones Departamentales y Distritales de Salud, dispongan de los recursos tecnológicos y logísticos que se le informan previamente en la carta que anuncia la visita, asigne con disponibilidad total el personal que atenderá la auditoría, prepare previamente los documentos que le serán solicitados y cumpla la hora de inicio en forma estricta, en la fecha prevista. La entidad conocerá previamente el recurso (humano, físico y tecnológico) que se requiere así como la fecha de inicio y culminación de la auditoría de modo que se prepare para recibirla. Es responsabilidad de la entidad tener todo preparado para que se desarrolle con éxito la visita. La entidad debe cumplir con el tiempo establecido. A no ser que ocurra un evento de fuerza mayor, la auditoría finalizará en la hora y fecha prevista. Si se da inicio tarde a la auditoría por incumplimiento de la Empresa Administradora de Planes de beneficios o las Direcciones Departamentales y Distritales de Salud, la firma auditora, revisará soportes hasta la fecha y hora establecida para finalizar la visita, para poder cumplir la agenda programada con otras entidades. En caso que se presenten inconvenientes en el desplazamiento de los auditores por retraso o cancelación de vuelos, que alteren el horario establecido para el desarrollo de la visita, este tiempo será compensado con el fin de cumplir con el horario programado y se informara lo antes posible a la respectiva Empresa Administradora de Planes de beneficios o a la las Direcciones Departamentales y Distritales de Salud Desarrollo de la auditoría de campo (visita ) Visita a la Empresa Administradora de Planes de beneficios o las Direcciones Departamentales y Distritales de Salud para verificación del soporte documental de los datos reportados. Alcance de la auditoría: El objetivo fundamental es constatar para la Cuenta de Alto Costo la existencia de los paciente con Cáncer que tiene el país en el SGSSS, identificando su ubicación en una Empresa Administradora de Planes de beneficios o en las Direcciones Departamentales y Distritales 7

8 de Salud en un momento determinado y el tratamiento que reciben. Para esto la auditoría realiza verificación de los documentos que permiten identificar que el paciente reportado en la medición del 1 de enero de 2015 estaba afiliado a la Empresa Administradora de Planes de beneficios o a las Direcciones Departamentales y Distritales de Salud que lo reporta y recibiendo el tratamiento informado. Así mismo, con fines complementarios de información útil para el país y para promover la gestión del riesgo y el seguimiento de cohortes por parte de las Empresa Administradora de Planes de beneficios y las Direcciones Departamentales y Distritales de Salud constata que las demás variables reportadas sean consistentes con los datos originales de los registros clínicos. La CAC entrega a la firma el listado de personas de contacto en cada Empresa Administradora de Planes de beneficios o de las Direcciones Departamentales y Distritales de Salud. Según la información suministrada por cada entidad, que es la responsable de asignar la persona o equipo que atenderá la auditoría. La firma realiza una reunión de apertura con las personas asignadas de la Empresa Administradora de Planes de beneficios y las Direcciones Departamentales y Distritales de Salud con la presencia indispensable de un representante legal de la entidad, en ella inicia el diligenciamiento del acta y comunica a la entidad el alcance de la auditoría, las reglas contempladas para la medición, recuerda el tiempo de duración de la visita y que el acta es un documento jurídico el cual debe ser firmado por las partes. (Firma y la Empresa Administradoras de Planes de beneficios y las Direcciones Departamentales y Distritales de Salud). El auditor recibe de parte de la Empresa Administradoras de Planes de beneficios y las Direcciones Departamentales y Distritales de Salud el espacio y medios logísticos solicitados, indica el procedimiento operativo y las actividades, que varían según el número de registros a auditar. Es indispensable que la Empresa Administradora de Planes de beneficios y las Direcciones Departamentales y Distritales de Salud presenten durante la apertura del proceso de campo, un CD con todos los soportes de HC que contengan la información reportada. No se permitirá adicionar soportes durante el proceso. La firma auditora le entregará a la CAC las actas de cierre junto con el consolidado de los soportes de HC. Una vez finalizada la auditoría a todos los registros seleccionados, la firma realiza una reunión de cierre del acta en la que resumen los hallazgos de la auditoría e imprime el acta que deberá ser firmada por las personas designadas y encargadas de recibir la visita, y los auditores respectivos. Reglas medición 1 de enero de 2015 La auditoría revisará en la Empresa Administradora de Planes de beneficios y las Direcciones Departamentales y Distritales de Salud, el 100% de los pacientes con alguno de los siguientes grupos de diagnóstico en Cáncer: Cáncer de mama, cérvix, próstata, gástrico, colorectal, linfoma Hodgkin, linfoma no Hodgkin y/o Leucemia Linfoide Aguda, Leucemia Mieloide Aguda. Para el año 2015 se ha definido que la auditoría verifique y valide la información de las siguientes variables: 8

9 Variables a auditar # Items # Variables IDENTIFICACIÓN GENERAL DE LA EAPB Y DEL USUARIO REPORTADO # Res Primer nombre del usuario Segundo nombre del usuario Primer apellido del usuario Segundo apellido del usuario Tipo de Identificación del usuario Número de Identificación del usuario Fecha de nacimiento Sexo Régimen de afiliación AL SGSSS Código de la EAPB o de la entidad territorial Fecha de afiliación a la EAPB que reporta 16 INFORMACION RELACIONADA A DIAGNÓSTICO, ESTADIFICACION Y OBJETIVO DEL TRATAMIENTO INICIAL Nombre de la neoplasia (cáncer o tumor) maligna reportada Edad de la persona al momento del diagnóstico del cáncer informado actualmente Fecha de la nota de remisión del médico o institución general hacia la institución que hizo el diagnóstico Fecha de ingreso a la institución que realizó el diagnóstico luego de la remisión Tipo de estudio con el que se realizó el diagnóstico de cáncer Motivo por el cual el usuario no tuvo diagnóstico por histopatología a la fecha de corte (aplica para registros con respuesta igual a 7 en la variable anterior) 22 9

10 18 18 Fecha de recolección de muestra para estudio histopatológico Fecha de informe histopatológico válido Código válido de habilitación de la IPS donde se realiza la confirmación diagnóstica: Fecha de primera consulta con médico tratante de la enfermedad maligna Histología del tumor en muestra de biopsia o quirúrgica Grado de diferenciación del tumor sólido maligno según la biopsia o informe de primera cirugía Si es tumor sólido, cuál fue la primera estadificación basada en TNM, FIGO, u otras compatibles con esta numeración según tumor Fecha en que se realizó esta estadificación Para cáncer de mama, se le realizó a este usuario la prueba HER2 (llamado también receptor 2 del factor de crecimiento epidérmico humano, también llamado erb-b2) antes del inicio del tratamiento? Para cáncer de mama, fecha de realización de la primera o única prueba HER Para cáncer de mama, resultado de la primera o única prueba HER Para cáncer colorrectal, estadificación de Dukes Fecha en que se realizó la estadificación de Dukes Estadificación clínica en linfoma no Hodgkin (Murphy), linfoma Hodgkin (Ann Arbor), Mieloma Múltiple uotros cánceres hematológicos Para cáncer de próstata, valor de clasificación de la escala Gleason en el momento del diagnóstico: Clasificación de riesgo leucemias o linfomas, y sólidos pediátricos Fecha de clasificación de riesgo Objetivo (o intención) del tratamiento médico inicial (al diagnóstico) Objetivo de la intervención médica durante el periodo de reporte 41 10

11 INFORMACIÓN ESPECÍFICA DE TERAPIA SISTÉMICA E INTRATECAL EN CORTE ACTUAL Recibió el usuario quimioterapia u otra terapia sistémica (por ejemplo, hormonoterapia) dentro del periodo de corte actual? (Aclaración: en esta sección solo incluya ciclos iniciados en este corte. Por favor, no incluya el último ciclo informado como actual en el corte anterior, así se haya terminado en el periodo actual de reporte Fecha de inicio del último ciclo de quimioterapia de este corte Número de IPS que suministran el último ciclo de este corte Código de la IPS1 que suministra el último ciclo en este reporte Código de la IPS2 que suministra el último ciclo en este reporte Cuantos medicamentos antineoplásicos, el (los) especialista(s) tratante(s) del cáncer propusieron como manejo en este último ciclo de este corte En este último ciclo el usuario recibió Bleomicina (puede haber recibido más de 44 43,1 En este último ciclo el usuario recibió Busulfano (puede haber recibido más de : 45 43,2 En este último ciclo el usuario recibió Capecitabina (puede haber recibido más de 46 43,3 En este último ciclo el usuario recibió Carboplatino (puede haber recibido más de 47 43,4 En este último ciclo el usuario recibió Ciclofosfamida (puede haber recibido más de 48 43,5 En este último ciclo el usuario recibió Ciclosporina (puede haber recibido más de 49 43,6 En este último ciclo el usuario recibió Cisplatino (puede haber recibido más de 50 43,7 En este último ciclo el usuario recibió Citarabina (puede haber recibido más de : 51 43,8 En este último ciclo el usuario recibió Clorambucilo (puede haber recibido más de :

12 52 43,9 En este último ciclo el usuario recibió Dacarbazina (puede haber recibido más de un medicamento 53 43,11 En este último ciclo el usuario recibió Doxorubicina (puede haber recibido más de 54 43,12 En este último ciclo el usuario recibió Etopósido (puede haber recibido más de 55 43,13 En este último ciclo el usuario recibió Fluorouracilo (puede haber recibido más de : 56 43,14 En este último ciclo el usuario recibió Gemcitabina (puede haber recibido más de : 57 43,15 En este último ciclo el usuario recibió Imatinib (puede haber recibido más de un medicamento): 58 43,16 En este último ciclo el usuario recibió Interferón Alfa Natural (puede haber recibido más de 59 43,17 En este último ciclo el usuario recibió Melfalan (puede haber recibido más de un medicamento): 60 43,18 En este último ciclo el usuario recibió Mercaptopurina (puede haber recibido más de 61 43,19 En este último ciclo el usuario recibió Metotrexato (puede haber recibido más de : 62 43,2 En este último ciclo el usuario recibió Paclitaxel (puede haber recibido más de un medicamento) 63 43,21 En este último ciclo el usuario recibió Pegfilgrastim (puede haber recibido más de 64 43,22 En este último ciclo el usuario recibió Procarbazina (puede haber recibido más de 65 43,23 En este último ciclo el usuario recibió Rituximab (puede haber recibido más de 66 43,24 En este último ciclo el usuario recibió Tamoxifeno (puede haber recibido más de ,25 En este último ciclo el usuario recibió Tioguanina (puede haber recibido más de

13 68 43,26 En este último ciclo el usuario recibió Trastuzumab (puede haber recibido más de 69 43,27 En este último ciclo el usuario recibió Vinblastina (puede haber recibido más de 70 43,28 En este último ciclo el usuario recibió Vincristina (puede haber recibido más de 71 43,29 En este último ciclo el usuario recibió Prednisona (puede haber recibido más de 72 43,3 En este último ciclo el usuario recibió Prednisolona (puede haber recibido más de 73 43,31 En este último ciclo el usuario recibió Metilprednisolona (puede haber recibido más de 74 43,32 En este último ciclo el usuario recibió Dexametasona (puede haber recibido más de Medicamento no POS 1 administrado al usuario- último ciclo Medicamento no POS 2 administrado al usuario- último ciclo Medicamento no POS 3 administrado al usuario- último ciclo Recibió quimioterapia intratecal en el último ciclo de este corte? Fecha de finalización del último ciclo de este corte Características actuales del último ciclo de este corte Motivo de la finalización (prematura) de este último ciclo (Aplica si registró la opción 2 de la pregunta anterior) Selecciona un sólo número (lo que primero ocurrió) 73 INFORMACIÓN ESPECÍFICA DE CIRUGÍA EN EL REPORTE ACTUAL Fue sometido el usuario a una o más cirugías curativas o paliativas como parte del manejo del cáncer durante este reporte? Fecha de realización del último procedimiento quirúrgico o de reintervención en este corte

14 84 53 Motivo de haber realizado la última intervención quirúrgica de este corte Código de la IPS que realiza el último de los procedimientos quirúrgicos en este corte: Código de última cirugía Ubicación temporal de esta última cirugía en relación al manejo oncológico, en este corte Estado vital al finalizar la única o última cirugía de este corte: 85 INFORMACIÓN ESPECÍFICA DE RADIOTERAPIA EN CORTE ACTUAL Recibió el usuario algún tipo de radioterapia en el corte actual? Fecha de inicio del último esquema de radioterapia suministrado en el corte actual Ubicación temporal del último esquema de radioterapia suministrado en el corte actual Tipo de radioterapia aplicada en el último esquema de radioterapia suministrado en el corte actual Código de la IPS1 que suministra último esquema de radioterapia en el corte actual Código de la IPS2 que suministra último esquema de radioterapia en el corte actual Fecha de finalización del último esquema de radioterapia suministrado en el corte actual Características actuales de este último esquema de radioterapia suministrado en el corte actual Motivo de la finalización de este último esquema de radioterapia suministrado en el corte actual (Aplica si registró la opción 2 de la pregunta anterior) Selecciona un sólo número (lo que primero ocurrió): INFORMACION ESPECIFICA DE TRASPLANTE DE CELULAS MADRE HEMATOPOYETICAS (INCLUYE MEDUAL OSEA )EN EL REPORTE ACTUAL Recibio el usuario trasplante de celulas progenitoras hematopoyetica dentro del periodo de corte actual?

15 99 68 tipo de trasplante recibido ubicación temporal de este trasplante en relacion al manejo oncologico fecha de trasplante codigo de IPS que realizo el trasplante 110 INFORMACIÓN ESPECÍFICA DE TRATAMIENTO COMPLEMENTARIO EN EL REPORTE ACTUAL El usuario fue valorado en consulta o procedimiento de cuidado paliativo durante este corte? (pueden haber sido múltiples) Fecha de primera consulta o procedimiento de cuidado paliativo en este corte Código de la IPS donde recibió la primera valoración de cuidado Paliativo 116 SITUACIÓN ACTUAL DEL USUARIO (A LA FECHA DE CORTE) Tipo de tratamiento que está recibiendo el usuario a la fecha de corte Resultado final del manejo oncológico en este corte: Luego de ser tratado en este periodo el usuario está en Estado vital al finalizar este corte Novedad ADMINISTRATIVA del usuario respecto al reporte anterior: Novedad clínica del usuario a la fecha de corte Fecha de muerte Causa de muerte 132 Todos los registros de las 81 variables arriba listadas deben quedar coincidentes con los datos originales observados, ya sea porque la auditoría constata que existe el dato y es coincidente, o lo contrario y captura el dato original tomándolo de la historia clínica (en ningún caso se pierde el dato original reportado por la entidad) o registra que no existe el dato original y no es posible soportar el dato reportado. Según el caso, queda registrado así: En los casos en los que se detecte que el dato reportado no coincide con el observado (sin que esto exonere de la eliminación de registros en los casos en que la inconsistencia del dato sea causal de eliminación) se marca como dato no conforme (DNC) y se captura el observado. En los casos que el dato reportado no cuente con soportes verificables por la auditoría, se marca como dato original no disponible (DOND). 15

16 En los casos en que los datos reportados coinciden con los observados se marca como dato conforme (DC). Soportes : Es responsabilidad de las Empresa Administradoras de Planes de beneficios y las Direcciones Departamentales y Distritales de Salud probar con los documentos soporte, los datos que informó. Para cada registro deben estar disponibles dos tipos de soporte: Soporte de afiliación: Consulta en tiempo real de la totalidad de los registros en presencia del auditor. (No aplica para Direcciones Departamentales y Distritales de Salud) Soportes Clínicos: Es la Historia Clínica (total o folio parcial, física o magnética, original o fotocopia), en la que conste que el paciente tiene el diagnóstico del cáncer y cada una de las variables a auditar. Documento firmado por médico. Para Direcciones Departamentales y Distritales de Salud es la HC y/o soporte de suministro) Registros No Soportados: Se denominan así los registros para los que no se adjunta alguno de los dos soportes anteriores para cada paciente (de afiliación y clínico). O los que teniendo soporte de afiliación y clínico, en el soporte clínico alguna o varias de las variables definidas como de soporte indispensable, no coinciden con el dato reportado en la base de datos o no está el dato reportado, por lo tanto se descarta o elimina el registro de la base de datos reportada por la entidad. Variables que se consideran soportes indispensables (su no soporte genera eliminación del registro): Afiliación a la EPS/EOC (No aplica para Direcciones Departamentales y Distritales de Salud) Régimen de afiliación Diagnóstico de Cáncer (Cáncer de mama, cérvix, próstata, gástrico, colorectal, linfoma Hodgkin, linfoma no Hodgkin, Leucemia Linfoide Aguda, Leucemia Mieloide Aguda) Los casos en que se encuentren hallazgos clínicos que no concuerdan con lo reportado, podrán ser llevados a discreción del auditor, a comité de Oncólogos para verificar su consistencia y calidad. Nota: todo registró que el auditor defina enviar a comité de expertos, deberá ser glosado en el proceso de campo para posterior revisión por los expertos. Para tal fin se requiere adjuntar los soportes presentados por la entidad en la auditoria. Posterior a la discusión de casos estos pacientes podrán ser ratificados como glosa o por el contrario se verifica que cumple criterios y se levanta la glosa. Detalle del registro en Acta de la Auditoría (Pacientes No soportados) Pacientes no afiliados en la Empresa Administradoras de Planes de beneficios al 1 de enero de 2015 será considerado como paciente no soportado por no afiliación a la Empresa Administradoras de Planes. La firma lo registrara en el Acta como No Soportado con los siguientes códigos causales: 16

17 a. Si es por retiro: código 101 b. Si es por muerte: código 102 c. Si es por traslado: código 103 Todo registro que no traiga ningún diagnóstico relacionado con cáncer, será eliminado de la base de datos porque no debe ser sujeto de reporte a la Cuenta de Alto Costo, de acuerdo a lo definido en la resolución 0247 de Registros sin servicios relacionados con Cáncer en el periodo: Todo registro reportado con diagnóstico de Cáncer que no tenga soportada la prestación de servicios directamente relacionados con la patología durante los últimos 12 meses previos a la fecha de corte. Las la Empresa Administradoras de Planes de beneficios y las Direcciones Departamentales y Distritales tienen 3 días, después de la visita, para presentar las objeciones a los informes de la auditoria. Una vez terminado el plazo para la presentación de objeciones, para las entidades que no hayan presentado estas objeciones, se asume que este informe se encuentra aprobado debido al silencio administrativo de la entidad. Comité de expertos: Posterior al cierre del proceso de auditoria en el 100% de las entidades, la CAC y la Firma auditora se reúnen en pre comité para consolidar la totalidad de las glosas y extraer de este grupo aquellas marcadas para evaluación en comité de expertos. Aquellos casos que se enviaron a comité y son considerados como causal administrativo (muerte, desafiliación, traslado, régimen de afiliación, sin soporte de HC) se evaluarán en esta misma reunión de pre comité con el fin de depurar el número de casos y llevar al comité de oncólogos únicamente aquellos cuya finalidad de análisis es netamente clínica. Aquellos casos glosados porque no tienen diagnostico serán consolidados y enviados a comité de expertos. Cuadro de Totales después de auditoria: Posterior al comité se aplican las glosas definitivas a la base de datos general y se genera el cuadro de totales después de auditoria. La CAC publica en la página web el Informe de Totales junto con el acta de comité de expertos, es responsabilidad de las Empresa Administradora de Planes de beneficios y las Direcciones Departamentales y Distritales de Salud revisarlo y verificar sus casos, se espera entonces que todas remitan un correo con el visto bueno de sus casos una vez aclaradas dudas o preguntas, si las tienen. Una vez vence el plazo (1 día hábil posterior a la publicación) para aclaración de datos y consultas respecto a los Totales Definitivos publicados, se consideran aceptados dichos totales por todas las Empresa Administradoras de Planes de beneficios y las Direcciones Departamentales y Distritales de Salud, incluyendo aquellas en silencio administrativo. 17

18 Cuadro de totales definitivo después de auditoria: Si alguna entidad presenta objeción frente a los totales después de auditoria deberá solicitar a través de un comunicado a la CAC, en el mismo plazo estipulado (un día hábil después de la publicación del cuadro), la manifestación de la no conformidad. Dicha objeción será evaluada (con los soportes entregados durante el acta de apertura) por la CAC junto con la firma auditora quien procederá a evaluar el caso y determinar si la objeción a la glosa justifica la reversión de la misma. De igual manera la firma auditora emitirá una comunicación a la entidad con la respuesta frente al caso. Una vez aplicadas estas últimas novedades, se genera el cuadro de totales definitivo después de auditoria. 18