MANUAL DE DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
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- Carmelo Rubio Romero
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1 Vigente desde: Pág. Página 1 de 29 MANUAL DE DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
2 Vigente desde: Pág. Página 2 de 29 Tabla de Aprobación del Documento Revisión Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Rev. 0 Consultor Equipo de Gestión de Calidad Representante de la Dirección Director Nacional Firma: Fecha: Tabla de Modificaciones Rev. Fecha Descripción de la Modificación 0 abril/2007 Creación del Documento
3 Vigente desde: Pág. Página 3 de 29 INDICE 1. Objetivo 2. Alcance 3. Responsable 4. Glosario 5. Descripción de
4 Vigente desde: Pág. Página 4 de OBJETIVO El presente documento tiene por objeto describir las funciones y competencias para una gestión eficiente requeridas para el personal del Sistema de Gestión de Calidad 2. ALCANCE Se aplica al personal en de las Unidades de Sanidad Vegetal, Sanidad Animal e Inocuidad Alimentária, en los procesos de exportación en el marco definido para el Sistema de Gestión de la Calidad. 3. RESPONSABLE Responsable Director Nacional Rol Aprueba el Manual de del SGC, de acuerdo a procedimiento SNG_SG_PG01 Jefes Distritales Hacer cumplir el presente Manual de Funciones y competencias Administración de la Distrital Mantiene registro de la formación y conocimientos del personal involucrado en el SGC 4. GLOSARIO Registro SGC Evidencia de las actividades realizadas Sistema de Gestión de Calidad
5 Vigente desde: Pág. Página 5 de DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS Se describen a continuación las funciones y competencias requeridas para los siguientes puestos: Abreviación Página Responsable de Inicio de Trámite RIT 6 Responsable de Procesamiento RP 8 Responsable Emisión de Certificados REC 10 Responsable de Firma Autorizada RFA 12 Abreviación Página Director Nacional DN 14 Jefes Nacionales JN 16 Jefes Distritales JD 18 Responsable de Administración de la Distrital RAdm. 20 Representante de la Dirección RD 22 Responsable de Calidad de la Distrital RCD 24 Responsable de Calidad de la Nacional RCN 26 Auditor Interno AUD 28
6 Vigente desde: Pág. Página 6 de 29 A. IDENTIFICACIÓN Nombre del puesto: Nombre del puesto del que depende: Ubicación geográfica del puesto: RESPONSABLE DE INICIO DE TRÁMITE De acuerdo a organigrama de la Distrital REGIONAL B. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Funciones Tareas a Realizar Rutinariamente Brindar Información previa a los Exportadores respecto de Requisitos Generales (Documentos Administrativos tales como Solicitud, Facturas, Listas de Empaque, etc.) y Particulares (Resoluciones Administrativas y Acuerdos propios de cada tipo de Producto y Mercado de Exportación) aplicables Informar al Exportador sobre las Tasas Aplicables al Trámite en función del tipo de Producto y Cantidades a ser exportadas. Orientar al Exportador sobre fuentes de información a ser consultadas para conocer Requerimientos de Países de Destino Verificar que la documentación entregada por el Exportador al Inicio del Trámite sea completa de acuerdo con los Requerimientos Generales y que la Solicitud de Exportación se encuentre debidamente completada. Verificar que el monto indicado en la Boleta de Pago corresponda a la Tasa aplicable a la exportación descripta en la Solicitud de Exportación y que el Banco y Cuenta en la cual se realizó el Depósito sea correctos. Completar el Form 04 (Check List) y el Libro de Registro de Trámites Derivar al Exportador con el Responsable de Procesamiento en aquellos casos en los cuales se requieran inspecciones y/o toma de muestras. Entregar Documentación al Responsable de Procesamiento Entregar el Certificado de Exportación al Requirente y deja constancia en el Libro de Registro de Trámite.
7 Vigente desde: Pág. Página 7 de 29 C. ESPECIFICACIÓN (REQUISITOS) DEL PUESTO: Formación: - Bachiller en Humanidades - Conocimiento de Herramientas de Oficina Informáticas (Excel y Word) (deseable) Experiencia: No requerida Área Tiempo Cualidades Personales: Capacidad de Comunicación y Atención al Público Trabajo en equipo Integridad Otros requisitos: Conocimiento del Sistema de Tasas aplicables Conocimiento de Sistemas de Medidas y sus conversiones.
8 Vigente desde: Pág. Página 8 de 29 A. IDENTIFICACIÓN Nombre del puesto: Nombre del puesto del que depende: RESPONSABLE DE PROCESAMIENTO De acuerdo a organigrama de la Distrital Ubicación geográfica del puesto REGIONAL B. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Funciones Tareas a Realizar Rutinariamente Analizar la información provista por el Exportador en la Solicitud de Certificado de Exportación y la documentación adjunta. Verificar completitud de documentación en relación con Requerimientos Generales y Particulares aplicables. Coordinar actividades de Inspección necesarias de acuerdo con los requerimientos aplicables y verificar resultados de inspección Analizar condiciones de Incertidumbre (en cuanto a verificación de cumplimiento) y Riesgo (para la salud y el medio ambiente) en aquellos casos en las que no es posible verificar fehacientemente los requisitos de país destino. Determinar en función de la documentación presentada y de los resultados de las inspecciones / ensayos realizados el cumplimiento de los requisitos necesarios para la emisión de Certificados de Exportación. Completa el Form 04 (Check List) y entrega la documentación al Responsable de Emisión de Certificado para la emisión correspondiente.
9 Vigente desde: Pág. Página 9 de 29 C. ESPECIFICACIÓN (REQUISITOS) DEL PUESTO: Formación: - Profesional del Área Específica (Licenciatura, ingeniería o Técnico Superior) - Conocimiento de Herramientas Informáticas (Excel, Word e Internet) - Conocimiento de Normativa Sanitaria Internacional (deseable) - Conocimientos Básicos de Inglés (deseable) Experiencia: Área Tiempo Experiencia en actividades relacionadas al área correspondiente (deseable) 3 años (mínimo) Cualidades Personales: Trabajo en equipo Orientación al cliente Comunicación Integridad Desempeño bajo presión Resolución de problemas Otros requisitos:
10 Vigente desde: Pág. Página 10 de 29 A. IDENTIFICACIÓN Nombre del puesto: RESPONSABLE DE EMISIÓN DE CERTIFICADOS Nombre del puesto del que depende: Ubicación geográfica del puesto De acuerdo a organigrama de la Distrital REGIONAL B. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Funciones Tareas a Realizar Rutinariamente Emite el Certificado y las copias correspondientes. Distribuye original y archiva copias de acuerdo con los procedimientos correspondientes. C. ESPECIFICACIÓN (REQUISITOS) DEL PUESTO: Formación: - Bachiller en Humanidades - Conocimiento de Herramientas de Oficina Informáticas (Excel y Word) Experiencia: No requerida Área Tiempo
11 Vigente desde: Pág. Página 11 de 29 Cualidades Personales: Trabajo en equipo Orientación al cliente Comunicación Integridad Desempeño bajo presión Resolución de problemas Otros requisitos:
12 Vigente desde: Pág. Página 12 de 29 A. IDENTIFICACIÓN Nombre del puesto: RESPONSABLE DE FIRMA DE CERTIFICADOS Nombre del puesto del que depende: De acuerdo a organigrama de la Distrital Ubicación geográfica del puesto REGIONAL B. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Funciones Tareas a Realizar Rutinariamente Verifica la exactitud de los datos del exportador y del producto a ser exportado. Verifica las evidencias del cumplimiento de requerimientos necesarios para la emisión del Certificado. Libera el certificado mediante la firma correspondiente. C. ESPECIFICACIÓN (REQUISITOS) DEL PUESTO: Formación: - Profesional del Área Específica - Conocimiento de Herramientas de Oficina Informáticas (Excel, Word e Internet) - Conocimientos Básicos de Inglés (deseable) - Conocimiento de Normativa Sanitaria Internacional (deseable)
13 Vigente desde: Pág. Página 13 de 29 Experiencia: Área Tiempo Experiencia en actividades del área correspondiente (deseable) 3 años (mínimo) Cualidades Personales: Trabajo en equipo Orientación al cliente Comunicación Integridad Otros requisitos:
14 Vigente desde: Pág. Página 14 de 29 A. IDENTIFICACIÓN Nombre del puesto: DIRECTOR NACIONAL Nombre del puesto del que depende: De acuerdo a organigrama Nacional Nombre de los puestos a los que supervisa: De acuerdo a Manual de Puestos Ubicación geográfica del puesto Oficina Nacional B. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Funciones Tareas a Realizar Según Manual de Puestos del SENASAG. Aprueba Documentos del Sistema de Gestión de Calidad Define Política de Calidad y Objetivos del Sistema de Gestión de Calidad Provee los Recursos necesarios para la efectiva implementación y mantenimiento del Sistema de Gestión de Calidad. Dirige las Revisiones por la Dirección C. ESPECIFICACIÓN (REQUISITOS) DEL PUESTO: Formación: Según Manual de Puestos del SENASAG
15 Vigente desde: Pág. Página 15 de 29 Experiencia: Área Tiempo Según Manual de Puestos del SENASAG, y Resoluciones Aplicables Cualidades Personales: Trabajo en equipo Orientación al cliente Comunicación Integridad Desempeño bajo presión Resolución de problemas Otros requisitos: - Conocimiento de Normas ISO 9001 (2000) - Conocimiento Procedimientos Operativos y de Gestión del Senasag
16 Vigente desde: Pág. Página 16 de 29 A. IDENTIFICACIÓN Nombre del puesto: JEFES NACIONALES JEFES NACIONAL DE SANIDAD ANIMAL JEFES NACIONAL DE SANIDAD VEGETAL JEFES NACIONAL DE INOCUIDAD ALIMENTARIA JEFES NACIONAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS Nombre del puesto del que depende: De acuerdo a Organigrama Nacional Nombre de los puestos a los que supervisa: De acuerdo a Manual de Puestos Ubicación geográfica del puesto Oficina Nacional B. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Funciones Tareas a Realizar Según Manual de Puestos del SENASAG. Aprueba Documentos del Sistema de Gestión de Calidad Colabora con el Director Nacional en la definición de la Política de Calidad y Objetivos del Sistema de gestión de calidad Provee los Recursos necesarios para la efectiva implementación y mantenimiento del Sistema de Gestión de Calidad en su Área. Colabora con el Director Nacional en las Revisiones por la Dirección Identifica necesidades de capacitación entre el personal de su Área, provee los recursos necesarios para su ejecución.
17 Vigente desde: Pág. Página 17 de 29 C. ESPECIFICACIÓN (REQUISITOS) DEL PUESTO: Formación: Según Manual de Puestos. Experiencia: Según Manual de Puestos Área Tiempo Cualidades Personales: Trabajo en equipo Orientación al cliente Comunicación Integridad Desempeño bajo presión Resolución de problemas Otros requisitos: - Conocimiento de Normas ISO 9001 (2000) - Conocimiento Procedimientos Operativos y de Gestión del Senasag
18 Vigente desde: Pág. Página 18 de 29 A. IDENTIFICACIÓN Nombre del puesto: Nombre del puesto del que depende: JEFES DISTRITALES De acuerdo a Organigrama de la Nacional Nombre de los puestos a los que supervisa: De acuerdo a Manual de Puestos Ubicación geográfica del puesto: Oficina Nacional B. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Funciones Tareas a Realizar Según Manual de Puestos. Aprueba Documentos del Sistema de Gestión de Calidad Provee los Recursos necesarios para la efectiva implementación y mantenimiento del Sistema de Gestión de Calidad en su Distrital. Identifica necesidades de capacitación entre el personal de su Área, provee los recursos necesarios para su ejecución. C. ESPECIFICACIÓN (REQUISITOS) DEL PUESTO: Formación: Según Manual de Puestos. Experiencia: Según Manual de Puestos. Área Tiempo
19 Vigente desde: Pág. Página 19 de 29 Cualidades Personales: Trabajo en equipo Orientación al cliente Comunicación Integridad Desempeño bajo presión Resolución de problemas Otros requisitos: - Conocimiento de Normas ISO 9001 (2000) - Conocimiento Procedimientos Operativos y de Gestión del Senasag
20 Vigente desde: Pág. Página 20 de 29 A. IDENTIFICACIÓN Nombre del puesto: RESPONSABLE DE ADMINITRACIÓN DE LA DISTRITAL Nombre del puesto del que depende: De acuerdo a organigrama de la Distrital Ubicación geográfica del puesto REGIONAL B. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Funciones Tareas a Realizar Según Manual de Puestos. Encargado de proveer y controlar el stock de talonarios de Certificadios de exportación fitosanitarios, zoosanitarios y de Inocuidad Alimentaria. Envío de formularios de certificados de exportación fitosanitarios, zoosanitarios y de Inocuidad Alimentaria a Adminitración de la Nacional y reportes financieros. Responsable del archivo de los certificados de exportación pasada una gestión. Responsable de los registros que evidencien la formación y competencias del personal involucrado en el alcance. C. ESPECIFICACIÓN (REQUISITOS) DEL PUESTO: Formación: - Según Manual de Puestos.
21 Vigente desde: Pág. Página 21 de 29 Otros requisitos: - Conocimiento de Normas ISO 9001 (2000) - Conocimiento Procedimientos Operativos y de Gestión del Senasag, aplicables Experiencia: De acuerdo a Manual de Puestos Área Tiempo Cualidades Personales: Trabajo en equipo Orientación al cliente Comunicación Integridad
22 Vigente desde: Pág. Página 22 de 29 A. IDENTIFICACIÓN Nombre del puesto: Nombre del puesto del que depende: REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN De acuerdo a organigrama de la Distrital Ubicación geográfica del puesto REGIONAL LA PAZ B. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Funciones Tareas a Realizar Planifica la implementación del Sistema de Gestión de Calidad del Senasag Monitorea el adecuado mantenimiento y desempeño del Sistema de Gestión de Calidad del Senasag a partir de la información de gestión (satisfacción de usuarios, quejas, no conformidades, acciones correctivas, acciones preventivas y resultados de auditorias internas) Prepara la información necesaria para la realización de las revisiones por la Dirección de acuerdo con los procedimientos correspondientes Monitorea el estado de situación de las acciones correctivas y preventivas en cuanto a su implementación y efectividad Realiza la aprobación y control de Documentos Internos y Externos de acuerdo con los Procedimientos aplicables Capacita a los Responsables de Calidad de las distintas Distritales y a los Auditores Internos de Calidad Es responsable de la sostenibilidad del Sistema de Gestión de Calidad a partir de la planificación de las auditorias internas y la capacitación del personal en temas de gestión de calidad.
23 Vigente desde: Pág. Página 23 de 29 C. ESPECIFICACIÓN (REQUISITOS) DEL PUESTO: Formación: - Profesional - Conocimiento de Herramientas Informáticas (Excel, Word e Internet) - Conocimiento de Leyes, decretos y resoluciones aplicables al Servicio - Conocimiento de Normas ISO 9000 (2000) - Conocimiento Procedimientos Operativos y de Gestión del Senasag Experiencia: Área Tiempo Experiencia en puestos similares (deseable) 1 años (mínimo) Cualidades Personales: Trabajo en equipo Orientación al cliente Comunicación Integridad Desempeño bajo presión Resolución de problemas Otros requisitos:
24 Vigente desde: Pág. Página 24 de 29 A. IDENTIFICACIÓN Nombre del puesto: RESPONSABLE DE CALIDAD DE LA DISTRITAL Nombre del puesto del que depende: De acuerdo a organigrama de la Distrital Ubicación geográfica del puesto REGIONAL B. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Funciones Tareas a Realizar Capacitar al Personal de su Distrital en los Procedimientos Operativos y de Gestión del SENASAG. Realizar el Control de Documentos y Registros de su Distrital de acuerdo con los Procedimientos correspondientes. Coordinar la resolución de problemas mediante los procedimientos de gestión de quejas, no conformidades y acciones correctivas. Brindar información al Jefe de la Distrital y al Representante de la Dirección sobre el desempeño del Sistema de Gestión de Calidad (Quejas, No Conformidades, Acciones Correctivas, Resultados de Auditorias Internas). Trabajar con el Representante de la Dirección en el efectivo mantenimiento del Sistema de gestión de calidad en su respectiva distrital
25 Vigente desde: Pág. Página 25 de 29 C. ESPECIFICACIÓN (REQUISITOS) DEL PUESTO: Formación: - Profesional - Conocimiento de Herramientas Informáticas (Excel, Word e Internet) - Conocimiento de Normas ISO 9001 (2000) - Conocimiento Procedimientos Operativos y de Gestión del Senasag Experiencia: No requerida Área Tiempo Cualidades Personales: Trabajo en equipo Orientación al cliente Comunicación Integridad Desempeño bajo presión Resolución de problemas Otros requisitos:
26 Vigente desde: Pág. Página 26 de 29 A. IDENTIFICACIÓN Nombre del puesto: RESPONSABLE DE CALIDAD DE LA NACIONAL Nombre del puesto del que depende: De acuerdo a organigrama de la Distrital Ubicación geográfica del puesto REGIONAL B. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Funciones Tareas a Realizar - Capacitar al Personal de la Nacional en los Procedimientos Operativos y de Gestión del SENASAG y Colaborar en las capacitaciones en las Oficinas Distritales. - Realizar el Control de Documentos y Registros de acuerdo con los Procedimientos correspondientes. - Coordinar la resolución de problemas mediante los procedimientos de gestión de quejas, no conformidades y acciones correctivas. - Brindar información al Jefe Nacional de la Unidad Correspondientel y al Representante de la Dirección sobre el desempeño del Sistema de Gestión de Calidad (Quejas, No Conformidades, Acciones Correctivas, Resultados de Auditorias Internas). - Trabajar con el Representante de la Dirección en el efectivo mantenimiento del Sistema de gestión de calidad en su respectiva distrital
27 Vigente desde: Pág. Página 27 de 29 C. ESPECIFICACIÓN (REQUISITOS) DEL PUESTO: Formación: - Profesional - Conocimiento de Herramientas Informáticas (Excel, Word e Internet) - Conocimiento de Normas ISO 9001 (2000) - Conocimiento Procedimientos Operativos y de Gestión del SENASAG Experiencia: No requerida Área Tiempo Cualidades Personales: Trabajo en equipo Orientación al cliente Comunicación Integridad Desempeño bajo presión Resolución de problemas Otros requisitos:
28 Vigente desde: Pág. Página 28 de 29 A. IDENTIFICACIÓN Nombre del puesto: AUDITOR INTERNO DEL SGC Nombre del puesto del que depende: De acuerdo a organigrama de la Distrital Ubicación geográfica del puesto REGIONAL B. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Funciones Tareas a Realizar Planifica y ejecuta las Auditorias Internas de acuerdo con el Programa General de Auditorias realizado por el Representante de la Dirección. Coordinar con el sector auditado Prepara informes de Auditoria e informa los resultados a los Sectores auditados y al Representante de la Dirección. Realiza seguimiento del cierre de las No Conformidades levantadas. Identifica mejoras en los procesos. C. ESPECIFICACIÓN (REQUISITOS) DEL PUESTO: Formación: - Profesional - Conocimiento de Herramientas Informáticas (Excel, Word e Internet) - Conocimiento de Normas ISO 9001 (2000) - Conocimiento Procedimientos Operativos y de Gestión del Senasag
29 Vigente desde: Pág. Página 29 de 29 - Capacitación en Planificación y Ejecución de Auditorias Internas Experiencia: Área No requerida Tiempo Cualidades Personales: Trabajo en equipo Orientación al cliente Comunicación Integridad Desempeño bajo presión Resolución de problemas Otros requisitos:
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