Guías y ayudas. Revisión de ítems en RiuNet: modificar, rechazar, aprobar INTRODUCCIÓN. Revisión de ítems. Tienes alguna duda sobre.

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1 Revisión de ítems en RiuNet: modificar, rechazar, aprobar Fecha última actualización: 28/05/12 Tiempo aprox. de consulta: 60 m. Sumario: Introducción Revisión de ítems Tareas de Flujo de trabajo Envíos y depósitos Envíos en revisión Modificar metadatos en colecciones especiales Tesis Polimedia y Laboratorios virtuales Modificar archivos de un ítem Mover un ítem Autora de la guía: Mª Josep Torres Tienes alguna duda sobre esta guía? Alguna duda relativa a la biblioteca? La Biblioteca responde INTRODUCCIÓN Esta guía va dirigida a los gestores de colecciones, para poder acceder a estas utilidades se ha de tener autorización para ello. La autorización puede ser para colecciones independientes. Revisión de ítems Sugiérenos una sesión de formación relacionada con esta guía Nos identificamos y si tenemos las autorizaciones adecuadas nos aparece en el menú de la izquierda la opción: Envíos y tareas pendientes. Si vamos a este enlace nos aparece el listado de ítems (ítems=registros) divididos en varias partes: Tareas de Flujo de trabajo: Guías y ayudas 2 Sólo aparece a los usuarios que tienen autorización para poder revisar y modificar los ítems de una colección. Tiene dos colas de tareas: Sus tareas: los envíos que hemos asumido y han pasado a nuestra cola personal Tareas en cola: los envíos que podemos revisar (cola de tareas general) 1

2 Envíos y depósitos: los propios envíos a RiuNet Envíos en revisión: los envíos que están en una cola personal (aunque sea la propia). Las dos últimas partes les aparecen a todos los usuarios que han hecho envíos para que puedan conocer la situación de estos en todo momento. Para poder revisar o publicar los registros hemos de asumir las tareas y pasarlas a nuestra cola. Esta es la cola general y para poder revisar hemos de asumir los ítems que están en esta cola y que nos correspondan, para ello hemos de fijarnos tanto en la tarea (que es uno de los pasos del workflow) como en la colección Hay dos maneras de asumir los ítems: 1. Seleccionando, en Tareas en cola (que es la cola general), todos los registros que queremos revisar o publicar y clicando el botón, así pasarían todos los seleccionados a la siguiente fase (Sus tareas (que es la cola personal, sólo podemos ver nosotros los ítems que hemos asumido)). 2

3 Si lo asumimos el ítem pasa a la parte: Sus tareas, que es nuestra cola de tareas personal Si queremos devolver alguno de los ítems de nuevo a la cola general, los seleccionamos y pulsamos en: Devolver tareas seleccionadas a la cola. 3

4 2. También puedes clicar sobre el título, se abre el ítem y te da la opción de asumirlo para que pase a la nuestra cola de tareas personal (Sus tareas), de esta manera sólo puedes pasarlos de uno en uno. Si dejamos la tarea o la cancelamos, el ítem vuelve a la cola general. 4

5 Una vez tenemos el ítem en nuestra cola particular (Sus tareas), clicamos en el título para abrir el ítem (si hemos seleccionado varios que han pasado a la vez). Si lo hemos asumido desde el botón Asumir tarea (punto 2. anterior) se abre directamente: Nos aparecen las siguientes opciones (puede que no las tengamos todas activas dependiendo de la fase en que se encuentre el ítem, de la colección a la que pertenezca o de las autorizaciones que tengamos): Aprobar: cuando revisamos el ítem y comprobamos que está todo correcto, hay metadatos que no se ven por que sale una vista resumen, para verlos todos, si nos hace falta, podemos ir a Mostrar registro COMPLETO del ítem. Si efectivamente está correcto si pulsamos aprobar, bien pasa a la siguiente fase del flujo del trabajo, bien pasa directamente a estar accesible a través de RiuNet (depende del flujo de trabajo de cada colección) para todos los usuarios. Rechazar: cuando revisamos el ítem y comprobamos que hay algún error o algún metadato no está completo Si lo rechazamos lo devolvemos a la persona que ha cargado el ítem para que modifique lo que sea necesario y esto lo tenemos que indicar en el cuadro de texto que nos aparece cuando elegimos esta opción. Volverá al autor y este tendrá que volver a remitirlo una vez modificado. 5

6 Debe incluir el resumen del informe. Saludos A la persona a quien se le ha rechazado le llega un correo con el motivo del rechazo y en tareas pendientes le aparece el ítem en: Envíos no terminados. Si se pincha en el título se puede entrar en reanudar y cambiar los datos que sean incorrectos o se hayan de completar o modificar. 6

7 Para modificar los metadatos vuelve aparecer la misma plantilla que se ha utilizado para cargar el registro por primera vez: Si ha de modificar los metadatos del ítem la misma persona que lo está revisando no es necesario que lo rechace, debe elegir la siguiente opción: editar metadatos. Editar metadatos: Cuando la persona que revisa los metadatos es la que debe modificar los posibles errores o completar los metadatos tiene que elegir esta opción. Aparece la misma plantilla utilizada para cargar los datos, aquí se puede modificar o rellenar los metadatos y completar el envío. Devolver a la cola: si se elige esta opción el ítem vuelve a la cola general 7

8 Modificar metadatos en colecciones especiales Tesis Solamente se pueden modificar o añadir metadatos una vez publicados, ya que pasan automáticamente de Palancia a RiuNet. Aunque las cargues como un Nuevo envío pasan directamente porque cuando se elige la colección tesis como no tiene flujo de trabajo no te deja intervenir antes. Por tanto para poder hacerlo has de estar como superadministrador/a. 8

9 Polimedia y Laboratorios virtuales Cuando aún están en revisión los ítems no se pueden editar los metadatos cuando están es espera de revisión. Esto ocurre en las colecciones de Objetos de aprendizaje. Si queremos modificar, añadir o borrar metadatos lo que hacemos es ir a Ver el código fuente del registro: 9

10 Si lo hacemos en el navegador Mozilla o Chrome nos aparece en verde el nº de ítem : Vamos al menú de la izquierda, al enlace Items 10

11 Clicamos y aparece la pantalla que te permite modificarlo. Vamos a la pestaña : Metadatos del ítem, pulsando sobre ella 11

12 En esta pantalla se puede modificar el contenido de los metadatos. También se puede: Añadir nuevos metadatos. Para guardar las modificaciones tenemos que pulsar en: registro sin guardar ningún cambio., si pulsamos en Volver, volvemos al 12

13 Si se modifican a través del acceso al número de ítem, antes de llegar al estadio del flujo adecuado algunas modificaciones no se guardan, porque no siguen el flujo establecido de la colección. Modificar archivos de un ítem Esta acción sólo se puede realizar una vez difundido el ítem. Para reemplazar o añadir archivos a un registro : Se va al ítem en cuestión, de ahí al enlace del menú de la izquierda: Editar este ítem y vamos a la pestaña: Archivos del ítem. Para borrarlo se selecciona y se pulsa en : Borrar archivos Para cargar uno nuevo, se va a: Cargar nuevo archivo 13

14 Se selecciona al archivo que se quiere cargar, como se hace al cargar cualquier adjunto. Mover un ítem Para mover un ítem de una colección a otra: Por ejemplo en el caso de las colecciones Trabajos académicos, algunos autores piden que su PFC o tesina que está en acceso abierto, porque habían firmado la autorización para ello, se cambie a acceso cerrado. Previo al cambio los autores han de elaborar un documento solicitando el cambio de acceso abierto a acceso cerrado (documento que se ha de guardar también en la carpeta de biblios del centro correspondiente). Una vez recibido el documento de la petición firmado ya podemos cambiar el ítem de colección. Tenemos aquí un ejemplo de un PFC de la colección de Trabajos académicos ETSIE-Acceso abierto, podemos comprobar que el tipo de acceso es openaccess. 14

15 Supongamos que la autora decide cambiar de opinión y decide que no quiere que se acceda al texto completo de su PFC. Cuando recibimos el documento firmado de la petición vamos a Editar este ítem. 15

16 Nos aparece la pantalla de edición de ítems: Tenemos la opción Cuando clicamos en Move nos aparece la siguiente pantalla: Seleccionamos la opción del check para que el ítem herede los privilegios o restricciones de la colección donde queremos que vaya el ítem y clicamos en el desplegable de las colecciones para seleccionar la de destino. 16

17 Vemos que no aparece la de Trabajos académicos-acceso abierto, porque es en la que está alojado en ítem. Pinchamos en la que queremos: Para que el ítem pase a la colección elegida hemos de clicar en la opción: Move. 17

18 Nos aparece una pantalla que nos informa que el ítem se ha movido correctamente: Volvemos al ítem y comprobamos que efectivamente el cambio ha sido correcto: 18

19 Cambiar a closedaccess Vemos que se ha movido bien pero hemos de cambiar el contenido del tipo de acceso, para ello después entraremos a modificar el ítem y cambiaremos Open Access por closedaccess. 19

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