SIIGO Pyme. Procesos de Depreciación. Cartilla I

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1 SIIGO Pyme Procesos de Depreciación Cartilla I

2 Tabla de Contenido 1. Presentación 2. Qué es Depreciación? 3. Cuáles son los Métodos de Depreciación que se Pueden Ejecutar en SIIGO? 3.1 METODO DEPRECIACION - LINEA RECTA Qué es Depreciación en Línea Recta? Qué Aspectos se Deben Tener en Cuenta Para Ejecutar el Proceso de Depreciación en Línea Recta? Cuál es la Ruta Para Ejecutar el Proceso de Depreciación en Línea Recta? Cuáles Son los Datos que Solita el Sistema al Momento de Ejecutar el Proceso de Depreciación en Línea Recta? 3.2 METODO DEPRECIACION - SUMA DE DIGITOS Qué es Depreciación por Suma de Dígitos? Qué Aspectos se Deben Tener en Cuenta Para Ejecutar el Proceso de Depreciación por Suma de Dígitos? Cuál es la Ruta Para Ejecutar el Proceso de Depreciación por Suma de Dígitos? Cuáles Son los Datos que Solita el Sistema al Momento de Ejecutar el Proceso de Depreciación por Suma de Dígitos?

3 Presentación El presente documento ofrece una guía que explica el proceso de depreciación, cuales son los métodos de depreciación que se pueden ejecutar en el sistema y como funciona cada uno de ellos en el programa.

4 PROCESOS DE DEPRECIACIÓN Qué es Depreciación? El Proceso de Depreciación es el mecanismo mediante el cual se reconoce el desgaste que sufre un bien por el uso que se haga de él; su reconocimiento es proporcional al tiempo en que el activo puede generar ingresos o se mantiene en condiciones de ser utilizado; (Esto es lo que se llama vida útil de un bien o un activo). La vida útil es diferente en cada activo, depende de la naturaleza del mismo. Pero por simplicidad y estandarización, la legislación Colombiana ha establecido la vida útil a los diferentes activos clasificándolos de la siguiente manera: Inmuebles (incluidos los oleoductos) 20 años Barcos, trenes, aviones, maquinaria, equipo y bienes muebles 10 años Vehículos automotores y computadores 5 años Importante: El Decreto 3019 de 1989 indica que aunque la vida útil de los activos ha sido fijada por norma esta no es inflexible; puesto que en la realidad económica algunos activos ya sea por su naturaleza o por el uso que se les den puede tener una vida útil diferente a la establecida por decreto, razón por la cual el legislador consecuente con esta realidad, en el artículo 138 del Estatuto Tributario establece la posibilidad de fijar una vida útil diferente, previa autorización del director general de impuestos nacionales. Cuáles son los Métodos de Depreciación que se Pueden Ejecutar en SIIGO? De acuerdo a lo establecido en el decreto 2649 de diciembre 29 de 2003, la depreciación se debe determinar sistemáticamente mediante métodos de reconocido valor técnico tales como: Línea Recta Suma de los dígitos de los años Unidades de producción Horas de trabajo Importante: Debe utilizarse aquel método que mejor cumpla la norma básica de asociación y de acuerdo a las necesidades de la empresa. Los métodos de depreciación que maneja SIIGO son: 1. Línea Recta y 2. Suma de Dígitos Los cuales se describen a continuación:

5 METODO DEPRECIACIÓN LINEA RECTA Qué es Depreciación en Línea Recta? Es el método de depreciación más utilizado y con este se supone que los activos se usan más o menos con la misma intensidad año por año a lo largo de su vida útil; por tanto, el valor de la depreciación periódica debe ser del mismo monto. Este método distribuye el valor histórico ajustado del activo en partes iguales por cada año de uso. Para calcular la depreciación anual basta dividir su valor histórico ajustado entre los años de vida útil. El valor a contabilizar mensualmente se genera utilizando la siguiente fórmula: Costo Histórico + Ajuste por Inflación Depreciación Mensual = Número de Veces a Depreciar Qué Aspectos se Deben Tener en Cuenta Para Ejecutar el Proceso de Depreciación en Línea Recta? Los aspectos más importantes a tener en cuenta para el correcto funcionamiento del proceso de Depreciación en línea recta son: 1. Definir los grupos o tablas de Activos Fijos, allí se definen las cuentas contables en las cuales se contabilizara el proceso de Depreciación 2. Haber creado en forma correcta el catálogo de activos fijos, pues de allí se toman datos importantes para ejecutar el proceso de depreciación como son Fecha de Compra Depreciable Método de Depreciación Estado del Activo

6 Importante: Se recomienda que para todos los Activos Fijos que maneje la empresa se deba utilizar el mismo sistema de Depreciación, bien sea Línea Recta o Suma de Dígitos 3. Se debe haber definido un Documento Tipo L, para realizar la contabilización del proceso de depreciación Importante: En caso de manejar Ajustes por Inflación también se debe tener definido un documento Tipo - A 4. Se debe ejecutar el proceso de depreciación el último día del mes Cuál es la Ruta Para Ejecutar el Proceso de Depreciación en Línea Recta? Para ejecutar el proceso de Depreciación en Línea Recta se ingresa por la ruta: Activos Fijos Procesos de Activos Comprobante de Depreciación

7 Importante: El tipo de depreciación a utilizar el sistema lo toma de la marcación realizada en el catálogo de Activos Fijos Cuáles Son los Datos que Solita el Sistema al Momento de Ejecutar el Proceso de Depreciación en Línea Recta? Al momento de ejecutar el proceso de depreciación en Línea Recta el sistema realiza algunas preguntas y de las respuestas que se den depende la base de cálculo: a. Desea correr la depreciación incluidos los ajustes: NO MARCAR LA OPCION: En este caso el sistema sólo realizará el proceso de Depreciación, teniendo en cuenta únicamente el costo histórico del activo para efectuar el cálculo de la depreciación acumulada. A continuación solicitara el documento Tipo - L en el cual se contabilizara el valor de la Depreciación

8 Luego el sistema solicita el Nit, en este caso por ser un proceso interno de la organización, se recomienda asignar el Nit de la empresa, paso seguido solicita el rango de Activos Fijos sobre los cuales se ejecutara el proceso Por último el sistema solicita confirmación e inicia la contabilización del proceso de depreciación en forma automática MARCAR LA OPCIÓN: En este caso el sistema calculará la Depreciación acumulada sobre el costo histórico más el ajuste por inflación del activo fijo si este posee este último valor Importante: De acuerdo a lo establecido en el Decreto 1536 expedido el 7 de mayo de 2007 por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo indicó varios puntos respecto al desmonte de los procesos de ajuste por inflación. Luego el sistema habilita la siguiente ventana para complementar la información correspondiente a los ajustes por inflación

9 b. Desea que se tengan en cuenta los movimientos por ajustes al PAAG del presente mes: NO MARCAR LA OPCION: En este caso el proceso de depreciación no tiene en cuenta los ajustes por inflación calculados el primer día del mes en el que se está ejecutando el proceso de depreciación. MARCAR LA OPCION: En este caso el programa incluirá el ajuste por inflación del mes en el que se está efectuando el proceso de depreciación. c. Desea que el valor de la depreciación al ajuste histórico, se contabilice en la cuenta de depreciación: Esta pregunta define la cuenta contable en la que se debe contabilizar la depreciación al ajuste por inflación. NO MARCAR LA OPCION: En este caso el programa contabilizará la depreciación del ajuste por inflación en la cuenta Ajuste por Inflación a la Depreciación y al final de la vida útil del activo el valor en libros del activo será cero (0). MARCAR LA OPCION: En este caso el programa contabilizará la depreciación calculada al ajuste por inflación en la cuenta 1592?? Depreciación Acumulada, pero al final de la vida útil del activo el valor de la depreciación será mayor al costo histórico y el valor en libros del activo será negativo.

10 Finalmente el sistema solicita los comprobantes donde se va contabilizar la depreciación acumulada del costo histórico y del ajuste por inflación. Debe estar previamente creado un documento tipo L otros Luego solicita el Nit, en este caso por ser un proceso interno de la organización, se recomienda asignar el Nit de la empresa, paso seguido solicita el rango de Activos Fijos sobre los cuales se ejecutara el proceso Por último el sistema solicita confirmación e inicia la contabilización del proceso de depreciación de manera automática METODO DEPRECIACIÓN SUMA DE DIGITOS Qué es Depreciación por Suma de Dígitos? El método de depreciación por suma de dígitos aplica sobre el valor por depreciar una fracción cuyo denominador corresponde a la suma de los dígitos de los años de vida útil y el numerador es el número de años que le resta de vida útil al activo Ejemplo. Costo del activo depreciable $ ; vida Útil 10 años.

11 a. Se calcula la suma de los dígitos de los años: = 55 b. La suma se convierte en una suma de fracciones que debe ser igual a la unidad: 1/55+2/55+3/55+4/55+5/55+6/55+7/55+8/55+9/55+10/55 = 1 c. La depreciación de cada año se calcula de la siguiente manera: AÑO FRACCION VALOR DEPRECIABLE ($) DEPRECIACIÓN ANUAL ($) 1 10/ / / / / / / / / / Qué Aspectos se Deben Tener en Cuenta Para Ejecutar el Proceso de Depreciación por Suma de Dígitos? Los aspectos más importantes a tener en cuenta para el correcto funcionamiento del proceso de depreciación en línea recta son: 1. Definir los grupos o tablas de Activos Fijos, allí se definen las cuentas contables en las cuales se contabilizara el proceso de Depreciación 2. Haber creado en forma correcta el catálogo de activos fijos, pues de allí se toman datos importantes para ejecutar el proceso de depreciación como son Fecha de Compra Depreciable Método de Depreciación Estado del Activo

12 Importante: Se recomienda que para todos los Activos Fijos que maneje la empresa manejar el mismo sistema de Depreciación, bien sea Línea Recta o Suma de Dígitos 3. Se debe haber definido un Documento Tipo L, para realizar la contabilización del proceso de depreciación Importante: En caso de manejar Ajustes por Inflación también se debe tener definido un documento Tipo - A 4. Se debe ejecutar el proceso de depreciación el último día del mes Cuál es la Ruta Para Ejecutar el Proceso de Depreciación por Suma de Dígitos? Para ejecutar el proceso de Depreciación por Suma de Dígitos se ingresa por la ruta: Activos Fijos Procesos de Activos Comprobante de Depreciación

13 Importante: El tipo de depreciación a utilizar el sistema lo toma de la marcación realizada en el catálogo de Activos Fijos Cuáles Son los Datos que Solita el Sistema al Momento de Ejecutar el Proceso de Depreciación por Suma de Dígitos? Al momento de ejecutar el proceso de depreciación por Suma de Dígitos el sistema realiza algunas preguntas y de las respuestas que se den depende la base de cálculo: a. Desea correr la depreciación incluidos los ajustes: NO MARCAR LA OPCIÓN: En este caso el sistema sólo realizará el proceso de Depreciación, teniendo en cuenta únicamente el costo histórico del activo para efectuar el cálculo de la depreciación acumulada. A continuación solicitara el documento Tipo - L en el cual se contabilizara el valor de la Depreciación

14 Luego el sistema solicita el Nit, en este caso por ser un proceso interno de la organización, se recomienda asignar el Nit de la empresa, paso seguido solicita el rango de Activos Fijos sobre los cuales se ejecutara el proceso Por último el sistema solicita confirmación e inicia la contabilización del proceso de depreciación en forma automática MARCAR LA OPCIÓN: En este caso el sistema calculará la Depreciación acumulada sobre el costo histórico más el ajuste por inflación del activo fijo si este posee este último valor Importante: De acuerdo a lo establecido en el Decreto 1536 expedido el 7 de mayo de 2007 por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo indicó varios puntos respecto al desmonte de los procesos de ajuste por inflación. Luego el sistema habilita la siguiente ventana para complementar la información correspondiente a los ajustes por inflación

15 b. Desea que se tengan en cuenta los movimientos por ajustes al PAAG del presente mes: NO MARCAR LA OPCIÓN: En este caso el proceso de depreciación no tiene en cuenta los ajustes por inflación calculados el primer día del mes en el que se está ejecutando el proceso de depreciación. MARCAR LA OPCIÓN: En este caso el programa incluirá el ajuste por inflación del mes en el que se está efectuando el proceso de depreciación. c. Desea que el valor de la depreciación al ajuste histórico, se contabilice en la cuenta de depreciación: Esta pregunta define la cuenta contable en la que se debe contabilizar la depreciación al ajuste por inflación. NO MARCAR LA OPCION: En este caso el programa contabilizará la depreciación del ajuste por inflación en la cuenta Ajuste por Inflación a la Depreciación y al final de la vida útil del activo el valor en libros del activo será cero (0). MARCAR LA OPCION: En este caso el programa contabilizará la depreciación calculada al ajuste por inflación en la cuenta 1592?? Depreciación Acumulada, pero al final de la vida útil del activo el valor de la depreciación será mayor al costo histórico y el valor en libros del activo será negativo.

16 Finalmente el sistema solicita los comprobantes donde se va contabilizar la depreciación acumulada del costo histórico y del ajuste por inflación. Debe estar previamente creado un documento tipo L otros Luego solicita el Nit, en este caso por ser un proceso interno de la organización, se recomienda asignar el Nit de la empresa, paso seguido solicita el rango de Activos Fijos sobre los cuales se ejecutara el proceso Por último el sistema solicita confirmación e inicia la contabilización del proceso de depreciación de manera automática Importante: Las opciones que se presentan para ejecutar el proceso de Depreciación por Línea Recta o Suma de Dígitos son las mismas