BASES DEL LLAMADO PLAN DE MODERNIZACIÓN DE LA DIVISIÓN SISTEMAS DE LA CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN CONSULTOR SENIOR

Transcripción

1 República Oriental del Uruguay Ministerio de Economía y Finanzas Dirección General de Secretaría BASES DEL LLAMADO DIAGNÓSTICO Y ANÁLISIS DE LOS PROCESOS DE TRABAJO DE LA DIVISIÓN SISTEMAS ANTECEDENTES PLAN DE MODERNIZACIÓN DE LA DIVISIÓN SISTEMAS DE LA CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN CONSULTOR SENIOR Uruguay cuenta con un sistema de administración financiera denominado SIIF desde el año Este sistema para la gestión y control contable del sector público fue uno de los primeros instalados en la región para soportar los procesos de contabilidad del sector público uruguayo. Si bien a la fecha está cumpliendo en forma razonable con sus funciones básicas, presenta una serie de debilidades que hacen necesario plantear su actualización conceptual y su reingeniería operativa. Estas debilidades son en parte explicables por la natural obsolescencia tecnológica que todo sistema computarizado alcanza con el paso del tiempo, pero también por las limitaciones del propio diseño del sistema que afectan directamente a procesos críticos relacionados con la gestión presupuestaria. Luego en el año 2012 y en el marco del Programa de Fortalecimiento de los Organismos de Control y Gestión Presupuestaria (Contrato de Préstamo Nº 2085/OC-UR), se elaboró el modelo conceptual de alto nivel de un nuevo sistema integrado de administración financiera (SIIF2) que vendría a sustituir al actual SIIF. Con este informe se comenzaron a atender por parte del MEF y la CGN las debilidades identificadas en el diagnóstico del actual sistema y a definir los desafíos próximos como resultado de la decisión de las autoridades uruguayas por mejorar el proceso de gestión presupuestaria bajo un enfoque integral. Con este bagaje de información, el MEF y la CGN toman la decisión de emprender en los próximos años la modernización del sistema de administración financiera, incluyendo la reingeniería del proceso financiero y contable, así como el fortalecimiento de las capacidades técnicas de la CGN. En este contexto se requiere hacer un esfuerzo de modernización y profesionalización de la División Sistemas de acuerdo a las mejores prácticas, con el fin de poder enfrentar los desafíos inherentes a las operaciones actuales y futuras, y prepararse para la recepción del SIIF2. Esta consultoría se enmarca en el Componente 1 del Programa Desarrollo e Implementación del SIIF 2 OBJETO DE LA CONTRATACIÓN El objeto central de esta consultoría es la elaboración de un análisis pormenorizado del actual modelo de funcionamiento de la División Sistemas de la Contaduría General de la Nación, órgano 1 Sistema Integrado de Información Financiera. 1

2 dependiente del Ministerio de Economía y Finanzas del Uruguay, y su capacidad de adaptación a los retos y desafíos futuros, incluyendo el SIIF2. Entre los objetivos específicos, se espera que esta consultoría logre: Diagnosticar los actuales procesos de trabajo de la División Sistemas. Elaborar una propuesta detallada de mejora del actual modelo de funcionamiento de la División Sistemas, incluyendo una propuesta de reingeniería de los procesos y de las nuevas herramientas de gestión. Elaborar los términos de referencia para la reingeniería de los procesos e instalación de las nuevas herramientas. Los productos que se generen servirán en algún caso de insumo para la consultoría Diagnóstico y Análisis de Estrategias Tecnológicas, y más específicamente para la elaboración del Plan de Modernización de la División Sistemas. CARACTERÍSTICA DE LA CONSULTORÍA a) Tipo de contratación La contratación del consultor se hará mediante un contrato de arrendamiento de obra, enmarcado en lo establecido en el Documento GN Políticas para la selección y contratación de consultores financiados por el Banco Interamericano de Desarrollo. b) Perfil Requisitos Excluyentes: El consultor deberá contar con nacionalidad de un país miembro del BID. Debe acreditar título de grado universitario en áreas afines a la consultoría (ingeniería de computación, sistemas y tecnología de la información). Deberá demostrar una experiencia en materia de consultoría y/o gestión de áreas de TI, de al menos 4 años. c) Plazo de la contratación La consultoría se cumplirá en el marco de un contrato de arrendamiento de obra, de acuerdo a los productos a entregar en la sección 5. La duración prevista de la consultoría es de 4 meses calendario. d) Lugar de trabajo El consultor desarrollará sus tareas en el Ministerio de Economía y Finanzas Unidad Ejecutora del Programa (UEP). 2

3 e) Dependencia Funcional En estrecha relación con esta consultoría, el MEF impulsa de forma simultánea la realización de otra consultoría orientada básicamente a la identificación de las estrategias tecnológicas y de información de la Contaduría General de la Nación, a su diagnóstico y a la propuesta de modernización de la División Sistemas para la implementación de las nuevas políticas tecnológicas. Esta consultoría se complementa con la consultoría denominada Diagnóstico y Análisis de Estrategias Tecnológicas cuyo responsable será el encargado de coordinar con el consultor contratado con los presentes términos de referencia. El trabajo del consultor será supervisado por el Coordinador de la Unidad Ejecutora del Programa (UEP) y coordinado conjuntamente con un representante de la Contaduría General de la Nación, designado por la Contadora General. Dicha supervisión implica la aprobación de todos los informes y documentos previstos en las actividades y de la evaluación de su desempeño al finalizar el período de contratación. Cabe consignar que la aprobación definitiva del informe final del consultor (Producto previsto en el literal d del numeral 5 de los presentes TDR) estará a cargo de la Contadora General de la CGN. ACTIVIDADES El análisis del consultor abarcará todos los ejes de política de una organización moderna de gestión de sistemas, que deberá incluir al menos los siguientes: i) Infraestructura: ii) Seguridad iii) Soporte: iv) Proyectos Ingeniería (site, hardware, software de base, monitoreo, base de datos, entre otros) Redes y comunicaciones. Respaldo y recuperación ante desastres. Servicio al cliente/usuarios Informática interna Desarrollo Mantenimiento v) Profesionalización: Capacitación (presencial, no presencial) Formación de capacitadores 3

4 vi) Oficina de proyectos (PMO) vii) Calidad viii) Administración Estos ejes son de base y pueden ser modificados por sugerencia razonable del MEF y/o el consultor, y acordada entre ambas partes antes del comienzo de la consultoría. El acuerdo será consistente con los ejes definidos en la consultoría Diagnóstico y análisis de estrategias tecnológicas. Las actividades a realizar por el consultor/a son las siguientes: a) Levantamiento de información de la situación actual: Para cada uno de los ejes objeto de análisis (punto 4 - Actividades) se relevarán los siguientes aspectos: Procesos de trabajo actualmente instalados: sustantivos (rectoría, gestión estratégica, entrega de productos y servicios) y de apoyo (administrativos). Organización actual de la División y su estructura por áreas. Herramientas de gestión utilizadas. Perfiles competenciales actuales y técnicos. b) Diagnóstico del actual funcionamiento de los procesos de trabajo de la División Sistemas. Para cada eje, el diagnóstico deberá analizar la situación actual: Análisis de las debilidades y fortalezas de cada uno de los procesos involucrados en el análisis y las herramientas de gestión. Análisis de las disfunciones en materia organizativa. Identificación de las brechas en materia de perfiles competenciales. Factores explicativos de los problemas observados. c) Propuesta para la reingeniería de procesos: Los aspectos a considerar son los siguientes: Definición y descripción detallada de las reingenierías a realizar para cada uno de los procesos identificados. Identificación de las mejoras esperadas como consecuencia de las reingenierías: indicadores y metas de resultados previstos. Definición y descripción detallada de las herramientas de gestión a instalar. Propuesta de reestructura orgánica, adaptada a los nuevos procesos y herramientas. Propuesta de plan de formación/capacitación para reducir las brechas competenciales. 4

5 Para cada una de las propuestas, el consultor deberá indicar lo siguiente: PRODUCTOS Objetivos, actividades, tareas y productos previstos. Dimensionamiento de los recursos de personal (internos y externos al MEF), e insumos (capacitación, herramientas, infraestructura tecnológica, etc.) necesarios para que la reingeniería y reorganización sean ejecutadas. Tipología de recursos e insumos a emplear (consultorías individuales, firmas consultoras, hardware, licencias, redes, cursos de formación/capacitación, etc.) Cronograma sugerido de actividades a desarrollar explicando el alcance de cada una. Presupuesto detallado de los recursos e insumos. Análisis de riesgos preliminares y propuesta de mitigación. Cronograma de implementación. La consultoría producirá los siguientes informes que formarán parte del producto final: a) Plan de Trabajo. b) Diagnóstico del actual funcionamiento de los procesos de trabajo de la División Sistemas: Análisis de las debilidades y fortalezas de cada uno de los procesos involucrados en el análisis y las herramientas de gestión. Análisis de las disfunciones en materia organizativa. Identificación de las brechas en materia de perfiles competenciales. Factores explicativos de los problemas observados. c) Propuesta para la reingeniería de procesos: Definición y descripción detallada de las reingenierías a realizar para cada uno de los procesos identificados. Identificación de las mejoras esperadas como consecuencia de las reingenierías: indicadores y metas de resultados previstos. Definición y descripción detallada de las herramientas de gestión a instalar. Propuesta de reestructura orgánica, adaptada a los nuevos procesos y herramientas. Propuesta de plan de formación/capacitación para reducir las brechas competenciales. d) Documento de informe final y exposición presencial de los resultados y conclusiones. La aprobación de todos los productos y el desempeño del consultor estarán a cargo del Coordinador de la Unidad Ejecutora del Programa (UEP) y la aprobación del informe final del consultor (Producto previsto en el literal d del numeral 5 de los presentes TDR) deberá contar asimismo con la aprobación de la Contadora General de la Nación. 5

6 PRESUPUESTO Y FORMA DE PAGO La consultoría se cumplirá en el marco de un contrato de Arrendamiento de Obra. El monto total del contrato será de $ más IVA. Los pagos se ajustarán al siguiente detalle, previa aprobación de los productos vinculados: a) 10% del monto, contra la entrega y aprobación del producto 5 a) Plan de Trabajo de la consultoría a los 15 días de la firma del contrato. b) 35 % del monto, contra la entrega y aprobación del producto 5 b) Diagnóstico del actual funcionamiento de los procesos de trabajo de la División Sistemas c) 35% del monto, contra entrega y aprobación del producto 5 c) Propuesta para la reingeniería de procesos. d) 20% del monto, contra exposición y aprobación del producto 5 d) Informe final de la consultoría. Los entregables b, c y d se pagarán en función de lo que determine el Plan de Trabajo de la Consultoría aprobado. CONFIDENCIALIDAD El consultor deberá mantener estricta confidencialidad sobre la información que reciba en el marco de la consultoría y a su vez deberá mantener estricta confidencialidad sobre el resultado de los productos que alcance. PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN El consultor será seleccionado a partir de una lista corta de proponentes confeccionada a partir de las expresiones de interés recibidas, en virtud del llamado público realizado, hasta la hora 23:59 del día 19 de agosto de Para la confección de la lista corta, se evaluará la formación y la experiencia laboral, presentada por cada postulante en su currículum vitae. Finalizada esta etapa, se realizará una entrevista individual con aquellos que hayan obtenido un mínimo de 60. Finalizado el proceso de evaluación los postulantes serán ordenados de mayor a menor a efectos de determinar su ubicación en la lista de selección. 6

7 El peso relativo de cada ítem será el siguiente: Criterios Puntaje máximo 1. Formación 25 Posgrado, Maestría o Doctorado en temas relacionados con el objeto la consultoría. 2. Experiencia profesional específica. 65 Experiencia en levantamiento de procesos en áreas de TI; y en consultorías de similares características ejecutadas SUB TOTAL EVALUACIÓN CURRICULAR (1+2) Entrevista 10 Capacidad de argumentación lógica de las metodologías de trabajo que va a aplicar 10 TOTAL PUNTAJE (1+2+3) 100 Criterios ponderados de evaluación: Factores con criterio Pasa/No pasa: a) Ser profesional, con formación terciaria acreditada mínima de 4 años en ingeniería de computación, sistemas y tecnología de la información. b) Contar con un mínimo de 4 años de experiencia profesional en materia de consultoría y/o gestión de áreas de TI. Se descalificarán todos los postulantes que no tengan la formación y la experiencia solicitada. ELEGIBILIDAD Y CONFLICTO DE INTERESES El Consultor que se seleccione, deberá cumplir con los siguientes requisitos: 1. Ser de nacionalidad de un país miembro del BID; 2. Si es funcionario público: i. Estar con licencia sin goce de sueldo; ii. No haber trabajado con el contratante durante el período inmediato anterior al comienzo e su licencia; y iii. Su contratación no genere un conflicto de intereses. 7

8 3. No tener relación de trabajo o de familia con miembro alguno del personal del contratante (o de la Unidad Ejecutora) que estén directa o indirectamente involucrados con cualquier parte de: i. La preparación de estos TdR; ii. El proceso de selección; y/o iii. Con la supervisión de los trabajos. No tener otro contrato a tiempo completo en proyecto alguno financiado con recursos del BID/FOMIN. En caso de ser pariente (hasta tercer grado de consanguinidad o adopción y/o hasta el segundo grado por matrimonio, o convivencia) de algún funcionario del Banco, el consultor lo pondrá en conocimiento del Contratante y éste deberá consultar al Banco previa la formalización de la contratación. FORMA DE POSTULACIÓN a) Forma, plazo y lugar de presentación del Currículum Vitae: Los interesados deberán enviar su CV en el formato que se detalla más adelante, hasta la hora 23:59 del día 19 de Agosto del 2014 inclusive a la dirección de correo electrónico ucp@mef.gub.uy, indicando en el asunto: Ref. Préstamo Nº 3161/OC UR Consultoría: Diagnóstico y Análisis de los Procesos de Trabajo de la División Sistemas. Se deben incluir en el CV exclusivamente aquellos antecedentes de los cuales se posean documentos que los acrediten, los cuales no serán requeridos en primera instancia. b) Formato CV: La presentación del CV deberá hacerse en el siguiente orden: 1. Referencia del Llamado 2. Datos de identificación personal Nombre y apellidos Cédula de Identidad Credencial Cívica Fecha de nacimiento Dirección Teléfonos de contacto Correo electrónico 3. Estudios Cursados Títulos de grado y posgrado (indicando institución, año en que se obtuvo) 4. Antecedentes laborales 8

9 Actividad Laboral Específica (específicos en el objeto de la consultoría) (indicando institución, cargo/posición ocupado y período de desempeño). Actividad Laboral General (indicando institución, cargo/posición ocupado y período de desempeño). Actividad Docente (indicando institución, grado, período de desempeño, asignatura) 5. Otros cursos y seminarios Cursos con Aprobación (institución, año en que se obtuvo y carga horaria) Cursos o Seminarios con solo asistencia 6. Otros antecedentes (publicaciones, etc.) c) Comunicaciones Todas las comunicaciones se realizarán a la dirección de correo electrónico que el Consultor declare al momento de la postulación. Transcurridos cinco días hábiles desde el envío de la comunicación o los que determine la comunicación misma, se tendrá por notificado a todos los efectos. Si ante la notificación de haber sido seleccionado, el interesado no se presentare en el plazo establecido, se entenderá que ha desistido de la postulación lo que habilitará al Contratante a llamar al siguiente en la lista de prelación de así determinarlo el proceso. El proceso de evaluación de los postulantes y/o propuestas presentadas serán confidenciales hasta que el contrato objeto del llamado haya sido suscripto. Esta confidencialidad permite que las personas encargadas de la revisión del proceso eviten interferencias reales o percibidas. Las evaluaciones del tribunal evaluador serán definitivas y confidenciales, en caso de solicitud de información por parte del consultor; solamente podrá informarse sus datos. 9