1. Objetivo del instructivo Custodiar los documentos acorde a normas técnicas en función de asegurar su administración, conservación y servicio

Transcripción

1 Página: 1 de 7 1. Objetivo del instructivo Custodiar los documentos acorde a normas técnicas en función de asegurar su administración, conservación y servicio 2. Glosario: Almacenamiento: proceso técnico mediante el cual los expedientes son ubicados en contenedores adecuados a sus soportes y formatos, para su conservación, organización y servicio. Archivo: el término archivo tiene una doble acepción: en un primer caso, se refiere a las unidades de servicios en las que se custodian, procesan, administran y sirven los documentos, y en otras se usa para referirse a los fondos documentales de una entidad. En el primer caso se habla de archivos de gestión, archivos centrales, archivos generales, archivos históricos. En el segundo, se habla, por ejemplo, del archivo de una entidad la de. Archivo Histórico: Es aquél al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente. Ley 594 de 2000 Catalogación: proceso técnico mediante el cual se hace la descripción de los documentos de un archivo o fondo documental, en el nivel de unidades o piezas documentales. Clasificación: proceso técnico mediante el cual se relaciona cada unidad documental con la serie y subserie a que pertenece, teniendo como referente el Cuadro de Clasificación Documental Cuadro de Clasificación: herramienta archivística en la cual se presentan agrupados en series y subseries los documentos producidos por una entidad. Representa desde el punto de vista documental los procesos y procedimientos que desarrollan los diferentes órganos o dependencias.

2 Página: 2 de 7 Descripción de documentos: proceso técnico mediante el cual se identifican los documentos de un archivo, según parámetros establecidos. Documentos de archivo: son el registro y testimonio material del ejercicio de las funciones, por instituciones o personas naturales, jurídicas, públicas o privadas. Foliación: actividad mediante la cual se marca con un número consecutivo cada uno de los folios u hojas de una unidad documental. Inventario sintético: documento en el cual se hace la descripción de los documentos de un archivo o fondo, en el nivel de series y subseries. Inventario analítico: documento en el cual se hace la descripción de los documentos de un archivo o fondo, por unidades o piezas documentales. Ordenación: proceso técnico mediante el cual se incluyen los documentos en la unidad documental siguiendo criterios tales como el orden del trámite, la datación, el número, entre otros. Selección y disposición final de documentos: proceso técnico mediante el cual se separan los documentos según el destino señalado por las tablas de retención documental o la tabla de valoración. Ordenación: proceso técnico mediante el cual se incluyen los documentos en la unidad documental siguiendo criterios tales como el orden del trámite, la datación, el número, entre otros. Selección y disposición final de documentos: proceso técnico mediante el cual se separan los documentos según el destino señalado por las tablas de retención documental o la tabla de valoración. Soporte: medio material más o menos duradero, en el que se registra la información mediante una técnica adecuada. Tabla de retención documental: herramienta archivística mediante la cual se establece, para cada serie documental, los plazos de transferencias, o sea el tiempo máximo durante el cual deben ser retenidas las unidades documentales en cada nivel de archivo, antes de pasar al siguiente, hasta su disposición final, según valores primarios y secundarios.

3 Página: 3 de 7 Transferencias documentales: proceso de gestión documental mediante el cual se envía, de un nivel de archivo a otro, los documentos, siguiendo lo establecido por la tabla de retención documental y el protocolo de transferencias. Valores primarios: son los valores administrativos, jurídicos, financieros, entre otros, que tiene un documento. Estos valores en muchas ocasiones están definidos por la normatividad que regula la función, el cargo o el documento mismo. Se relaciona con la figura de la prescripción. Valores secundarios: se refiere a los valores informativos o estéticos que, eventualmente, adquieren ciertos documentos, una vez han perdido su valor primario y que los convierte en patrimonio documental y en fuentes para la investigación y el conocimiento. Unidad documental: está conformada por la documentación que de manera ordenada documenta un procedimiento, trámite o actividad administrativa. Serie y subserie documental: Una de las características de los documentos de archivo es su carácter seriado, porque los documentos se producen uno a uno, a raíz del ejercicio repetido y cotidiano de las competencias, funciones, procedimientos y trámites, que una entidad tiene a su cargo. 3. Condiciones Generales a. Deben existir las condiciones tecnológicas necesarias para la operación representada en Hardware y software b. Debe existir el recurso humano que garantice la operación en los distintos niveles de archivo c. Para el desarrollo de las actividades de eliminación, transferencia, organización e inventario se debe tener en cuenta reglas, instructivos y protocolos d. El archivo de contratos y de historias sociales de vejez, comienza en la actividad No. 2 e. Se deben tener como referencia jurídica del instructivo los siguientes documentos: Decreto 514 de 2006 por el cual se establece que toda entidad pública a nivel Distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA) como parte del Sistema de Información Administrativa del Sector Público Decreto 4110 de 2004 por el cual se reglamenta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTC GP 1000.

4 Página: 4 de 7 Numeral 4.2. Ley 594 de 2000, por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones Actos administrativos que normalizan la gestión documental para los documentos producidos por los procesos misionales de la 4. Ubicación del instructivo en el proceso y relación con otros procedimientos y procesos: Procesos entidad Documentos Producidos Archivo Documentos archivados Servicios de Archivo

5 Página: 5 de 7 5. Diagrama de flujo de las actividades del instructivo:

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7 Página: 7 de 7 6. Aclaración de las actividades: 3. Actualizar expediente, es agregar los documentos producidos hasta el documento final, que es el que cierra el expediente, acorde al trámite. Esta actualización puede hacerse directamente en el archivo de oficina antes de entregarlo al archivo de gestión, o bien en el archivo de gestión mismo tal como sucede con los expedientes de contratación o de las historias sociales de vejez. En cuyo caso debe aplicarse el protocolo correspondiente. 4. Esta actividad realiza la transferencia primaria al siguiente nivel de archivo, de acuerdo a los protocolos de eliminación y de transferencia. 5. La actividad remite al protocolo de eliminación o transferencia según sea el caso; los documentos generados en esta actividad están sujetos a verificación y cambios. 9. Los documentos generados en esta actividad están sujetos a verificación y cambios por el Archivo de Bogotá. Las actividades de eliminación se llevarán por el protocolo de eliminación. ELABORO REVISO APROBO NOMBRE Deyanira Perdomo Cuéllar- Gloria Rendón Javier Medina Javier Medina CARGO Consultora Rediseño de procesos de Dirección de Gestión Corporativa (contrato 3067/07) Consultora para la Gestión Documental Subdirector Administrativo y Financiero Director de Gestión Corporativa ( E )