CUADROS DE CLASIFICACION DOCUMENTAL CODIGO SECCION SUBSECCION SERIE SUBSERIE UNIDAD DOCUMENTAL TIPOLOGIA JD. Actas Junta Directiva

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1 CUADROS DE CLASIFICACION DOCUMENTAL CODIGO SECCION SUBSECCION SERIE SUBSERIE UNIDAD DOCUMENTAL TIPOLOGIA JD JUNTA DIRECTIVA ACUERDOS Acuerdos Junta Directiva Acuerdos G GERENTE Junta Directiva Registro Especial Departamental de la IPS - Convocatoria - Registro de Inscripción Acta de Visita Registro Consecutivos Formato Único de Necesidades Registros Registros Reuniones Sindicatos - Convocatoria - Comité de Gerencia - Convocatoria - de gestión del gerente es - comunicaciones - Resoluciones de Mercadeo es- Comunicaciones de Gestión - Indicadores de Gestión - de productividad y calidad a Junta Directiva - de Rendición de Cuentas - Indicadores de Gestión - de productividad y calidad CIRCULARES Circulares Internas Circulares Circulares Externas Circulares de Comité de Ética y Convivencia Institucional - Convocatoria - RESOLUCIONES CONVENCIONES COLECTIVAS CONVENIOS Convenio Interadministrativo Convenio Docencia de Servicios Resoluciones Pliego de condiciones de negociacion Acta de cierre Acuerdo Acto administrativo de convenciones colectivas Estudios previos Necesidad Minuta contractual Acta de Inicio den Acción Polizas de supervision Informe de ejecucion Acta final y de recibo de satisfaccion Acta de liquidacion Solicitud Documento de constitución de la Universidad Documento poder del representante legal de la institución Copia de identidad del representante legal de la institución

2 G-CI GERENTE ASESOR CONTROL INTERNO de Acción Pormenorizado del Estado de Control Interno (Ley 1474 de 2011) de Seguimiento a los procesos Control Interno Contable de Seguimientos a los Comites Institucionales Registro única tributario, certificado de cámara y comercio Certificado de procuraduría y contraloría de antecedentes Minuta del convenio Acta de inicio de Pasantias de Comité Docente Asistencial CODA. de auditorias Indicadores de Gestión Informe de Seguimiento Encuesta Referencial - Informe de auditorias Hallazgos Reportados por las áreas Acta de auditoria Informe de auditoria de mejoramiento Seguimiento plan de mejora Lista de chequeo Cronogramas de comités Informe de seguimiento a los comités de Mejora Seguimiento al plan de mejora de seguimientos a los es de Mejoramiento Hallazgos de mejora Seguimiento al plan de mejora Informe de seguimiento al plan de mejora de los entes de control a Entidades del Estado de Austeridad del Gasto Público de Seguimiento a las Unidades de Negocio Informe de Arqueos de Caja desarrollo del MECI Informe Lista de costos y gastos de auditoria Lista de recibo de caja por consecutivo Reporte de caja menor Servicios Administrativos Informe de caja menor Subgerencia Científica Informe de caja menor Gerencia y Subgerencia G-AM GERENTE AUDITORIA MEDICA Comités de Coordinación De Control Interno - Convocatoria - Auditoria Medica y Garantía de la Calidad de Acción de Auditorias Internas Registro de asistencia Informe de quejas y reclamos de auditorias Documentos de trabajo Comunicaciones Reporte de hallazgos

3 Seguimiento de auditorias de Auditoria Médica a Entidades del Estado - Comunicaciones del Sistema de Gestión de Calidad - Comunicaciones AM-C AUDITORIA MEDICA CALIDAD PROGRAMAS de Indicadores - Comunicaciones de Glosas - Comunicaciones Programa De Auditoria Para El Mejoramiento De La Calidad (PAMEC) GIGACS (Software) -Autoevaluación -Matriz de priorización Auditorias Internas - de mejoramiento -Informe de auditoria Interna -Cronograma de comités Cronograma de auditoria Interna Informe de seguimiento de auditorias -Seguimiento al desempeño de auditores -ificación de auditores -Lista de verificación para la auditoria -Reporte de hallazgos de la auditoria -Informe de auditoria -Determinación de competencia AM-GD AUDITORIA MEDICA GESTION DOCUMENTAL de Acción de de Acción Comité de Archivo - Convocatoria - de Acción TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL Tablas de Retención Documental Comunicaciones Registros de Acciones Correctivas y Preventivas Registro de Acciones Registros de Documentos Externos Registros Registros de Modificaciones Registros Registros de Elaboración, actualización o anulación de Documentos Registros G-AJ ASESOR JURIDICO JURIDICA Registro de Distribución de Documentos Registros Registros de Divulgación de Documentos Registros Listado Maestro de Documentos Internos Registros Listado Maestro de Documentos Externos Registros a Entidades del Estado de Acción es PROCESOS JURIDICOS Comités de Conciliación Acciones De Tutela Derecho De Petición - Convocatoria - Oficio de acción de tutela Respuesta Fallo Impugnación Segundo Fallo Fallo Corte Constitucional cuando aplica Solicitud

4 Conciliaciones Prejurídicas Proceso Laboral Ordinario Proceso Laboral Contencioso Administrativo Procesos Administrativos Respuesta Requerimiento Notificaciones Acta Demanda Contestación Audiencia conciliatoria Auto Alegatos de conclusión Fallo Apelación Segunda Instancia Fallo Corte Constitucional cuando aplica Demanda Pruebas Intervenciones Fallo Demanda Pruebas Fallo Acciones Populares y de Grupo Solicitud - Concepto Acciones de Nulidad y de Restablecimiento Del Derecho Solicitud - Concepto Acciones De Nulidad Simple Solicitud - Concepto G-CID GERENTE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO CONCEPTOS JURÍDICOS Conceptos Jurídicos Solicitud - Concepto Sobre Estados De Procesos Disciplinarios - Comunicaciones PROCESOS DISCIPLINARIOS a Entidades del Estado Procesos Disciplinarios Autos Inhibitorios - Comunicaciones procesos disciplinarios Autos Notificaciones Comunicaciones Notas de despacho Edictos Fallos Quejas Remisiones por competencias G-P GERENTE PLANEACION Auditorias Interna Anticorrupcion y Atencion al Ciudadano de auditoria Papeles de trabajo Valoración de probabilidad de riesgo Valoración de impacto Matriz de calificación del riesgo de Acción De Desarrollo Valoración de controle Mapas de riesgos Informe de riesgos es Indicadores de Gestión de Inversiones de acción para plan de desarrollo Informe de avances de áreas Informe consolidado de avances área de planeación de desarrollo departamental

5 CONCEPTOS TÉCNICOS PROYECTOS ANTEPROYECTOS Indicativo Anual de Inversiones Conceptos Técnicos de eación Banco de proyectos Anteproyectos de desarrollo Nacional Indicadores, seguimiento Informe de seguimiento y evaluación Matriz de indicadores Seguimiento indicadores Informe de seguimiento y evaluación plurianual Conceptos Bienal Asesoria Gestion de reunión Viabilidad y conceptos técnicos G-CM GERENTE COMUNICACIONES PROYECTOS Proyectos Proyectos Inversión Recursos De Estampilla Pro Hospital Universitario Inscripción De Proyectos a Nivel Territorial, Nacional e Internacional Comunicaciones Documentos soporte Asistencias a reunión Otros documentos y formatos relacionados. Identificación Preparación Evaluación exante Programacion Ficha EBI Programación metas de indicadores Oficio según metodología y requisitos exigidos. Gestión de recursos de Cofinanciación INTERVENTORIAS a Entidades del Estado Interventorias de Contratos de Comunicaciones de Acción Conceptos técnicos de supervisión Acta de Inicio Acta de final Liquidación de contrato Revisión con Jurídica -Política de comunicaciones -Comunicaciones de Gestión Comunicaciones

6 SC CIENTIFICA Comité de Referencia y contrareferencia - Convocatoria - Comité de Vigilancia Epidemiológica Convocatoria - Reporte de Enfermedades de Notificación Obligatoria- Reporte de eventos de interes Salud Publica SIVIGILA Comité de Infecciones - Convocatoria - Comité de Farmacia y Terapéutica - Convocatoria - Comité de Seguridad del Paciente - Convocatoria - Comité De Docencia-Servicios - Convocatoria - Comité Emergencia y Evacuación Comité De Ética Hospitalaria - Convocatoria - - Convocatoria - Comité de Bioetica - Convocatoria - Comité de Historias Clínicas Convocatoria - Comité Técnico Científico - Convocatoria - Comité Asistencial de Acción Hospitalario de Emergencias - Convocatoria - Informe de evaluación del plan de acción de la subgerencia cientifica SC-E SC-PP CIENTIFICA CIENTIFICA SISTEMAS DE INFORMACION - ESTADISTICA PROMOCION Y PREVENCION de Caja Menor Referencia y Contrareferencia de Productividad a Entidades del Estado de Gestión de indicadores Registros de Capacitaciones registros de asistencia Estadisticos CONTRATOS de Gestión de Productividad Comparativo de produccion asistencial a Entidades del Estado Contratos de Promoción y Prevención Contrato Técnicos Acta de inicio

7 consolidados del líder de promoción y prevención. Acta final INTERVENTORIAS Interventorías de Contratos Certificado De Cumplimiento Contractual Registro Único De Necesidades SC-AA SC-AU CIENTIFICA CIENTIFICA SERVICIOS AMBULATORIOS SERVICIO AL CLIENTE Y SATISFACCION AL USUARIO de Acción de Actividades Lista De Chequeo Registro de actividades de promoción y prevención Registro de asistencia Encuestas Certificados de Equipos Inventario Inventario Carro de Paro Inventario Registro de Baja de medicamentos Registro Registros del Estado de los Equipos Médico Quirurgicos Registro Registro de Activos Fijos Registro de Indicadores Indicadores de objetivos y procesos de acción - de indicadores Satisfacción del Cliente Informe Gestión de Citas Indicadores y objetivos por procesos, Encuestas de Satisfacción Tabulación mensual de encuestas tabulación mensual de citas listado de citas Informe Gestión de Autorizaciones Relación mensual de autorizaciones Programa de Medicamentos Ambulatorios Relación mensual de pacientes autorizados para medicamentos de Negación de Servicios Relacion de negacion de servicios Servicio Telefónico Relacion mensual de llamadas Gestión de Solicitud, Quejas y Reclamos de Trabajos Comunitarios de acción Relación mensual de quejas Evaluacion Temas de Psicoeducación relacion mensual de firmas de actividades Temas de capacitación registro de asistencia actividades con usuarios resultados de auditorias planes de acción PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS Servicio de Información y Atención al Usuario - Convocatoria - Registro de peticiones, quejas y reclamos Peticiones, quejas y reclamos Respuesta

8 SC-HC CIENTIFICA ARCHIVO DE HISTORIA CLINICA INTERVENTORIAS PROGRAMAS HISTORIAS CLINICAS Interventorias de Contratos Programas de Liga de Usuarios Historias Clínicas Activas - Historias Clinicas Inactivas Convenios de avances de seguimiento estatutos actas Derechos de peticion y/o Solicitudes registros de asistencia temas de capacitación Invitaciones Registro de Inscripción Ficha de registro Cosentimiento Informado de medicamentos Hoja de Evolucion Epicrisis Evaluacion sintomatologica Orden medica Examenes de laboratorio Signos vitales Control de liquidos Control Nocturno Notas de enfermeria Kardex Inventario de medicamentos Evolucion de terapia ocupacional Registro de terapia ocupacional SC-HD SC-H CIENTIFICA CIENTIFICA HOSPITAL DIA SERVICIOS DE HOSPITALIZACION Historia Clinica Laboral Certificados Hoja de Pertenencias Registro de Inscripción Ficha de registro Examen de Ingreso Hoja de Evolucion Examenes de laboratorio Examen de Egreso Registro de Entrada y Salida de Historías Clínicas Registros Registro de Entrega de Historia Clínica Registros Registro de Actividades registros PROGRAMAS Registro de Compromiso Familiar. Programa Paciente Seguro Gestión del Evento Adverso registros de comité paciente seguro Visitas de seguridad Informe de incidentes, indicadores programa paciente seguro Registro y análisis del evento adverso Registro de Pertenencias de Pacientes Registros Registro de Cambio de Turnos Registros Registro de Reporte de Pacientes Registros Registro de Alta Voluntaria de Pacientes Registros Reuniones de Gestión Servicios Hospitalarios Registros de Escala de Agitación Psicomotriz Registros CONVENIOS Registro de Inscripción Nacional de Tecnovigilancia (INVIMA) Registros de Capacitaciones Convenio Docente Asistencial Registro Invitaciones registros de asistencia Minuta de Convenio Polizas Carta de Solicitud

9 de actividades Acta de Inicio Hoja de vida estudiantes de actividades Programación de Vacaciones HISTORIA JURIDICA de Acción Historia Jurídica de Pacientes Inimputables Registro de Recargos Carta de juzgado Ministerio de la Protección Social Informe de epicrisis de pacientes inimputables a Entidades del Estado Solicitud SA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Registro de Estadísticas Registro Registros Condensados de Evaluación Desempeño Ocupacional Registros Registros de Desempeño Ocupacional Registros Registros Control de Pacientes Actividades Diarias Registros de Implementos Reuniones de grupos Listado de Implementos Citación Quejas y Reclamos Registro de Asistencia SA-TH ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA GESTION DEL TALENTO HUMANO de Acción de Seguimiento y Medición Reporte de Hallazgos de Seguimiento a los procesos a Entidades del Estado de Acción de Cargos Institucional de Capacitaciones Estudios de Cargos Proyecto de Cargos Resoluciones Acuerdos Necesidades de Capacitación PROGRAMAS de Medición del Clima Laboral es de Mejoramiento Programa de Bienestar Social y Desarrollo del Talento Humano Matriz de priorización registro de asistencia Encuestas Reporte de Hallazgos es de Mejoramiento de Bienestar Social Invitaciones Eventos Certificados de disponibilidad presupuestal Cuenta de cobro (copia

10 POLIZAS INTERVENTORIAS HISTORIAS LABORALES Programa de Inducción y Reinducción ta Temporal Vinculación y Selección Polizas de seguros Resolución Lista de Asistencia Registro de inducción y reinducción de Cargos Acuerdos Nombramientos Reporte de Ingresos Polizas Servicios Exequiales Interventorias de Contratos Registros de Viaticos Comisión de Personal Comité de Bienestar y Becas Comité de Deportes Convenios de avances de seguimiento Registros De Viaticos Actos administrativos Oferta de empleos Soporte de pago Oferta de empleos comisión de personal Resoluciones Reportes CNCS Elección integrante Solicitud de becas Asignación de becas Resoluciones Invitaciones Registro de Asistencia Historias Laborales Activas Acto administrativo de nombramiento o contrato de trabajo Historias Laborales Inactivas Oficio de notificación del nombramiento o contrato de trabajo Oficio de aceptación del nombramiento en el cargo o contrato de trabajo Hoja de Vida (Formato Unico Función Pública) Copia del Documentos de identificación Copia de la libreta militar Copia de registro profesional Copia Acta de grado y de diplomas Constancia de registro en la Secretaría de Salud Departamental (asistenciales) Referencia laboral Acta de posesión Pasado Judicial Certificado de Antecedentes Penales Certificado de Antecedentes Fiscales Certificado de Antecedentes Disciplinarios Declaración de Bienes y Rentas Certificado de aptitud laboral (examen médico de ingreso)

11 Afiliaciones a: Régimen de salud (EPS), pensión, cesantías, caja de compensación, etc. Actos administrativos que señalen las situaciones administrativas del funcionario: vacaciones, Licencias, comisiones, ascensos, traslados, encargos, permisos, ausencias temporales, PORTAFOLIO DE EVIDENCIAS a Entidades del Estado Inscripción en carrera administrativa, suspensiones de contrato, pago de prestaciones, entre Carné de vacunación Evaluación del Desempeño Acto administrativo de retiro o desvinculación Evidencias Relación evaluación de desempeño Sistema Integrado de Nómina PROGRAMAS Auxiliar de Cuentas ta de Personal de Novedades del Personal Seguridad y Salud en el Trabajo Invitaciones Registro de asistencia Programa de Ergonomía Programa de Riesgo Psicosocial Programa Seguridad Orden y Limpieza (SOL) Accidentes de Trabajo Programa Auditorias Lista de chequeos Informe de investigación o incidente de trabajo Informe de accidente a la Administradora de Riesgo Laboral (En el sistema) Estadística Informe Semana de la Salud Ocupacional Presupuesto Píldoras Fotos Informe Psicológico Individual a Funcionario Registro de Evolución PROGRAMAS CONTRATOS Programa de Vida Saludable (Riesgo Psicosocial) Programa de Atención a Prejubilados Contratos Prestación de Servicios Registro de asistencia a funcionarios y grupo familiar Control de asistencia Informe programa prejubilado Necesidad Hoja de Vida Hoja de vida única Certificaciones Laborales Fotocopia de Cédula Fotocopia Libreta militar (cuando Aplica)

12 Fotocopia Registro Profesional (área Asistencial) Fotocopia Tarjeta Profesional Fotocopia de acta de grado y de diplomas Constancia de registro en la Secretaría de Salud Departamental (asistenciales) disciplinarios Garantías establecidas en el contrato (pólizas) Declaración de bienes y rentas Pago de seguridad social Carné de vacunación Certificado de responsabilidad Fiscal Nacional NOMINAS Nomina de Contratistas Certificado ante la DIAN RUT Antecedentes penales Cuenta de cobro Certificado de disponibilidad presupuestal Informe de actividades Certificado de actividades Columnario todos los conceptos Comprobante de pago Relación de pago Relación de consignación en banco Informe de cumplimiento de actividades emitidas por el supervisor Certificado de exoneración de Retención en la fuente Transacciones para documento NOMINAS Comprobante contable (interface) Generación de nómina (Av Villas) a Entidades del Estado Contratos Prestación De Servicios Nomina de Personal Novedades de nomina Listado de aportes de seguridad social Cuadro de Vacaciones Autoliquidación Resumen de pago planilla aportes en línea Certificados Certificados de disponibilidad presupuestal Relación de cambios Autoliquidación Licencias Novedades Reajustes Actos administrativos Otras deduciones (embargos, cooperativas, Sindicatos ) Libranzas

13 Aportes Patronales Pago Seguridad Social Interface Con Contabilidad Actualización datos con contabilidad Conciliaciones Estado de cuenta Saneamiento aportes patronales Derechos de petición Sistema General de participaciones Certificados Paz y salvo illa de autoliquidación Pago por PILA (Sistema) Autoliquidación Radicación de Incapacidades SA-F ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA GESTION FINANCIERA Aportes Parafiscales Cuotas Partes Pensiónales Relación de pago de Nómina Banco a la Comisión Nacional del Servicio Civil Relación de pago Medicina Prepagada de Acción Incapacidad médica Historia Clínica Caja De Compensación Familiar Certificado de escolaridad illa (SIRAP) Bono Pensional Certificados Liquidación de intereses Listado de pagos Soporte de validación Comisión Nacional del Servicio Nombramientos Provisionales CN Nombramientos ta De Perso Vacantes Definitivos CNCS Revocatorias CNCS Encargos CNCS Factura Relación de descuentos de Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable - Convocatoria - Informe de Gestión Informe de Costos a Entidades del Estado Informe de Gestion Indicadores finencieros Memorandos Reportes de lavandería Reportes nomina Reportes mantenimiento Reportes combustible a vehículos. Comité de Costos Invitación Registro de Asistencias

14 DECLARACIONES TRIBUTARIAS ESTADOS FINANCIEROS LIBROS Declaraciones de Estampillas Declaraciones - Comprante de Egreso o Nota Bacaria Declaraciones de Retencion en la Fuente Declaraciones - Comprante de Egreso o Nota Bacaria Declaraciones de IVA Declaraciones - Comprante de Egreso o Nota Bacaria Declaraciones de Retención Impuesto ICA Declaraciones - Comprante de Egreso o Nota Bacaria Declaración de Renta Declaraciones - Comprante de Egreso o Nota Bacaria de Declaración de Renta de Medios Magneticos a Entidades del Estado a la Gerencia a Junta Directiva de Depreciación de Muebles y Enseres Matriz de Contratos de Fiducia Balance General Indicadores Financieros Estado de Ganancias y Perdidas Estado de Cambios en la Situación Financiera - Cuadre de caja- Cuadr Estado de Patrimonio Origen y Aplicación de Fondos Flujo de Caja Notas de los Estados Financieros Libro Diario Libro Bancos Balances Registro de Movimientos de cuentas Notas Debitos y Notas Creditos Libro Mayor y Balances Libro de Comprobantes Diarios Libro CONCILIACIONES BANCARIAS BOLETINES DE CAJA PROYECTOS Proyecto de Presupuesto Auxiliares de Cuenta Extracto bancario Notas bancarias Boletines de caja y bancos Recibos de caja Relación de giros Notas bancarias Conciliación Bancaria Consignación Bancaria Anteproyecto presupuestal Presupuesto de ingreso Presupuesto de Gastos ta de Cargos de Cargos valorizado de compras de inversión Gerencial Financiero Proyecciones Cuadro comparativo de ejecuciones presupuestales de cuentas por cobrar y cuantas por pagar Presupuestos de gastos por fuente de financiación Resumen comparativo por grupos Disposiciones generales y presupuesto de gastos. Estadísitcas área asistencial

15 Acuerdo de Junta Directiva FACTURAS VENTA DE SERVICIOS Informe de Ejecución Presupuestal Factura de Venta Arriendo Factura de Venta Inimputables Informe Ejecucion presupuestal Certificados de Disponibilidad Presupuestal Cierre presupuestal Cuentas por cobrar Cuentas por pagar Contrato Oficio remisorio Factura de venta Relación de pacientes Contrato Factura de Venta Secretaria Departamental De Salud Cuentas de Cobro Oficio remisorio Factura de venta Relación de pacientes inimputables Contrato Interadministrativo Prestación de Servicios de Salud Pública Oficio remisorio Factura de venta. Contrato de las entidades responsables de pago Cuentas de cobros entidades responsables de pago Lista de facturas individuales Radicación de contratos Facturas Individuales de Prestación de Servicios Conciliación Bancaria Extractos bancarios Nota interna Constancia de radicación Notas créditos Otros anexos Oficio de glosa Relación de glosa Acta de conciliación Oficio tramite de glosa Nota Crédito de Cartera Informe a Entidades del Estado de Comité de Glosas y Cartera Informe Cartera por edades Citación Registro de Asistencias de actividades COMPROBANTES CONTABLES Comprobantes de Egreso Comprobante de egreso Copia de cheque

16 Orden de liquidacion o causacion Certificacion o entrada por compra Documentación Contractual De acuerdo al tipo de contrato Notas Bancarias Solicitud Cheque de gerencia Listados de descuento de nómina SA-SI ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA SISTEMAS DE INFORMACION HOJAS DE VIDA Hojas de Vida Equipos de Infraestructura Informática Hoja de vida de equipos de computo Ficha Técnica de equipos Formato de inventario y estado de equipos Cronograma, Control de Mantenimiento preventivo Solicitudes y/o peticiones de Contingencia y Acciones Preventivas para Sistemas Comité de Gerencia de la Información Registro de Asignación de Claves y Usuarios - Acciones correctivas y preventivas - Citación Registro de Asistencias Solicitudes y/o peticiones SA-AD GESTION LOGISTICA Y DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS CONTRATOS de Gestión Gestión de solicitudes de soporte Solicitudes y/o peticiones Indicadores de Gestion de indicadores Contratos Sin Formalidades Plenas - Ordenes de Compras Indicadores de objetivos y procesos Necesidad Estudios previos Solicitud de Cotización Cotizaciones Cuadro comparativos (varios proveedores) Contrato Cámara de comercio RUT Copia de cédula Penales Disciplinarios Fiscales Solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal Certificado de Disponibilidad Presupuestal Orden de Compra Registro Presupuestal Clausulas Pólizas Entrada De Almacen Comprobantes de pago

17 Contratos Sin Formalidades Plenas Ordenes De Servicios Contratos Con Formalidades Plenas -Contratación Directa Lista de Chequeo Para Pago de supervisión Cuadro Control de Utilizacion de Disponibilidad Presupuestal (cuando aplique) Certificación de Cumplimiento Necesidad Estudios previos Solicitud de Cotización Cotizaciones Cuadro comparativos (varios proveedores) Cámara de comercio RUT Copia de cédula Penales Disciplinarios Fiscales Solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal Certificado de Disponibilidad Presupuestal Orden de Compra Registro Presupuestal Clausulas Pólizas de supervisión Comprobantes de pago Lista de Chequeo Para Pago Cuadro Control de Utilizacion de Disponibilidad Presupuestal (Cuando Aplique) Certificación de Cumplimiento Necesidad Estudios previos Solicitud de Cotización Solicitud de Oferta Cotizaciones Estudios de Mercado Solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal Certificado de Disponibilidad Presupuestal Registro único de proponentes Cuadro comparativos (varios proveedores) Registro Presupuestal Cámara de comercio de interventoría (inicio, parcial y avances). Notificacion de Interventor del Contrato Clausulas Pólizas RUT Recibo de Pago Imprenta Departamental Comprobantes de pago Copia de cédula Penales

18 Contratos Con Formalidades Plenas- Invitación Pública Disciplinarios Fiscales Entrada De Almacen (Cuando aplique) Bitacora de Obra de supervisión Necesidad Estudios previos Pliego de condiciones en borrador (publicación pagina w) Resolución de apertura Pliego de condiciones definitivos Acta de audiencia de cierre Resolución comité evaluador Informe de evaluación comité evaluador Acta audiencia de adjudicación Resolución de adjudicación Cotizaciones Registro único de proponentes Contrato De Prestación De Servicios De Salud Cuadro comparativos (varios proveedores) Cámara de comercio RUT Copia de cédula Penales Disciplinarios Fiscales Clausulas Pólizas Acta de inicio Minuta Acta de posesión de gerente Portafolio de servicios CUPS Tarifas Personería Jurídica Pólizas de responsabilidad Cuentas de Cobro Glosas Pagos Acta final Otros si a Entidades del Estado Registros Activos Fijos Novedades Registros de Salidas y Entradas de Activos Fijos De Gestión Integral De Residuos Hospitalarios Y Similares Lista de contratos Constancia de envío Reporte de activos por responsable Reporte devolutivos por responsable Base de datos de activos fijos (sistemas) Entrega devolutivos Reporte de Movimientos de activos fijos Salidas del Hospital Cronograma

19 (PGIRHS) de Acción DECLARACIONES AMBIENTALES Registros de Capacitaciones Evaluaciones de Capacitaciones Formulario Declaración Ambiental Estudios de Emisión Atmosférica Estudios de Emisión de Ruido PROGRAMAS Programas Producción mas Limpia Estudios de Emisión Vertimientos Control de PH Control de Temperaturas Control Trampa de Grasas Estudios de Residuos Sólidos Recibos de Servicios Públicos (copia) Indicadores Consumo y Costo de Acueducto y Alcantarillado Indicadores de Consumo y Costo de Energía Indicadores de Consumo y Costo de Gas Registros Panorama de Riesgos Panoramas AUDITORIAS HOJAS DE VIDA Comité Ambiental Registros de Residuos Hospitalarios Registros Controles de Plagas Registros Control de Emisiones de Desechos y Residuos Auditorias Ambientales a Entidades del Estado Departamento Administrativo de Gestión Medio Ambienta (DAGMA) Hojas de Vida Tanque de Reserva Indicadores Comunicaciones Registros Residuos Hospitalarios RH1 Control Entrega Residuos Peligrosos de Producción Mensual Certificados de Fumigación Comunicaciones Contrato (copia) Registros Venta de Reciclaje Recibos de Caja Contrato (copia) Cronogramas Lista de Chequeo Solicitudes Respuestas Registro de Generadores de Residuos o Desechos Hospitalarios RESPEL. Hoja De Vida Cronograma Toma De Muestras Acta De Toma De Muestras De Laboratorio Certificados Lavado De Tanque Registro De Mantenimiento Preventivo Y Correctivo De Mantenimiento

20 HOJAS DE VIDA INTERVENTORIAS HOJAS DE VIDA Hojas de Vida del Pozo Registros Prestamos de Auditorios Interventorías Contratos Registro Solicitudes de Parqueadero Hojas de Vida Vehículos Registros Consumo de Combustibles Certificados Analisis Microbiologico Hoja de Vida Estudios Exploración Geológica y Geofísica del Suelo de Intervención de Agua Potable Informe de Interventoría de Obra Informe Construcción del Pozo Análisis Bacteriológico del agua Guías Análisis Microbiológico De Acción Certificado De Capacitación Certificados De Análisis Físico Químico Y Microbiológico Cuentas De Cobros Solicitudes Recibos De Caja Financieros Certificado De Cumplimiento Contractual Registro Único De Necesidades Lista De Chequeo Solicitudes Tarjeta de Propiedad Documento de Identidad Hoja De Vida De Vehículos Reporte De Mantenimiento Certificado De Gases Pólizas Seguro Obligatorio Facturas Ordenes De Servicios Control De Servicio De Mantenimiento (Sistemas) Recibos Control Consumo de Combustible Registro Revisión de Facturas Registros y Controles de Movimiento de Vehículos Registros HOJAS DE VIDA Hojas De Vida De Equipos Industriales Ficha Técnica De Equipos Hojas De Vida De Equipos Biomédicos Registros De Y Estados De Equipos Solicitudes De Mantenimiento Anual de Mantenimiento Registros de Proveedores Reportes De Mantenimiento Control De Mantenimiento Preventivo De Comprobación Cronograma Mensual Ruta De Inspección Mensual Registro De Inspección De Mantenimiento Bitácora Diaria De Mantenimiento Consolidados De Proveedores

21 PROGRAMAS Registros Control de Cafetería Programa de Alimentación y Nutrición Físicos de Despensa Físicos De Almacén de de Acción de Compras es de Obras Mayores Registros Radicadores de Cuentas Registros de Caja Menor Registros Radicadores de Gasolina y Peajes de Indicadores a Entidades del Estado Cronogramas Visitas A Proveedores Reprogramación De Visitas A Proveedores Registro Visita A Proveedores Evaluación De Proveedores Indicadores Recibo De Caja Cafetería Recibo Oficial De Caja Principal Entradas A Cafetería Registro Control De Cafetería Registro Diario de Interconsulta Nutricionales Reportes Diferencias en Inventario Físico Protocolos De Inventario Almacén Acta De Inicio Hojas De Conteo Registro De Inventario Físico Por Línea Acta Final Cronograma de Transferencias de Gestión Indicadores Anual de Compras Registros