Versión 3 Fecha de Elaboración: 04/05/2011 Página 1 de 7

Transcripción

1 04/05/2011 Página 1 de 7 1. OBJETIVO Controlar la producción y trámite documental de La Promotora, mediante el diseño e implementación de Tablas de Retención Documental, en los Archivos de Gestión de cada una de las dependencias de La Promotora. 2. ALCANCE Y CAMPO DE APLICACIÓN Inicia con la identificación de las dependencias productoras de documentos a través de: recopilación de normas sobre la estructura orgánico funcional en la entidad, resoluciones reglamentarias, manuales de procedimientos, organigramas. Y finaliza con el diseño e implementación de las tablas de Retención documental para cada una de las unidades productoras de documentos. 3. DEFINICIONES Tablas de Retención Documental (TRD): instrumento archivístico que identifica para cada entidad, de acuerdo con sus funciones y procedimientos, los documentos que produce, recibe y debe conservar, con sujeción al principio de eficiencia que rige la función administrativa, y al de racionalidad, que rige para los archivos como elementos fundamentales de la administración pública, agentes dinamizadores de la acción estatal y sustento natural de sus procesos informativos. Tipo documental: Unidad documental simple.

2 04/05/2011 Página 2 de 7 Serie Documental: Es el conjunto de estructura y contenido homogéneos, producidos por un cumplimiento Unidad Administrativa de sus funciones. Unidad Administrativa: unidad-técnico operativa de una institución Unidad Documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. La unidad documental puede ser simple cuando este constituida por un solo documento o compleja cuando lo constituyen varios, formando un expediente. Fondo: Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservación institucional formada por el mismo archivo, una institución o persona. Serie: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especificas. Sub-serie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada el conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo con el tramite de cada asunto. Sección: Es una subdivisión del fondo, integrada por un grupo de documentos generados, en razón de esa subdivisión orgánico-funcional.

3 04/05/2011 Página 3 de 7 Unidad Documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. La unidad documental puede ser simple cuando este constituida por un solo documento o compleja cuando lo constituyen varios, formando un expediente. Valoración Documental: Proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo. Valores Primarios: (Administrativo, Legal, Contable, Fiscal y Técnico): Es el que tienen los documentos mientras sirven a la entidad productora y al iniciador, destinatario o beneficiario, es decir a los involucrados en el asunto. 4. DESCRIPCIÓN 4.1 INVESTIGACIÓN PRELIMINAR SOBRE LA PROMOTORA Compilación de la Información Institucional Disposiciones legales, actos administrativos y otras normas relativas a la creación y cambios estructurales de la Entidad (decretos, acuerdos, resoluciones). Estructura interna vigente de La Promotora, manual de funciones, procedimientos, organigrama actual, resoluciones y/o acto administrativo de creación de grupos u asignación de funciones.

4 04/05/2011 Página 4 de Entrevista con los productores de los documentos de la Institución (Encuesta Estudio Documental) Programar y convocar reunión de sensibilización para la elaboración de la encuesta estudio (Formato R-RH-007) Identificar y definir unidades documentales: series, sub-series y tipos documentales. Analizar la producción y trámite de los documentos. Identificar valores primarios y secundarios de la documentación. 4.2 ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LA INFORMACIÓN RECOLECTADA Identificación y conformación de Series y Sub-series con sus respectivos tipos documentales Analizar la encuesta estudio por unidad documental. 4.3 VALORACIÓN DOCUMENTAL Determinar los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer los tiempos de permanencia en los archivos. Identificar y elaborar un listado con las series y sub-series existentes con su respectiva codificación. Consultar los tiempos de retención de los documentos en cada uno de los ciclos del archivo.

5 04/05/2011 Página 5 de ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Elaboración de propuesta TRD (pre-tablas) Diligenciar el formato de la Tabla de Retención Documental normatizado por el Archivo General de la Nación e implementado por la Entidad (R-RT- 009) Definir tiempos de retención de los documentos en el formato de la TRD. Presentar las TRD al Comité de Archivo de La Promotora para su respectivo aval. Remisión de las TRD al Comité de Archivo Municipal para su estudio y aprobación (Ver Anexo) 4.5 APLICACIÓN DE TRD E IMPLEMENTACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS Difusión sobre aplicación y cumplimiento del proceso Indicar a las áreas o dependencias las fechas para el estricto cumplimiento de la aplicación Realizar instructivo para la respectiva aplicación Crear normas que regulen la organización de los archivos de Gestión en concordancia con las TRD de cada oficina o dependencia.

6 04/05/2011 Página 6 de VERIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO Evaluar y dar cumplimiento a la aplicación de las TRD en cada uno de los archivos. PREPARÓ APROBÓ Firma Cargo Profesional Especializado (Grado 4) Director Administrativo y Financiero

7 04/05/2011 Página 7 de 7 ANEXO REQUISITOS PARA LA PRESENTACION DE LA TABLA DE RETENCION Se deben mencionar los siguientes aspectos: La metodología aplicada en su elaboración: procedimientos, formatos, tiempo de elaboración. Explicación del formato de la tabla: definición de cada una de las columnas, abreviaturas y convenciones utilizadas, instrucciones para leerla e interpretarla. Sustentación de la eliminación documental. Aplicación de las TRD para las transferencias primarias y secundarias, especificando cómo, cuándo y quién las asume. Revisión y actualización periódica de la TRD según criterios de la entidad. Glosario de términos asociados. TABLAS DE RETENCION: Presentación de las tablas en el formato. Anexos: Documento de creación. Reglamento Interno de Trabajo. Organigrama. Manual de Funciones. Parámetros para codificación (mencionarlo donde esta). Resolución de la creación del Comité de Archivo. Acta de aprobación de las tablas por pate del Comité de Archivo.