GESTION DOCUMENTAL ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN. CODIGO: 211-PR-02 VERSIÓN: 02 FECHA DE LA VERSIÓN: 28/10/2011 Página 1 de 8
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- Cristián Lagos Cortés
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1 CODIGO: 211-PR-02 VERSIÓN: 02 FECHA DE LA VERSIÓN: 28/10/2011 Página 1 de 8 OBJETIVO: Identificar, agrupar y archivar los producidos por cada una de las dependencias de la entidad que produzca, de acuerdo a las tablas de retención documental (TRD) y ordenar los con respecto a las series y subseries establecidas para cada una de ellas, siguiendo la secuencia natural en la que se realizó el tramite que los produjo, con el fin de recuperarlos de una manera eficaz, eficiente y uniforme en el marco de del Sistema de Archivos de la INFICALDAS ALCANCE: Aplica para cada una de las dependencias productoras de (Archivos de gestión). Incluye todo el procedimiento de clasificación, depuración, foliación y ordenación, de acuerdo al principio de orden original; además incluye la marcación de los archivadores de gestión de acuerdo a los que contenga cada uno. DEFINICIONES: Acervo documental: Conjunto de los de un archivo Archivo histórico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documentación que por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o expropiación. Archivo privado: Conjunto de producidos o recibidos por personas naturales o jurídicas de derecho privado en desarrollo de sus funciones o actividades. Archivo privado de interés público: Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador. Archivo publico: Conjunto de pertenecientes a entidades Oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas, así como los archivos privados, declarados de interés público. Archivo total: Concepto que hace referencia al ciclo vital de los. Proceso integral de la formación del archivo en su ciclo vital. Producción o recepción, distribución, consulta, retención, almacenamiento, Preservación y disposición final. Archivista: Persona especializada en el archivos. Asistencia técnica: Prestación de servicios por personal especializado en diferentes áreas del quehacer archivístico Automatización: Aplicación de los medios tecnológicos a los procesos de almacenamiento y recuperación de la información documental Conservación de archivos: Conjunto de medidas adoptadas para garantizar la integridad física de los que alberga un archivo. Conservación de : Conjunto de medidas tomadas para garantizar el buen estado de los. Puede ser preventiva o de intervención directa. Métodos utilizados para asegurar la durabilidad física de los, por medio de controles efectivos
2 CODIGO: 211-PR-02 VERSIÓN: 02 FECHA DE LA VERSIÓN: 28/10/2011 Página 2 de 8 incluyendo los atmosféricos. Consulta de. Derechos de los usuarios de la entidad productora de y de los ciudadanos en general a consultar la información contenida en los de archivo y a obtener copia de los mismos. Copia: Reproducción puntual de otro documento. Copia autentica: Es la reproducción de un documento, refrendada por el funcionario competente para revestirlo de ciertas formas y solemnidades según lo establecido por la Ley y que le confieren la fuerza jurídica del original. Custodia de : Responsabilidad jurídica que implica por parte de la institución archivística la adecuada conservación y administración de los fondos, cualquiera que sea la titularidad de los mismos. Depuración: Operación por la cual se separan los que tienen valor permanente de los que no lo tienen. Deposito de archivo: Espacio destinado a la conservación de los en una institución archivística. Descripción documental: Es el proceso de análisis de los de archivo o de sus agrupaciones, materializado en representaciones que permitan su identificación, localización y recuperación de su información para la gestión o la investigación. Descriptor: Término al cual se asigna un significado específico y que se utiliza como elemento de entrada para la búsqueda sistemática de la información. Disposición final de : Selección de los en cualquiera de sus tres edades, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación. Documento: Información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado. Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal, o valor científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación. Documento activo: Es aquel utilizado habitualmente con fines administrativos. Documento esencial:(documento Vital). Es aquel necesario para el funcionamiento de un organismo y que por su contenido informativo y testimonial garantiza el conocimiento de las funciones y actividades del mismo aún después de su desaparición, por lo tanto, posibilita la reconstrucción de la historia institucional. Documento historico. Documento único que por su significado jurídico, autográfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la dirección del Estado, la Soberanía Nacional, las relaciones internacionales, las actividades científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en parte del patrimonio histórico y especialmente valioso para el país.
3 CODIGO: 211-PR-02 VERSIÓN: 02 FECHA DE LA VERSIÓN: 28/10/2011 Página 3 de 8 Documento inactivo: Aquel que ha dejado de usarse con fines administrativos y legales. Documento oficial: El que produce, posee o maneja una entidad estatal. Documento privado: El perteneciente a personas naturales y jurídicas, entidades, instituciones y organizaciones que no tienen carácter oficial. Documento semiactivo: Es aquel cuyo uso administrativo y legal es ocasional. Documento Complejo: Tipos documentales diferentes que se han agrupado en desarrollo de un mismo asunto formando un expediente. Ejemplo: historia laboral, historia clínica, un contrato, un convenio, proceso jurídico, etc. Documento Simple: Un solo tipo documental Inventario documental: Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental. Duplicado: Segundo ejemplar o repetido del mismo tenor literal que el primero. Puede ser simple o autenticado. Eliminacion: Es la destrucción de los que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología. Estante: Mueble con anaqueles y entrepaños para colocar en sus respectivas unidades de conservación. Expediente: Conjunto de relacionados con un asunto, que constituyen una unidad archivística. Unidad documental formada por un conjunto de generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto. cada tipo documental individual e indivisible, es un eslabón en una cadena que está inserta en un contexto que le da un valor que no tendría el documento visto aisladamente. El expediente comporta una noción funcional y probatoria, da fe, y debe ser conservado en su integridad. Los expedientes se forman mediante la colocación sucesiva de cada uno de los que se producen en el transcurso de los trámites y están unidos por la relación causaefecto, de ahí que deban ser ordenados de acuerdo con esa secuencia, es decir, respetando el orden origina Facsimil: Reproducción idéntica de un documento, logrado a través de un medio mecánico, fotográfico o electrónico. Fechas de acumulación: Fechas intermedias encontradas en un expediente. Fechas extremas: Se refiere a la fecha más antigua y a la más reciente que pueden encontrarse en un expediente o en cualquier unidad documental. Folio: Hoja de libro, de cuaderno o de expediente, al que corresponden dos páginas. Número que indica el orden consecutivo de las páginas de un libro, folleto, revista.
4 CODIGO: 211-PR-02 VERSIÓN: 02 FECHA DE LA VERSIÓN: 28/10/2011 Página 4 de 8 Folio recto: Primera cara de un folio, cuya numeración se aplica solamente a esta. Folio vuelto: Segunda cara de un folio y a la cual no se le escribe numeración. Fondo: Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservación institucional formada por el mismo archivo, una institución o persona, documentación producida y/o recibida por una institución o persona natural Sección: Documentos de una dependencia de mayor jerarquía de una institución Subsección Documentos de una dependencia, sección o división que pertenece a una dependencia de mayor jerarquía, en términos de archivística se pertenece a una sección. Para identificar las secciones y subsecciones documentales relacionadas con la documentación producida por cada una de las dependencias de mayor rango y por los grupos de trabajo en que estas se subdividen, es necesario tener claridad sobre la estructura de la entidad y establecer la jerarquía de las dependencia para saber cuáles de ellas son del nivel directivo y cuáles del subalterno. Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros. Las series documentales se identifican con las funciones y actividades desarrolladas. Cada serie documental está asociada a un asunto en particular, cuya denominación resulta del análisis del contenido de los reunidos en torno al trámite que los genera. La serie documental está integrada por resultado de la repetitividad de los procesos y procedimientos administrativos o técnicos en las oficinas, generalmente están formados por el mismo tipo documental (unidades documentales) que también responden a unos asuntos similares, generando como resultado una información seriada. Ejemplo: en la oficina de Tesoreria tendrá como series propia del desarrollo de sus funciones: Comprobantes, Comunicaciones, Movimiento contable de tesoreria, etc. Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas. Subdivisión de una serie documental, conformada por un conjunto de unidades documentales producidas en actividades semejantes. Ejemplo de subserie, podría ser: Serie de COMUNICACIONES: Subserie Despachada Subserie Recibida Serie documental simple: La series documentales simples son similares y se colocan sistemáticamente unos a continuación de otros, pero ningún documento tiene relación con el anterior ni con el siguiente, el contenido de cada uno es particular y la información es diversa. Su ordenación permite controlar su producción. Son ejemplo de ello: Decretos, ordenanzas, acuerdos, resoluciones, las actas de juntas, asambleas, comités, comisiones o las circulares administrativas o reglamentarias. Serie documental compleja: La series documentales complejas comúnmente llamadas expedientes. Cada uno está compuesto por varios tipos documentales diferentes entre sí pero relacionados en razón de un trámite determinado. Cada expediente es diferente de otro de su misma serie y por lo
5 CODIGO: 211-PR-02 VERSIÓN: 02 FECHA DE LA VERSIÓN: 28/10/2011 Página 5 de 8 general se almacenan en unidades de conservación (Carpetas) separadas, no obstante, es preciso anotar que existen expedientes de gran volumen en que se deben dividir ubicándolos en diferente unidades de conservación. Son ejemplos de unidades documentales complejas los contratos, órdenes de pago, las historias laborales, las investigaciones disciplinarias, los procesos jurídicos, etc. Tabla de retención documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los. La Administración se verá beneficiada con la elaboración de las Tablas de Retención ya que éstas: Facilitan el manejo de la información. Contribuyen a la racionalización de la producción documental. Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente. Facilitan el control y acceso a los a través de los tiempos de retención en ella estipulados. Garantizan la selección y conservación de los que tienen carácter permanente. Regulan las transferencias de los en las diferentes fases de archivo. Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos. Desde el punto de vista del trabajo archivístico las Tablas de Retención Documental son fundamentales porque: Permiten el manejo integral de los. Facilitan la organización de los a partir del concepto de Archivo Total. Ayudan a controlar la producción y trámite documental. Identifican y reflejan las funciones institucionales. Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los. Permiten identificar los que sirven de apoyo a la gestión administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de gestión Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática. es el elemento fundamental de una serie documental, la cual puede ser simple o compleja. La unidad documental es el resultado físico de una actividad llevada a cabo en las unidades administrativas por las funciones que le han sido asignadas, sin embargo, no todas las actividades generan tipos documentales. Cada unidad documental tiene una estructura formal propia que la diferencia de las demás y un contenido informativo homogéneo. Por ejemplo un informe, es el documento que registra los hechos o investigaciones realizadas; da a conocer el estado de cualquier actividad, estudio o proyecto; en su contenido se registra en primer lugar la razón social, segido de la dependencia que lo origina, título, fecha, autos o responsable, texto y firma. Valor administrativo: El que contiene un documento, una serie de o un grupo documental, para la entidad productora, relacionada con el trámite o asunto que motiva su creación. Este valor se encuentra en todos los producidos o recibidos en cualquier unidad, para responder a una necesidad administrativa mientras dure su trámite y son importantes por su utilidad referencial para la toma de decisiones y la planeación. Valor jurídico: Aquel del que se derivan derechos u obligaciones legales regulados por el derecho común.
6 CODIGO: 211-PR-02 VERSIÓN: 02 FECHA DE LA VERSIÓN: 28/10/2011 Página 6 de 8 Valor legal: Aquel que tiene los que sirve de testimonio ante la ley. Valor fiscal: Es la utilidad o aptitud que tiene los para el tesoro o hacienda publica Valor contable: Es la utilidad o aptitud de los que soportan el conjunto de cuentas, registros de los ingresos y egresos y de los movimientos económicos de una entidad. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: 1. Ley 594 del 2000 Ley General de Archivo 2. Acuerdo 42 de Octubre 31 de 2002 del Archivo General de la Nación, por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades publicas y las privadas que cumplan funciones publicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23, 26, de la Ley 594 de CONDICIONES GENERALES: 1. Cada unidad de gestión debe tener los inventarios de los bajo su responsabilidad. 2. Para efectuar la clasificación se sigue el principio de procedencia. 3. Para efectuar la ordenación se sigue el principio de Orden Original. 4. La depuración se realiza en las oficinas productoras ID. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS 1 Aplicación de Tabla de Retención Documental en cada Unidad de Gestión 2 Clasificación de documentación Identificar de acuerdo a las Tablas de Retención Documental las series y subseries que genera cada unidad de gestión de la sede. Identificar las unidades documentales que hacen parte de las respectivas series o subseries documentales, ya que han sido establecidas de acuerdo a las funciones del área. Técnico administrativo de gestión documental N.A N.A. 3 Disponer los ordenadamente Identificar los de apoyo. La organización física de las series y subseries se hace en forma alfabética en los muebles de archivo, comenzando desde la gaveta o estante superior hasta en la parte inferior del mueble. N.A. Las subseries se ordenan respetando la
7 CODIGO: 211-PR-02 VERSIÓN: 02 FECHA DE LA VERSIÓN: 28/10/2011 Página 7 de 8 ID. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS codificación que aparece en las TRD. Por su parte las unidades documentales de cada serie o subserie se organizaran cronológicamente de acuerdo con el orden natural en que fueron generadas, bajo el principio de orden original. Organización de unidades documentales Preparadas de este modo se pueden organizar de acuerdo con otros criterios de ordenación (numéricos, alfabéticos o mixtos), según las características de cada serie. 4. Eliminar y depurar documentación. En cuanto a los que no hacen parte de la producción de cada unidad de gestión pero que se consideren importantes para la función de la dependencia, también llamados facilitativos, se les puede dar la disposición que mejor responde a sus necesidades, sin embargo no deben ubicarse en el mismo lugar de los archivos de gestión. Depurar los de archivo: retirar de la unidad documental los que no tienen valores M-FT Formato Único
8 CODIGO: 211-PR-02 VERSIÓN: 02 FECHA DE LA VERSIÓN: 28/10/2011 Página 8 de 8 ID. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS primario ni secundario. Se eliminan los que han perdido todo valor legal, físico, administrativo, contable, financiero, entre otros. Técnico de archivo de Inventario 5. Foliar la documentación 6. Rotular e identificar las series y subseries Nota: para la eliminación definitiva se debe tener en cuenta la disposición final de los que disponen las TRD. Se enumeran los folios de los de acuerdo con las directrices para ello establecidas. Nota: se realiza en el momento del descargue documental En el marbete de la carpeta se coloca el nombre de la serie en mayúscula sostenida y negrilla y el de la subserie en mayúscula sostenida. N.A N.A. 7. Señalización de muebles de archivo y ubicación en las unidades de almacenamiento. Al interior de las carpetas, de ser necesario se debe colocar un separador que identifique la documentación con el nombre de la unidad documental con base en la TRD, la fecha o el año. Con base en la TRD y en la actividad anterior se señalizan los muebles de archivo donde se van a ubicar las carpetas con las respectivas series y subseries. Finalmente, se guardan los en el sitio dispuesto para ello. N.A. ELABORÓ CARGO Luisa Fernanda Gutiérrez C Contratista Asesora Planeación REVISÓ CARGO Diana Patricia Gutiérrez Técnico Administrativo de Archivo Correspondencia y Recepción APROBÓ Acta No 10 Equipo MECI FECHA 25/octubre/2011 FECHA 25/octubre/2011 FECHA 28/oct/2011 FIRMAS
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