GLOSARIO. ARCHIVO PARTICULAR.- Conjunto de documentos pertenecientes a personas naturales.

Transcripción

1 GLOSARIO ACCESO A LAS INSTITUCIONES DE ARCHIVO.- Derecho de los ciudadanos a consultar la información que conservan los archivos estatales, previa autorización de los directores de los mismos y en los términos que dispone la ley ACCESO A LOS DOCUMENTOS.- Posibilidad y condiciones de utilización de los documentos del archivo, previsto en los actos normativos. ARCHIVO ADMINISTRATIVO.- Archivo vigente, activo, que guarda con carácter temporal los documentos que se encuentran al servicio exclusivo de la institución a la cual pertenecen. ARCHIVO CENTRAL.- Archivo administrativo que pertenece a los órganos de gobierno y organismos de la administración central del Estado e instituciones en que se justifique por las dimensiones de su aparato administrativo. Es fuente de completamiento del Archivo Nacional. ARCHIVO DE GESTIÓN O DE OFICINA.- Es aquel que reúne documentación en trámite o sometida a continua utilización y consulta administrativa. ARCHIVO HISTÓRICO.- El que conserva la documentación de valor permanente. ARCHIVO PARTICULAR.- Conjunto de documentos pertenecientes a personas naturales. ARCHIVO PRIVADO.- Conjunto de documentos producidos y/o recibidos por entidades no gubernamentales. CATÁLOGO.- Instrumento de consulta en el que, con la finalidad de informar sobre una materia u objeto específico, se describen unidades documentales seleccionadas de uno o varios fondos y relacionadas por su autor en razón de una afinidad temática, cronológica, paleográfica o formal o por criterio subjetivo establecido de antemano. CATEGORIA DEL FONDO.- Rango del fondo determinado por su valor informativo y científico histórico, su plenitud, el lugar e importancia de la institución o persona formadora del mismo. COMISION CENTRAL DE CONTROL Y PERITAJE.- Organo consultivo encargado de evaluar el trabajo realizado por las Comisiones de Control y Peritaje de las unidades estructurales y de elevar a la Comisión Nacional las nomenclaturas de expedientes definitivas. COMISION DE CONTROL Y PERITAJE DE LAS UNIDADES ESTRUCTURALES.- Organo consultivo, facultado para aprobar las propuestas de nomenclatura de

2 expedientes y de los inventarios de conservación y depuración elaborados por las oficinas. COMISION DE CONTROL Y PERITAJE DEL ARCHIVO NACIONAL DE LA REPUBLICA DE CUBA.- COMISION NACIONAL DE CONTROL Y PERITAJE.- Organo presidido por la Dirección General de Archivos facultado para controlar y acreditar la validez del trabajo realizado por las Comisiones de Peritaje de las otras instituciones de archivo del país. COMISION TECNICA PERMANENTE.- Es un grupo asesor del Archivo Nacional encargado de orientar metodologías, tomar decisiones y elaborar recomendaciones sobre los procesos técnicos que se desarrollan en esta Institución o en otras afines que así lo requieran. CONSERVACION DE DOCUMENTOS.- Conjunto de medidas tomadas para garantizar el buen estado de los documentos. CONSERVACION PREVENTIVA.- Cualquier acción tendiente a disminuir el posible deterioro de un objeto. CONSERVACION CURATIVA.- Conjunto de acciones tendientes a corregir el deterioro físico o químico de los fondos y colecciones. COPIA DE SEGURIDAD.- Reproducción en microformas de los documentos de valor especial, por si éstos se perdieran o dañaran. DEPOSITO DE ARCHIVO.- Local especialmente equipado y destinado para la conservación de los documentos de archivo. DEPURACION DE DOCUMENTOS.- Destrucción del documento al cumplirse los plazos de conservación y carecer éste de significación histórica. DOCUMENTO.- Representación de la información sobre los objetos de la realidad objetiva y la actividad intelectual del hombre por medio de la escritura, la gráfica, la fotografía, la grabación u otro medio en cualquier portador. 2.- Escrito que sirve para justificar o acreditar algo. Desde el punto de vista jurídico el documento es un testimonio escrito, redactado de acuerdo con los requisitos que establece la ley y que tiene por fin un acto jurídico. DOCUMENTO DE CONSERVACION PERMANENTE.- Aquel cuyo valor histórico lo convierte en patrimonio de la nación.. DOCUMENTO DE VALOR ESPECIAL.- Documento único por su significado jurídico, autográfico o por sus rasgos externos y cuyo valor permanente para la dirección del estado, la defensa, las relaciones internacionales, las investigaciones científicas u otras actividades prioritarias para el país, lo convierte en un documento especialmente valioso.

3 FONDO.- Conjunto de documentos o de series generadas por cada uno de los sujetos productores que conforman la estructura de un organismo en el ejercicio de sus competencias FONDO DE SEGURIDAD.- Conjunto de copias de los documentos de valor especial, generalmente en microformas, creado con la finalidad de conservar la información documental en caso de extravío o daños del documento. FONDO ESTATAL DE ARCHIVO (FEA).- Conjunto de documentos de valor permanente o histórico. Estos documentos se someten a un registro centralizado independientemente de que su conservación sea estatal o privada. FUENTE DE COMPLETAMIENTO.- Persona jurídica cuya documentación debe ser obligatoriamente transferida a los archivos históricos. GESTION DOCUMENTAL.- Conjunto de principios, métodos y procedimientos orientados a lograr una eficiente organización y funcionamiento de los archivos. GUÍA.- Instrumento de consulta que incluye el conjunto o parte de los fondos de uno o varios archivos. Las guías pueden ser: especializadas, temáticas, breves, de archivo, de fondo u otras. INDICE.- Instrumento de consulta que consiste en un listado de nombres de materias, personas, lugares, ordenados alfabéticamente, y que incluye los datos de localización de los documentos. Pueden ser: cronológico, temático, geográfico, onomástico,, sistemático, topográfico, etc. INSTRUMENTO DE BÚSQUEDA INFORMATIVA.- Elemento integrante del aparato de búsqueda informativa que facilita la recuperación de los documentos y de la información contenida en ellos. INVENTARIO.- Instrumento de consulta que relaciona y puede describir todos y cada uno de los elementos- expedientes, legajos, libros que forman un fondo o colección, y que refleja la sistematización y localización de los mismos. Puede ser somero o analítico LENGUAJE DOCUMENTAL.- Lenguaje artificial destinado a la descripción y búsqueda de la información documental. MICROFILME.- Fotografía en película generalmente de 16 o 35 milímetros, utilizada en reproducción de documentos. MICROFORMA.- Término genérico que se utiliza para designar la reproducción obtenida por fotografía o por otros medios sobre un material transparente u opaco, en un tamaño tan reducido, que requiere equipos ópticos para su lectura. NOMENCLATURA DE EXPEDIENTES.- Listado sistematizado de los expedientes que se forman en el proceso de actividad de las instituciones y en el que se señalan los plazos de conservación aprobados, en un orden establecido.

4 PLAZOS DE CONSERVACION.- Tiempo que los documentos deben permanecer en las instituciones formadoras antes de su destrucción o envío a los archivos históricos. PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL.- Ordenación interna de un fondo documental manteniendo la estructura que tuvo durante su servicio activo. PRINCIPIO DE PROCEDENCIA.- Conservación de los documentos dentro del fondo documental al que naturalmente pertenece. RECEPCION DE LOS DOCUMENTOS.- Ingreso de los documentos en los archivos. 2.- Ingreso de los documentos a los archivos históricos al vencer los plazos de conservación en los archivos administrativos, en correspondencia con los inventarios aprobados por las Comisiones de Control y Peritaje, y que se formaliza mediante un acta. REGISTRO DEL FONDO ESTATAL DE ARCHIVO.- Instrumento de control, en cualquier tipo de soporte donde se inscriben los documentos de utilidad pública e interés social e histórico independientemente de que su conservación sea estatal o privada. REPRODUCCION DE DOCUMENTOS.- Obtención de copias de los documentos por diferentes métodos. RESTAURACION DOCUMENTAL.- Conjunto de procedimientos técnicos tendientes a devolver al papel sus condiciones primigenias. RESTRICCION DE CONSULTA.- Limitación del acceso a la información de ciertos documentos por su estado de conservación o por disposiciones jurídicas o jurídico administrativas que fijan la fecha de accesibilidad o las exclusiones de consultas; sea para protección de terceros o en función de protección de derechos individuales o de seguridad nacional. SALA DE CONSULTA.- Area de un archivo destinada al servicio de usuarios, también llamada Sala de Lectura. SERIE.- Conjunto de documentos producidos por un mismo sujeto productor, en el desarrollo de una misma función y cuya actuación administrativa ha sido plasmada en un mismo tipo documental. SERIE = SUJETO PRODUCTOR + FUNCION + TIPO DOCUMENTAL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS.- Conjunto de instituciones de archivo que al actuar como un todo único en lo que se refiere a objetivos, principios, normas y métodos, garantiza un desarrollo integral y armónico de sus integrantes, para el logro de una mayor eficacia en su gestión y en la preservación del Patrimonio Documental. TESAURO.- Instrumento para el control y recuperación de la información. Compilación de palabras y de frases que muestran sus sinónimos, relaciones jerárquicas y otras

5 dependencias, cuya función es suministrar un vocabulario estandarizado para el almacenamiento y recuperación de la información. TIPO DOCUMENTAL.- Unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia concreta, regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato, contenido informativo y soporte son homogéneos. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES.- Procedimiento habitual de ingresos de fondos en un archivo mediante traslado de las fracciones de series documentales, una vez que éstas han cumplido el plazo de permanencia fijado por las normas establecidas en la valoración para cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos. TRATAMIENTO ARCHIVÍSTICO.- Conjunto de operaciones realizadas en cada una de las fases que componen el proceso de control intelectual y material de los fondos a lo largo del ciclo vital de los documentos. UNIDAD DOCUMENTAL.- Elemento indivisible de una serie documental que puede estar constituido por un solo documento o por varios que formen un expediente.. VALORACION DE DOCUMENTOS.- Estudio de los documentos con el fin de determinar su conservación permanente o temporal o su depuración, sobre la base de principios científicamente argumentados.