CAPITULO V PROPUESTA

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1 CAPITULO V PROPUESTA 64

2 DESARROLLO DE UN SISTEMA DE INFORMACION PARA EL CONTROL DE LOS PROCESOS HOTELEROS, CASO PRACTICO HOTEL FLORENCIA DE LA CIUDAD DE SAN MIGUEL. La presente propuesta va enfocada como una respuesta al planteamiento del problema que se formuló al principio y cuyo análisis dio como resultado el siguiente enunciado: En qué forma el Desarrollo de un Sistema de Información Automatizado contribuirá a controlar las principales operaciones hoteleras del Hotel Florencia de la Ciudad de San Miguel? A continuación se detalla la investigación realizada para el proyecto de tesis, dicha investigación esta enmarcada en el desarrollo del ciclo de vida de los sistemas de información, en su primera fase el grupo de investigación se preocupó por determinar los requerimientos del sistema según un sondeo de observación al igual que de preguntas informales que nos ayudaron a tener una idea general de las necesidades, en base a las necesidades observadas se logró establecer los objetivos de la investigación los cuales irían enfocados a diseñar un sistema automático que ayude con el control de los registros de los nuevos clientes agilizando el proceso y almacenando datos para convertirla en información útil para la administración, la facturación de los diferentes servicios ofrecidos en el hotel, como también el proceso de reservación de habitaciones. Los procesos están divididos en los siguientes módulos de acción, el registro de los clientes en el hotel, la reservación de habitaciones y la facturación de los servicios. 5.1 FASE 1: INVESTIGACION PRELIMINAR Hay varias maneras que pueden dar origen a un proyecto de investigación pero en el presente proyecto fue un problema propuesto por la Facultad de Economía de la Universidad de Oriente (UNIVO), que en su función social tomó como algo importante realizar un sistema que ayudara al creciente sector de hotelería en la ciudad de San Miguel. Es así como la universidad propone el proyecto el cual es aceptado por el grupo de investigación que después de varias peticiones encuentra una respuesta positiva en el Hotel Florencia convirtiéndose en el lugar para realizar dicho proyecto, después de llevar a cabo el estudio de factibilidad en dicho hotel y recibir el respaldo de tener acceso a la información necesaria para llevar a cabo el proyecto y cumplir con los objetivos establecidos en un cien por ciento. 65

3 5.1.1 UBICACIÓN GENERAL DEL SISTEMA NOMBRE DE LA INSTITUCION Hotel Florencia, entre los servicios del hotel encontramos bar y restaurante, servicios de habitación, uso de salones para convenciones y servicios varios propios de un hotel como lavado planchado etc UBICACIÓN Carretera Panamericana kilómetro 135, San Miguel, El Salvador 66

4 ORGANIGRAMA GERENTE BENEDICTO AGUILAR CHEF RECEPCIONISTAS JEFE DE MESEROS CONTADOR REY DE JESUS MAZARIEGO MAURICIO A. VILLALOBOS VANESSA GUARDADO COCINEROS MESEROS 67

5 5.1.2 OBJETIVOS DEL SISTEMA OBJETIVO GENERAL Desarrollar un Sistema de Información Automatizado que mejore el control de las principales operaciones hoteleras OBJETIVOS ESPECIFICOS Analizar el funcionamiento de las operaciones actuales que nos permitan identificar los problemas y oportunidades que servirán como base para el Diseño del Sistema Automatizado. Diseñar un nuevo sistema automatizado que cumpla con los requerimientos y necesidades encontradas en la administración del hotel Florencia para el control de las principales operaciones. Implantar un Sistema Automatizado para el control de las principales operaciones del Hotel Florencia de la Ciudad de San Miguel DELIMITACION Y ALCANCES DEL SISTEMA El sistema se ha desarrollado en la plataforma Web por las proyecciones de la administración ya que en un futuro desean tener el resto de hoteles y moteles conectados a través de un mismo sistema y también tener presencia en el Internet para consultar servicios y hacer reservaciones lo cual no es parte del sistema actual, la implantación se llevara a cabo solamente en una estación que funcionara de forma local. La sistematización incluye el modulo de reservas de habitaciones del hotel la cual tiene una serie de reportes y consultas que harán mas fácil el proceso de reservas, control de los servicios adicionales del hotel como es la venta de productos y servicios varios como por ejemplo servicio de lavandería y productos como shampoo etc., y el módulo de facturación el cual recibirá insumos de otro sistema como es el de restaurante que le produce información como las cantidades gastadas por los huéspedes en comidas y bebidas consumidas en el restaurante. El sistema no incluirá la automatización del servicio de restaurante y bar y tampoco la reservación de los salones para conferencias. 68

6 5.1.3 BENEFICIOS DEL SISTEMA Dentro de los beneficios que tiene el sistema se pueden mencionar: Rapidez en la ejecución de los procesos de registro de cliente, reservación de habitaciones y facturación de los servicios. Almacenamiento de los datos y respaldo de los mismos. Consultas rápidas de ocupación de habitaciones. Consulta rápida de reservación de habitaciones. Información confiable y actualizada. Reducción de tiempos de respuesta. Mejor control de los cortes de caja que se generan en la recepción ESTUDIO DE FACTIBILIDAD FACTIBILIDAD OPERATIVA El sistema será de gran beneficio para el hotel en cuanto a mejorar el servicio al cliente. Los usuarios conocen sistemas hoteleros por sus experiencias previas La actitud de los usuarios en cuanto a la capacitación del nuevo sistema es excelente FACTIBILIDAD TECNICA El equipo actualmente en uso en el hotel cumple con los requerimientos de implantación del nuevo sistema automatizado. El hotel cuenta con las instalaciones adecuadas para el debido funcionamiento del sistema automatizado. A parte del conocimiento previo de los usuarios en sistemas de información se realizará la debida capacitación. 5.2 FASE 2: ANALISIS La determinación de requerimientos es la razón principal en la etapa del análisis, para ello se debe estudiar el sistema actual en cuanto al personal que lo manipula o realiza las actividades y los procesos que se llevan a cabo dentro del hotel para determinar necesidades y oportunidades que servirán de base para el desarrollo del nuevo sistema. 69

7 Es imperativo para el desarrollo de un buen sistema comprender la situación actual del hotel, para ello primero se observaron todas las actividades relacionadas al control que se realizan en el hotel, luego de la observación se tomaron en cuenta situaciones con mas enfoque administrativo que para poder comprender fue necesario la elaboración de entrevistas a las personas que ejecutaban los procesos, es así como se recopilaron los siguientes datos ESTUDIO DE REQUERIMIENTOS BASICOS Personal que realiza las actividades El personal tiene bien definidas las actividades operativas del hotel pero con respecto a la administración solamente la realizan 2 personas las cuales deben realizar distintas tareas; su descripción a continuación. Gerente del hotel: El Lic. Benedicto Aguilar se hace cargo de la administración, control y desarrollo del hotel cuidando que las distintas áreas o departamentos del hotel desempeñen el mejor trabajo posible, que cumplan con sus objetivos de manera que el desempeño de la empresa en general sea de alta calidad y satisfactorio. También ejerce actividades que tienen que ver directamente con bebidas y alimentos como son: elegir la materia prima, buscar el proveedor, cuidar del proceso de elaboración, regular la frecuencia de compra de materia prima, existencia y disponibilidad de los alimentos cuando sean solicitados y definir los menús y precios ofrecidos para las distintas actividades del bar y restaurante al igual que del hotel. Contador del hotel: El contador se encarga manejar de manera eficiente las operaciones financieras que ocurren dentro de la empresa. Así como mantener la contabilidad del hotel al día reportar los estados financieros y proporcionar los análisis financieros del hotel, gestionar las actividades de índole legal y también recibir el dinero generado en ventas, también realiza actividades de publicidad y mercadeo del hotel. 70

8 La recepcionista realiza las siguientes actividades: Recibe a los huéspedes Vende y asigna habitaciones Da información general del hotel Hace el registro de entrada del huésped Revisa el reporte de habitaciones hecho por el personal de limpieza Lleva el control de entrada/salida de huéspedes Reporta a el personal de limpieza las habitaciones que están en estado de check out para fines de limpieza Lleva el control de las llaves y controles remotos tanto para la televisión como para los aires acondicionados de las habitaciones Toma nota de las órdenes que generan los huéspedes desde sus habitaciones y hace los cargos respectivos. 71

9 Actividades que se realizan en el Hotel Florencia. Para determinar los requerimientos del sistema en necesario detectar las actividades principales que realiza el hotel en referencia a controles. A continuación se detallan cada una de las actividades. Registro de clientes (Check in) Este proceso consiste en recibir al huésped, tomar sus datos personales, almacenar estos datos, asignarle una habitación disponible, hacer el cálculo de los servicios solicitados y generar el respectivo recibo de depósito. Asignación de habitaciones Para el proceso de asignación de habitaciones se toma el nombre del cliente y se le asigna el número de habitación luego se le entrega al huésped los controles del televisor y el aire acondicionado. Servicio de habitación Cuando el huésped necesita servicios de restaurante o bar, los puede pedir a la recepcionista, la cual toma nota de lo que el cliente quiere y manda una orden para el restaurante, el cual a su vez le genera un factura que puede ser pagada inmediatamente por el cliente o cargada a la cuenta que tiene en el Hotel. También dentro de los servicios que se puede ordenar como servicios de cuarto se encuentran el servicio de lavandería y planchado de ropa, además la compra de productos varios como pasta dental, cepillos dentales etc., para estos servicios el proceso es el mismo el cliente llama a la recepcionista y pide lo que necesita, nuevamente se puede cancelar inmediatamente o pedir que se la carguen a su cuenta, en cualquiera de los casos anteriores el cliente debe tener suficiente monto en el depósito dejado a la hora de registrarse. Otros servicios en el Hotel Cuando el cliente hace uso de los servicios de bar y hotel utilizando las instalaciones de los mismos, este puede cargar a su cuenta en el hotel el monto de lo consumido siempre y cuando no exceda el monto del depósito que dejó en el momento de registro en el hotel. Cuando un cliente solicita el servicio de lavandería y planchado directamente de los empleados al igual que los productos varios, estos notifican a la recepcionista de la solicitud para que ella tome nota y genere el respectivo cargo. 72

10 Cobro diario de habitación (posteo) Este proceso consiste en generar un cargo al huésped del hotel por cada día que se encuentra utilizando la habitación, cuando el cliente se registra, automáticamente se le cobra el precio de un día por cada habitación que va a ocupar, después del primer día se realiza un proceso automático que se conoce como posteo, el cual consiste en cobrar automáticamente un día mas a todas las personas que no han realizado el proceso de check out después de las 5 de la tarde, dicho cobro debe ser descontado del abono original que cliente depositó. Facturación de los servicios (Check out) Cuando un cliente decide retirarse del hotel, éste debe hacer saber a la recepcionista para que ella genere la respectiva facturación de los servicios y productos consumidos, una vez generada la factura el cliente debe pagarla ya sea en efectivo, tarjeta de crédito o a cuentas por cobrar. MOMENTO EN QUE SE REALIZAN LAS ACTIVIDADES A parte de describir las actividades es también necesario determinar el momento en que estas se realizan para poder determinar los diferentes flujos información, por ejemplo un mismo proceso puede tener dos puntos de origen y tiempo distintos. Registro de cliente. Este proceso se realiza cuando un cliente visita el hotel por primera vez, se toman todos los datos personales del cliente y se le da información general como los servicios que ofrece etc. Asignación de habitación. Una vez que el cliente ha sido registrado o encontrado en los registros existentes, se procede a asignarle una habitación de las que se encuentren disponibles en ese instante se hace el cálculo respectivo y se le pide al cliente que haga el depósito. Servicio de habitación. Ocurre cuando un cliente desea cualquier servicio o producto para ser llevado a su habitación. 73

11 Otros servicios del hotel. Pasa cuando un cliente visita las instalaciones del restaurante o bar, pide los servicios de lavandería y planchado o cualquier otro producto directamente de los empleados de limpieza; en el primer caso el personal de restaurante le entrega a la recepcionista la factura, en el segundo caso los empleados notifican a la recepcionista para que se genere el cobro de los servicios respectivos. Cobro de habitación diario (posteo) Este proceso se realiza cuando el gerente o la persona encargada, decide que ya nadie se retirará del hotel y generan un cargo automático por cada habitación ocupada en el momento que se realiza el mismo, no hay una hora específica pero es realizado entre las nueve y once de la noche. Facturación de los servicios. Ocurre cuando el cliente esta listo para dejar las instalaciones del hotel. LUGAR DONDE SE REALIZAN LAS ACTIVIDADES. El lugar donde se realizan las actividades tiene su propia importancia ya que es en este donde se genera los datos y se demanda la información. Registro de clientes. Se realiza en el área de recepción del hotel. Asignación de habitaciones. Esta actividad se realiza también en el área de recepción del hotel. Servicio de habitación. La orden de los servicios se genera en la habitación y los servicios deben ser entregados en la habitación. Otros servicios. Estas actividades se generan en el restaurante, bar o en las habitaciones del hotel. Cobro diario de habitación (posteo) Este proceso se origina en el área de recepción. Facturación Al igual que la mayoría de los procesos se origina en el área de recepción. 74

12 Forma en que se realizan las actividades Registro de clientes. Cuando un cliente llega por primera vez al hotel éste debe proporcionar todos sus datos personales al igual que un documento de identificación nacional válido como es el caso del Documento Único de Identidad, o el pasaporte nacional o extranjero. Si el cliente ya visitó el hotel solo proporciona el documento válido para hacer la respectiva identificación. En el momento este proceso se realiza a través de un sistema automático. Asignación de habitaciones. Cuando el cliente esta registrado se le pregunta si tiene una reservación de habitación, si la respuesta es afirmativa, se busca la reservación en el libro de reservaciones pues en el sistema automático no funciona el modulo de reservaciones. Si la respuesta es negativa entonces se chequea en el libro de reservaciones para ver las habitaciones disponibles y se le asigna una habitación. El cobro es calculado según las habitaciones que el cliente desee, la tarifa que éstas tengan y el tiempo que el cliente las quiera utilizar, luego se le pregunta al cliente de qué manera desea pagar, en el caso de efectivo, se le pide que haga un abono igual o mayor a la cantidad del cobro calculado, si el pago es con tarjeta de crédito se genera un voucher el cual no es mas que el congelamiento de los fondos y que el cliente debe firmar en ese instante, el verdadero cobro se realiza en el check out; si la reservación fue hecha por teléfono y el cobro ya se realizó entonces se le pide al cliente su identificación y la tarjeta de crédito para confirmar en el libro de reservaciones. En el caso de que el cliente desee hacer el deposito en cheque este debe llenarlo con una cantidad igual o mayor al calculo realizado. Una vez hecho o confirmado el registro de la habitación en el libro de reservaciones se le entrega al cliente el control remoto de la televisión y del aire acondicionado de la habitación respectiva. Servicio de habitación. Cuando un cliente desea comer o tomar algo u ordenar un servicio como el de lavandería hace una llamada telefónica a la recepcionista ya sea para pedir el menú, para pedir información de las comidas y bebidas del restaurante o pedir el servicio o producto, cuando el cliente ha decidido qué ordenar se lo comunica a la recepcionista la cual toma la orden y le pregunta al cliente cómo desea pagar, si el cliente especifica que quiere 75

13 cancelar en efectivo entonces la recepcionista hace la orden y la envía a el restaurante para que la preparen ya sea bebida o comida o hace la orden de servicio a lavandería por ejemplo. Si el cliente desea cargarla a su cuenta la recepcionista revisa el saldo de cuenta y si tiene suficiente dinero genera la orden, sino el cliente tiene que cancelar en efectivo, una vez preparada la comida o la bebida o se tiene listo el servicio solicitado hay que llevarlo a la habitación. Este proceso se tiene que realizar manualmente, todos los cobros generados en este proceso son introducidos al sistema para que sean registrados a nombre del cliente, aunque el sistema no factura siempre se mantiene un registro que es el que después se copia a mano en una factura. Otros servicios. En ocasiones el cliente visita el restaurante o bar para consumir comidas o bebidas o pide directamente del personal de servicio que le laven o planchen algo, en el primer caso el cliente es atendido en el restaurante o bar, el cobro que se genera se le entrega a la recepcionista para que revise si el cliente tiene suficiente saldo para pagar la cuenta, si lo tiene entonces la recepcionista registra el cobro en el sistema, si no lo tiene, se le pide al cliente que pague factura Cobro diario de habitación (posteo) Cuando un cliente se registra se le cobra automáticamente un día de servicio, por este cobro el cliente tiene derecho a ocupar la habitación hasta la una de la tarde del siguiente día, el posteo se realiza de forma automática a todas las habitaciones que estén ocupadas en el hotel en el momento de ejecutarlo, la hora a la que se realiza varía y puede ser entre las nueve y once de la noche, este proceso se realiza de forma manual ya que el sistema automatizado actual tiene el modulo que genera el cobro automático pero tiene el problema que le cobra a todos los clientes la misma tarifa cuando la realidad es distinta. Facturación Una vez que el cliente desea abandonar el hotel, éste se presenta al área de recepción para pedir la factura, la recepcionista chequea en el sistema el historial de consumo que tiene el cliente en ese momento y genera la factura manualmente teniendo como modelo el historial del sistema, luego si el pago es en efectivo y los productos y servicios son mayores al depósito original, el cliente debe pagar la diferencia, si el monto del depósito es mayor que el monto de la factura, entonces la recepcionista debe reembolsar la 76

14 diferencia por la cual el cliente tiene que firmar un recibo. En el caso de que el cliente pague con una tarjeta de crédito, el voucher del depósito original es eliminado y se genera un nuevo voucher por la cantidad exacta, si el pago es en cheque se le comunica al cliente la cantidad para que elabore el cheque. 77

15 5.2.2 DESCRIPCION DE PROCEDIMIENTOS Y DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS La siguiente simbología es la utilizada para la representación grafica de cada uno de los procesos manuales así como también la utilizada para esquematización de los procesos automatizados a proponer. Dicha simbología a utilizar esta fundamentada en la mitología utilizada por el autor James A. Senn publicada en su libro Análisis y Diseño de Sistemas de Información Segunda Edición Página 181. Fuente o Destino de los Datos Proceso Proceso Almacenamiento de Datos Flujo de Datos 78

16 5.2.3 DIAGRAMA DE CONTEXTO DIAGRAMA DE CONTEXTO DEL SISTEMA ACTUAL NIVEL 0 En este nivel representan de una forma general los procesos de control que se realizan en el Hotel Florencia. En este nivel se incluyen la recepcionista, el gerente que son los encargados de atender directamente a los clientes que se hospedan en el hotel, la gerencia tiene también la responsabilidad de la administración de las operaciones. El sistema de restaurante también esta incluido puesto que es este el que genera cargos de bebidas y comidas que se sirven en el hotel. La contabilidad pues es este departamento el recibe la mayor parte de los reportes financieros que genera el sistema actual y obviamente los clientes que son los que alimentan el sistema con todos los datos. Contador Recepcionista Clientes SISTEMA ACTUAL Gerencia Sistema de Restaurante 79

17 5.2.4 DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS (SISTEMA ACTUAL NIVEL 1) 80

18 Proceso Asignación de habitaciones check in. Cuando el cliente esta registrado se le pregunta si tiene una reservación de habitación, si la respuesta es afirmativa, se busca la reservación en el libro de reservaciones pues en el sistema automático no funciona el modulo de reservaciones. Si la respuesta es negativa entonces se chequea en el libro de reservaciones para ver las habitaciones disponibles y se le asigna una habitación. El cobro es calculado según las habitaciones que el cliente desee, la tarifa que éstas tengan y el tiempo que el cliente las quiera utilizar, luego se le pregunta al cliente de qué manera desea pagar, en el caso de efectivo, se le pide que haga un abono igual o mayor a la cantidad del cobro calculado, si el pago es con tarjeta de crédito se genera un voucher el cual no es mas que el congelamiento de los fondos y que el cliente debe firmar en ese instante. En el caso de que el cliente desee hacer el deposito en cheque este debe llenarlo con una cantidad igual o mayor al cálculo realizado. Una vez hecho o confirmado el registro de la habitación en el libro de reservaciones se le entrega al cliente el control remoto de la televisión y del aire acondicionado de la habitación respectiva. 81

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20 Asignación de habitaciones reservación. Este proceso se realiza cuando un cliente desea reservar una habitación a futuro lo que significa que paga por el derecho de reservar la habitación pero no hace uso de ella inmediatamente. La reservación es el mismo proceso que cuando un cliente se registra físicamente en el hotel (check in) ya que se tiene que revisar si las habitaciones deseadas están disponibles y de igual forma se tiene que registrar un congelamiento de fondos en una tarjeta de crédito o realizar un pago en efectivo o cheque. La reservación se puede realizar por teléfono o en persona. 83

21 Proceso cobro diario de habitación (posteo) Cuando un cliente se registra se le cobra automáticamente un día de servicio, por este cobro el cliente tiene derecho a ocupar la habitación hasta la una de la tarde del siguiente día, el posteo se realiza de forma automática a todas las habitaciones que estén ocupadas en el hotel en el momento de ejecutarlo, la hora a la que se realiza varía y puede ser entre las nueve y once de la noche, este proceso se realiza de forma manual ya que el sistema automatizado actual tiene el modulo que genera el cobro automático pero tiene el problema que le cobra a todos los clientes la misma tarifa cuando la realidad es distinta. 84

22 Proceso orden de servicios Cuando un cliente desea comer o tomar algo u ordenar un servicio como el de lavandería hace una llamada telefónica a la recepcionista ya sea para pedir el menú, para pedir información de las comidas y bebidas del restaurante o pedir el servicio o producto, cuando el cliente ha decidido qué ordenar se lo comunica a la recepcionista la cual toma la orden y le pregunta al cliente cómo desea pagar, si el cliente especifica que quiere cancelar en efectivo entonces la recepcionista hace la orden y la envía a el restaurante para que la preparen ya sea bebida o comida o hace la orden de servicio a lavandería por ejemplo. Si el cliente desea cargarla a su cuenta la recepcionista revisa el saldo de cuenta y si tiene suficiente dinero genera la orden, sino el cliente tiene que cancelar en efectivo, una vez preparada la comida o la bebida o se tiene listo el servicio solicitado hay que llevarlo a la habitación. Este proceso se tiene que realizar manualmente, todos los cobros generados en este proceso son introducidos al sistema para que sean registrados a nombre del cliente, aunque el sistema no factura siempre se mantiene un registro que es el que después se copia a mano en una factura. En ocasiones el cliente visita el restaurante o bar para consumir comidas o bebidas o pide directamente del personal de servicio que le laven o planchen algo, en el primer caso el cliente es atendido en el restaurante o bar, el cobro que se genera se le entrega a la recepcionista para que revise si el cliente tiene suficiente saldo para pagar la cuenta, si lo tiene entonces la recepcionista registra el cobro en el sistema, si no lo tiene, se le pide al cliente que pague factura se aplica el mismo mecanismo para todos los servicios. 85

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24 Proceso registro de clientes. Cuando un cliente llega por primera vez al hotel éste debe proporcionar todos sus datos personales al igual que un documento de identificación nacional válido como es el caso del Documento Único de Identidad, o el pasaporte nacional o extranjero. 87

25 Facturación Una vez que el cliente desea abandonar el hotel, éste se presenta al área de recepción para pedir la factura, la recepcionista chequea en el sistema el historial de consumo que tiene el cliente en ese momento y genera la factura manualmente teniendo como modelo el historial del sistema, luego si el pago es en efectivo y los productos y servicios son mayores al depósito original, el cliente debe pagar la diferencia, si el monto del depósito es mayor que el monto de la factura, entonces la recepcionista debe reembolsar la diferencia por la cual el cliente tiene que firmar un recibo. En el caso de que el cliente pague con una tarjeta de crédito, el voucher del depósito original es eliminado y se genera un nuevo voucher por la cantidad exacta, si el pago es en cheque se le comunica al cliente la cantidad para que elabore el cheque. 88

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27 5.2.5 ANALISIS DE LOS PROCESOS ACTUALES El estudio y análisis del sistema actual nos permitió tener una idea clara de cada uno de los controles que se llevan acabo en el Hotel Florencia y más que todo como funcionan esos controles en la actualidad. Cada uno de los procesos que se realizan tienen un porcentaje de efectividad aceptable y que ha permitido que el hotel funcione aceptablemente, el problema mayor que pudimos observar es que existe duplicación y pérdida de información, dentro del estudio realizado se revisaron documentos, formularios y los formatos de los mismos que son utilizados en el hotel para diferentes procesos, por ejemplo el formulario de registro del cliente en el hotel, el proceso para el cobro de los servicios que tiene el hotel tales como el de lavandería y restaurante, facturación, como también se revisaron los procesos que generan información de utilidad para el funcionamiento del hotel como es el caso del reporte de las habitaciones ocupadas en el hotel en un momento dado. En el sistema actual hay procesos que se realizan automáticamente y otros que son manuales con información muchas veces generada por el sistema automatizado como es el caso de la facturación. Esta ambigüedad practicada en los controles nos lleva a tener la duplicación de información, en el caso de las reservación de habitaciones por ejemplo se tiene que llevar un registro en un libro y algunas veces la persona encargada olvida hacer el proceso y se pierde la información. El sistema actual completo fue representado a través de un diagrama de flujo de datos que nos permite tener una idea clara de los procesos de control que se realizan dentro del hotel. La incorporación del sistema actual ayudará a la administración del hotel a llevar un mejor control sobre las operaciones que se realizan dentro del mismo, agilizando el tiempo en que se realizan los mismos a través de la automatización completa y otorgar una mayor seguridad física y lógica a la información generada por el sistema. Con el nuevo sistema se pretende automatizar todos los procesos para lo cual se ha tenido que normar algunos de esos procesos como es el caso del cobro automático de las habitaciones que se tiene que realizar de forma automática a todas las personas hospedadas en el hotel en el momento de generar el cargo. Entre los procesos el mas relevante es el de la reservación de habitación, este proceso se diferencia porque cada reservación es identificada con un número que tiene que ser único, éste número de reservación amarra al huésped con la habitación y también permite cargar los productos y servicios que el hotel ofrece al huésped además mantiene un registro de todas las transacciones realizadas entre el hotel y el huésped, la peculiaridad de este registro es que no es permanente y una vez que se hace el proceso de check out y se 90

28 cancela el pago de los servicios este registro desaparece y solamente quedan registradas las transacciones IDENTIFICACION DE LOS REQUERIMIENTOS En la identificación de requerimientos nuestro equipo de investigación ha identificado los siguientes procesos como los principales en los controles del hotel: Registro de cliente Reservación de habitación Cargos de habitación Cargos de servicios del hotel Facturación De los procesos mencionados anteriormente unos son automatizados y otros son manuales, como por ejemplo los cargos de los servicios ofrecidos por el hotel y el registro de clientes son automatizados el resto de los procesos son manuales aunque en la mayoría el sistema actual da los datos para poder hacerlos. Con el sistema automatizado propuesto se pretende agilizar todos estos procesos y también tener las ventajas siguientes: Mayor velocidad en el registro de los clientes así como seguridad para estos registros. Mayor agilidad para el proceso de reservación así como mayor integridad y seguridad en sus datos. Automatizar el proceso de cargo de habitaciones evitando así el cargo a cada una de las reservaciones individualmente. Consulta inmediata de la ocupación del hotel para poder hacer las reservaciones o tomar decisiones. Automatizar el proceso de facturación para que tome menos tiempo y sea más coherente que el que tienen en este momento. Automatizar el proceso de los cortes de caja diarios tanto los X como los Z, llevando también un historial de los mismos. 91