MANUAL INTELISIS. Knowledge Management. Intélisis México, D. F. Tehuantepec No. 118 Col. Roma Sur, C.P México, D.F.

Transcripción

1 MANUAL INTELISIS Intélisis México, D. F. Tehuantepec No. 118 Col. Roma Sur, C.P México, D.F. Contáctanos Tel.: + 52 (55) Fax: + 52 (55) Web Site Knowledge Management Contacto Ing. Carlos Israel Villanueva Quevedo cvillanueva@intelisis.com.mx

2 MANUAL Edición 02

3 Prohibida la reproducción total o parcial de este documento. Versión Fecha de Emisión 18/NOVIEMBRE / 2005 Elaboró Lic. Gerardo Camacho Miranda Revisó Ing. Carlos Israel Villanueva Quevedo Valido David Ongay

4 18/NOVIEMBRE/ /MARZO/ de 22 INDICE INDICE... 4 I. INTRODUCCION Objetivo... 5 II. REQUERIMIENTOS... 6 II. INSTALACION SOFTWARE DE INTELISIS... 6 III. DIGITALIZAR IMAGENES A. Anexar Documento directamente desde el Escáner B. Anexar Documento Desde Archivo TABLA DE IMAGENES GLOSARIO Y SIGLAS... 22

5 18/NOVIEMBRE/ /MARZO/ de 22 I. INTRODUCCION Intélisis es la empresa líder en soluciones ERP diseñadas especialmente para las pequeñas y medianas empresas (PYMES). Ofrece la capacidad única de integrar el 100% de su organización a través de nuestra actual oferta de soluciones tecnológicas. Intélisis es una aplicación que Incorpora soluciones tecnológicas integrales e innovadoras. Con el constante cambio y movimiento de las organizaciones es imprescindible tener el control de todos aquellos documentos importantes y sobre todo mantenerlos de una manera segura. Es por eso que Intelisis permite agregar y almacenar de manera digital los documentos importantes o necesarios al momento de realizar las operaciones de negocio. Ventajas: Disminuye el número de documentos en papel. Manejo de la filosofía cero papel. Disminuye el riesgo de perdida de documentos. Se pueden visualizar los documentos de manera rápida y fácil. 1. Objetivo El objetivo de digitalizar los documentos a través de Intelisis es permitir a las organizaciones reducir el número de documentos en papel, evitando que se traspapelen o se pierdan los documentos, permitiendo a las organizaciones involucrarse con la filosofía de cero papel.

6 18/NOVIEMBRE/ /MARZO/ de 22 II. REQUERIMIENTOS Para poder digitalizar imágenes directamente desde el sistema de intelisis es necesario: Instalación de Intélisis V2800 Tener un scanner previamente instalado. Instalar el software de digitalización Intelisis. II. INSTALACION SOFTWARE DE INTELISIS Para anexar un documento a un movimiento se hace a través del Icono. Icono para Agregar un Documento Imagen 1. Anexar Documento

7 18/NOVIEMBRE/ /MARZO/ de 22 Es posible que al comenzar aparezca el siguiente mensaje: Imagen 2. Información al Iniciar Este mensaje puede aparecer por dos motivos: 1. No existe el Scanner. 2. No están instalados los controladores Para instala el software de digitalización correctamente se deben realizar los siguientes pasos: 1. Descomprimir la Carpeta Instalación Digitalización. a. Ubicar dentro de la carpeta de la versión de Intelisis la carpeta llamada Instalación, abrirla y localizar el archivo comprimido Instalación Digitalización. Imagen 3. Carpeta Comprimida

8 18/NOVIEMBRE/ /MARZO/ de 22 b. Descomprimir el archivo utilizando WINZIP (versión 6.0 o superior). Imagen 4. Carpeta de Instalación software digitalización Intelisis. 2. Una vez que se descomprimió la carpeta, entrar a ella y seleccionar el Icono SETUP. Imagen 5. Icono de Instalación (SETUP)

9 18/NOVIEMBRE/ /MARZO/ de La primera pantalla nos da la bienvenida al WIZARD y nos indica que es necesario cerrar todas las aplicaciones para poder instalar la aplicación. Solo presionamos el botón de OK. Imagen 6. Bienvenida al WIZARD 4. La siguiente pantalla nos indica la dirección donde se instalara el software de digitalización Intelisis, es recomendable que el software se instale en el directorio recomendado, pero es posible cambiar el directorio si así lo requiere el usuario. Para continuar es necesario presionar el Icono, Iniciar la Instalación Salir de la Instalación Cambiar de Directorio Imagen 7. Iniciar Instalación

10 18/NOVIEMBRE/ /MARZO/ de Es necesario esperar a que se carguen los archivos del programa. Esto puede tardar varios minutos según el equipo donde se este instalando. Imagen 8. Espera Carga de Archivos 6. Por ultimo nos aparece la pantalla que indica que se termino la instalación satisfactoriamente presionamos el botón de aceptar. Imagen 9. Instalación Completa

11 18/NOVIEMBRE/ /MARZO/ de 22 III. DIGITALIZAR IMAGENES Para digitalizar un documento se sigue el siguiente proceso: 1. Para visualizar los documentos que estén anexados al movimiento que se esta es necesario presionar el Icono. Icono para Agregar un Documento Imagen 10. Ver Documentos Anexados 2. La siguiente ventana nos muestra los documentos que ya estén anexados, para digitalizar un documento nuevo se debe presionar el Icono. Presionar para Escanear una Imagen Imagen 11. Digitalizar un Documento Nuevo

12 18/NOVIEMBRE/ /MARZO/ de En la siguiente pantalla es necesario poner el nombre con el cual se desea guardar el archivo a digitalizar, también se tiene que seleccionar el tipo de archivo que puede ser PDF, GIF, JPG, TIF, BMP, de igual manera es necesario seleccionar la calidad con la cual se guardara el archivo. Para anexar un nuevo documento se puede hacer de dos formas: A. Anexar Documento directamente desde el Escáner Para digitalizar un documento directamente desde el Escáner se presiona el botón después de haber llenado los campos de nombre, tipo y calidad con la cual se guardara el archivo que se va a digitalizar. Calidad de la Imagen Nombre del archivo a Digitalizar. Digitalizar Tipo del Archivo a Digitalizar Imagen 12. Datos Previos a Digitalizar.

13 18/NOVIEMBRE/ /MARZO/ de 22 La siguiente pantalla nos pide que seleccionemos el origen, es decir el Escáner de donde proviene la imagen, por omisión es necesario seleccionar siempre la segunda opción. Seleccionar la Segunda Opción Imagen 13. Seleccionar Origen La siguiente pantalla nos permite seleccionar varias opciones, dependiendo de las características del archivo que se desea obtener, es necesario recalcar que estas opciones dependen mucho del tipo de scanner que se este utilizando, presionamos el Botón de Vista previa para visualizar la imagen antes de realizar el proceso de digitalización. Propiedades de la Imagen a Digitalizar Imagen 14. Vista Previa de la Imagen

14 18/NOVIEMBRE/ /MARZO/ de 22 Es necesario esperar unos segundos a que nos muestre la imagen. Imagen 15. Esperando Vista Previa Una vez que nos muestra la Vista previa de la Imagen que queremos obtener tenemos que presionar el Botón de Digitalizar. Imagen 16. Comenzar a Digitalizar

15 18/NOVIEMBRE/ /MARZO/ de 22 Esperamos a que se realice el proceso de Digitalización. Imagen 17. Espera de Proceso de Digitalización Nos pregunta si deseamos agregar otro documento, Intelisis permite anexar varios documentos dentro de un solo archivo pero cave recalcar que solo con archivos con extensión TIF y PDF. Es importante mencionar que los archivos en formato PDF son mucho más pequeños que los formatos TIF. Si presionamos que SI nos pedirá nuevamente que seleccionemos el origen y repetimos el proceso antes mencionado, si no requerimos agregar otro documento dentro de ese mismo archivo presionamos el Botón de NO. Imagen 18. Agregar Otro Documento B. Anexar Documento Desde Archivo Intelisis proporciona otra forma de anexar un documento al sistema en los casos en los que el documento ya este previamente digitalizado y se localiza en un archivo, para esto es necesario poner el nombre con el cual queremos guardar el archivo que vamos a anexar, seleccionar el tipo de archivo que puede ser PDF, GIF, JPG, TIF, BMP, así como la calidad con la cual deseamos guardar el archivo.

16 18/NOVIEMBRE/ /MARZO/ de 22 Por ultimo se arrastra el archivo directamente a la aplicación de digitalización (área donde se visualiza la imagen). Imagen 19. Arrastrar Archivo El sistema nos pregunta si deseamos agregar otro documento, Intelisis permite anexar varios documentos dentro de un solo archivo pero cave recalcar que solo archivos con extensión TIF y PDF. Es importante mencionar que los archivos en formato PDF son mucho más pequeños que los formatos TIF. Si presionamos que SI podemos arrastrar otro Archivo de la misma forma que al anterior. Si no requerimos agregar otro documento dentro de ese mismo archivo presionamos el Botón de NO. Imagen 20. Agregar otro documento

17 18/NOVIEMBRE/ /MARZO/ de Una vez que la imagen fue obtenida por el escáner o a través de un archivo previamente digitalizado podemos hacerle modificaciones a través del botón. Imagen 21. Editar Imagen 5. Prácticamente son básicas las modificaciones que se pueden realizar a la imagen como son bajar o subir tanto el brillo como el contraste; Alinear la imagen de manera Vertical y Horizontalmente. De igual manera se puede mantener la forma original del documentó, rotarlo e imprimirlo. Imagen 22. Opciones de Editar

18 18/NOVIEMBRE/ /MARZO/ de Podemos rotar la imagen en una proporción de 90 grados con solo presionar el botón de Rotar 90. Imagen 23. Rotar Imagen 7. También se le pude ampliar o disminuir la imagen para poder visualizar los detalles de la misma. Imagen 24. Aplicar zoom a la imagen.

19 18/NOVIEMBRE/ /MARZO/ de Por ultimo, ya que esta la imagen de manera optima para ser almacenada, se presiona el botón de Aceptar para finalizar el proceso de anexar el documento. Imagen 25. Anexar Documento 9. Una vez que se anexo el documento nos aparecerá el Archivo, para poder visualizarlo solo damos doble clic sobre el Icono. Ver Documento Digitalizado Imagen 26. Ver Documento

20 18/NOVIEMBRE/ /MARZO/ de De esta manera nos aparecerá el documento, donde podemos imprimirlo o enviarlos por correo. Esta pantalla depende del formato en el cual se guardo el documento (PDF, GIF, JPG, TIF, BMP). Imagen 27. Documento Listo

21 18/NOVIEMBRE/ /MARZO/ de 22 TABLA DE IMAGENES Imagen 1. Anexar Documento... 6 Imagen 2. Información al Iniciar... 7 Imagen 3. Carpeta Comprimida... 7 Imagen 4. Carpeta de Instalación software digitalización Intelisis... 8 Imagen 6. Bienvenida al WIZARD... 9 Imagen 7. Iniciar Instalación... 9 Imagen 8. Espera Carga de Archivos Imagen 9. Instalación Completa Imagen 10. Ver Documentos Anexados Imagen 11. Digitalizar un Documento Nuevo Imagen 12. Datos Previos a Digitalizar Imagen 13. Seleccionar Origen Imagen 14. Vista Previa de la Imagen Imagen 15. Esperando Vista Previa Imagen 16. Comenzar a Digitalizar Imagen 17. Espera de Proceso de Digitalización Imagen 18. Agregar Otro Documento...15 Imagen 19. Arrastrar Archivo Imagen 20. Agregar otro documento Imagen 21. Editar Imagen Imagen 22. Opciones de Editar Imagen 23. Rotar Imagen Imagen 24. Aplicar zoom a la imagen Imagen 25. Anexar Documento Imagen 26. Ver Documento Imagen 27. Documento Listo... 20

22 18/NOVIEMBRE/ /MARZO/ de 22 GLOSARIO Y SIGLAS CONCEPTO Scanner Digitalizar Servidor Usuario SIGNIFICADO Dispositivo de Entrada y salida que permite capturar de manera digital un documento para su almacenamiento en medios electrónicos. Proceso de obtener una imagen a través de un Scanner. Se trata, por lo general, de una máquina anfitriona, como un servidor de archivos o una macrocomputadora o computadora de rango medio que se encarga de administrar, procesar y transmitir la información de forma eficiente, de esta forma un mismo servidor puede atender a varios clientes al mismo tiempo. Persona que utiliza un equipo. Si el equipo está conectado a una red, un usuario puede tener acceso a los programas y archivos del equipo, así como a los programas y archivos que se encuentran en la red (en función de las restricciones de cuenta determinadas por el administrador de la red).