Tasa de Vigilancia. Tutorial de vigilado Taux

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1 Tasa de Vigilancia

2 Contenido Contenido.2 1. Introducción Objetivo y alcance Ingreso al Sistema Modificar contraseña Tasa vigilancia Certificado de ingresos Registrar Autoliquidación Registrar Pago Generar paz y salvo Consultar obligaciones: Coactivo y persuasivo Acuerdo de pago:... 46

3 1. Introducción El objetivo de este documento es plasmar toda la información correspondiente a la utilización del sistema Taux, aplicación disponible para que los Vigilados por la Superintendencia de Puertos y Transportes de Colombia puedan realizar todos los trámites para el pago de la contribución de la Tasa de vigilancia desde la página web de la entidad.

4 1. Objetivo y alcance La Superintendencia de Puertos y Transporte es un organismo de naturaleza pública, con autonomía administrativa y presupuestal, adscrita al Ministerio de Transporte; la cual tiene a su cargo las funciones de inspección, vigilancia y control, en materia de Tránsito y Transporte y su infraestructura en todos sus modos. Con el fin de facilitar a los vigilados la presentación de información y el registro de sus pagos por concepto de tasa de vigilancia, se habilitó en la página web de la Superintendencia la opción Taux Tasa de Vigilancia que le permite al vigilado realizar las siguientes actividades: Tasa vigilancia: o Diligenciar certificado de ingresos o Generar paz y salvo o Registrar pago o Consultar obligaciones o Registrar autoliquidación Modificar contraseña Coactivo y persuasivo o Acuerdo de pago

5 2. Ingreso al Sistema Debe ingresar el usuario, que corresponde al número de identificación tributaria (nit) de su empresa. Debe ingresar la contraseña, la cual le fue enviada al correo electrónico de su empresa registrado en la Superintendencia de Puertos y Transporte.

6 3. Modificar contraseña Para modificar su contraseña, debe dar clic sobre la opción modificar contraseña Es necesario ingresar la contraseña actual es decir, la que utilizó para poder ingresar al sistema, así como la nueva contraseña que desea crear y después ingresar nuevamente esta misma contraseña. Finalmente, clic sobre el botón modificar:

7 En la parte superior se desplegará un mensaje informándole que el cambio de contraseña quedó bien registrado. 4. Tasa vigilancia 4.1 Certificado de ingresos Si su empresa no ha radicado el certificado de ingresos en la Superintendencia de Puertos y Transporte o desea consultar los ingresos que ha reportado a la entidad, debe dar clic sobre la opción tasa de vigilancia y sobre la opción certificado de ingresos:

8 Para visualizar los certificados de ingresos es necesario llenar todos los datos que se encuentran con un * al lado de cada palabra, ya que su diligenciamiento es de carácter obligatorio. Los campos año gravable inicio y año gravable fin le permiten seleccionar un rango de años a consultar para que pueda verificar la totalidad de los certificados de ingresos que su empresa ha reportado a la Superintendencia. Después de diligenciar la información referente al rango de años gravables a consultar debe dar clic sobre el botón consultar:

9 El sistema le mostrará una lista con los certificados de ingreso de cada uno de los años en los que usted ha radicado esta información: Si desea ver el contenido de un certificado de ingresos en particular, debe hacer clic sobre su correspondiente botón Ver Información. Si usted no radicó el certificado de sus ingresos del año 2012 en la Superintendencia de Puertos y Transporte, debe realizar los siguientes pasos: Seleccionar el año gravable sobre el que va a reportar sus ingresos y dar clic en el botón nuevo.

10 El sistema muestra la siguiente pantalla con la información que actualmente tiene la Superintendencia sobre su empresa:

11 Si usted considera que alguna de la información mostrada no es correcta, puede proceder a actualizarla ingresando a cada uno de los campos que desee modificar. Recuerde que los datos que se encuentran con un * son de obligatorio diligenciamiento. Debe diligenciar los datos referentes al contador, seleccionando el tipo de documento del recuadro (cedula, nit, cedula extranjera u otro tipo de documento), escribir el nombre del contador y su correspondiente número de documento de identificación y matrícula profesional. En caso que la normatividad vigente así lo exija para su empresa, debe diligenciar los campos del revisor fiscal, seleccionando el tipo de documento del recuadro (cedula, nit, cedula extranjera u otro tipo de documento), el nombre del revisor fiscal y su correspondiente número de documento de identificación y matrícula profesional. Una vez realizado lo anterior es necesario dar clic en la opción guardar. Para que usted confirme las modificaciones realizadas, el sistema mensaje: le presenta el siguiente Si está seguro de las modificaciones que realizó, debe dar clic en el botón Si seguro para que la información quede actualizada. La aplicación muestra el siguiente mensaje informando que lo que se hizo quedo correctamente aplicado:

12 Para continuar con la creación del certificado, debe dar clic sobre el botón siguiente que se encuentra en la parte inferior. La pantalla muestra el formato del certificado. En los recuadros que se encuentran debajo de la palabra Total ingreso, usted debe ingresar los valores de ingresos recibidos por su empresa durante el año por concepto de las actividades vigiladas por la Superintendencia de Puertos y Transporte, y posteriormente, dar clic en el botón calcular total.

13 Una vez realizado lo anterior es necesario dar clic en la opción guardar. En la parte superior de la pantalla se desplegará un mensaje informando el correcto diligenciamiento de su certificado de ingresos.

14 Al dar clic sobre el botón Generar certificado estará generando el documento físico de su certificado de ingresos, con el fin de que lo imprima y lo firmen el representante legal, el contador y en caso que la normatividad vigente así lo exija, el revisor fiscal. En la parte inferior de la pantalla el sistema desplegará el siguiente mensaje para que usted determine si quiere guardar o abrir el documento dando clic sobre la opción guardar como.

15 Debe ubicar una carpeta para almacenar el certificado de ingresos y después seleccionar el botón guardar, para que posteriormente lo pueda imprimir desde su computador:

16 El certificado es generado de la siguiente manera:

17 Una vez las personas responsables en su empresa hayan firmado el certificado de ingresos, este documento deberá ser escaneado. En la columna estado el sistema mostrará la palabra pendiente adjuntar. Debe subir el certificado de ingresos firmado haciendo clic sobre la palabra PENDIENTE ADJUNTAR, como lo indica la siguiente pantalla: La pantalla mostrará el siguiente mensaje. Debe dar clic sobre el botón seleccionar para que pueda buscar el certificado de ingresos en donde usted haya guardado la imagen escaneada del mismo:

18 Cuando la aplicación muestre esta pantalla se debe buscar en la carpeta donde usted guardó la imagen escaneada del certificado firmado, pulsar sobre el nombre del documento y después seleccionar el botón abrir: Después que haya seleccionado el archivo, debe dar clic sobre el botón subir para que su certificado quede radicado en la Superintendencia:

19 El sistema muestra el siguiente mensaje en la parte superior para informarle que el certificado fue almacenado correctamente: Finalmente, la pantalla mostrará el certificado de ingresos con estado radicado, lo cual quiere decir que usted ha culminado exitosamente el proceso de presentación de su certificado de ingresos Si desea verificar que el documento almacenado sea el correcto, puede dar clic sobre el botón Ver formulario:

20 4.2 Registrar Autoliquidación Es necesario dar clic sobre la opción tasa de vigilancia para que la aplicación muestre la opción Registrar Autoliquidación.

21 Al dar clic sobre la opción Registrar autoliquidación, el sistema le permitirá generar su autoliquidación, ingresar el valor a pagar y generar el formulario de autoliquidación diligenciado para firma del representante legal y del contador de su empresa, así como del revisor fiscal, si la normatividad vigente así lo exige. Adicionalmente, podrá radicar el formulario firmado y generar el recibo de pago para que pueda cancelar su obligación en el banco. Es requisito que usted haya radicado en la Superintendencia de Puertos y Transporte el certificado de ingresos del año anterior, mediante radicación física del documento o utilizando esta página web. Inicialmente debe consultar si usted ya tiene registrada la Autoliquidación para el año que desea pagar la tasa de vigilancia seleccionando el año de la autoliquidación y dando clic sobre el botón. Consultar: Le aparecerá en la pantalla la información correspondiente a esa autoliquidación. Si en la columna Estado aparece Registrado, quiere decir que usted puede realizar la liquidación de su tasa de vigilancia, generar el formulario e imprimirlo para que sea firmado por el representante legal y el contador de su empresa y por el revisor fiscal si la normatividad vigente así lo exige.

22 Para realizar el trámite completo de la autoliquidación de la tasa de vigilancia debe realizar lo siguiente: Seleccionar la autoliquidación dando clic sobre el círculo a la izquierda y después dar clic sobre el botón liquidar que se encuentra en la parte inferior. El sistema muestra la siguiente pantalla con la información que actualmente tiene la Superintendencia sobre su empresa:

23 Si usted considera que alguna de la información mostrada no es correcta, puede proceder a actualizarla ingresando a cada uno de los campos que desee modificar. Recuerde que los datos que se encuentran con un * son de obligatorio diligenciamiento. Debe diligenciar los datos referentes al contador, seleccionando el tipo de documento del recuadro (cedula, nit, cedula extranjera u otro tipo de documento), escribir el nombre del contador y su correspondiente número de documento de identificación y matrícula profesional. En caso que la normatividad vigente así lo exija para su empresa, debe diligenciar los campos del revisor fiscal, seleccionando el tipo de documento del recuadro (cedula, nit, cedula extranjera u otro tipo de documento), el nombre del revisor fiscal y su correspondiente número de documento de identificación y matrícula profesional. Una vez realizado lo anterior es necesario dar clic en la opción guardar. Para que usted confirme las modificaciones realizadas, el sistema mensaje: le presenta el siguiente Si está seguro de las modificaciones que realizó, debe dar clic en el botón Si seguro para que la información quede actualizada. La aplicación muestra el siguiente mensaje informando que lo que se hizo quedo correctamente aplicado:

24 Para continuar con la creación del formulario de autoliquidación, debe dar clic sobre la pestaña Autoliquidación que se encuentra al lado derecho de la de Información Vigilado. La pantalla muestra el formato de autoliquidación con los valores calculados a partir de la información de los ingresos reportados por su empresa y del porcentaje definido por el ministerio de transporte para el cobro de la tasa de vigilancia de acuerdo con sus actividades empresariales vigiladas por la Superintendencia de Puertos y Transporte. En el recuadro Fecha de Pago usted selecciona la fecha en la que realizará el pago de su contribución por tasa de vigilancia. En la pantalla se le mostrarán los siguientes datos: o Tasa de vigilancia: Valor calculado de la contribución por tasa de vigilancia con base en los ingresos reportados por su empresa o Descuento por ley 1429: Si su empresa cumple con los requisitos exigidos por esta ley y ha solicitado su aplicación a la Superintendencia de Puertos y Transporte o Intereses de mora: Si la fecha de pago que usted ingresó es superior a la fecha límite de pago, se calculan los intereses de mora o Multa por tasa: Si su empresa no cumplió con los plazos definidos para la presentación de los documentos de tasa de vigilancia

25 o Saldo a favor: Los valores que su empresa pagó de más en vigencias pasadas disminuyen el valor a pagar en esta autoliquidación o Devoluciones: Valor que la Superintendencia de Puertos y Transporte puede determinar devolverle a su empresa por tasas de vigilancia cobradas en años anteriores y que se le abona al pago de la tasa de vigilancia que usted está reportando. o Total a pagar: Suma de los valores: Tasa de Vigilancia + Interés de mora + Multa por tasa Menos los valores: Descuento por ley Saldo a favor + Devoluciones Se debe tener en cuenta que el valor total a pagar no se puede modificar. A continuación, debe dar clic sobre el botón Generar Autoliquidación:

26 Al dar clic sobre el botón Generar Autoliquidación estará generando el documento físico de su formulario de autoliquidación de tasa de Vigilancia, con el fin de que lo imprima y lo firmen el representante legal, el contador y en caso que la normatividad vigente así lo exija, el revisor fiscal. En la parte inferior de la pantalla el sistema desplegará el siguiente mensaje para que usted determine si quiere guardar o abrir el documento dando clic sobre la opción guardar como. Debe ubicar una carpeta para almacenar el certificado de ingresos y después seleccionar el botón guardar, para que posteriormente lo pueda imprimir desde su computador:

27 La autoliquidación se genera de la siguiente manera:

28 Una vez las personas responsables en su empresa hayan firmado el formulario de autoliquidación, deberá escanearlo. En la columna estado el sistema mostrará la palabra Registrado. Debe subir el formato de autoliquidación firmado y escaneado haciendo clic sobre la palabra ADJUNTAR FORMULARIO, como lo indica la siguiente pantalla: La pantalla mostrará el siguiente mensaje. Debe dar clic sobre el botón seleccionar para que pueda buscar el certificado de ingresos en donde usted haya guardado la imagen escaneada del mismo:

29 Cuando la aplicación muestre esta pantalla se debe buscar en la carpeta donde usted guardó la imagen escaneada del formulario de autoliquidación firmado, pulsar sobre el nombre del documento y después seleccionar el botón abrir: Después es necesario presionar en el botón subir para que el formulario de autoliquidación firmado y escaneado quede registrado en el sistema:

30 Para generar el recibo de consignación con el que realizará el pago en el banco, debe dar clic sobre el botón Generar Consignación: En la parte inferior de la pantalla aparecerá el siguiente mensaje que le permitirá visualizar y guardar el recibo con el que podrá realizar el pago en el banco.

31 Para evitar inconvenientes en la lectura del código de barras al momento de presentar su recibo de pago en el banco, la impresión del recibo de pago debe realizarla en una impresora tipo laser

32 4.3 Registrar Pago Esta opción le permitirá informarle al sistema que su empresa realizó el pago de una de sus obligaciones con la Superintendencia de Puertos y Transportes, así como cargar el recibo de consignación con el timbre del banco. También le permitirá consultar los pagos que usted ha realizado y verificar si éstos ya han sido confirmados por el banco. Es necesario dar clic sobre la opción tasa de vigilancia para que la aplicación muestre la opción Registrar Pago :

33 Es necesario diligenciar todos los campos que se encuentran con un * ya que son de carácter obligatorio. Los campos año gravable inicio y año gravable fin le permiten seleccionar un rango de años a consultar para que pueda verificar la totalidad de los pagos que su empresa ha reportado a la Superintendencia. También mostrará los pagos sobre los que su empresa generó un recibo de pago en el sistema y que aún no han sido reportados para que usted los registre si ya realizó el pago en el banco. Después de diligenciar la información referente al rango de años gravables a consultar debe dar clic sobre el botón consultar:

34 El sistema le mostrará una lista con los pagos realizados por su empresa en el rango de años solicitado. Bajo la columna Estado podrá encontrar tres posibles valores: Por Pagar: Usted generó el recibo de pago y no le ha informado al sistema si ya realizó el pago en el banco. Por Confirmar: Usted realizó el pago en el banco y cargó en el sistema la imagen de la consignación con el timbre del banco. Pagado: El banco confirmó que el pago registrado por su empresa fue efectivo. Si desea registrar un pago que realizó en el banco debe dar clic sobre el botón Registrar Pago:

35 Si el pago que va a registrar es por concepto de tasa de vigilancia es necesario seleccionar el año en el primer recuadro gris. Los Pagos por otros conceptos no requieren esta información. En la pantalla le aparecerá la información referente a su recibo de pago. El número de consignación únicamente debe ingresarlo si el pago lo realizó con el formato de recaudo empresarial suministrado por el banco. Si utilizó el recibo de pago con código de barras generado por el sistema no debe registrarlo. Previamente, usted ha debido escanear el recibo de pago o el formato de recaudo empresarial con el timbre del banco para poder cargarlo en el sistema. Para que su pago quede registrado, debe dar clic sobre el botón seleccionar

36 Cuando el sistema muestre esta pantalla, usted debe buscar en la carpeta donde guardó la imagen escaneada del recibo de pago o formato de recaudo empresarial con el timbre del banco que cargó en su computador, pulsar sobre el nombre del documento y después dar clic sobre el botón abrir: Para que la consignación quede registrada presionar el botón subir:

37 En la parte inferior se encuentra el botón guardar el cual se debe pulsar como se indica en la siguiente pantalla Después de esto, en la pantalla se le mostrará el siguiente mensaje para que usted confirme que el recibo de pago seleccionado si es el que desea cargar en el sistema:. El sistema le mostrará el siguiente mensaje en la parte superior informando que el registro del pago se realizó correctamente:

38 Usted puede visualizar las consignaciones que ha realizado pulsando clic sobre ver, siempre y cuando el estado del pago esté en por confirmar o pagado: El sistema le permite exportar los datos de sus pagos a un archivo en Excel dando clic sobre el botón, Exportar Excel, como se indica en la siguiente pantalla:

39 En la parte inferior de la pantalla parecerá el siguiente mensaje y usted podrá guardar el archivo en su computador si así lo desea. Los pagos se mostrarán de la siguiente manera en el archivo

40 4.4 Generar paz y salvo Esta opción le permite generar su paz y salvo con la Superintendencia de Puertos y Transporte por concepto de tasa de vigilancia si usted se encuentra al día en sus obligaciones con la entidad. Para ingresar a esta opción es necesario dar clic sobre la opción tasa vigilancia y sobre la opción Generar Paz y Salvo: Para generar su paz y salvo únicamente debe dar clic sobre el botón Consultar:

41 Si su empresa se encuentra a paz y salvo por concepto de tasa de vigilancia la pantalla mostrará el siguiente mensaje en la parte superior: El sistema le mostrará el botón Descargar sobre el que usted deberá dar clic para obtener ese documento.

42 El paz y salvo será genera en un formato pdf como se indica en la siguiente pantalla: Si su empresa no ha cumplido con sus obligaciones respecto a la contribución por tasa de vigilancia o el banco de no ha reportado sus pagos a la Superintendencia de Puertos y Transporte, el paz y salvo no podrá generarse. En este caso, en la parte superior de la pantalla se le mostrará el siguiente mensaje:

43 4.5. Consultar obligaciones: Esta opción le permite consultar las obligaciones de tipo financiero que su empresa tiene pendientes de pago con la Superintendencia de Puertos y Transporte y generar el recibo de pago con código de barras para que pueda realizar su pago en el banco. Para ingresar a esta opción es necesario dar clic sobre la opción tasa vigilancia y sobre la opción Consultar Obligaciones:

44 Es necesario llenar los campos que se encuentran con un * ya que son de carácter obligatorio. La aplicación muestra una lista con información de cada una de las obligaciones pendientes de pago para cada una de las cuales usted puede dar clic sobre el botón Generar consignación para generar el recibo de pago: En la parte inferior de la pantalla aparecerá el siguiente mensaje que le permitirá visualizar y guardar el recibo con el que podrá realizar el pago en el banco.

45 Para evitar inconvenientes en la lectura del código de barras al momento de presentar su recibo de pago en el banco, la impresión del recibo de pago debe realizarla en una impresora tipo laser.

46 5. Coactivo y persuasivo 5.1. Acuerdo de pago: Para ingresar a esta opción es necesario dar clic sobre la opción coactivo y persuasivo y sobre la opción acuerdo de pago La aplicación muestra tipo, número de documento y nombre o razón social, donde usted puede dar clic en el botón nuevo

47 El sistema muestra la siguiente pantalla con la información que actualmente tiene la Superintendencia sobre su empresa, Diligenciar el número de expediente y dar clic en generar la solicitud El sistema genera un mensaje en la parte inferior para que usted descargue la solicitud de acuerdo de pago que debe ser impresa, diligenciada y escaniada

48 La solicitud es generada de la siguiente manera:

49 Una vez escaniada la solicitud adjuntarla, dando clic en seleccionar para buscar la solicitud en su computador Para que la solicitud quede registrada en el sistema es necesario hacer clic en subir y finalmente seleccionar el botón guardar:

50 Si está seguro de registrar la información, debe dar clic en el botón Si seguro para que la información quede actualizada. El sistema emite un mensaje informando el éxito del registro El acuerdo de pago del expediente aparece en estado solicitud

51 Una vez el acuerdo es puesto por el funcionario de la superintendencia en Preacuerdo de pago, después de liquidar la obligación, es necesario pagar la cuota inicial. Una vez que se ingresa a consultar los acuerdos de pago y este se encuentra en preacuerdo de pago, ya se puede pagar la cuota inicial. Ir al menú tasa de Vigilancia y dar clic en Consultar Obligaciones

52 Seleccionar en tipo de obligación acuerdo de pago Seleccionar el botón consultar:

53 El sistema trae la siguiente información sobre el acuerdo de pago, Identificar la obligación para la que se hizo el acuerdo y dar clic en el botón pago como se indica en la siguiente pantalla Después el sistema tiene la opción de generar la consignación haciendo clic en su correspondiente botón: La aplicación emite un mensaje en la parte inferior para descargar la consignación:

54 Con este recibo dirigirse al banco a realizar el pago sin ningún inconveniente:

55 Una vez consignado el valor a pagar, registrar el pago. Ingresar al menú tasa de Vigilancia y seleccionar registrar pago, El sistema presenta la información del tipo, número de documento y nombre o razón social de la empresa. Hacer clic en el botón registrar pago

56 Seleccionar la pestaña acuerdo de pago, seleccionar el número de acuerdo de pago; El sistema trae los datos del acuerdo de pago para registrar el pago, registrar los datos que son de carácter obligatorio, seleccionar la consignación para que quede registrada en el sistema y dar clic en Guardar,

57 Si está seguro de la información que acabo de realizar hacer clic en el botón, si seguro

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