REGLAMENTO NACIONAL DE COPASOS SALUD OCUPACIONAL ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO P. Jose Fernando Ospina Gomez Vicepresidente de Talento Humano

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1 PÁGINA 1 de 11 REGLAMENTO NACIONAL DE COPASOS

2 PÁGINA 2 de 11 CAPITULO I INTEGRACIÓN Y RESPONSABILIDAD ARTICULO 1. DEFINICION. Uno de los elementos organizativos del Programa de Salud Ocupacional en Copservir Ltda., es la conformación y funcionamiento del Comité Paritario de Salud Ocupacional COPASO, con el propósito de velar por la salud y bienestar de sus colaboradores. ARTICULO 2. El COPASO esta conformado por igual número de representantes por parte de la administración e igual número de representantes por parte de los funcionarios. El COPASO será responsable ante el Ministerio para el Empleo y la Seguridad Social por el cumplimiento de sus funciones. ARTICULO 3. OBLIGACIONES DEL EMPLEADOR CON EL COPASO. Proporcionar la libre elección de los representantes de los trabajadores al Comité. Designar sus representantes al COPASO. Estudiar las recomendaciones emanadas del comité y determinar la adopción de las medidas más convenientes e informar las decisiones tomadas. Nombrar al Presidente del Comité Proceder a legalizar y registrar el Comité ARTICULO 4. SOPORTE NORMATIVO COPASOS: - Resolución No (Mayo 22 de 1979) : Estatuto de Seguridad e Higiene en el Trabajo - Decreto 614 (Marzo 14 de 1984): Bases para la organización de administración de salud ocupacional en el país - Resolución 2013 de 1986: Organización y funcionamiento de los Comités de Medicina, Higiene y Seguridad Industrial en los lugares de trabajo - Resolución 1016 de 1989: Registro ante las autoridades laborales - Decreto 1295 de 1994 (Artículo 63): Reglamentación

3 PÁGINA 3 de 11 CAPÍTULO II ELECCION - INSTALACIÓN REUNIONES FUNCIONES ARTICULO 5. ELECCION DEL COPASO. El empleador nombrará directamente a sus representantes al comité y los trabajadores elegirán sus representantes mediante votación libre. Tanto los unos como los otros deben elegir los respectivos suplentes. El período de acción es de (2) dos años. ARTICULO 6. NUMERO DE PERSONAS QUE CONFORMAN EL COPASO. En Copservir Ltda., se ha definido que funcionará un Comité Paritario de Salud Ocupacional General, que se denominará COPASO CENTRAL, el cual está compuesto por personal de las 4 Sedes Administrativas, el cual se reunirá mensualmente a través de videoconferencia y representará a los funcionarios de las cuatro ciudades (Cali, Bogotá, Bucaramanga y Barranquilla) pero también hará seguimiento y apoyará la gestión de los COPASOS ZONALES. El número total de integrantes será de 16 Por cada Sede deben haber 2 representantes del empleador y 2 del trabajador (principales y suplentes). En cada Zona funcionará un COPASO ZONAL que representará a los funcionarios de esa región, excepto las que están ubicadas en la ciudad de la Sede Administrativa, las cuales están representadas en el COPASO GENERAL. El número de integrantes de este COPASO es de dos representantes por cada una de las partes y sus respectivos suplentes. El número de integrantes de cada uno de los COPASOS anteriormente citados se establece de acuerdo al tamaño de la Cooperativa, así: COPASO CENTRAL No. TRABAJADORES QUE REPRESENTA 1000 o más trabajadores No. MIEMBROS (4) Representantes por cada una de las partes y sus respectivos suplentes ZONAL Entre 50 y 499 (2) Representantes por cada una de las partes y sus respectivos suplentes

4 PÁGINA 4 de 11 ARTICULO 7. COPASOS: FUNCIONAMIENTO DEL ORDEN JERARQUICO DE LOS Los COPASOS ZONALES deberán responder por sus actividades y respectivas actas al COPASO CENTRAL. Todos deben cumplir con las funciones propias, según sea su ámbito, local, regional o nacional. ARTICULO 8. En los COPASOS habrá un Presidente y un Secretario, el primero será elegido por la Administración y el segundo por simple mayoría de votos, entre sus miembros. PARÁGRAFO: Para efectos de una mejor organización y participación del COPASO, este funcionará como un equipo de trabajo conformado por los miembros principales y suplentes, entre quienes se hace una distribución de labores o tareas conducentes a asegurar la ejecución del plan de trabajo. ARTICULO 9. TIEMPO PARA DESEMPEÑAR SUS FUNCIONES. Según el Art. 63 del Decreto 1295 de 1994, el empleador proporcionará cuando menos cuatro horas semanales dentro de la jornada de trabajo para el funcionamiento del comité. ARTICULO 10. El COPASO sesionará ordinariamente por lo menos una vez al mes, y extraordinariamente cuando las circunstancias así lo justifiquen, dentro de las siguientes 72 horas de ocurrido los hechos: Un accidente grave o mortal, la identificación de un riesgo inminente. De sus actuaciones se dejará constancia en Actas debidamente ordenadas y rubricadas. En lo posible y con el fin de organizar el trabajo, El COPASO CENTRAL elaborará y aprobará el respectivo calendario de reuniones del período. ARTICULO 11. Cuando se presente cambio de representantes antes de culminar el período de los dos años, esta novedad debe quedar consignada en la correspondiente acta mensual de reunión. El suplente reemplaza al principal, y al suplente por parte del empleador lo nombrará éste directamente y por el trabajador, puede quedar el siguiente en votación, de ahí la importancia de la elaboración del acta de escrutinio y dejar en reserva los nombres de aquellos que quedaron en reserva.

5 PÁGINA 5 de 11 ARTICULO 12. FUNCIONES GENERALES DEL COPASO. (Basado en el Art. 11 de la Resolución 2013 de 1986.) Proponer y participar en actividades de capacitación en salud ocupacional. Proponer la adopción de medidas que procuren y mantengan la salud en los lugares y ambientes de trabajo. Vigilar el desarrollo de las actividades del programa de salud ocupacional. Colaborar en el análisis de las causas de los accidentes de trabajo y enfermedades profesionales y proponer medidas correctivas. Visitar periódicamente los lugares de trabajo e inspeccionar los ambientes, máquinas, equipos y aparatos. Estudiar y considerar las sugerencias de los trabajadores. Servir como organismo de coordinación entre empleador y los trabajadores. Solicitar informes sobre accidentalidad y enfermedades profesionales. Mantener una comunicación constante con los trabajadores y la administración. Asistir con puntualidad a las reuniones del comité. Elegir al secretario del comité. Mantener un archivo de las actas de cada reunión. Las demás funciones que le señalen las normas sobre salud ocupacional. ARTICULO 13. FUNCIONES DEL PRESIDENTE DEL COMITÉ Presidir y orientar las reuniones Llevar a cabo los arreglos necesarios para determinar el lugar o sitio de las reuniones.

6 PÁGINA 6 de 11 Convocar por escrito a los miembros del comité. Preparar los temas que van a tratarse en cada reunión. Tramitar las recomendaciones aprobadas. Coordinar todo lo necesario para la buena marcha del Comité e informar a los trabajadores de la empresa acerca de las actividades del mismo. ARTICULO 14. FUNCIONES DEL SECRETARIO DE COMITÉ Verificar la asistencia de los miembros del comité a las reuniones programadas. Tomar nota de los temas tratados, elaborar el acta de cada reunión y someterla a la discusión y aprobación del comité Llevar el archivo referente a las actividades desarrolladas por el comité y suministrar toda la información que requieran el empleador y los trabajadores. ARTICULO 15. OBLIGACIONES DEL EMPLEADOR: Propiciar la elección de los representantes de los trabajadores al COPASO. Designar sus representantes al COPASO. Designar al Presidente del COPASO. Proporcionar los medios necesarios para el normal desempeño de las funciones del Comité. Estudiar las recomendaciones emanadas del Comité y determinar la adopción de las medidas más convenientes e informarle las decisiones tomadas al respecto. ARTICULO 16. OBLIGACIONES DE LOS TRABAJADORES:

7 PÁGINA 7 de 11 Elegir libremente a sus representantes del COPASO. Informar al COPASO las situaciones de riesgo que se presenten y manifestar sus sugerencias para el mejoramiento de las condiciones de salud ocupacional de la empresa. Cumplir con las normas de medicina, higiene y seguridad industrial en el trabajo y con los reglamentos e instrucciones de servicio ordenados por el empleador. CAPÍTULO III CONVOCATORIA ORDEN DEL DÍA ELABORACIÓN DE ACTAS DISPOSICIONES FINALES. ARTÍCULO 17. LA CONVOCATORIA a las reuniones ordinarias y extraordinarias se hará por el Presidente, de forma escrita, señalando el día, la hora y lugar con anticipación no menor a cuatro días para reuniones ordinarias y dos días para reuniones extraordinarias. ARTÍCULO 18. PARA CADA REUNIÓN, el Comité establecerá previamente un orden del día, en donde se relacionen los asuntos que deberán tratarse en ella, el cual será anunciado a los asistentes para su consideración, pudiendo presentar o proponer modificaciones o adiciones. Los debates se ceñirán a los asuntos establecidos en el orden del día. Los puntos del orden del día contemplarán lo siguiente: Verificación del quórum. Lectura del acta anterior: Realizar seguimiento a los compromisos establecidos si los compromisos no se cumplieron se debe explicar el por qué. Revisión de Estadísticas Accidentalidad: Analizar los Accidentes de Trabajo y/o enfermedades profesionales sucedidas en las diferentes áreas de trabajo durante el mes. Se debe verificar si los Accidentes de Trabajo se han reportado dentro de las 48 horas siguientes. Establecer acciones para evitar próximos eventos y dejar constancia de ello en el Acta.

8 PÁGINA 8 de 11 Revisión de Informes de las Investigaciones de Incidentes o Accidentes de Trabajo: Se deben revisar los informes de las Investigaciones, la coherencia de las causales frente a las acciones de intervención propuestas por el Comité Investigador de cada una y establecer compromisos para presentar su implementación al Grupo Gerencial. Informe visitas Inspecciones de Seguridad: Presentar resumen sobre visitas efectuadas a puntos de venta de acuerdo al formato de Inspecciones de Seguridad. Cronograma de actividades: Actividades ejecutadas el mes inmediatamente anterior y las que se ejecutaran en el mes en curso, teniendo en cuenta el Cronograma de Actividades de Salud ocupacional. Asignación de compromisos: Incluidas las fechas de ejecución. Proposiciones y Varios: Anexos: De acuerdo a las temáticas tratadas en cada Acta deben reposar los soportes de actividades, como por ejemplo: - Formatos diligenciados de asistencia a diferentes campañas, capacitaciones u otras actividades que desarrolle el COPASO. - Formatos diligenciados de Investigación de Accidentes de Trabajo. - Formato diligenciado de Inspecciones de Puntos de Venta realizadas en el mes. ARTICULO 19. De todo lo actuado en la reunión se levantará un Acta en la cual se consignará la relación fiel y completa de lo ocurrido. Deberán siempre ser firmadas en cabeza por el Presidente y Secretario y, por los demás miembros asistentes a la reunión. El acta es un documento escrito donde se deja constancia de lo sucedido, tratado y acordado. Estas actas sirven como prueba cuando sea solicitada por la autoridad competente o por los trabajadores de la empresa. En ella se deberá contemplar: 1. Carácter de la reunión

9 PÁGINA 9 de Sitio, hora, fecha de la reunión 3. Asistentes y Ausentes 4. Aprobación del Acta anterior 5. Descripción de informes: Accidentalidad, Inspecciones de seguridad, Actividades. 6. Relación de las decisiones adoptadas y los compromisos adquiridos por sus integrantes 7. Proposiciones y varios 8. Anexos PARÁGRAFO 1: Ninguna decisión del Comité tendrá validez, mientras no conste en acta elaborada en los términos descritos. PARAGRAFO 2: A continuación se anexa el formato del acta que se debe diligenciar en los comités paritarios de salud ocupacional: FECHA: HORA: LUGAR: COMITÉ PARITARIO DE AÑO COPSERVIR LTDA SEDE ZONA No. ACTA NO. PARTICIPANTES: (Asistentes Ausentes) ORDEN DEL DIA: 1. Lectura del acta anterior 2. Análisis Accidentalidad del mes: Fecha AT Nombre Cargo Ciudad Tipo AT Agente de lesión la Causa básica (Describir) Acciones a tomar

10 PÁGINA 10 de Análisis de Informes de Investigación de Accidentes de Trabajo y acciones de intervención para prevenir y evitar otros incidentes/accidentes de trabajo relacionados. 4. Resumen sobre visitas efectuadas a puntos de venta (Formato Inspecciones de Seguridad) 5. Actividades ejecutadas en el mes anterior y que se ejecutaran a lo largo del mes en curso 6. Decisiones y Compromisos COMPROMISOS RESPONSABLE FECHA 7. Proposiciones y varios Hora finalización reunión: FIRMA ASISTENTES (RELACIONAR A TODOS LOS ASISTENTES) PRESIDENTE

11 PÁGINA 11 de Anexos ARTICULO 20. Los COPASOS están en la potestad de utilizar los diferentes canales de comunicación dispuestos en la Cooperativa, para difundir el nombre de sus integrantes, las actividades programadas, las acciones a seguir frente a la accidentalidad, entre otros. ARTICULO 21. ESTE REGLAMENTO podrá ser modificado parcial o totalmente por decisión unánime de los miembros principales del COPASO CENTRAL o por disposiciones legales. Todos los COPASOS pueden sugerir los cambios que consideren necesarios, los cuales se considerarán en reunión del COPASO CENTRAL. Las dudas que surjan en la interpretación del presente reglamento, serán resueltas por este mismo Comité.

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