eupvgestión administración electrónica en la UPV Conceptos básicos sobre Administración electrónica

Transcripción

1 eupvgestión administración electrónica en la UPV Conceptos básicos sobre Administración electrónica Febrero/2011

2 Objetivos Obtener una visión general de la administración electrónica Qué es? Por qué surge? Cuáles son sus objetivos? Cómo cumplirlos? Conocer los conceptos y nomenclatura básica utilizada en administración electrónica firma digital, certificado digital servicios electrónicos, expedientes electrónicos plataforma de administración electrónica sede electrónica, portal del tramitador, portafirmas

3 Objetivos Entender la estructura básica del proyecto eupvgestión como una herramienta básica para la mejora de la prestación de servicios en la UPV Conocer la filosofía de uso de la plataforma de tramitación en relación con el servicio electrónico básico ( Presentación de solicitudes genéricas )

4 Érase una vez un mundo donde (1) Las gasolineras Tenían un solo surtidor, un solo operador y su dueño era una persona física Se pagaba al contado: Aquí no se fía a nadie! Tenían horario: A las 7 de la tarde cerramos A veces no les quedaba combustible

5 Hoy Las gasolineras Sus dueños son grandes empresas petroleras multinacionales No cierran (24x7x365) No tienen operarios, se sirve uno mismo el combustible No sólo venden combustible (patatas fritas, revistas, repuestos, etc ) Admiten pago con tarjeta de crédito Fidelizan a los clientes (puntos, regalos, descuentos, etc.)

6 Érase una vez un mundo donde (2) Los bancos No nos daban ni un céntimo de nuestro dinero a partir de la una de la tarde Horario limitado: de L a V (ni hablar de ir al banco en fines de semana) Llevaba su tiempo: Espere que cuente los billetes Banco = edificio: Sólo puede usted sacar dinero en su banco (no en otros)

7 Hoy Los bancos Puedo sacar dinero a cualquier hora (hasta prestado ) y desde el extranjero incluso Y no tiene por qué ser mi banco o en mi sucursal Puedo realizar movimientos bancarios y consultas desde casa Al banco sólo voy físicamente para lo realmente importante

8 Érase una vez un mundo donde (3) Los mensajes Se enviaban por carta (en papel) o si era urgente, un telegrama Había que ir a una oficina de Correos para enviarlos Tardaban mucho tiempo en llegar (si es que llegaban)

9 Hoy Los mensajes Puedo enviar y recibir mensajes con cualquier contenido, en cualquier lugar, en cualquier momento Texto / Voz Fotos Videos Noticias A Correos, sólo voy a enviar o recoger cosas que no son mensajes (a veces ni eso mensajeros-)

10 Érase una vez un mundo donde (4) La Administración Pública Horarios y laaargas colas: Venga usted mañana! Inconexa: Esto no es mío! Burocracia con mucho papel: Rellene 20 formularios, traiga fotocopia del DNI, etc. Lenta e ineficiente: Estará el verano que viene! Poca transparencia: Mírelo en el tablón que está allí! Estaba desorganizada: Vaya a la ventanilla de enfrente!

11 Hoy La Administración Pública SIGUE IGUAL QUE ENTONCES!!! Adaptarse a los nuevos tiempos, aprovechar la evolución de las nuevas tecnologías y pensar en nuestros usuarios (ciudadanos) Administración Pública ELECTRÓNICA

12 Qué es? Administración Electrónica (AAEE) Formas de relación entre los ciudadanos y las AAPP (y entre éstas últimas), haciendo uso intensivo de las TIC Ejemplos La declaración de la renta a través de Internet Servicios de información y tramitación a través de los sitios Web Solicitud de datos fiscales a la AEAT por parte de otra administración

13 Por qué surge? Tecnología al alcance de casi todos Ciudadanos: Web, , móvil, e- comerce, banca online, etc. AAPP: en sus procesos internos de gestión (intranet, automatrícula, poliformat, aplicaciones corporativas) Legalidad vigente La Ley 11/2007 (LAECSP) reconoce el derecho de los ciudadanos a comunicarse con las AAPP por medios electrónicos Por tanto, la UPV está obligada por ley a proporcionar un sistema electrónico que permita dicha forma de relacionarse

14 Cuáles son sus objetivos? Conseguir una Administración eficaz, eficiente, transparente y cercana, donde los ciudadanos pasen de ser administrados a usuarios, al ser ellos los que establezcan la relación que desean mantener con nosotros y no al contrario MEJORA CONTINUA CALIDAD SERVICIOS

15 Cómo conseguir los objetivos? Eliminar Colas, desplazamientos Documentos-papel Proporcionar Información pública Transparencia Seguimiento Garantizar Igualdad de oportunidades Confianza Seguridad Tramitar Normalizar y automatizar Más rápido y mejor TODO ELLO DENTRO DE UN MARCO DE REFERENCIA EN CONSTANTE EVOLUCION Cumplimiento de la legislación vigente Haciendo uso de las TIC disponibles

16 Qué es eupvgestión? La marca del proyecto de AAEE de la UPV Incluye las herramientas necesarias para establecer la relación no presencial entre los usuarios y la UPV en relación con los procesos administrativos Es un entorno Web integrado para la realización de trámites administrativos de forma no presencial Establece el canal de comunicación entre ciudadanos y tramitadores a través de Internet

17 Legislación Rediseño procesos TIC Gestión cambio Estructura del proyecto eupvgestión

18 Estructura del proyecto eupvgestión Legislación vigente LOPD Ley 59/2003 firma electrónica Real decreto 209/2003 regulación registro telemático Ley 11/2007 Administración electrónica (objetivo:1/1/2010) Desarrollo autonómico de la ley 11/2007 Ley de contratos AAPP Rediseño de procesos de gestión (Pegasus) Identificación Racionalización Simplificación Automatización Homogenización

19 Estructura del proyecto eupvgestión Gestión del cambio (cultural) Alineamiento Formación Participación TIC (infraestructura tecnológica) Registro telemático, firma electrónica, portafirmas Gestor de formularios, gestor documental Integrador aplicaciones corporativas, etc El protagonista es EL USUARIO (Comunidad universitaria y Sociedad en general ciudadanos-)

20 La visión del usuario Oficina electrónica (ventanilla única) Acceso a un portal desde el que poder hacer electrónicamente exactamente lo mismo que hace presencialmente ( y más) Lo que espera: 0-colas, disponibilidad 24x7, mayor rapidez en las gestiones, atención multicanal, transparencia, confidencialidad, seguridad, calidad, etc. SERVICIOS ORIENTADOS AL USUARIO (CRM - Customer Relationship Management)

21 La visión de la administración Otra manera de hacer las mismas cosas Acceso a herramientas TIC que le permitan gestionar más y mejor Lo que puede obtener: 0-colas, disponibilidad 24x7, mayor rapidez al gestionar, atención multicanal, transparencia, confidencialidad, seguridad, calidad, etc IMPORTANTE!! AMBOS TIPOS DE GESTIÓN DEBEN COEXISTIR LA LEY NO OBLIGA A UTILIZAR AAEE ÚNICAMENTE

22 La visión tradicional El ciudadano Rellena a mano una solicitud en papel y la firma con bolígrafo Se desplaza físicamente a una oficina de registro para presentar la solicitud (recibe un justificante en papel) Una vez tramitada su solicitud recibe una respuesta por correo tradicional La administración Mueve los papeles de oficina en oficina Requiere al ciudadano que venga a aportar más documentación o subsanar errores

23 La nueva visión El ciudadano Rellena un formulario Web y lo firma digitalmente utilizando un certificado digital No se desplaza, registra su solicitud desde internet (recibe un justificante digital) Una vez tramitada su solicitud recibe una respuesta por correo electrónico, sms o sistema similar La administración No existe el papel, solo documentos digitales La tramitación está dirigida por un programa Todos los actores trabajan desde su ordenador

24 Tecnológicamente Necesitamos integrar muchos sistemas informáticos y de comunicaciones (TIC) que trabajen conjuntamente para ofrecer los servicios al ciudadano PLATAFORMA DE AAEE Firma electrónica, certificados digitales, servicios de validación, sellos de tiempo, registro telemático, repositorio documentos digitales, notificación electrónica, generador de formularios web, modelar procedimientos, tramitación electrónica, facturación electrónica, portal del ciudadano, compulsa digital, portafirmas, seguimiento de expedientes, buzón electrónico, alertas/avisos, publicación fehaciente, SPT, ESB, interoperabilidad, 24x7, seguridad, etc.

25 Arquitectura lógica Certificados Autenticación Firma electrónica CRL Sellos de tiempo Notificación fehaciente SMTP LDAP SMS RRHH G.Económica Alumnado Registro Etc Sede electrónica Portal tramitador Motor workflow Generador formularios Registro telemático Repositorio documental Portafirmas

26 Arquitectura lógica

27 Proceso de presentación de una solicitud Sede electrónica: La persona interesada se conecta a una página Web, selecciona el trámite a realizar y rellena un formulario. Puede incluir documentos anexos. Firma electrónica: Se firma el formulario anterior con un certificado digital de la persona interesada. Registro telemático: Toda la información anterior se registra electrónicamente. Se genera un justificante digital firmado. Repositorio documental: Toda la información se almacena en un repositorio documental de documentos para su custodia legal. Ciudadano + Repositorio documental Registro telemático (entrada)

28 Proceso de tramitación electrónica Portal del tramitador: El tramitador se conecta a una página Web, selecciona el expediente a tramitar en su bandeja de entrada. Es guiado por un motor de workflow. Actores (roles): El expediente fluye por las distintas bandejas de las personas relacionadas con la tramitación del expediente. Repositorio documental: Todos los documentos generados se almacenan en el repositorio documental. Notificación fehaciente: Como resultado de la tramitación, se notifica a la persona interesada una resolución de su expediente Tramitador Repositorio documental Registro telemático (salida) Ciudadano

29 Conceptos de firma electrónica Firma tradicional (según RAE) Nombre y apellido, o título, que una persona escribe de su propia mano en un documento, para darle autenticidad o para expresar que aprueba su contenido Tres ideas muy importantes: La firma manuscrita se realiza en un documento (papel) El objeto de la firma es dar autenticidad, es decir, identificar a quién lo firma Al aprobar su contenido se le da validez legal a todos sus efectos

30 Conceptos de firma electrónica Firma electrónica (o digital) Conjunto de datos asociados a un mensaje digital que permite garantizar la identidad del firmante y la integridad del mensaje Herramienta tecnológica que permite garantizar la autoría e integridad de los documentos digitales, posibilitando que éstos gocen de una característica que únicamente era propia de los documentos en papel

31 Conceptos de firma electrónica Qué necesito para firmar? Tradicional: documento (papel) y boli Electrónica: documento (digital -ordenador-) y certificado electrónico Certificado electrónico de XXX + = Firmado por XXX

32 Certificado electrónico Qué es? Identidad digital de algo (persona, empresa, aplicación, máquina, ) Conjunto de datos que permiten la identificación del titular del Certificado, intercambiar información con otras personas y entidades, de manera segura, y firmar o encriptar electrónicamente los datos que se envían de tal forma que se pueda comprobar su integridad y procedencia. Los usos más comunes: Firma electrónica Encriptación de información confidencial Autenticación (identificación) electrónica

33 Plataforma de administración electrónica Qué es? Conjunto de herramientas que permite la solicitud y la tramitación de servicios por medios electrónicos. Principales elementos (visibles) Sede electrónica (Portal del usuario) Portal del tramitador Portafirmas Portal del administrador

34 Sede electrónica Portal de acceso público y único a los servicios electrónicos de la UPV Parte pública, navegación sin necesidad de identificarse Parte restringida, accesible con certificado digital Accesible desde la página principal de la UPV

35 Sede electrónica Parte pública Catálogo de servicios electrónicos: descripción general, normativa vigente, buscador, faqs, etc everificador: comprobación de documentos firmados digitalmente almacenados en el repositorio de la UPV Tablón de anuncios electrónico, categorizado, con sistema de suscripción público Documentación pública, faqs, normativa y documentación sobre administración electrónica

36 Sede electrónica

37 Sede electrónica Parte restringida Iniciar trámites administrativos (presentación de solicitudes, firma electrónica y registro telemático) Incorporación de documentación complementaria Recepción de mensajes, ejecución de tareas Comunicaciones y notificaciones (fehacientes) Consulta del estado de los expedientes presentados y trazabilidad de su tramitación Buscador de expedientes y sus documentos

38 Sede electrónica Parte restringida

39 Portal del tramitador El personal de la UPV puede realizar la tramitación electrónica de los expedientes que le correspondan Equivalente virtual a la mesa de trabajo actual de los tramitadores Sistema basado en un motor de workflow que dirige las fases/tareas/roles de la tramitación Acceso: certificado digital o usuario/contraseña Sólo tramitadores autorizados

40 Portal del tramitador Este portal posibilita (entre otras operaciones) a realizar por medios electrónicos Iniciar expedientes «de oficio» en nombre de ciudadanos sin certificado digital. Tramitación de los expedientes, incluyendo su archivo y cierre. Acceso a los documentos relacionados con el expediente Principales elementos Bandeja de Tareas Buscador Mensajes

41 Portal del tramitador

42 Portal del tramitador

43 Portal del tramitador

44 Portafirmas Portafirmas Permite gestionar de forma asíncrona los documentos se que tienen que firmar con certificado digital, rechazarlos si se considera necesario, enviarlos a otros usuarios, etc Gestiona las solicitudes de firma realizadas desde la propia bandeja y las realizadas desde cualquier otra aplicación (portal del tramitador). Orientado a personas con responsabilidad de firma que no son tramitadores

45 Portafirmas

46 Herramientas del administrador Administrar Tramita (sede y tramitador) Similar a un CMS Incluye herramientas de monitorización, trazabilidad y cuadro de mando como apoyo a la toma de decisiones. Administrar Trewa (motor de workflow) Mantenimiento y versionado de procedimientos Definición de usuarios, unidades, firmantes

47 eupvgestión HOY Sede electrónica publicada en abril/ servicios electrónicos + otros servicios (intranet externos) publicados Implantación de infraestructura limitada Adquisición del conocimiento para desarrollo propio

48 eupvgestión PREVISIÓN DE EVOLUCIÓN Ampliación del catálogo de servicios de la sede Extensión de la cultura aaee a la comunidad universitaria y ciudadanía Mejoras funcionales y de rendimiento en la plataforma Implantación de la infraestructura necesaria (certificados, lectores, )

49 Conclusión eupvgestión no es un proyecto más: La implantación de un proyecto de estas características produce un gran impacto en la organización Involucra a toda la organización (técnicos, gestores, directivos) Involucra a nuestros clientes, redefine una nueva forma de realizar las cosas

50 Fin de la presentación Información adicional en la wiki del ASIC Overview del proyecto Info y enlaces a entornos de la plataforma GRACIAS por tu atención