Servicios IEEE RAMA UTP. Estructura Organizativa. Dirección y Coordinación. Oficinas. Página Web. Conferencias, Cursos y Giras.

Transcripción

1 Servicios IEEE RAMA UTP Estructura Organizativa Dirección y Coordinación Encargado Director de voluntarios Abdiel Vargas vargasjr23@gmail.com Oficinas Encargado Pedidos y certificados Raúl Chavez Regular Certificados Jorge Álvarez Regular Pedidos André Trujillo Regular Pedidos Abdiel Vargas raul.chavez.1027@gmail.com Jorgeluisalvarez2@gmail.com Andruco192@hotmail.com vargasjr23@gmail.com Página Web Encargado Webmaster Diego Díaz Asistente Christian Martínez Regular Redes S. Kenneth Robles diegodiaz.18@hotmail.com cjoel1706@hotmail.com kenn_rob90@hotmail.com Conferencias, Cursos y Giras Encargado Giras Juan juan1tribal2@gmail.com Tribaldos Asistente Luis Carlos luisgraell@gmail.com Graell Regular Giras Beatriz du betyamada_27@hotmail.com Saire Regular Cursos Halan halantorres09.ht@gmail.com

2 Torres Mercadeo y Publicidad Encargado Correos Linnette Real Regular C. Afiches Muriel Sánchez Regular Impresión Jonathan Goti Regular Volantes I Rosel Ayarza Regular Volantes Ulises II Jimenez Regular Mural Talia Justavino lreal125@gmail.com m.sanchez.laguna@hotmail.com lunarito29@hotmail.com ulisesjimenez23@hotmail.com talia.justavino@gmail.com Proyectos y Actualización Encarga do Regular Giuliana Lecaro Ricardo Cumberbatch Giulii.13@hotmail.com ricardo.cumberbatch1@utp.ac. pa Concursos Encargado Celso antonio_spencer15@hotmail.com Spencer Asistente Luis López luiscba08@hotmail.com Almacén Encargado Ricardo r.guti_507@hotmail.com Gutierrez Regular Bernabe Rial bernabearielrial@gmail.com Noches de Juegos

3 Encargado Waldo Moran Regular Pedro Batista Asistente Roy Pittí Desarrollo de membresía Encargado Regular Luis Berbey Elecciones Sugeilyn Miranda Ventas Encargado Gustavo Bernal Regular Mercancia Fernando Ortega Regular Comida Alfonso Lucado Tesorería Encargado Bernabe Rial ACTUALIZADO: 10/01/15

4 Información sobre los grados. El orden de los grados de los voluntarios denota la responsabilidad y los poderes que tienen en la rama estudiantil. De manera general un voluntario con un grado más alto tiene que asegurarse que el trabajo de los voluntarios de grados más bajos se haga. Las responsabilidades adquiridas con los grados se detallan a continuación según el mismo grado. Para saber la descripción de algún puesto debe revisarse la descripción del trabajo en el documento correspondiente. Encargado: El cargo más alto dentro de un comité, el encargado debe preparar y presentar los informes en las reuniones que haga la rama. Debe mantener una lista de las metas que debe lograr su comité y una lista de tareas que planea para lograr estas metas. Los encargados de todos los comités se deben reunir con el director de voluntarios al menos una semana antes de las reuniones generales de la rama. La reunión con el director de voluntarios debe asegurar que se mantengan metas claras y se delimiten correctamente las tareas. Asistente: El trabajo de un encargado puede requerir que tome más tareas de la que sea capaz de cumplir en el tiempo que tiene. En estos casos a un voluntario en algún cargo se le puede asignar un asistente. El asistente también es un encargo que se otorga a voluntarios que estén en entrenamiento para tomar un puesto más elevado como encargado. Regular: Los voluntarios que hacen las tareas para lograr las actividades son las personas que dan el valor a la membresía del IEEE. Un voluntario regular toma una tarea y se dedica a ella, los miembros regulares responden a los encargados de cada comité. Un miembro regular debería dedicarse a una sola tarea.

5 Descripción de los puestos de los voluntarios. A continuación se detallan las labores que debe cumplir cada puesto de voluntario. Puede encontrar información sobre los puestos que no se han llenado en el documento Vacantes. Director de voluntarios. El director general de los voluntarios de la rama, confecciona los documentos de organización y mantiene a los voluntarios enterados de las tareas y actividades que deben realizar. Tiene las siguientes funciones. Hacer el informe de voluntarios. Asignar a los voluntarios a comités y grupos de trabajo. Informar a los voluntarios de sus funciones. Resolver conflictos entre los voluntarios y su organización. Asegurar el cumplimiento de las metas de la rama. Arreglar el informe de eventos para que la universidad esté informada de las actividades de la rama. Oficinista de pedidos y servicios. Esta posición se encarga de confeccionar los certificados de los asistentes a las actividades. También se debe encargar de atender el servicio de pedidos por internet. Confeccionar e imprimir los certificados. Atender el correo de pedidos por internet. Hacer el informe de pedidos. Entregar los paquetes cuando lleguen. Voluntario de pedidos por internet. Esta posición se encarga de hacer los pedidos por internet, pagar las cuentas en línea y recoger los pedidos desde la oficina de correos y llevarlos a la oficina de la rama. Cotizar los pedidos del servicio de pedidos por internet. Pagar a las tiendas en línea el monto del pedido. Recoger el pedido de la oficina de correos y llevarlo a la oficina. WebMaster del IEEE. Esta posición le otorga un puesto como manejador de la página web del instituto, podrá acceder, modificar y actualizar la página siempre que sea necesario. Sus funciones incluyen. Mantener la página del IEEE activa. Mantener la página del IEEE actualizada. Capacitar a personal para que utilicen la página para subir cursos o talleres. Voluntario de redes sociales. Este voluntario se encarga de mantener las redes sociales actualizadas con la información del IEEE. Funciones son: Actualizar el Facebook de la rama.

6 Actualizar el Twitter de la rama. Actualizar el Instagram de la rama. Poner información de la rama en otras redes sociales. Organizador de Giras. Esta posición lo pone a cargo de la organización de las giras. Funciones. Organizar con el lugar de la gira para hacer la visita. Organizar con la universidad para que nos presten el bus en la fecha solicitada. Organizador de Cursos. Esta posición lo pone a cargo de la organización de los cursos. Funciones. Organizar con el conferencista el curso. Organizar con la universidad para el salón. Voluntario de Correos. Se encarga de enviar los correos a todas las personas interesadas. Enviar anuncios de las actividades a la lista de correos. Confeccionador de afiches. Esta posición esta a cargo de diseñar afiches y plantillas. Funciones. Hacer los afiches de las actividades. Confeccionar plantillas para afiches. Confeccionar volantes Puesto de Impresión. Se encarga de llevar a imprimir los afiches y las volantes. Funciones Imprimir los afiches Imprimir las volantes Pegar los afiches en la universidad. Puesto de volantes. Reparten las volantes. Funciones Cortar volantes. Repartir volantes. Pasar a los salones e informar sobre el IEEE. Voluntario de Mural. Esta posición le pone a cargo del mural del IEEE y de mantenerlo actualizado. Mantener en buen estado el mural del IEEE. Mantener información actualizada sobre vacantes. Mantener actualizada la sección de vacantes del mural. Organizador de Concursos y competencias. Esta posición lo pone a cargo de la organización de las competencias del IEEE y los concursos que realiza. Sus funciones incluyen.

7 Idear y concretizar un concurso. Organizar las nimiedades del evento, como enviar cartas y conseguir salones. Conseguir los equipos para participar en los equipos de IEEE. Organizador del Almacén del IEEE. El encargado del almacén del IEEE mantiene el inventario de los activos de la rama. También mantiene la tiendita de componentes del IEEE. Mantener un inventario con todos los activos de la rama. Conseguir a los vendedores del almacén. Determinar que artículos comprar y cuando comprarlos para el almacén. Encontrar alternativas para obtener fondos para el almacén. Vendedor de la tienda de componentes. Toma un horario en el almacén y vende los componentes a los estudiantes. Conocer los artículos qué se venden, sus cantidades y precios. Permanecer en el almacén durante el tiempo que vende los artículos. Organizador de la Noche de Juegos. Mantiene a la noche de juegos ocurriendo y administra su funcionamiento. Determina que juegos adquirir y donde ponerlos. Determina la estructura de precios. Pone el horario de la noche de juegos. Voluntario de la Noche de Juegos. Ayuda a qué se realice la misma noche de juegos y que se hagan las cosas en ella. Enseña a usar los juegos de mesa y los juegos de video a los asistentes. Cobra la entrada. Cuida el lugar. Encargado de Desarrollo de Membresía. Ayuda a los miembros del IEEE a sentirse miembros del IEEE. Ayuda a los nuevos miembros a volverse miembros completos y hasta voluntarios. Organiza actividades para los miembros del IEEE. Envía el correo de bienvenida a los nuevos miembros. Hace los informes de crecimiento de membresía en la reunión. Informa a los miembros de los beneficios de su membresía. Voluntario de elecciones. Organiza las elecciones de oficiales anuales. Manda los correos para avisar del tiempo de elecciones. Recoge la información de la nóminas Pide permiso a la universidad para celebrar las elecciones.

8 Vendedor de Mercancía IEEE. Se encarga de vender y repartir los artículos promocionales del IEEE, cómo suéteres, gorras y demás. Recoger los artículos promocionales. Vender los artículos promocionales en las actividades de la rama. Vendedor de Comida. Se encarga de vender comida para recaudar fondos. Asistir a los eventos de venta de comida. Vender la comida y los alimentos. Encargado de Tesorería. Mantiene el control de la contabilidad del IEEE. Entrega el dinero a los comités para que puedan hacer sus actividades y recibe el dinero que se recauda al final de las mismas. Mantener el dinero en las cuentas bancarías. Pagar el dinero cuando se hacen actividades. Recibir el dinero al final de las actividades. Entregar informe de tesorería en las reuniones generales.