Políticas de Correo Electrónico UNITEC Dirección de Tecnología de la Información y las Comunicaciones Coordinación Gestión de Redes y Comunicaciones

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1 1. Definiciones Correo electrónico (correo-e, conocido también como ), es un servicio de red que permite a los usuarios enviar y recibir mensajes y archivo rápidamente utilizando las redes de datos. 2. Etiqueta para la creación de un correo electrónico Si estamos enojados, esperemos antes de contestar. Si recibimos un mensaje que nos provoque el deseo de responder de manera visceral, desagradable, desconsiderada o, simplemente, si por cualquier motivo estamos alterados lo más conveniente será esperar a otro momento para dar una respuesta más sosegada y ajustada al citado mensaje. Mejor, mensajes breves. Los mensajes compuestos por muchas líneas se leen mal. Son preferibles los mensajes breves y ajustados al tema que deseamos plantear o responder. Los mensajes largos, mejor sólo en el caso de que sea imprescindible o muy aconsejable enviar un texto extenso y así evitar adjuntar algún archivo. Nunca se publicarán en la lista mensajes con archivos adjuntos. Cuidemos el lenguaje, el español o castellano. Como son muchas personas, generalmente de alto nivel académico, los receptores de los mensajes, será conveniente que cuidemos el español. Tanto en su corrección gramatical como en el uso de determinados términos que en contextos geográficos diferentes contienen significados distintos y pueden ser mal interpretados. Algunas expresiones de humor o divertidas, pueden entenderse de manera errónea por algunos miembros de la Lista. Los componentes de la Lista nos van a conocer por lo que escribimos. Por tanto, antes de pulsar el botón enviar deberíamos repasar el texto de nuestro mensaje. o A quién y por qué respondemos a otro mensaje? Cuando respondemos a un mensaje conviene que todos sepan a quién se responde, citando sólo la parte del mensaje al que se responde. Si no se indica a qué estamos contestando, perderemos la secuencia o cadena de los mensajes, dado que éstos no son publicados inmediatamente a su envío. Por otra parte, conviene no perder el hilo del debate

2 porque, si no estamos atentos, podemos estar respondiendo a algo que ya ha sido contestado por otro miembro de unitec. Mensajes preguntando o respondiendo a lo que ya ha sido respondido. Ni mucho menos, enviar mensajes que deseamos dirigir sólo a una persona. Diálogos personales. Cuando se trate de requerir ayuda, opinión o respuesta concreta a una persona deberemos dirigirnos a él particularmente, evitando el envío a la Lista de mensajes que muchos destinatarios no desean leer, a no ser que entendamos que la pregunta o respuesta puede interesar a otros. Debe evitarse cualquier diálogo personal en la Lista, de la manera que se indica en el siguiente consejo. Mensajes con tono agresivo o meramente ofensivo hacia otros miembros de la Lista, sus instituciones o personales. o No pulse Responder o Reply cuando lo que desea es comunicarse con una sola persona. Si a un determinado mensaje recibido por ustedes, en su aplicación de correo electrónico, pulsan en Responder, Reply o similar, el mensaje-respuesta llegará a TODOS los miembros de la Lista, porque tenemos definido el Reply-to hacia la propia Lista. Para:, To: Cuando alguien desee responder personalmente a un determinado mensaje, deberá escribir en el apartado Para o To la dirección electrónica de la persona con la que desea contactar. De esta manera evitaremos la recepción en la Lista de mensajes no deseados o faltos de interés para la mayoría y cuyo destinatario, en la mente del emisor, es sólo una persona. Insistimos, antes de enviar un mensaje compruebe siempre la dirección que aparece en Para o To con el fin de que el destinatario sea quien el emisario realmente desea. La firma. Se hace preciso que al final de cada uno de los mensajes que se envíen, se inserte la firma del autor. Esta firma debe ser corta pero debe ayudar a localizar la procedencia del texto. Entendemos que podría ser suficiente: nombre y apellidos, institución, departamento, número telefónico, dirección y correo electrónico. En todo caso, el

3 nombre y departamento deberían ser imprescindibles. Si se incorpora una firma automática, resulta interesante incluir en su primera línea dos guiones (--). Éstos son caracteres entendidos por nuestro servidor de Listas como el comienzo de la firma. No a largas presentaciones. Sin embargo, conviene evitar las largas presentaciones a la Lista. Para mostrar quiénes somos podemos aprovechar nuestro primer mensaje en el que ya, además de presentarnos muy brevemente, exponemos algún punto de vista o inquietud. Las siglas. En algunos contextos geográficos o institucionales las personas son muy proclives a la utilización de siglas. Cuando abusamos de ellas, muchas veces el lector pierde la referencia y no sabe de qué se habla. Se recomienda ser parcos en su uso y cuando se utilicen, siempre se debe explicar el significado en la primera aparición de la misma. Resulta útil titular descriptivamente nuestros mensajes. En el apartado "Asunto" o "Subject" del mensaje enviado abordando un nuevo tema, debemos esforzarnos por escribir un título breve que describa lo mejor posible el contenido del texto. Así el receptor podrá decidir si lo lee o no, con más elementos de juicio. Si respondemos a un mensaje, mejor no cambiar el título que ya trae, así ayudamos a ubicar el hilo de la discusión. No escribamos frases enteras en MAYÚSCULAS. Esta forma de escribir mensajes de correo electrónico puede indicar a algunos receptores que se les está gritando (que se les levanta la voz). Así pues, cuando escribamos en mayúsculas asegurémonos de que ésa es nuestra intención. 3. SPAM o Correo Basura Se podría traducir como bombardeo publicitario o publicidad basura. Son esos anuncios que, sin haberlos solicitado, recibimos de forma masiva a través del correo electrónico. 4. Webmail

4 Se diferencia del normal por la forma de acceder a tu correo. En vez de utilizar un programa (cliente) especifico como Outlook u Outlook Express empleas un navegador como Internet Explorer o Chrome, Mozilla. Eso significa que puede acceder a s u correo electrónico desde cualquier ordenador del mundo con una conexión al Internet. (mail.unitec.edu.co). 5. Servidor Un servidor en informática o computación es: Una computadora que realiza algunas tareas en beneficio de otras aplicaciones llamadas clientes. Algunos servicios habituales son los servicios de archivos, que permiten a los usuarios almacenar y acceder a los archivos de un ordenador y los servicios de aplicaciones, que realizan tareas en beneficio directo del usuario final. 6. Usuario Persona que tiene una cuenta en una determinada computadora por medio de la cual 7. Password puede acceder a los recursos y servicios que ofrece una red. Un usuario que reside en una determinada computadora tiene una dirección única de correo electrónico. Una contraseña (password en inglés) o clave, es una forma de autenticación que utiliza una información secreta para controlar el acceso hacia algún recurso. La contraseña normalmente debe mantenerse en secreto ante aquellos a quien no se le permite el acceso. Aquellos que desean acceder a la información se les solicitan una clave, si conocen o no conocen la contraseña, se concede o se niega el acceso a la información según sea el caso. 8. Correo Cadena Se le llama cadenas de correo electrónico a los mensajes masivos que cohesionan o convencen de varias maneras a sus lectores de re-enviarlos a otro grupo de personas, el nombre de "cadena" proviene del encadenamiento de pasajes que hacen estos mensajes de usuario a usuario. Esta clase de mensajes, la mayoría de las veces indeseable, son potencialmente una pérdida de tiempo y dinero para el receptor.

5 9. Cuota Es un sistema del que se vale el administrador, para regular el espacio que los diferentes usuarios de un sistema ocupan con sus ficheros en disco. Cuando la cuota de su correo se encuentre en un 90% le solicitara que por favor depuré su buzón. Si el usuario hace caso omiso y completa un 95% de su capacidad el sistema le enviara un mensaje donde le notifica que puede enviar correo más NO recibir y si completa el 100% no le permitirá ni enviar ni recibir hasta que haga una depuración del más del 40% de capacidad de su buzón. 10. Responsabilidad de los Usuarios Mantener la confidencialidad del Password. Depurar periódicamente su buzón para liberar espacio. 11. Hacer buen uso de su cuenta, Entendiendo por buen uso: El empleo de la cuenta con fines académicos o institucionales. Leer diariamente su correo y borrar aquellos mensajes obsoletos para liberar espacio en su buzón de correo del servidor WEBMAIL y en el disco duro de cada maquina asignada. El uso del lenguaje apropiado en sus comunicaciones. No permitir que segundas personas hagan uso de su cuenta. Comprimir los archivos anexos. 12. Backups Mensajes Mantener copia de su correo electrónico, dichos respaldos deben hacerse con la periodicidad que el usuario disponga. El usuario debe crear una carpeta en su PC y descargar allí sus correos bien sea los enviados o recibidos guardándolos como un archivo normal. 13. PROHIBICIONES Esta estrictamente prohibido:

6 Usar la cuenta con fines comerciales Enviar o reenviar cadenas de correo Enviar spam (correos basura) o correos adjuntos que contengan información nociva para otros usuarios como virus y pornografía. Usar la cuenta de otro usuario. Utilizar como repositorio de música la cuenta de correo 14. ADMINISTRACION El administrador de la red se reserva el derecho de enviar información que considere como un medio de información institucional. El incumplimiento del usuario en el manejo y buen uso de la cuenta podrá ocasionar la suspensión o cancelación de la misma. Para cualquier aclaración sobre su password es necesario presentarse a la Direccion de Tecnología con el administrador de la red mostrando su carne o documento de identidad que compruebe su identidad institucional. No se dará password o alguna otra información vía telefónica. La vigencia de la cuenta comprende el periodo de compromiso de trabajo o estudio con la institución. El administrador de la red indicara al usuario por medio de un mensaje a su buzón de correo el tiempo de expiración de la cuenta con diez días de anticipación. El usuario se compromete a contestar el mensaje con cinco días de anticipación, indicando si desea o no continuar con la cuenta activa. Los mensajes ubicados en la bandeja de entrada del servidor de correo Webmail por más de 10 días serán borrados automáticamente del servidor de correo.

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