Estrategia de PI para PYMEs europeas que asisten a ferias comerciales en China

Transcripción

1 Proyecto financiado por la Unión Europea Estrategia de PI para PYMEs europeas que asisten a ferias comerciales en China Guía paso a paso sobre la estrategia y protección en materia de Propiedad Industrial e Intelectual (PI) antes, durante y después de asistir a ferias o exposiciones comerciales en China. Para consultar nuestros expertos sobre cualquier cues ón rela va a DPI en China enquiries@china-irphelpdesk.eu

2 El Mostrador de información para PYMEs en materia de Derechos de Propiedad Industrial e Intelectual (en adelante, DPI) en China proporciona a las PYMEs europeas los conocimientos y herramientas empresariales necesarias para ampliar el valor de sus derechos de propiedad intelectual y gestionar los riesgos asociados a éstos. El Mostrador de Información ofrece información gratuita, asesoramiento de primera línea y formación a las PYMEs europeas para ayudarlas en la protección y ejercicio de sus DPI en China. Los servicios que ofrece el Mostrador de información son gratuitos y están disponibles de forma presencial mediante cita, por teléfono o en los puntos de información en Internet. Existe una amplia gama de herramientas de formación práctica así como formularios accesibles a través de Internet y talleres formativos en Europa y China. Para más información, visite la página El Mostrador de información para PYMEs en materia de Derechos de Propiedad Industrial e Intelectual (en adelante, DPI) en China proporciona a las PYMEs europeas los conocimientos y herramientas empresariales necesarias para ampliar el valor de sus derechos de propiedad intelectual y gestionar los riesgos asociados a éstos. El Mostrador de Información ofrece información gratuita, asesoramiento de primera línea y formación a las PYMEs europeas para ayudarlas en la protección y ejercicio de sus DPI en China. Los servicios que ofrece el Mostrador de información son gratuitos y están disponibles de forma presencial mediante cita, por teléfono o en los puntos de información en Internet. Existe una amplia gama de herramientas de formación práctica así como formularios accesibles a través de Internet y talleres formativos en Europa y China. Para más información, visite la página La información recogida en este folleto no debe considerarse como un asesoramiento legal específico. Para recibir asesoramiento sobre casos concretos, consulte con un abogado cualificado La información recogida en este folleto no debe considerarse como un asesoramiento legal específico. Para recibir asesoramiento sobre casos concretos, consulte con un abogado cualificado

3 Mensaje clave Una guía sobre las ferias comerciales en China El ejercicio de los DPI en las ferias comerciales debería integrarse dentro de una estrategia de PI más amplia. La información recogida y lo aprendido en una feria comercial puede resultar útil para desarrollar o mejorar su estrategia de PI. Antes de plantearse ninguna de las opciones descritas, sería aconsejable asegurarse de que sus derechos están en orden, es decir, debidamente registrados, y de que cuenta con la mejor protección posible, con un coste razonable, una vez en China. Para más información sobre el desarrollo de una estrategia de DPI en China y sobre el modo de proteger su PI en las ferias comerciales, visite la página web del Mostrador de información para PYMEs sobre DPI en China: Las ferias comerciales suponen una gran oportunidad para que las PYMEs den a conocer sus productos y representan una puerta de acceso al mercado chino. Sin embargo, a pesar de que la asistencia a ferias o exposiciones comerciales en China podría suponer importantes beneficios para las PYMEs, éstas deben tener en cuenta los riesgos existentes en materia de PI. La protección de la PI en las ferias comerciales a menudo requiere meses de preparación previa. Las ferias comerciales no deberían considerarse como una oportunidad para "capturar" infractores ya que las empresas expositoras pueden no ser las que fabriquen los productos falsificados. Si descubre que su producto se está falsificando, si bien suelen existir mecanismos de protección en las ferias comerciales, es esencial recojer pruebas para poder emprender acciones legales una vez concluya la feria. Independientemente de que decida tomar acciones legales durante o después de la feria, una preparación exhaustiva antes de asistir a una exposición comercial debería formar parte de una estrategia general de protección y ejercicio de los DPI

4 Antes de asistir a la feria comercial: si no se prepara, prepárese para lo que le espera Medidas adicionales 1. Del mismo modo que en el caso de los productos tangibles, sólo se protegen aquellos derechos de Propiedad Industrial e Intelectual (PI) que usted ha registrado como propios. Al igual que en la UE, usted puede registrar, y por tanto proteger, su PI en China. Identifique sus principales valores en materia de PI (marcas comerciales, patentes, derechos de autor) y regístrelos en China lo antes posible. La norma básica en China es que si no se ha registrado un derecho determinado, no podrá exigirse su cumplimiento. El concepto de derechos no registrados no está bien regulado en China. 1. Antes de la siguiente feria comercial, envíe cartas solicitando el cese de la actividad comercial a los infractores conocidos. Las cartas de solicitud de cese de la actividad comercial suelen incluir una orden o petición de cese so pena de acción legal. El receptor puede ser tanto una persona física como una organización. Es preferible encargar la redacción de estas cartas a un abogado del país, ya que su emisión también entraña ciertos riesgos, como la petición de que se interponga una demanda o la posibilidad de que el destinatario le demande por difamación. 2. Modere sus expectativas y acepte éxitos parciales, las demandas a vendedores que pueden moverse con facilidad y que no poseen bienes ni tienen mercancía almacenada siempre son complejas. 2. Establezca su estrategia con suficiente antelación a la feria comercial. Quiere tomar medidas legales en la feria comercial o sólo utilizarla como una oportunidad para recoger pruebas? Se recomienda consultar la estrategia con un abogado experto familiarizado con el trabajo en ferias comerciales en China. Si no está seguro de contar con todas las pruebas y documentos necesarios para emprender acciones legales en la feria comercial, la recopilación de pruebas en dicha feria puede ser la mejor estrategia. 3. Puede ser más prudente esperar en lugar de interponer una demanda en el acto. La investigación de redes de fabricantes, vendedores y clientes extranjeros suele conducir al descubrimiento de nexos de unión, ayudar a definir los objetivos prioritarios y a cuantificar los progresos. Por ejemplo, las acciones legales en la feria comercial pueden no ser aconsejables si sus derechos no están totalmente definidos, si la infracción no es fehaciente o el Responsable de PI no cuenta con la experiencia técnica necesaria para tomar una decisión respecto a la infracción en la feria comercial. Asimismo, si resulta obvio que el expositor no es el objetivo principal, sino que se trata de una pequeña empresa dedicada a la reventa o al comercio, puede ser preferible obtener pruebas en la feria comercial e investigar al expositor después de que concluya la feria, para así poder perseguir y descubrir a infractores de más envergadura, como el propio fabricante o incluso redes ilegales

5 Después de la feria comercial: actúe utilizando la información que haya recogido Actúe de acuerdo con las pruebas obtenidas o las acciones emprendidas en la feria comercial. 1. Si inició acciones legales en la feria comercial, póngase en contacto con las autoridades y lleve a cabo investigaciones para asegurarse de que el infractor ha cesado la actividad ilegal. 2. Lleve a cabo las acciones legales adicionales oportunas. 3. Si no emprendió acción legal alguna, informe a su departamento jurídico o de PI y añada la información a su base de datos. 3. Prepare todos los documentos necesarios, alguno de los cuales deben estar legalizados y otorgados ante notario, lo que puede tardar hasta dos meses. Entre los documentos necesarios se encuentran: El título de registro de los derechos sobre la PI (es muy recomendable que esté legalizado y otorgado ante notario, y en el caso de algunas instituciones chinas, obligatorio): Patente: El Certificado de concesión de la patente, documentos de la patente publicada, documentos que acrediten la identidad del titular de la patente (escritura de constitución legalizada, otorgada ante notario y debidamente traducida), confirmación de la situación de su patente (su vigencia) y justificantes oficiales que acrediten el pago de la anualidad correspondiente al año en curso. Marcas: El Título de Registro de la marca, renovaciones de la marca (en caso de que hayan transcurrido más de diez años desde que se registrara inicialmente) y documentos que acrediten la identidad del titular de la marca. Derechos de autor: Si ha ejercitado su derecho a registrar una obra susceptible de protección por los derechos de autor, el Certificado de Registro y aquellos documentos que acrediten la identidad del titular de tales derechos de autor. Pruebas fotográficas (en caso de haber alguna) de los productos supuestamente falsificados y que estén expuestos en la feria comercial. Poderes de representación debidamente legalizados y otorgados ante notario a favor de la persona encargada de hacer valer los DPI en la feria comercial. Iinformación básica relativa a aquellos supuestos infractores que puedan encontrarse entre las empresas participantes en la feria, como su nombre comercial, información sobre los productos supuestamente falsificados, y sus datos de contacto

6 Explicaciones y pruebas adicionales de cualquier supuesta falsificación. 4. Visite la página web de la feria comercial o póngase en contacto con los organizadores para averiguar si hay a su disposición un centro de reclamaciones en la feria comercial e información relativa a la protección de la PI. Si no existe un centro de reclamaciones, compruebe si las autoridades locales con competencias en materia de PI están autorizadas a entrar en la feria comercial para garantizar la protección de éstos. Tenga en cuenta que si existe un centro de reclamaciones, puede que esté saturado, por lo que si pretende emprender acción legal alguna es preferible que lo haga lo antes posible y que un abogado experto en DPI (especializado en marcas registradas, patentes etc.) presente toda la documentación necesaria de forma clara, ordenada y con antelación. 5. Investigue a las empresas expositoras de la feria Otros aspectos a tener en cuenta El Responsable de PI que está presente en el centro de reclamaciones de la feria puede ser una persona distinta cada día, por lo que debe prepararse para explicar de nuevo su caso a pesar de que su expediente ya deba obrar en poder del nuevo responsable. El Responsable de PI no tiene potestad suficiente para ordenar al infractor retirar los artículos. Es el organizador quien tiene autoridad para hacerlo, a instancias del Responsable de PI. Puede que transcurran varias horas mientras el Responsable de PI revisa su documentación y decide si su reclamación es válida. Muchos de los centros de reclamación carecen de fotocopiadora; es recomendable llevar varias copias de su documentación a la feria. Realice una investigación para comprobar si entre los participantes se encuentran empresas "sospechosas", es decir, aquellas que conoce o cree que comercializan con productos falsificados. Los organizadores deben proporcionarle una lista de participantes y sus números de stand antes de que tenga lugar la feria. 6. Lea detenidamente el contrato de participación como expositor en la feria Puede tomar medidas en caso de que se detecten productos falsificados? Contempla la posibilidad de expulsar a los expositores o requisar los productos de sus stands? Si estos puntos no están claros en el contrato, lleve a cabo las gestiones necesarias para aclarar las condiciones del contrato con los organizadores. De no existir tales cláusulas, usted o la asociación de PYMEs a la que pertenece debería plantearse presionar a los organizadores para asegurar que se aplican las sanciones correspondientes

7 Cómo presentar una reclamación en la feria comercial 1. Preséntese en el centro de reclamaciones y rellene un formulario expresando su queja (en algunas ferias comerciales están disponibles en inglés y en chino). 2. Exponga el caso y presente su información al Responsable de PI que esté presente (puede que también haya un abogado invitado por la organización, a quien también es aconsejable consultar). 7. Contrate a agentes o abogados con experiencia y consiga pases para que puedan entrar a la feria. Tenga en cuenta que en varias ferias comerciales de China sólo les está permitido el paso a extranjeros. Por ejemplo, la Feria Export Commodities Fair de Guangzhou (Feria de Cantón) no permite la entrada a personas de nacionalidad china que no participen como expositores o estén haciendo transacciones comerciales en la feria. 3. El Responsable de PI estudiará detenidamente su documentación para asegurarse de la validez de sus DPI y de que obra en su poder toda la documentación necesaria (es en este punto en el que muchas empresas ven frustrados sus intentos de reclamación, debido a la falta de documentación y preparación insuficiente). 4. Si su reclamación se considera válida, el Responsable de PI y el abogado se personarán en el stand del infractor y le pondrán al corriente. 5. El supuesto infractor suele contar con un margen de tiempo para responder a la reclamación. El tiempo que se le concede depende del departamento de la administración local encargado de los DPI y de la duración de la feria comercial. Es importante tener en cuenta este periodo al presentar su caso en el centro de reclamaciones. También es una de las razones por las que conviene presentar su reclamación lo antes posible en la feria comercial. 6. Una vez transcurrido este periodo, y si así lo acuerdan el Responsable de PI y los organizadores de la feria, éstos últimos pueden ordenar al supuesto infractor retirar o cubrir los productos falsificados. El margen de tiempo con el que cuentan los organizadores de la feria comercial para ordenar a los infractores llevar a cabo esta acción depende del contrato que el expositor haya firmado con tales organizadores

8 Una vez en la feria comercial: sea proactivo, no reactivo 1. Visite la feria comercial durante su instalación si es posible, especialmente aquellas empresas que sabe o sospecha que son infractoras o lo han sido en el pasado. Las empresas infractoras podrían estar vendiendo artículos ilícitos aunque no los expongan al público. Los infractores más peligrosos son aquellos que han aprendido a pasar desapercibidos, pudiendo comerciar con sus clientes habituales fuera del recinto ferial. Identificar a los "sospechosos habituales" y utilizar la feria como una oportunidad para llevar a cabo una investigación profunda y recoger pruebas, podría ser tan útil como emprender acciones legales durante la feria comercial. 2. Localice a las autoridades competentes en materia de PI, y sobre todo, procure ponerse en contacto con ellas si sus agentes o abogados mantienen una buena relación laboral con las mismas. Es aconsejable darse a conocer a las autoridades antes de que puedan surgir problemas y consultarles acerca de aspectos específicos aplicables a una situación determinada, tan pronto como le sea posible. 3. Si acude a la feria comercial como expositor, revise y seleccione los artículos que va a exponer y distribuir, especialmente si se trata de artículos nuevos. Recuerde que exponer artículos en ferias puede, aunque no en todos los casos, constituir un acto de "publicación" que afectaría a la novedad. Por ejemplo, si expone un nuevo producto en la feria comercial de tal forma que sus elementos innovadores son claramente visibles y están documentados de algún modo, esta circunstancia podría impedir la obtención de una patente sobre el producto o, en caso de obtenerla, podría invalidarla. Tenga en cuenta que las leyes en vigor que regulan las patentes contemplan un periodo de gracia, lo que significa que una invención o creación no pierde su calidad de innovadora si se ha solicitado la patente dentro de los seis meses posteriores a su exhibición en una feria comercial reconocida por el gobierno chino. Consulte con su abogado en caso de dudas respecto al alcance de la definición de "publicación". 4. Recoja tarjetas de visita, folletos y toda la información posible sobre cualquier supuesto infractor. A pesar de que los infractores pueden adoptar distintas apariencias y nombres comerciales diferentes en sus tarjetas de visita, suelen proporcionar el mismo número de teléfono móvil, a través del cual se pueden relacionar varias empresas tapadera entre sí. 5. Lleve una cámara digital o un teléfono móvil con cámara para recoger pruebas. Recuerde que aunque estos aparatos no están prohibidos, algunos expositores (especialmente aquellos que saben que están infringiendo DPI) pueden oponerse a que saque fotografías. Considere la posibilidad de ir acompañado de un notario, ya que en la mayoría de los casos sólo aquellas pruebas obtenidas en presencia de notario cumplen los requisitos formales para constituir una prueba en China. Sin la presencia de un notario, se puede alegar que la prueba no es legítima. En caso de que le acompañe una persona que hable chino, puede ponerse en contacto con un notario a través de la guía telefónica o buscando la palabra "notario" en motores de búsqueda chinos en Internet. 6. Si decide no emprender acciones legales, asegúrese de que cuenta con una base de datos en la que registrar los datos de los supuestos infractores y obtenga tantas pruebas como le sea posible para utilizarlas en procesos judiciales posteriores