Usando Recupera Tu Vida! con Outlook 2007 Guía de Configuración del Usuario

Transcripción

1 Usando Recupera Tu Vida! con Outlook 2007 Guía de Configuración del Usuario INTRODUCCIÓN Uno de los grandes beneficios de la metodología presentada en nuestro exitoso libro Máxima Productividad, y el seminario grupal Recupera Tu Vida!, es que proporciona técnicas para recuperar y reorientar el tiempo aprovechando el uso del software de Microsoft Outlook. Mientras que utilizamos y aprovechamos la tecnología de Microsoft con el fin de crear un espacio para la productividad y la eficacia, el propósito de la formación de Recupera Tu Vida! es realmente como lo dice: que los graduados de nuestros cursos y lectores del libro realmente recuperen sus vidas! Por lo tanto, las técnicas y metodologías en nuestros cursos están diseñados para entrar a mayor profundidad que simplemente aprovechar la tecnología; la intención es crear alineación, enfoque, integridad y rendición de cuentas. Mientras Microsoft Outlook cambia, mejora, y se lanzan nuevas versiones, las metodologías siguen siendo bastante universales. Pueden aplicarse independientemente de la versión de Outlook que usted o su organización utilice, y las distinciones tanto del libro como del curso, se crean para la gente en lugar de la tecnología. Por lo tanto, aunque podría haber cambios en los menús y funciones del software, los métodos de productividad y protocolos en el libro y el curso Recupera Tu Vida! siguen siendo consistentes y efectivos. Gracias por tomarse el tiempo para revisar esta guía y aplicar los cambios propuestos. Esperamos que encuentre gran éxito en la configuración y gestión de su nuevo Sistema de Administración Integrado y le deseamos abundancia de productividad y equilibrio para usted y su empresa. El Equipo de McGhee Productivity Solutions

2 Abrir desde el calendario y no desde el correo electrónico al iniciar Outlook 1. Desde cualquier ventana de Outlook, seleccionar la pestaña de Herramientas de la lista de opciones en la parte superior de la pantalla. 2. Seleccionar Opciones de la parte inferior del menú emergente. 3. Seleccionar Otros en la última pestaña que aparece en la ventana. 4. Seleccionar Opciones Avanzadas dentro de la sección Configuración General. 5. Hacer click en el botón de Examinar, seleccionar el ícono del Calendario y dar click en Aceptar. 6. Dar clic en Aceptar y Aceptar otra vez. Desactivar las notificaciones del correo electrónico para eliminar distracciones 1. Desde cualquier ventana de Outlook, seleccionar la pestaña de Herramientas de la lista de opciones en la parte superior de la pantalla. 2. Seleccionar Opciones de la parte inferior del menú emergente. 3. Dar clic al botón de Opciones de correo electrónico dentro de la pestaña Preferencias. 4. Dar clic al botón de Opciones de correo avanzadas que está a mitad de la ventana.

3 5. En la mitad de la ventana emergente, hay una sección llamada Cuando lleguen nuevos elementos a la Bandeja de entrada. De-seleccionar las cuatro casillas que empiezan con Reproducir un sonido. 6. Seleccionar Aceptar, Aceptar y Aceptar en las tres siguientes ventanas. Crear nuevas Categorías en Outlook 1. Dar clic derecho sobre una tarea nueva. 2. Desde el menú, seleccionar Clasificar y luego Todas las Categorías. 3. Renombrar cualquiera de los colores en la lista, o seleccionar nueva y escriba el nombre de la categoría. Dar clic en Aceptar. Cuando termine, dar clic en Aceptar otra vez. 4. Las categorías de tareas que sugerimos, están en el libro Máxima Productividad en las páginas Las categorías de calendario que sugerimos, están en el libro Máxima Productividad en las páginas Ver la Barra de Tareas pendientes a la derecha del calendario 1. Ir al calendario de Outlook. 2. Seleccionar Ver del menú de la parte superior de la pantalla. 3. Seleccionar Barra de Tareas pendientes del menú emergente y luego seleccionar Normal. 4. Seleccionar Barra de Tareas pendientes del menú emergente nuevamente y luego de-seleccionar Citas.

4 Personalizar la Barra de Tareas pendientes a la derecha del calendario 1. Arrastrar el borde de la Barra de Tareas pendientes hacia la izquierda hasta que se vea tan ancha como se desee. 2. Dar clic derecho sobre la barra gris que está sobre Escriba una nueva tarea. 3. Elegir Personalizar o Personalizar la vista actual de la parte inferior del menú. 4. Seleccionar Campos. - Debajo de Seleccionar campos disponibles de, elegir Campos usados frecuentemente - Los campos que recomendamos agregar, son: o Icono o Completada o Datos adjuntos o Asunto o Vencimiento - Dar clic en Aceptar al terminar 5. Seleccionar Agrupar por a. Si está seleccionada la opción de Agrupar automáticamente según su disposición, de-seleccionarla. b. Debajo de Agrupar elementos por, seleccionar Categorías de la lista emergente. Seleccionar el botón Ascendente que está a la derecha. c. En la esquina inferior derecha, seleccionar Contraer todo de las Opciones predeterminadas de expandir o contraer. d. Cuando termine, dar clic en Aceptar 6. Seleccionar el botón Ordenar. a. Debajo de Ordenar elementos por, seleccionar Asunto dentro de las opciones del menú b. Dar clic al botón Ascendente a la derecha de Asunto c. Cuando termine, dar clic en Aceptar

5 7. Más opciones a. Seleccionar las tres casillas de la esquina superior derecha: Autoajuste del tamaño de las columnas, Permitir modificar las celdas y Mostrar la celda elemento nuevo b. La quinta casilla Sombrear los títulos de grupos debe estar seleccionada c. Bajo Otras Opciones, de-seleccionar Usar diseño compacto para seleccionar Usar siempre diseño monolínea d. Dar clic en Aceptar Cambiar fecha de vencimiento predeterminada 1. Dar clic con el botón derecho sobre Categorías: (Ninguno) en la Barra de tareas pendientes. (si no aparece Categorías: (ninguno) es probable que se tenga ninguna tarea en la barra de tareas pendientes. Crear una tarea nueva, guardar y cerrar) 2. Seleccionar Seguimiento 3. Seleccionar Establecer clic rápido 4. Seleccionar Sin fecha del menú emergente y dar clic en Aceptar Clasificar una cita existente en el calendario 1. Dar clic derecho sobre la cita que se desea clasificar. 2. Seleccionar Clasificar del menú emergente. 3. Seleccionar la categoría deseada de la lista. Si no aparece en la lista la categoría deseada, seleccionar Todas las Categorías al final del menú. 4. Seleccionar la casilla a la izquierda de la categoría deseada. Crear una tarea en la Barra de Tareas pendientes y clasificarla 1. Ir a la Barra de tareas pendientes en Outlook. Dar doble clic donde dice Escriba una nueva tarea en la parte superior de la Barra de tareas pendientes. Otra manera de hacerlo es presionando Ctrl + Shift ( ) y escribir la letra T. También se pueden seleccionar Ctrl + Shift ( ) al mismo tiempo que se presiona la letra T. 2. Para clasificar una tarea mientras está abierta, simplemente se debe dar clic en el cuadrado de 4 colores de la barra de herramientas.

6 3. Seleccionar la categoría deseada de la lista. Si no aparece en la lista la categoría deseada, seleccionar Todas las Categorías al final del menú. Seleccionar la casilla a la izquierda de la categoría deseada y dar clic en Aceptar en la parte inferior de la ventana. 4. Para clasificar una tarea que ya está en la barra de tareas dentro de Categorías (Ninguno), simplemente dar clic derecho en la tarea y bajar en el menú emergente a la palabra Clasificar. Colocar el cursor sobre la categoría deseada, y dar clic. Si no aparece la categoría deseada, seleccionar Todas las Categorías al final del menú. Luego seleccionar la casilla a la izquierda de la categoría deseada y dar clic en Aceptar en final de la pantalla. Insertar un documento o correo electrónico en una tarea existente 1. Abrir la tarea. 2. Poner el cursor sobre el cuerpo de la tarea, correo electrónico o cita en el calendario. 3. Dar clic a la pestaña Insertar en la barra de herramientas en la parte superior de la ventana. 4. Si se está insertando un documento, elegir la opción Adjuntar Archivo. 5. Esto lo llevará al disco duro. Buscar el archivo que se desea insertar y dar doble clic sobre el nombre del archivo. Esto lo insertará en la tarea. Una opción alternativa es insertar un hipervínculo al archivo vs. importar el archivo completo. En ese caso, en el menú Insertar dar clic al botón Hipervínculo. Una vez que se ha encontrado el archivo al cual se quiere crear el vínculo, dar doble clic sobre el nombre del archivo y un hipervínculo se creará en la tarea. 6. Para insertar un correo electrónico en una tarea, colocar el cursor sobre el cuerpo de la tarea donde se quiere que aparezca el correo electrónico, y luego dar clic en Insertar en la barra de herramientas en la parte superior de la ventana. 7. Elegir la opción Adjuntar Elemento. 8. Esto lo llevará a las carpetas de Outlook. Si se desea insertar un correo electrónico, buscarlo en las carpetas de Outlook y adjuntarlo con doble clic.