OUTSOURCING EXTERNALIZACIÓN - SUBCONTRATACIÓN

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1 OUTSOURCING EXTERNALIZACIÓN - SUBCONTRATACIÓN Es una meta de todo buen financiero el convertir el máximo de costes fijos en costes variables. Es también recomendable tener en cuenta ese refrán que dice zapatero a tus zapatos por aquello de que debe dedicar sus esfuerzos en potenciar las actividades de su negocio que más lo precisen o sean más rentables. El outsourcing o la externalización es una práctica que se está convirtiendo en un modelo de gestión a seguir y que se apoya en algo tan clásico como el refrán mencionado. Es decir, el no perder tiempo y/o dinero en aquellas actividades que las puedan realizar otras empresas con mayor grado de especialización. VENTAJAS Reducción de costes fijos. Posibilidad de acceder a personal experto. Disponer de más tiempo para centrarse en las áreas de negocio principales. Mejora de la competitividad empresarial. Mejora de la eficacia de la tecnología de la información. Incremento de los niveles de negocio. Incremento del valor de la empresa ante los accionistas. DESVENTAJAS Inadecuada selección del proveedor. Pactos (contrato) con los proveedores mal negociados. FACTORES PARA EL ÉXITO o Negociación con el proveedor Una buena negociación con el proveedor será el factor principal para garantizarnos el éxito. No deberemos iniciar el proceso de implantación del outsourcing sin conocer los costes de lo que se va a transferir y la eficiencia con la que el proveedor contratado nos responderá. Outsourcing Página 1 de 5

2 Una vez identificados los precios con el proveedor deberemos considerar los siguientes puntos: 1. Los niveles del servicio que previamente a la firma del acuerdo son difíciles de evaluar y que nunca son absolutamente idénticos. 2. La gestión del contrato. Teniendo claro que la intención del proveedor será la de prometernos una vida más cómoda como clientes, se sugiere trasladar la gestión de contrato a profesionales especializados lo que puede suponer un coste adicional del 2%. 3. Penalizaciones. La práctica totalidad de los clientes coinciden en defender el uso de penalizaciones por incumplimiento reiterado del servicio. Aunque, desde un punto de vista práctico, los proveedores puede que incorporen ese riesgo de penalización en el coste, y entonces será el propio cliente quien lo estará pagando. o Una estrategia Diseñar una buena estrategia incluirá: 1. Evaluar los costes retenidos y su repercusión en la rentabilidad final. 2. Fijar muy claramente los objetivos que, además serán a largo plazo. 3. Control constante del riesgo asignando esta responsabilidad a una persona de nuestra empresa. 4. Ser realista con las expectativas creadas de ahorro. o Cómo asegurar el outsourcing A continuación se relacionan una seria de sugerencias de lo que NO debemos hacer. 1. Querer resolver los problemas económicos a corto plazo con el outsourcing. 2. Crear incertidumbre en el personal cuyas funciones se desea transferir. 3. Esperar un ahorro poco realista. 4. Empezar a negociar sin una estrategia bien definida y a largo plazo. 5. Empezar sin haber calculado los costes de lo que se piensa transferir y la eficiencia que nos proporcionan los posibles proveedores de outsourcing. Outsourcing Página 2 de 5

3 6. Empezar sin conocer cómo se proporcionan los servicios que pensamos delegar internamente en comparación con otras empresas. 7. Liberarse de expertos en lo que se piensa transferir. CASOS PRÁCTICOS o El departamento de Recursos Humanos y el autsourcing El servicio de outsourcing está cada vez más implantado en los departamentos de recursos humanos. Las ventajas que reporta son más que evidentes cuando se tiene claro el verdadero objetivo del departamento. Según un estudio realizado por HR Consulding ms 2000, las tareas de administración y nómina en un departamento de recursos humanos ocupan el 40% del tiempo dedicado, un 50% a tareas de gestión como salud y seguridad, selección y reclutamiento, formación comunicación, etc., y el 10% restante a planificar y llevar a cabo la política de RR.HH. En consecuencia se produce la paradoja de contar con departamentos de recursos humanos aparentemente sobredimensionados en el caso de cubrir correctamente las necesidades administrativas y de gestión. Algunos departamentos de recursos humanos han dado el paso a la externalización al intentar responder afirmativamente a algunos de los siguientes puntos. Tener cargas de trabajo estacionales y puntales, como puntas de contratación, pagas extras, atrasos, rentas, convenios, ). Necesitar de servicios expertos: asesores, abogados, soporte informático, ). Las tareas que realizan no tienen nexo de unión con el negocio de la compañía. Se utiliza un porcentaje muy alto de los recursos departamentales. Precisan una adecuación constante de los sistemas de información a la evolución de las plataformas técnicas. Un proveedor experto en las áreas de administración de nómina y gestión de personal asumirá totalmente el control de los procedimientos, pues que ahí reside su valor añadido, y por lo tanto, deberá aportar un conjunto de factores que permitan alcanzar el compromiso total sobre los resultados esperados por la compañía. El proveedor deberá asegurar un lista de preceptos de obligado cumplimiento en lo que se refiere a los sistemas de información: Outsourcing Página 3 de 5

4 Tecnología avanzada con adaptación a las plataformas técnicas existentes Mantenimiento evolutivo y correctivo de los sistemas de información Formación y asistencia técnica directa a los usuarios Planes de contingencia Confidencialidad El proyecto de externalización deberá permitirnos: Reducción de costes Aprovechamiento de las inversiones tecnológicas realizadas por el proveedor, eliminando nuestras reinversiones Transformación de costes fijos en variables o El banco Guipuzcoano Tenemos claro que cada día más, gestionar los sistemas tecnológicos correctamente representa una ventaja competitiva. El sector bancario es el que más demanda servicios de outsourcing y sobre todo lo que está relacionado con la atención al cliente y la eficacia de sus procesos. El nacimiento de la banca electrónica y la permanente mejora de los servicios de la banca tradicional son claros ejemplos de esa evolución tecnológica, y han venido asociados a la incorporación de profesionales expertos en tecnologías de la información. Los bancos, comenzaron con el outsourcing de hardware y software y después empezaron a demandar proyectos de gestión de aplicaciones, redes y procesos. En el área de comunicación es habitual que las entidades cuenten con data centers. El Banco Guipuzcoana, que es una entidad con más de cien años de experiencia en banca, ha apostado fuerte por el outsourcing. Así, ha llegado a la conclusión de que para tener la última tecnología, bien actualizada, ha alcanzado un acuerdo con Telefónica Empresas, en virtud del cual esta última se responsabiliza de su red de comunicaciones, tanto de datos como de voz. De las ventajas obtenidas, la reducción de costes es una de las más valoradas, otra es la de poder acceder a recursos y personal experto, además de conseguir un menor nivel de riesgo técnico y financiero. En una encuesta realizada por Dataquest, los principales motivos por los que las empresas se deciden a externalizar son: Mejora de los niveles de servicio. Poder centrarse en las competencias empresariales principales. Mejorar la eficacia de las Tecnologías de la Información. Outsourcing Página 4 de 5

5 Acceso flexible a expertos y recursos de tecnologías de la información. Obtención de experiencia y conocimientos técnicos. Implantación de procesos globales. Mejora de la competitividad general. Reducción de costes. Aumento del valor de la empresa ante sus accionistas. Outsourcing Página 5 de 5

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