DIAGNÓSTICO DE LOS OUTSOURCING DE NÓMINA EN EL SECTOR INDUSTRIAL Y PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SERVICIO. LUZ ELENA TOBÒN GONZÁLEZ

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1 DIAGNÓSTICO DE LOS OUTSOURCING DE NÓMINA EN EL SECTOR INDUSTRIAL Y PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SERVICIO. LUZ ELENA TOBÒN GONZÁLEZ UNIVERSIDAD DE LA SABANA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS CHÍA 2005

2 DIAGNÓSTICO DE LOS OUTSOURCING DE NÓMINA EN EL SECTOR INDUSTRIAL Y PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SERVICIO. LUZ ELENA TOBÓN GONZÁLEZ Código: Trabajo de Grado Director HELDER BARAHONA URBANO ADMINISTRADOR DE EMPRESAS Universidad ICESI, Cali ESPECIALISTA RELACIONES INDUSTRIALES Universidad EAFIT, Medellín CANDIDATO A MAESTRÍA EN DOCENCIA Universidad de la Salle, Bogotá UNIVERSIDAD DE LA SABANA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS CHÍA 2005

3 DEDICATORIA Este trabajo se lo dedico a mis padres y hermanos, quien de ellos recibí apoyo incondicional, consejos precisos y oportunos, y sobre todo un constante estímulo. Gracias por todo. Luz Elena Tobón G. 1

4 AGRADECIMIENTOS A Helder Barahona, director de este trabajo le agradezco su paciencia, tiempo, experiencia y apoyo para llevar a cabo esta investigación y culminarla con éxito. Le agradezco a las empresas y a todas las personas entrevistadas por el tiempo, colaboración y conocimiento que me brindaron durante el desarrollo del trabajo y cumplimiento del mismo, y a todas las personas que de alguna forma contribuyeron a que este trabajo se realizara. 2

5 TABLA DE CONTENIDO Pág. 1. INTRODUCCIÓN 1 2. TEMA Título 3 3. CAPÍTULO I PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN Enunciado del Problema Formulación del Problema OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN Objetivo General Objetivos Específicos JUSTIFICACIÓN Y DELIMITACIÓN Justificación Delimitación MARCO DE REFERENCIA Marco Teórico Marco Conceptual TIPO DE INVESTIGACIÓN FUENTES Y TECNICAS DE OBTENCIÓN DE INFORMACIÓN Protocolo de la Entrevista (Para las empresas de Outsourcing de Nómina) Datos Básicos de la Entrevista (Para las empresas de Outsourcing de

6 Nómina) Protocolo de la Entrevista (Para las empresas del Sector Industrial) Datos Básicos de la Entrevista (Para las empresas del Sector 29 Industrial) PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIÓN POBLACIÓN Y MUESTREO CAPITULO II 36 EMPRESAS DE OUTSOURCING DE NÓMINA 4.1 Introducción Heinsohn Software House Outsourcing y Temporales Setemco Programas de Computador SIIGO HELISA ABACO Resultados de las Entrevistas CAPITULO III 81 DIAGNÓSTICO DE LOS OUTSOURCING DE NÓMINA EN EL SECTOR INDUSTRIAL 5.1. Introducción EMPRESAS DEL SECTOR INDUSTRIAL QUE NO CONTRATAN EL 83 SERVICIO DE OUTSOURCING DE NÓMINA Donuts Factory Cascabel Panamco Colombia 90 4

7 Meals de Colombia Pan Pa Ya Protela Bosi Novartis de Colombia Resultados de las Entrevistas EMPRESAS DEL SECTOR INDUSTRIAL QUE CONTRATAN EL 120 SERVICIO DE OUTSOURCING DE NÓMINA Pfizer Colombia M Colombia Mattel Colombia General Motors - Colmotores Resultados de las Entrevistas CAPITULO IV 167 CONTRIBUCIÓN DE LOS OUTSOURCING DE NÓMINA AL CRECIMIENTO, PRODUCTIVIDAD Y COMPETITIVIDAD DE LAS EMPRESAS 7. CAPITULO V 172 PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SERVICIO DE LAS OUTSOURCING DE NÓMINA 8. CONCLUSIONES BIBLIOGRAFÍA ANEXOS 183 5

8 LISTA DE TABLAS Pág. TABLA 1. Empresas del sector industrial que fueron llamadas 111 TABLA 2. Empresas del sector industrial 111 TABLA 3. Conoce los beneficios que brinda este tipo de servicio? 113 TABLA 4. Le gustaría conocer los beneficios que brinda este servicio? 116 TABLA 5. Alguna vez han recurrido a alguna empresa temporal? 119 6

9 LISTA DE GRÁFICAS Pág. GRÁFICA 1. Empresas del sector industrial que fueron llamadas 112 GRÁFICA 2. Empresas del sector industrial 112 GRÁFICA 3. Conoce los beneficios que brinda este tipo de servicio? 114 GRÁFICA 4. Le gustaría conocer los beneficios que brinda este servicio? 116 GRÁFICA 5. Alguna vez han recurrido a alguna empresa temporal? 119 7

10 APROBACIÓN DR. ORLANDO SALINAS GÓMEZ Coordinador de Investigación DR. HELDER BARAHONA URBANO Director del proyecto de grado DR. JAIME HUMBERTO MARTINEZ DIAZ Jurado del proyecto de grado 8

11 1. INTRODUCCIÓN El objetivo principal de esta investigación es hacer un diagnóstico del servicio que ofrecen las Outsourcing de Nómina a las empresas del sector industrial. Aunque el concepto de Outsourcing es aún muy nuevo en nuestro país, cada vez son más las empresas que ya lo están empleando, sinembargo, existen todavía muchas empresas que no conocen los beneficios que puede traer consigo la contratación externa de estos servicio complementarios. Teniendo en cuenta esto, la presente investigación busca contribuir al conocimiento de este tema haciendo un análisis profundo de qué tan bueno y eficiente es el servicio que ofrecen las Outsourcing de nómina en las empresas del sector industrial, y poder proponer un plan de mejoramiento del mismo. Este estudio permitirá tener un mayor conocimiento del tema abarcando varios puntos de vista, los de las empresas de Outsourcing de nómina que ofrecen este servicio, el de las empresas del sector industrial que lo conocen y lo contratan y el de algunas empresas que no conocen y por lo tanto no contratan este servicio. Esta investigación está organizada en 5 capítulos que argumentan todo lo anteriormente dicho de la siguiente manera: El Capítulo I hace referencia al problema de investigación, objetivos, justificación, marco teórico y el tipo de investigación que se llevará a cabo. 9

12 El Capítulo II habla sobre las empresas de Outsourcing de nómina y el servicio que estas ofrecen a las empresas del sector industrial que contratan su servicio. El Capítulo III muestra un análisis del servicio que ofrecen las Outsourcing de nómina, desde el punto de vista como lo ven y lo viven las 4 empresas del sector industrial objeto de estudio que contratan el servicio, y 8 empresas del sector industrial que no lo tienen contratado. El Capítulo IV habla sobre la contribución que las Outsourcing de nómina hacen al crecimiento, productividad y competitividad de las empresas que los contratan. Por último, el Capítulo V se refiere a la propuesta de mejoramiento que la presente autora hace del servicio que están ofreciendo las Outsourcing de nómina. 10

13 2. TEMA OUTSOURCING DE NÓMINA EN EL SECTOR INDUSTRIAL 2.1. Título DIAGNÓSTICO DE LOS OUTSOURCING DE NÓMINA EN EL SECTOR INDUSTRIAL Y PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SERVICIO. 11

14 3. CAPÍTULO I 3.1 PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN Enunciado del problema Hoy en día muchas empresas, con el fin de reducir gastos directos, están subcontratando a otras empresas para que se encarguen de prestar servicios externos necesarios para la empresa contratante, pero que no tienen que ver con la actividad principal de la organización. Esto les permitirá enfocar todos sus esfuerzos en su negocio, en la realización de sus objetivos y estrategias de sus actividades, y no en servicios que no correspondan a la razón de ser de su negocio. Subcontratar otras empresas para que presten algún servicio como recurso anexo, es una tendencia que se está imponiendo en las empresas en casi todos los países del mundo, más conocida actualmente como Outsourcing, Subcontratación o Contratación Externa de Servicios Complementarios. Este concepto se inició en los Estados Unidos a principios de los 70 s con el fin de competir en costos y calidad con las empresas de otros países especialmente las japonesas. En Colombia, aunque este concepto es aún un poco nuevo, muchas empresas ya lo están empleando, buscando ayuda externa en organizaciones que presten servicios adicionales y que generen máximos beneficios a menores costos. Las empresas que ofrecen servicios complementarios o Outsourcing, son empresas que se dedican a prestar algún servicio en particular. En Colombia 12

15 por ejemplo, existen empresas de Outsourcing en tecnología, informática, mercadeo, nómina, selección y evaluación de profesionales, transporte, seguridad social, tributaria y financiero contable. Por medio de cualquiera de estos servicios, la empresa contratista le permitirá a la empresa contratante reducir costos, ganar más tiempo, tener mayor flexibilidad, mejorar la calidad de su negocio y cumplir con los objetivos de acuerdo a las actividades con las cuales dirige su negocio. Las empresas industriales tienen entre sus Departamentos, los de Mercadeo, Recursos Humanos, Investigación y Desarrollo, Administrativo, Financiero, entre otros. Sin embargo, muchas veces contratan empresas para que les preste un servicio externo y les permita reducir costos. Este es el caso del servicio de nómina. Aunque la empresa tenga entre sus departamentos el de Recursos Humanos, buscan que este se dedique especialmente a la parte de selección y capacitación del personal, el desarrollo del talento humano y la búsqueda de un mejor clima laboral y una cultura organizacional. Las empresas ven el proceso de nómina como una función no estratégica dentro de la empresa y que además de quitarles tiempo, les genera costos en la contratación de más personal y adquisición de programas tecnológicos especiales. Por esto recurren a subcontratar Outsourcing en servicio de nómina. Las empresas de Outsourcing por su parte, por medio del servicio de nómina, brindan soluciones a las empresas contratantes ya que realizan aquellas funciones de nómina evitándoles la molestia de realizar este proceso. Estas empresas de Outsourcing generan bajos costos a las empresas contratantes, ya que las contratistas se encargan de tener todo el personal calificado y experto en el tema, los equipos, herramientas y programas requeridos para el desarrollo del servicio de nómina, el valor del espacio físico, gastos de papelería y todo el costo del personal, sus vacaciones, cesantías, 13

16 enfermedades, licencias, etc. La diferencia, es que cada Outsourcing tiene varias empresas a las cuales les presta su servicio lo que divide los costos, generándoles de esta forma, un beneficio a cada una. Otros beneficios que generan los Outsourcing de nómina son su Know How, experiencia, tecnología avanzada, información, capacidad de crecimiento, aseguramiento de calidad y procesos adaptados a sus necesidades. Teniendo en cuenta que la contratación externa de servicios complementarios o Outsourcing es aún nueva en el país, no ha habido un estudio ni un análisis profundo de qué tan bueno y eficiente es el Outsourcing de nómina. Es por esto, que teniendo en cuenta que algunas empresas industriales van en busca de ese servicio, sería conveniente poder dar un diagnóstico sobre servicio de Outsourcing de nómina en el sector industrial y poder proponer un plan de mejoramiento del servicio Formulación del problema Qué clase de servicio están recibiendo las 4 empresas del sector industrial objeto de estudio, cuando subcontratan un servicio de Outsourcing de nómina? Cuál es el papel del servicio de Outsourcing de nómina en el desarrollo de las estrategias en cada una de las 4 empresas objeto de estudio? Cuál es la metodología más conveniente para diagnosticar a cada una de las 4 empresas, y poder estudiar si la empresa cumple con su misión en función de sus necesidades? Desde la perspectiva empresarial, cómo el servicio de Outsourcing de nómina puede llevar a cada una de las empresas a ser más competitiva? 14

17 En qué sentido, recurrir a un Outsourcing para el servicio de nómina le puede dar mayor fuerza al departamento de Recursos Humanos en las empresas objeto de estudio? 15

18 3.2. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN Objetivo General Diagnosticar la gestión administrativa del servicio de los Outsourcing de nómina en el sector industrial ubicados en la ciudad de Bogotá Objetivos Específicos Entrevistar a 3 empresas de Outsourcing de nómina con el propósito de determinar los servicios que prestan. Diagnosticar mediante una encuesta realizada a las 4 empresas del sector industrial objeto de estudio, que adquieren un servicio de Outsourcing de nómina, cómo se ha manifestado su gestión administrativa y de servicio. Examinar la contribución de los Outsourcing de nómina al crecimiento, productividad y competitividad de las empresas. Desarrollar una propuesta de mejoramiento del servicio que prestan las Outsourcing de nómina a las 4 empresas objeto de estudio. 16

19 3.3. JUSTIFICACIÓN Y DELIMITACIÓN Justificación Gran número de empresas colombianas han optado por adquirir servicios externos de otras empresas, como recursos anexos complementarios a las actividades principales de su organización, pero que no cumplen con el núcleo del negocio, con su misión, es decir que no generan valor agregado a la razón de ser de la organización. Las empresas colombianas están adoptando y enfrentando una nueva revolución empresarial con el fin de buscar y alcanzar la eficiencia y la efectividad en sus organizaciones, con productos y servicios de calidad para sus clientes y consumidores finales y así mismo alcanzar la rentabilidad deseada. Esta necesidad ha llevado a que en Colombia se creen algunas pequeñas y medianas empresas de Outsourcing prestadoras de servicios. Sin embargo, no existen estudios confiables sobre la calidad del servicio que prestan estas empresas a las empresas del sector industrial en la ciudad de Bogotá. La información sobre el servicio que prestan las Outsourcing a las empresas del sector industrial es muy escasa, pero se sabe que hoy en día, gran número de empresas recurren a subcontratar a estas empresas de Outsourcing para que les presten sus servicios. Por medio de un diagnóstico de gestión administrativa, podré determinar cuáles son los problemas y necesidades que tienen las empresas con el servicio que les brindan las Outsourcing de nómina, y poder resolverlos por medio de una propuesta de mejoramiento en el corto plazo que incluyan 17

20 planes de cambio de acuerdo a las políticas de cada una de las 4 empresas del sector industrial que se van a estudiar. La importancia de realizar un diagnóstico es que con la información obtenida, se podrá definir el problema con oportunidad, precisión y exactitud, y se podrán estimular las acciones necesarias para la solución del problema. Por medio de los resultados que obtenga de este estudio, poder indicar la forma de cómo brindar un mejor servicio de nómina para las Outsourcing que presten este servicio Delimitación Este estudio será aplicado a 4 empresas del sector industrial en la ciudad de Bogotá que contratan como servicio externo el servicio de nómina por medio de Outsourcing o subcontratación. La investigación será llevada a cabo en la ciudad de Bogotá, ya que es la ciudad capital de Colombia, principal centro geográfico, político, industrial, económico y cultural del país. 18

21 3.4. MARCO DE REFERENCIA Marco Teórico Los cambios sociales, económicos y tecnológicos constituyen hechos de gran importancia en la sociedad, generando un impacto muy grande en las organizaciones bajo las cuales los esfuerzos humanos se organizan para cumplir objetivos. Las organizaciones de hoy en día se caracterizan por ser sistemas abiertos, que permiten la relación de la organización con el medio ambiente exterior, entendiendo como ambiente exterior, el conjunto de condiciones sociales, tecnológicas, políticas y económicas que la rodean en los diferentes momentos. Dadas las condiciones cambiantes del entorno, se espera que las organizaciones sean sistemas abiertos, sensibles y flexibles al cambio, ya que esto les permitirá adaptarse mejor a las circunstancias que las envuelven. Como consecuencia de esto, las empresas están creando programas de Desarrollo Organizacional que les permita estar cambiando de acuerdo a los cambios del entorno, con el fin de ser más eficientes y buscar el bienestar de la organización. El Desarrollo Organizacional es un esfuerzo de cambio planificado de toda la organización y administrado desde la gerencia, para aumentar la efectividad y bienestar de la entidad por medio de intervenciones planificadas en los procesos de la misma, las cuales se apoyan en las ciencias del comportamiento. 1 1 TOBIAS MORENO, Rafael y Angel Rozo, Miguel. Desarrollo Organizacional. Unisur, Bogotá D.C

22 2 Para Tobias Moreno y Angel Rozo, las organizaciones sufren continuamente procesos de transformación, que presentan permanentes modificaciones tanto en su estructura como en su comportamiento. Argumentan, que el Desarrollo Organizacional es un programa que busca el perfeccionamiento de la organización y de sus miembros, de manera que ella pueda responder a las exigencias de su correspondiente medio ambiente y lograr no solo su adaptación, sino también, su crecimiento. El proceso de Desarrollo Organizacional se inicia cuando una persona dentro de una organización percibe la existencia de una problemática en ella, y decide consultar a un agente de cambio. Para dicho proceso, el diagnóstico de las organizaciones requiere en primer lugar reconocer y procesar adecuadamente la información de aquellos datos, elementos y variables que afecten la organización. El diagnóstico es un punto de partida fundamental, ya que contribuye a efectuar e implementar los cambios correspondientes, en razón de que cualquier dificultad se debe convertir en un problema bien definido y susceptible de ser comprendido en el proceso de recolección de la información, momento en el cual comienza el Desarrollo Organizacional. 3 Para el autor Martínez Chávez, el diagnóstico busca averiguar el estado de salud de una organización, para que en el caso de presentar problemas, se puedan determinar los factores que causaron dichos problemas y buscar la manera de resolverlos. 2 TOBIAS MORENO, Rafael y Angel Rozo, Miguel. Desarrollo Organizacional. Unisur, Bogotá D.C MARTÍNEZ CHÁVEZ, Víctor Manuel. Diagnóstico Administrativo. Editorial Trillas, México

23 El diagnóstico administrativo, es el proceso de acercamiento gradual al conocimiento analítico de un hecho o problema administrativo que permite destacar los elementos más significativos de una alteración en el desarrollo de las actividades de una institución. 4 En el diagnóstico administrativo, se evalúan tendencias y situaciones, se explican hechos, se establecen las asociaciones de causalidad comprometidas y se ven los problemas que se dan en una actividad dada. En un aspecto más integral, el diagnóstico proporciona las pautas, orientaciones generales que incluyen los puntos principales de la estrategia y los objetivos. La importancia del diagnóstico administrativo radica en manifestar el conocimiento preciso e integral de la realidad de la organización en donde desean aplicarse estrategias y políticas de un plan de mejoramiento administrativo. El análisis administrativo, podrá disponer del conocimiento pleno acerca de la estructura y el funcionamiento de una organización. Este análisis debe utilizarse para captar, interpretar y evaluar la estructura y las tendencias de transformación de la organización. De acuerdo con todo lo anterior, el diagnóstico administrativo, se define como la acción mediante la cual se establece la naturaleza y la magnitud de las necesidades y los problemas que afectan a la organización o a la situación de la realidad administrativa, que es motivo de estudio e investigación en vista de la programación y la realización de una acción administrativa. Anteriormente las empresas eran consideradas sistemas cerrados ya que tendían a querer ser autosuficientes; es decir que pretendían cubrir y realizar todas las funciones y actividades que la empresa necesitara en su interior, 4 Coordinación general de estudios administrativos, Glosario de términos administrativos. Página 70 21

24 sin recurrir al medio ambiente exterior. Estas empresas empezaron a presentar altos costos y problemas administrativos al necesitar contratar gran volumen de personal, capacitarlo, tener la infraestructura y la tecnología necesaria, no solo para cubrir las actividades principales del negocio, sino también las actividades anexas que se necesitaran pero que no generaban valor agregado a la razón de ser de la empresa. Fue así como con el tiempo, las empresas fueron cambiando de enfoque y se dieron cuenta que para ser más productivas y eficientes, necesitaban dirigirse principalmente y con mayor dedicación a las funciones y actividades que estén directamente relacionadas con la razón de ser de la organización. Hoy en día, las empresas se caracterizan por ser sistemas abiertos que permiten la relación de la organización con el medio ambiente exterior y ser más flexibles y sensibles al cambio. Las empresas de Outsourcing nacieron de la necesidad que tenían las empresas de subcontratar otros servicios que necesitaban pero que no generaban beneficios económicos y que por el contrario les proporcionaban mayores costos. Las empresas hoy en día miran el Outsourcing como una estrategia ya que las libra de tener que contratar personal capacitado y adquirir una tecnología de punta la cual estará cambiando permanentemente. Por el lado de las Outsourcing, una sola empresa ofrecerá el mismo servicio a muchas empresas por lo cual los costos en la que esta incurra se repartirán entre todas las organizaciones a las que preste el servicio. Aún así, hay que tener en cuenta que pagar por este servicio será mucho más económico y les dará mayores beneficios a las empresas contratantes ya que las empresas de Outsourcing le darán solidez, respaldo, experiencia, calidad, recursos físicos, tecnológicos y humanos que les permitirá obtener un servicio más efectivo y confiable. 22

25 Hoy en día las empresas se especializan en las actividades que hacen bien, y no se dedican a lo que no tienen mayores conocimientos. 5 Drucker por su parte, predice que en los próximos 10 o 15 años, las organizaciones contratarán por fuera todo el trabajo cuya naturaleza sea de soporte y no de producir ingresos, y que todas las actividades que no generen oportunidades a la empresa y a los directivos, también serán contratadas por fuera. Para Drucker, esto significaría que en muchas empresas, la mayoría de las personas que estén trabajando no sean empleados de esa organización, pero sí empleados de la empresa de Outsourcing que se contrate. De acuerdo a lo que predice Drucker, se puede pensar que en un futuro las empresas no tendrán la necesidad de estar contratando gran cantidad de personal para que trabajen en su negocio desarrollando alguna actividad, sino que les quedará más fácil y más económico contratar servicios externos de terceros, lo que les ayudará a competir en costos y calidad con las demás empresas del sector. Adicionalmente, Drucker argumenta que entre más especializado sea el conocimiento, más eficaces los resultados, teniendo en cuenta que los conocimientos llegan a ser más productivos si se fusionan en un conocimiento único. Las empresas que se especializan en una actividad única, tienden a tener mayor experiencia, más información, mejores conocimientos por su personal capacitado y experto, y por su tecnología avanzada que les permite mantener su Know How, asegurar la calidad del servicio ofrecido y dar un mayor respaldo. Ambas empresas, la empresa de Outsourcing o contratista y la empresa contratante deben mirar la forma de beneficiarse mutuamente. Por esto, hay 5 DRUCKER, Peter. Managing in a Time of Great Change Dutton, Truman Talley Books, Nueva York

26 que formar una alianza tal, que la empresa contratista elegida se vea y se convierta como en una extensión del negocio de la empresa contratante, teniendo, claro está, su propia administración y su independencia. Por el lado de la empresa de Outsourcing, esta debe pensar en que si ofrece un servicio óptimo y de excelente calidad, su servicio seguirá siendo contratado por mayores empresas contratantes. The American Managment Association, argumenta que el Outsourcing comprende un término amplio de inversión en una relación con un tercero que debería ser de mutuo beneficio para ambas partes. Históricamente se ha considerado a los proveedores como adversarios, sin embargo el término adversario está siendo cambiado en el contexto de la relación con los proveedores por el de socio de negocios. Y la base del éxito de un negocio consiste en tener buenos socios de negocio resultantes de las buenas relaciones cliente proveedor. Algunos estudios muestran que el Outsourcing crece al mismo tiempo que los proveedores del mismo, de manera que se ofrecen cada vez más servicios. Esto implica mayores ventajas competitivas por parte de las organizaciones que transfieren el trabajo operativo no estratégico, del negocio a terceros. Los negocios se mueven dentro de un ambiente cada vez más exigente haciéndose indispensable la búsqueda de alternativas para maximizar los recursos y reducir el desperdicio. 6 Son muchos los críticos y las publicaciones que hablan del Outsourcing como una solución para las empresas de hoy en día que pretenden ser más eficientes y competitivas en términos de costos, calidad y un excelente servicio. Todas las empresas que prestan algún servicio, muestran las 24

27 ventajas que pueden adquirir las empresas con su contratación. Este es el caso de empresas de Outsourcing de nómina que en sus páginas Web no solo definen su razón de ser, sino que explican que es Outsourcing, que beneficios, ventajas y éxitos traen sus servicios de Outsourcing de nómina para las empresas contratantes y explican que servicios ofrecen. Esto lo hacen con el fin de que las empresas se relacionen más con la subcontratación de terceros, el cual es un tema que está generando una nueva revolución empresarial. Antiguamente, la nómina se refería a la lista de individuos que dentro de una empresa recibían unos ingresos por concepto de salarios por la realización de un trabajo, justificando con su firma el hecho de haberlos recibido. Actualmente, las organizaciones invierten en procesos y programas altamente sofisticados, utilizan grandes espacios físicos para desarrollar dichas tareas y cuentan con un personal especializado dedicado a calcular nóminas y realizar pagos, representadas en grandes sumas de dinero. 7 Para Adams, el Outsourcing de nómina, va ocupando un espacio cada vez más importante en las empresas que buscan ir a la vanguardia y que quieren obtener un balance positivo en materia de costo-beneficio. Si bien antes el Outsourcing de nómina representaba un costo alto para las organizaciones medianas, en la actualidad es una solución mucho más flexible, que puede adaptarse a las necesidades y recursos de empresas de menor tamaño, representando para éstas una ventaja competitiva. 6 Diario la República, Miércoles 2 de Agosto del ADAMS, Oscar. El Asesor, El Periódico de la Ciudad de México. 25

28 A través del Outsourcing de nómina, se pueden presentar grandes beneficios: Confidencialidad Un buen proceso de payrolling asegura que toda la información, tanto la de ida como la de regreso sea estrictamente confidencial. Respaldos Es vital contar con un buen estacionamiento de datos. Tanto física como electrónicamente los respaldos convierten una nómina singular en una nómina protegida y segura. Flexibilidad Nunca se sabe cuándo se tiene que responder a caprichosas y repentinas necesidades que implican la elaboración de nóminas semanales, catorcenales, quincenales, mensuales, especiales, con bonos, sin bonos, con comisiones, sin comisiones, con vales de despensa, con fondo de ahorro, etcétera. Todo lo anterior se contempla en un esquema de Outsourcing brindado por profesionales. Economía Está dispuesto a pagar el precio de los errores cometidos, derivados casi siempre de los mismos factores: pagos o trámites extemporáneos, falta de revisión y actualización de los procesos, mal cálculo de los impuestos, etcétera? También un buen servicio de Outsourcing de Nómina, anula los riesgos en ese sentido. 26

29 Asesoría continua Un Outsourcing bien planeado, diseñado y controlado por especialistas se traduce además en sugerencias, comentarios y orientación que aportan un importante valor agregado. Tranquilidad y tiempo Uno de los aspectos más relevantes es que este servicio brindado por profesionales- le permitirá dedicarse íntegramente a las actividades propias del giro de su empresa; aquéllas en las que usted tiene experiencia. En el actual milenio, se sabe que el Outsourcing bien orientado y alineado al objetivo del negocio de la empresa, constituye un medio que siempre va a dar un valor a las organizaciones de manera inmediata. Para lograr esto, es fundamental hacer una excelente selección de los proveedores que brindan este servicio. Un Outsourcing estratégico y especializado, en donde el cliente y el proveedor sean socios comunes de los proyectos, que esté bien formulado y bien utilizado, y que provenga de una empresa con amplia experiencia, siempre proporcionará una enorme ventaja en cuanto a la competitividad y a la productividad de la organización. En cuanto al Outsourcing de nómina, cabe destacar que existen en el mercado soluciones integrales con tecnología de punta, en las que se utiliza un software diseñado para elaborar la nómina de miles de personas, disminuyendo así los costos de manera considerable. Este tipo de servicios se adapta completamente a las necesidades del cliente, ya sea que todo el personal labore en una sola ubicación o que se requiera personal en diferentes lugares y/o áreas, es decir, 27

30 dentro o fuera del mismo estado de la República donde se contrate. Se pueden generar nóminas semanales, quincenales, mensuales e, incluso, confidenciales. También hay compañías que ofrecen un servicio de Outsourcing de nómina en el que incorporan indicadores relacionados con la legislación laboral de diferentes países. El Outsourcing de nómina abarca: Elaboración de la nómina de acuerdo con las políticas establecidas por la empresa. Elaboración de los recibos de pago a los funcionarios y empleados. Realización de las juntas que sean necesarias con abogados y auditores para definir y tomar decisiones en aspectos laborales o fiscales que impacten el tema de nóminas. En este sentido, se requiere participación y apoyo del proveedor del servicio. Preparación de las pólizas contables derivadas de nóminas e impuestos. Envío de la información necesaria para la realización de las transferencias bancarias a los empleados. Elaboración del proceso de la nómina con base en el marco legal. 8 Los tiempos han cambiado; el Outsourcing es hoy por hoy sinónimo de productividad, adaptabilidad, flexibilidad, modernidad y competitividad, entre otros conceptos vitales en la empresa moderna y eficiente que requiere estar a la vanguardia de las empresas de su ramo, a nivel mundial. El Outsourcing de nómina, manejado por ejecutivos especializados con amplia experiencia basada en una capacitación constante, sirve como plataforma para el manejo de las diferentes variables y posibilidades de 28