Guía para la elaboración de los Informes Trimestrales Organismos y Entidades de la Administración Pública Estatal. Secretaría de Hacienda

Transcripción

1 Guía para la elaboración de los Informes Trimestrales 2013 Organismos y Entidades de la Administración Pública Estatal Secretaría de Hacienda Subsecretaría de Egresos Abril del 2013

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3 C O N T E N I D O 1. MARCO LEGAL 2. CALENDARIO PARA ENTREGA DE INFORMACIÓN 3. FORMATOS DE INFORMACIÓN E INSTRUCTIVOS EVTOP-01 SEGUIMIENTO FINANCIERO DE INGRESOS Y EGRESOS EVTOP-02 ANALÍTICO DE RECURSOS EJERCIDOS POR PARTIDA PRESUPUESTAL EVTOP-03 INFORME DE AVANCE PROGRAMÁTICO EVTOP-04 RESULTADOS DEL ANÁLISIS PROGRAMATICO PRESUPUESTAL

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5 1. MARCO LEGAL El marco normativo que sustenta la obligatoriedad de los Organismos y Entidades, de formular y presentar la información trimestral, así como la ejecución de las tareas para su integración, se resume de la manera siguiente: Ordenamiento Ley de Presupuesto de Egresos, Contabilidad Gubernamental y Gasto Público Estatal Artículo, apartado ó fracción Artículo 2do, fracción III, inciso b, Artículo 22 BIS y 22 BIS A, Reglamento de la Ley de Presupuesto de Egresos, Contabilidad Gubernamental y Gasto Público Estatal Decreto del Presupuesto de Egresos para el Ejercicio Fiscal 2013 y Ley de Ingresos del Estado para el Ejercicio Fiscal 2013 aprobados por el H. Congreso del Estado Ley General de Contabilidad Gubernamental Manual de Programación y Presupuestación 2013 Artículo 117 * Artículos 44 y 47 Última Reforma DOF Emitido por la Secretaria de Hacienda del Estado de Sonora *Al respecto se reproduce textual dicho artículo: ARTICULO Las entidades señaladas en el inciso b), Fracción III del Artículo 2 de la Ley, cuando sus presupuestos de egresos se encuentren íntegramente incorporados al presupuesto de egresos del Estado, deberán enviar la siguiente información: I. Mensualmente, a la Tesorería, dentro de los primeros quince días del mes siguiente: a) Balance general o estado de situación financiera; b) Estado de resultados; c) Estado de costos de producción de ventas, en su caso; d) Estado de origen y aplicación de recursos; e) Estado analítico de ingresos; f) Estado analítico de pasivos; g) Flujo de efectivo; II. Mensualmente a la Secretaría, dentro de los primeros quince días del mes siguiente: a) Estado de detalle del presupuesto de egresos; b) Resumen del ejercicio programático del presupuesto devengado; c) Informe presupuestal del flujo de efectivo; III. Trimestralmente, a la Secretaría, dentro de los primeros quince días del mes siguiente: a) Información sobre el avance de metas por programas, subprogramas o proyectos, en especial prioritarios, estratégicos y multisectoriales. En caso de desviaciones a las metas, se deberán especificar las causas que las originen; b) Información sobre la ejecución de los recursos por subsidios y aportaciones autorizadas y ministradas especificando importes, causas y finalidades, así como el destino de su aplicación; IV. Otra información complementaria que solicite la Tesorería o la Secretaría, en la forma y plazos que éstas determinen.

6 2.- CALENDARIO DE FECHAS PARA ENTREGA DE INFORMACIÓN Trimestre Fecha límite de entrega a Secretaría de Hacienda (Subsecretaría de Egresos.) Primero 2013 Viernes 19 Abril 2013 Segundo 2013 Viernes 19 Julio 2013 Tercero 2013 Viernes 18 Octubre 2013 Cuarto 2013 Viernes 17 Enero 2014

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8 3.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS: EVTOP-01: SEGUIMIENTO FINANCIERO DE INGRESOS Y EGRESOS. EVTOP-02: ANALITICO DE RECURSOS EJERCIDOS POR PARTIDA PRESUPUESTAL. EVTOP-03: INFORME DE AVANCE PROGRAMÁTICO EVTOP-04: RESULTADOS DEL ANALISIS PROGRAMATICO PRESUPUESTAL. Se deberán apegar a los Formatos Oficiales que se envían para la formulación del Informe de la Cuenta de la Hacienda Pública. Todos los formatos serán entregarse a la Secretaria de Hacienda en las fechas de calendario establecido y debidamente firmados por los funcionarios responsables de su elaboración y el titular del Ente Público. Asimismo, dichos formatos deberán ser enviados de manera electrónica al correo oficial evaluación@haciendaegresos-sonora.gob.mx a la Dirección General de Evaluación y Seguimiento del Gasto Público, en archivos manipulables de Excel y Word, según se indica más adelante, no se aceptarán archivos en PDF o JPGE. Invariablemente, los Organismos y Entidades deberán informar el monto de los RECURSOS PROPIOS EN FORMA MENSUAL Y TRIMESTRALMENTE ACUMULADO, durante los primeros 10 días del mes siguiente del último mes que se informa, para efectos del CIERRE DE LA CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL.

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10 SISTEMA ESTATAL DE EVALUACION INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO EVTOP-01 SEGUIMIENTO FINANCIERO DE INGRESOS Y EGRESOS. EVTOP-01 La información que contiene este Formato debe registrar los montos autorizados para el ejercicio que corresponda, tanto de INGRESO como de EGRESOS, así como lo alcanzado mensualmente, en ambos aspectos, durante el trimestre que se informa. Este Formato debe elaborarse y enviarse en Excel. TRIMESTRE: Anotar el trimestre al que se refiere la información, indicando además el año. Por ejemplo: PRIMERO ORGANISMO: Se anotará sin abreviaturas, el nombre completo del organismo que reporta la información. INGRESOS Saldo inicial (Caja y Bancos): Se anotará el monto reflejado en sus estados financieros al inicio de las operaciones, de acuerdo al mes que corresponda. PROGRAMADO ORIGINAL: Se anotará el monto de los ingresos con su estructura global, diferenciando ingresos estatales o federalizados (Ramo 33), ingresos federales, ingresos propios y otros ingresos. Los Ingresos Estatales corresponden a las asignaciones aprobadas en los términos del Decreto del Presupuesto de Egresos para el Ejercicio Fiscal 2013 y Ley de Ingresos del Estado para el Ejercicio Fiscal 2013 aprobados por el H. Congreso del Estado. Los Ingresos propios se consignarán de acuerdo al Artículo 14 de la Ley del Presupuesto de Egresos, Contabilidad Gubernamental y Gasto Público, en los términos del Decreto del Presupuesto de Egresos para el Ejercicio Fiscal 2013 y Ley de Ingresos del Estado para el Ejercicio Fiscal 2013 aprobados por el H. Congreso del Estado. Otros Ingresos corresponden a los rendimientos financieros obtenidos por el organismo en sus inversiones en instituciones financieras o bien, aquellos que se obtengan en forma esporádica por acciones que el Organismo realice en su sector. MODIFICADO: En esta columna se anotará el total del presupuesto modificado por ampliaciones o reducciones realizadas por la Secretaría de Hacienda durante el ejercicio en los ingresos estatales. De igual manera se manejarán los recursos federales y propios, conforme al avance del ejercicio fiscal.

11 TOTAL DE INGRESOS: Se especifican los ingresos obtenidos en los meses que comprenden el trimestre que se informa, incluyendo el renglón de saldo inicial (Caja y Bancos) en cada mes que se informa. TOTAL TRIMESTRE: Refleja el total de ingresos obtenidos durante el trimestre que se informa, en los meses correspondientes. ACUMULADO: Se anotarán los montos acumulados hasta el trimestre correspondiente. AVANCE: Se anotará el porcentaje del ingreso, que resulta de comparar el alcanzado acumulado con el programado original. El resultado de este porcentaje deberá presentarse con dos decimales (Ejemplo: 98.94%) EGRESOS (Global) PROGRAMADO ORIGINAL: Se anotarán los egresos programados para el ejercicio, en función de su PRESUPUESTO ORIGINAL en los términos del Decreto de Presupuesto de Egresos para el Ejercicio Fiscal 2013 y Ley de Ingresos para el Ejercicio Fiscal 2013 aprobados por el H. Congreso del Estado, desglosándose en cada uno de los capítulos del gasto. MODIFICADO: Se utiliza en caso de ocurrir modificaciones (ampliaciones o reducciones) a su presupuesto original o bien por suficiencias presupuestales a partidas del gasto, durante el periodo que se informa. TOTAL EJERCIDO: Se consigna el gasto correspondiente al mes que corresponda, de acuerdo al trimestre que se informa. TOTAL TRIMESTRE: Total ejercido durante el trimestre que se informa. ACUMULADO: Se anotará el gasto acumulado hasta el trimestre correspondiente. AVANCE: Se refiere al porcentaje que resulta de comparar el gasto acumulado con el programado anual. El resultado de este porcentaje deberá presentarse con dos decimales (Ejemplo: 98.94%) Variación Ingreso Gasto: Monto resultante de restar del total del ingreso, incluyendo saldo inicial de caja y bancos, el total del egreso mensual. 2.-EGRESOS: (Exclusivamente sobre los Ingresos Propios). En este cuadro se desglosará el gasto ejercido por capítulo, con recursos provenientes de los ingresos propios y en los mismos términos que en el cuadro anterior

12 EVTOP-02 SISTEMA ESTATAL DE EVALUACION INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO ANALITICO DE RECURSOS EJERCIDOS POR PARTIDA PRESUPUESTAL. La información consignada en este formato, es el soporte de los recursos ejercidos y reportados en FORMA GLOBAL en el formato EVTOP-01. Debe elaborarse y enviarse en Excel. Por separado, se deberán reportar el gasto realizado por partida presupuestal del EGRESO EXCLUSIVAMENTE DE INGRESOS PROPIOS; es decir, se formulará el documento en FORMA GLOBAL y otro EXCLUSIVAMENTE DE INGRESOS PROPIOS. TRIMESTRE: Anotar el trimestre al que se refiere la información, indicando además el año, ejemplo: PRIMERO ORGANISMO: Se anotará sin abreviaturas, el nombre completo del organismo que reporta la información. CLAVE PARTIDA PRESUPUESTAL: Se anotará la clave de partida afectada, invariablemente DEBERAN PRESENTARSE LAS PARTIDAS Y CONCEPTOS del Manual de Programación y Presupuestación DESCRIPCION: Se anotará el nombre de la partida específica, NO SE DEBE PRESENTAR DESCRIPCION DE CATALOGOS DE CUENTAS, MANUALES PROPIOS DEL ORGANISMO, únicamente la descripción que contempla el Manual de Programación y Presupuestación ASIGNACION ORIGINAL: Se consignarán los montos presupuestados por partida del gasto para el ejercicio 2013 de tal manera que los totales por capítulo y el general, coincidan con los anotados en el formato EVTOP-01. ASIGNACION MODIFICADA: Corresponde a los montos modificados por suficiencias en la partida correspondiente, por lo que el total por capítulo y el general, deberá coincidir con los anotados en el cuadro de egresos EVTOP-01. EJERCIDO EN EL TRIMESTRE: Se anotará el gasto ejercido a nivel de partida durante el trimestre que se informa. ACUMULADO: Monto del ejercicio del gasto hasta el trimestre que se informa. % EJERCIDO: Resultado porcentual del ejercido acumulado comparado con el asignado original. El resultado de este porcentaje deberá presentarse con dos decimales (Ejemplo: 98.94%)

13 DISPONIBLE: Se anotará el saldo que resulte de restar el total ejercido hasta el trimestre que se informa, de la asignación original o modificada, según sea el caso.

14 EVTOP-03 SISTEMA ESTATAL DE EVALUACION INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO INFORME DE AVANCE PROGRAMÁTICO Introducción: La información que contiene este Formato se refiere a los programas y metas planteados e incluidos en su Proyecto de Presupuesto de Egresos 2013, en función a la Estructura Programática incluida en el Manual de Programación Presupuestación 2013 y atendiendo a lo establecido en el Plan Estatal de Desarrollo Debe elaborarse y enviarse en Excel. El documento contiene la información relativa a las metas trimestrales y acumuladas que los Organismos y Entidades consideraron para su Proyecto de Presupuesto de Egresos para el ejercicio Es preciso que éstas se validen y actualicen en su caso, ajustándolas a los recursos disponibles en términos del Presupuesto Aprobado para el 2013, de tal manera que en el Primer Trimestre proporcionemos al H. Congreso del Estado, las metas que prevalecerán para el resto del presente ejercicio 2013 como originales. La estructura de la información comprenderá todas las unidades administrativas con que cuenten, de acuerdo a su organización interna. Llenado del formato ORGANISMO: Se anotará sin abreviaturas, el nombre completo del organismo que reporta la información. Claves del Programa Operativo Anual 2013: UR Finalidad Función Subfunción Unidad Responsable De acuerdo al catálogo de Finalidades del Manual De Programación y Presupuestación 2011 De acuerdo al Catalogo de Funciones y Subfunciones del Manual De Programación y Presupuestación 2013 De acuerdo al Catalogo de Funciones y Subfunciones del Manual De Programación y Presupuestación 2013 ER Eje Rector del Plan Estatal de Desarrollo Programa Subprograma Actividad Proyecto Meta ó De acuerdo al Catálogo de Programas y Subprogramas del Manual De Programación y Presupuestación 2013 De acuerdo al Catálogo de Programas y Subprogramas del Manual De Programación y Presupuestación 2013 De acuerdo al Catálogo de Actividades ó Proyectos del Manual De Programación y Presupuestación 2013 Número consecutivo de la meta correspondiente

15 DESCRIPCIÓN: Descripción de cada uno de los conceptos que forman la clave programática. UNIDAD DE MEDIDA: Se anotará la Unidad de Medida correspondiente, identificándolas con base en el Manual de Programación Presupuestación 2013 (Se recomienda no utilizar más de una unidad de medida, para una mejor identificación) PROGRAMADO ANUAL: Se anotarán las metas que de acuerdo a los recursos disponibles en términos del Decreto del Presupuesto de Egresos para el Ejercicio Fiscal 2013 y Ley de Ingresos del Estado para el Ejercicio Fiscal 2013 aprobados por el H. Congreso del Estado, consideren realizar durante el ejercicio 2013 y serán las que prevalezcan como originales, para efectos de evaluar su avance en todo el ejercicio fiscal. PROGRAMADO MODIFICADO ANUAL: Metas modificadas durante el ejercicio. En caso de no haber sufrido modificación, se trasladará a esta columna el número considerado como original. CALENDARIO: Calendarizar las metas trimestralmente. REALIZADO: Metas alcanzadas en el trimestre al que corresponda el informe y el registro acumulado. AVANCE FISICO: En términos porcentuales con dos decimales, se anotará el avance hasta el trimestre que se informa, tomando como base el acumulado contra las metas originales: (Ejemplo: 98.94%), SIEMPRE DEBERÁN EXPRESARSE CIFRAS EN TERMINOS PORDENTUALES EN EL AVANCE DE CUMPLIMIENTO. AL FINAL DEL DOCUMENTO, TOTALIZAR EL NÚMERO DE METAS.

16 SISTEMA ESTATAL DE EVALUACION INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACION DEL DOCUMENTO RESULTADOS DEL ANALISIS PROGRAMATICO PRESUPUESTAL Lineamientos Generales EVTOP-04 Los Organismos y Entidades deberán apegarse a los lineamientos que a continuación se presentan, con la finalidad de obtener un documento concreto, con una estructura homogénea al resto de los organismos y que permita una rápida identificación de los factores favorables y desfavorables que influyeron en el desarrollo de las actividades que tienen encomendadas. Además, a efecto de hacer más objetivo el análisis de las causas que hayan originado variaciones entre el ejercicio del gasto y el presupuesto original, así como el que no se haya logrado el impacto deseado en los objetivos planteados en cada uno de sus programas. Este formato invariablemente se deberá formular en el programa WORD con el fin de que todos los documentos cuenten con una estructura y presentación homogénea en la integración del informe definitivo. No se aceptarán documentos en PDF o JPEG o cualquier formato de scaner. La estructura del documento será la siguiente: TRIMESTRE: Anotar el trimestre al que corresponde el informe. Ejemplo: (PRIMERO 2013) ORGANISMO: En éste renglón se anotarán sin abreviaturas, el nombre del Organismo que reporta la información. RESULTADOS : En el caso de los Fideicomisos Públicos, se deberá incorporar en los informes trimestrales, el avance en el cumplimiento de la misión y fines del mismo conforme a lo dispuesto en las reglas de operación del propio Fideicomiso, atendiendo a lo señalado en el Artículo 22 BIS A de la LEY DEL PRESUPUESTO DE EGRESOS, CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL Y GASTO PÚBLICO ESTATAL. Se analizarán los resultados del ejercicio del gasto, durante y hasta el período que se informa. Se explicarán las causas generales de la variación del gasto total ejercido con respecto al presupuesto original, destacando los programas que por su importancia afecten en el contexto global de la misión del propio organismo. Es importante evitar extenderse con descripciones excesivas de actividades internas realizadas en la ejecución de sus Actividades o Proyectos.

17 Así mismo es importante informar aquí sobre la utilización, en su caso, de economías presupuestales derivadas de servicios personales no devengados, en términos del Decreto del Presupuesto de Egresos para el Ejercicio Fiscal 2013 y Ley de Ingresos del Estado para el Ejercicio Fiscal 2013 aprobados por el H. Congreso del Estado, lo cual deberá ser informado por el Ejecutivo del Estado en los Informes Trimestrales correspondientes, así como de las adecuaciones presupuestales que se hayan realizado, autorizadas por la Secretaría de Hacienda y mencionando además el número de acta y la fecha en que fueron ratificadas por el Órgano de Gobierno. Sobre las variaciones que resulten en la ejecución de las metas se deberá presentar la justificación correspondiente, conforme a los siguientes rangos: menores al 100% de realización, iguales al 100 %, mayores al 100%, además de aquellas realizadas y que no fueron presupuestadas originalmente. En el caso de los Ingresos Propios en términos del Decreto del Presupuesto de Egresos para el Ejercicio Fiscal 2013 y Ley de Ingresos del Estado para el Ejercicio Fiscal 2013 aprobados por el H. Congreso del Estado, es recomendable hacer las aclaraciones respecto a las variaciones que se vayan presentando en el transcurso del ejercicio, ya sea que su ingreso sea mayor o que estén influyendo factores en el sector correspondiente al organismo, que no permitan alcanzar el ingreso de los recursos proyectados.