PROCEDIMIENTO DE CUENTAS POR PAGAR PROCESO GESTIÓN FINANCIERA Y CONTABLE

Transcripción

1 Página: 1 de 5 1. OBJETIVO Definir la regulación de los pagos a los diferentes proveedores y contratistas de la Fundación FES, manteniendo un control de las facturas o cuentas de cobro, garantizando el pago oportuno. 2. ALCANCE Incluye la recepción de las facturas o cuentas de cobro, y Comprobantes de Compra, la elaboración de la transferencia, el pago a los proveedores y contratistas y la contabilización del pago. 3. DEFINICIONES Cuentas por Pagar: Pasivo representado en la cantidad que debe un individuo o empresa a un acreedor por las adquisiciones de mercancía o servicios, basándose en un sistema de cuenta corriente o crédito a corto plazo. Comprobante de compra: Documento que evidencia el valor de la factura o cuenta de cobro, los diferentes descuentos realizados y el valor a pagar al proveedor y/o contratista. Nota de Contabilidad: Es un documento que evidencia la transacción realizada por la Fundación. Macro pagos a Terceros: Base de datos donde se registra y actualiza la información de los proveedores y contratistas a los cuales se les realiza pagos. Proveedor: En todo documento de orden legal, la organización que vende, entrega o suministra el producto, materia prima, insumo o servicio, será considerado como el proveedor por la empresa. Proveedor de proyecto: Corresponden a los colaboradores que prestan sus servicios a la Fundación FES por medio de un contrato de prestación de servicios. 4. RESPONSABLE Responsable de Tesorería.

2 Página: 2 de 5 5. CONDICIONES Recepción de los Comprobantes de Compra para todos los pagos los días martes a las 4:00 p.m. Recepción de los Comprobantes de Compra para anticipos los días jueves a las 4:00 p.m. Cualquier situación que requiera la modificación de los horarios estipulados deberá ser autorizada por el Director Administrativo y Financiero. Se recibe el original de la factura o de la cuenta de cobro debidamente firmada y autorizada por el Director Administrativo y Financiero. La factura o cuenta de cobro debe tener la información bancaria donde se debe realizar la transferencia, el titular de la cuenta, identificación del titular de la cuenta, nombre de la entidad, tipo de cuenta y número de cuenta. La ejecución de los pagos en el portal del banco se realiza mediante el método de diligenciador-autorizador. 6. DESARROLLO DE ACTIVIDADES 6.1 Recibir facturas y cuentas de cobro Las facturas y cuentas de cobro son recibidas en la recepción de la Fundación FES, de acuerdo con el procedimiento Manejo de Correspondencia P-GA-7. Las facturas y cuentas de cobro recibidas son distribuidas a los coordinadores administrativos de cada área para la revisión y registro en el formato Solicitud de Aprobación de Pagos-SAP, F-GFC-2 y trámite del visto bueno por parte del responsable del gasto. Posteriormente son enviadas por correo electrónico al Director Administrativo y Financiero quien verifica la autorización por parte del responsable del gasto; por último son entregadas al Asistente Contable para su debida contabilización. 6.2 Revisar y clasificar la factura y cuenta cobro El Asistente Contable revisa que la factura o cuenta de cobro cuente con la aprobación del Director Administrativo y Financiero y el responsable directo del costo o gasto, que se encuentren los soportes de pago de seguridad social o parafiscales y la responsabilidad tributaria de cada proveedor; de esta manera realiza el gravamen de impuestos correspondiente. Las facturas y cuentas de cobro se clasifican por áreas o por proyecto y estas por contrato o convenio, de esta manera se da inicio con el registro.

3 Página: 3 de Registrar la factura y cuenta de cobro El Asistente Contable realiza el registro de la factura y cuenta de cobro en el software contable de acuerdo con el procedimiento Registro Contable P-GFC-6. Durante el registro se verifica si el proveedor se encuentra creado en el software contable o si por el contrario requiere su creación. La creación de terceros se realiza según el procedimiento Registro Contable P-GFC-6. Una vez registrado en el aplicativo se genera un comprobante de compra. 6.4 Clasificar facturas y cuenta de cobro por tesorería El Asistente Contable entrega a la Tesorería los Comprobantes de Compra, para de esta manera realizar la agrupación por proyectos y definir si corresponde a pago por convenio o por contrato. Se revisa la disponibilidad de los recursos financieros de cada convenio o contrato para definir el pago de éstos. En caso de no contar con recursos líquidos propios del proyecto o fuente específica, se solicita autorización al Director Administrativo y Financiero para realizar el pago con recursos de otras fuentes. 6.5 Alimentar la Macro Pagos a Terceros La Tesorería después de agrupar los Comprobantes de Pago por proyectos alimenta la Macro de Pagos a Terceros creada para cada proyecto. La información que se requiere en la macro de cada uno de los beneficiarios es: Nombre Beneficiario Nit o CC Forma de pago (Cheque, Cuenta Banco de Occidente, Cuentas otras entidades, pago en efectivo) Información adicional (Concepto del Pago) Entidad Financiera Número de Cuenta Destino Tipo Cuenta Destino Tipo Identificación (Persona Jurídica, Persona Natural) Tipo de Servicio (Aviso a Beneficiario, Control de Tope, Aviso y Control). La información anterior es revisada por Tesorería con el fin de que coincidan los datos y no se emitan errores en la generación del archivo. Finalmente se graba el archivo y se genera un archivo plano.

4 Página: 4 de Realizar el Pago a Proveedores y proveedores de proyectos El responsable de Tesorería sube a la página web del Banco cada una de las macros creadas por proyecto y se imprime el soporte con el número de la orden de aprobación de cada una. Se entregan al Director Administrativo y Financiero los pagos con las órdenes de aprobación para su autorización y posterior pago. De esta manera se realizan los pagos, teniendo en cuenta los horarios definidos por la entidad bancaria. En ausencia del Director Administrativo y Financiero los pagos pueden ser autorizados y ejecutados por la Coordinadora de la PMO. 6.7 Revisar la generación del pago El responsable de Tesorería revisa si el pago fue realizado adecuadamente sin ningún tipo de inconveniente. La verificación del pago se realiza al siguiente día de realizado después de las 02:00 p.m., ingresando a la plataforma de la entidad bancaria. En caso de encontrarse un pago rechazado se procede a determinar la causa del rechazo, corregir y realizar el pago nuevamente. Una vez verificados los pagos se envía registro del resultado del pago a los coordinadores administrativos de cada área. En los casos de los pagos rechazados este informe debe ir acompañado de las razones del rechazo y las acciones necesarias para efectuar el pago debidamente. 6.8 Realizar contabilización del pago El responsable de Tesorería una vez verifica el pago, imprime los soportes de estado de pago de cada uno de los proveedores y se genera las notas de contabilidad por cada cuenta bancaria. Después de generar las notas de contabilidad se imprimen copias de cada una de ellas, según el número de comprobantes de compra que se hayan pagado, y se anexan a éstos junto con el estado de pago en cada comprobante de pago y luego es archivado por orden descendente en el archivo de gestión del área de contabilidad. De igual forma se imprime una copia de cada uno de los comprobantes que se hayan pagado y se adjuntan a la nota de contabilidad y luego es archivado por orden descendente en el archivo de gestión del área de contabilidad. 6.9 Formular Acciones Correctivas, Preventivas, Mejora y Lecciones Aprendidas

5 Página: 5 de 5 Periódicamente se verifica si el presente procedimiento ha cumplido con sus objetivos de manera eficiente. Si se identifican brechas de cumplimiento se pueden formular acciones correctivas, preventivas según lo establecido en el procedimiento P-GMC-6; y/o lecciones aprendidas según el procedimiento P-GCO-1. FIN. 7.ANEXOS No Aplica. CONTROL DE CAMBIOS Versión del Documento Descripción del Cambio Motivo del cambio Fecha del cambio 1 Creación 28 de Junio de 2014 Aprobado por Director Administrativo y Financiero. CONTROL DEL DOCUMENTO Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Nombre: Luz Miryam Cárdenas Marulanda. Cargo: Tesorera. Nombre: Olga Mildred Charry. Cargo: Coordinadora de Planeación y Calidad. Firma: Firma: Firma: Nombre: Máximo Adrián Luna Valencia. Cargo: Director Administrativo y Financiero.