PROCEDIMIENTO PARA IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS LEGALES AMBIENTALES

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1 Página de 5 Revisó: Líder del Sistema de Aprobó: Rector Fecha de aprobación: Febrero 5 de 20 Resolución No. 222 OBJETIVO ALCANCE Definir la metodología a aplicar por la Universidad Industrial de Santander para identificar, registrar, acceder, actualizar, evaluar y comunica al personal y demás partes interesadas los requisitos ambientales derivados tanto de la legislación y reglamentación como de otros requisitos suscritos voluntariamente por la Universidad aplicables a sus actividades, instalaciones, productos y servicios prestados. Este procedimiento es de aplicación a todas las actividades productos y servicios prestados por la Universidad Industrial de Santander y que estén sujetos a requisitos legales y/o otros que adopte la Institución. NORMATIVIDAD Las políticas, planes y regulación en materia ambiental, recursos naturales renovables, uso del suelo, ordenamiento territorial, agua potable y saneamiento básico y ambiental que se establezcan y adopten como normativa regularatoria por los entes nacionales, regionales y locales encargados y los establecidos y/o adoptados de manera voluntaria por la Universidad Industrial de Santander Requisitos legales y otros requisitos Evaluación del cumplimiento legal. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS - Requisito Ambiental: Exigencia concreta que se desprende de las legislaciones nacionales e internacionales, regional y local o de las comunicaciones directas de la organización. - Requisito legal aplicable: Especificación parámetro y norma que debe tenerse en cuenta para el manejo de los aspectos ambientales de la organización - Compromiso voluntario: Toda pauta de comportamiento que la organización contrae libremente con sus proveedores, empresas contratadas, clientes u otras partes interesadas. CONSIDERACIONES Cada vez que las Unidades Académico Administrativas desarrollen productos y/o servicios que impliquen el cumplimiento de requisitos legales ambientales no contemplados en la matriz de requisitos legales ambientales deberán revisar la misma y solicitar su actualización. La evaluación del cumplimiento de los requisitos legales aambientales se realizará anualmente.

2 Página 2 de 5 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.I. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE IDENTIFICACIÓN INICIO.Consulta legislación y reglamentaciones. Consulta periódicamente los requisitos legales asociados a la los aspectos ambientales derivados de las actividades que realiza la UAA. Funcionario Jefe UAA Matriz de Requisitos Legales FGA.0 2. Informa a la Coordinación Ambiental 2. Informa a la Coordinación Ambiental las actualizaciones y nuevos requisitos legales identificados para analizar su aplicabilidad. Funcionarios Jefe UAA 3.Realiza la consulta al asesor jurídico en caso de ser necesario 3. Realiza la consulta al asesor jurídico sobre la aplicabilidad del requisito legal y otro que adopte la Institución en caso de ser necesario. 4. Determina el grado de cumplimiento 4. Determina el grado de cumplimiento de los requisitos legales y otros subscritos que se definieron como aplicables a la institución.

3 Página 3 de 5 DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO Se detectó incumplimiento? No Si 5. Establece el plan de intervención FTH.6 5. Establece el plan de Intervención FTH.6 para los requisitos que no se cumplen y se identifican los recursos requeridos para su ejecución solicitando aprobación a las instancias competentes. Jefe/Director de la UAA Plan de Intervención FTH.6 6. Prepara la evaluación de cumplimiento 6. Prepara la evaluación de cumplimiento identificando los requisitos que se van a verificar y los elementos a evaluar. 7. Realiza la evaluación 7. Realiza la evaluación en las diferentes áreas, recopilando las evidencias que demuestren el nivel de cumplimiento, dejando registro en la matriz de requisitos legales establecida. 8. Compara la evidencia 8. Compara la evidencia frente al mecanismo establecido y el requisito aplicable para determinar su nivel de cumplimiento. 2

4 Página 4 de 5 DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE ACTUALIZACIÓN 2 9. Elabora informe de evaluación 9. Elabora informe de evaluación de cumplimiento legal y otros que adopte la institución para presentar al Comité Integrado de Gestión. Equipo de Evaluación designado. Cumple con los requisitos? Si No 0. Informa a la Unidad responsable Pág3 0. Informa a la Unidad Responsable para que se establezca o ajuste el plan de intervención en caso de no cumplimiento de requisitos legales (Véase numeral 5) Equipo de Evaluación designado. ACTUALIZACIÓN. Actualiza la matriz. Actualiza la Matriz de Requisitos Legales Ambientales, cada vez que se generen nuevos cambios y se deja evidencia de los requisitos derogados o modificados (control de cambios) y la publicación se realizará cada semestre. FIN

5 Página 5 de 5 ANEXO. FUENTES DE CONSULTA DE LOS REQUISITOS LEGALES AMBIENTALES Y OTROS Ministerio de medio ambiente. Ministerio de transporte. ICONTEC. Consejo Colombiano de Seguridad. Diario Oficial, diferentes leyes y normas que expide el gobierno nacional. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS Febrero 5 de 20 Creación del Documento 2 Junio 20 de 20 En la fase de actualización se hace revisión a la matriz de requisitos legales ambientales de acuerdo a lo establecido en el plan de trabajo anual 3 Mayo 7 de 202 Se cambio la redacción de las actividades (-)

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