Redacción administrativa M E M O R Á N D U M I N F O R M E - A C T A

Transcripción

1 Redacción administrativa M E M O R Á N D U M I N F O R M E - A C T A

2 Consideraciones generales Las comunicaciones al interior de una empresa u organización son de importancia para el flujo de trabajo y la correcta comunicación entre los distintos miembros de la misma. La comunicación puede ser vertical u horizontal, ascendente o descendente. Dos comunicaciones importantes al interior de la empresa son el memorando o memorándum y el informe.

3 1. Memorándum, memorando o memo La palabra latina original significa cosa que debe recordarse Se trata de una comunicación habitual de al interior de una empresa u organización. Puede ser redactado por cualquier persona que pertenezca a la empresa, por tanto es transversal en el esquema de comunicación administrativa.

4 Predomina el memo que es enviado por el jefe o encargado de una sección a sus subalternos con diversas finalidades. Dar instrucciones, comunicar decisiones, anunciar innovaciones en el trabajo, etc.

5 Partes básicas Membrete: Razón social de la empresa o institución. Nombre de la comunicación: Memorándum o memorando. En mayúsculas. Puede ser alineado a la izquierda o centrado. Número: Secuencia numérica de la empresa o dependencia donde se genera la comunicación. Encabezamiento: Incluye fecha, destinatario, remitente y asunto del memo. Esta información debe ser clara y simple. Fecha: A: (nombre y cargo /dependencia) De: Ídem Asunto: Texto o cuerpo: Interlineado sencillo. No incluir saludo o despedida, salvo que la persona trabaje en otro lugar físico. Firma: Es el respaldo personal de quien envía el memo.

6 Tipos de memorándum Que ordena: Desde un orden jerárquico mayor a uno menor. Debe ser cortés, claro y preciso en lo que se ordena. Que instruye: Complementa a la orden. Informa los procedimientos que deben seguirse para cumplir la orden. Que informa: Transmite informaciones de diversa índole. Que solicita: Se dirige a un superior. Es cortés y realiza una petición.

7 2. Informe Es un tipo de texto expositivo Puede ser de carácter académico o profesional Su objetivo o propósito principal es dar cuenta de hechos o de una investigación realizada. Se elabora con mucha frecuencia en las empresas comerciales o estatales.

8 Su presentación es formal. Puede tratar una diversidad de temas, según sea profesional o académico. Se redacta en un lenguaje claro, preciso y objetivo, sin incluir valoraciones de tipo personal. En el caso de los informes de carácter profesional estos varían considerablemente de acuerdo con los formatos usados en la institución. Características

9 Características Es una comunicación interna de la empresa Puede variar en tamaño, tipo y extensión. Puede ir acompañado de anexos: cuadros, fotografías, dibujos, mapas, planos, etc. Hay dos clases de informes: ordinarios o generales y técnicos.

10 Contenido del informe Partes formales Problema Análisis Sugerencias (posibles soluciones) Conclusión Titulo Para: De: Problema Análisis Sugerencias Conclusión Firma Fecha

11 Otro modelo Cubierta o portada: Se coloca el título del informe, la fecha, a quién va dirigido y quién lo elabora. Tabla de contenidos: Es el índice del informe, es decir las partes que contiene. Adicionalmente se puede agregar un resumen de los contenidos. Introducción: Se presenta el tema y objetivo del informe. Además de la forma en que se abordará el tema. Cuerpo: El desarrollo de los temas. Objetivos, hechos descritos, análisis y discusión si la hubiere. Luego se procede a la conclusión. Anexos o apéndice: Se incluye la bibliografía consultada y el material adicional, tablas,gráficos, fotografías, etc.

12

13 El acta Documento en el que queda constancia de los acuerdos y decisiones tomados en una reunión oficial o privada. Se caracteriza principalmente por ciertas especificidades. Comúnmente, el acta se utiliza en reuniones de carácter formal, como por ejemplo, juntas de socios, juntas de vecinos, asambleas de profesores o estudiantiles, etc. Su elaboración está a cargo de una persona que actúa como secretario y para que tenga validez debe ir firmada por una persona autorizada como el presidente o responsable de las personas que se reúnen. El acta cumple una función informativa, ya que detalla el desarrollo de la reunión, y prescriptiva, porque los acuerdos que en ella se alcanzan comprometen a las personas que los han adoptado. El estilo de las actas se caracteriza por la concisión y la claridad, puesto que los acuerdos tomados no pueden prestarse a equívocos o distintas interpretaciones. Las actas no solo son escritos en los que se plantean los problemas y los acuerdos tratados sino que también sirven para dejar constancia de la elección de alguien para un cargo.

14 Estructura del acta La estructura del acta está determinada por su contenido, ya que cada apartado se corresponde con cada uno de los aspectos de la reunión. Estructura del acta: Título: recoge el nombre de la asociación o grupo y el motivo por el que se reúnen. Introducción: Lugar, hora y fecha de la reunión. Asistencia: se precisan los presentes y los ausentes, generalmente aparecen en el margen. También se mencionan los nombres completos del presidente y secretario de la reunión. Orden del día: detalla los asuntos que se van a tratar. Desarrollo de la reunión: especifica lo tratado en la reunión. Cierre: determina la hora en que se finaliza la reunión. También expresa la conformidad de los presentes e incluye firmas del presidente y el secretario.

15

16 Practica Escriba: Memorando para indicar el uso adecuado del teléfono en las oficinas, en horas de trabajo. Usted, jefe de personal, se dirige a sus empleados para notificarles el horario en que se pueden hacer llamadas personales. Informe para su jefe Pedro Albino, director de reformas educacionales, quien le ha encargado una investigación respecto al uso de las TICS en el aula de lenguaje en las comunas de Stgo.