PROCEDIMIENTO PARA MANTENIMIENTO DE SOFTWARE Y PROCESAMIENTO DE DATOS

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1 Página 1 de 8 Revisó: Jefe DSI Aprobó: Rector Fecha de aprobación: Diciembre 0 de 2007 Resolución OBJETIVO Definir las actividades necesarias para llevar a cabo el mantenimiento del software y en responsabilidad de la DSI, que utilizan las Unidades Académico-Administrativas de la Universidad Industrial de Santander. ALCANCE Aplica para todo el software que se desarrolle en la DSI y para aquellos en que la DSI brinda el mantenimiento correspondiente. NORMATIVIDAD Ley Número 2 de 1982 sobre Derechos de Autor Congreso de Colombia Decisión 51 del Acuerdo de Cartagena Régimen Común sobre Derechos de Autor y Derechos Conexos DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS UAA: Unidad académico administrativa de la universidad. : Autoridad de la unidad académico - administrativa responsable de la información en el sistema a ajustar. DSI: División Servicios de Información CONSIDERACIONES Los líderes de desarrollo son los ingenieros responsables por el área de desarrollo. Para el mantenimiento de software, se entiende como UAA, la unidad dueña del sistema de información. Para el, se entiende como UAA, la unidad propietaria de la información.

2 Página 2 de 8 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.I. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página DIAGRAMA DE FLUJO INICIO 1. Identifica la necesidad de mantenimiento de software y/o. 1. Se identifican necesidades de mantenimiento de software y/o por parte de la UAA diligenciando el formato FSI.10. UAA 2. Diligencia el Formato FSI El solicitante diligencia el formato FSI.10. UAA. Revisa el formato FSI.10. El revisa el contenido del formato FSI.10 y determina si son claros y suficientes los requerimientos que éste suministra con el fin de evaluar la viabilidad técnica de la solicitud y firma el formato. Son claros y suficientes los diligenciados en (FSI.10)? De no ser claros y suficientes los consignados en el formato FSI.10, o si no es viable la atención de la solicitud, se devuelve a la UAA Solicitante, diligenciando los campos correspondientes a fecha y motivos de la devolución en el formato. 1

3 DIAGRAMA DE FLUJO Página de Evalúa la disponibilidad de recurso humano y tecnología Requiere autorización del Jefe DSI?. El líder de desarrollo evalúa la disponibilidad de recurso humano y tecnológico, y diligencia el formato en el campo correspondiente. 5- Evalúa la viabilidad de la solicitud. 5. El Jefe de la división evalúa si es viable la asignación de los recursos necesarios para la atención de la solicitud y diligencia los campos requeridos por el formato FSI.10. Jefe DSI Es viable? 6. Informa al solicitante 6. Al no autorizarse la atención de la solicitud, se tramitan los campos requeridos por el formato FSI.10 y se devuelve a la UAA. FIN 7. Autoriza el ajuste De ser viable la atención de la solicitud, según los requerimientos establecidos en el formato FSI.10, el Jefe DSI firma la autorización en dicho formato y la solicitud pasa al líder de desarrollo correspondiente. Jefe DSI

4 DIAGRAMA DE FLUJO Página de Pág 8. Análisis de los elementos de entrada 8. El Líder de desarrollo analiza si es necesario detallar los requerimientos con el personal de las diferentes UAAs involucradas. 2 Es necesario detallar los requerimientos? 9. Propicia comunicación con las UAAs 9. Se generan comunicaciones (correos, llamadas o reuniones) con las personas que participan en el proceso de las diferentes UAAs y se completan los requerimientos. 10. Analiza compromisos pendientes 10. Se analiza si existen compromisos pendientes definidos en las comunicaciones con las UAAs que afecten el inicio de la atención de la solicitud; de ser así, se retorna a la actividad 8, de lo contrario continua el proceso. Compromisos pendientes que afecten el inicio de la atención de la solicitud?

5 DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO SERVICIOS INFORMÁTICOS Y DE TELECOMUNICACIONES Página 5 de 8 2 Pág 11. Define la fecha estimada de entrega 11. El líder de desarrollo junto con el, de acuerdo a las actividades pendientes y a la prioridad de la solicitud, establecen la fecha estimada de entrega y de ser necesario replantean las entregas de las solicitudes pendientes. 12. Define especificaciones FSI El líder de desarrollo define las especificaciones mediante el formato FSI.06 y asigna los desarrolladores correspondientes. En caso de no haber requerido autorización por parte del Jefe DSI, se informa de las actividades a realizar. El Jefe DSI firma el formato FSI.10 en el campo Enterado de los cambios requeridos. Jefe DSI software FSI.10 Solicitud de Mantenimiento y 1. Atención de la solicitud 1. El desarrollador a cargo atiende la solicitud, basado en las especificaciones diligenciadas en el formato FSI.06 o FSI.07. Desarrollador a cargo software FSI.07 Formato de Ajustes de Software 1. Revisiones periódicas 1. El líder de desarrollo, de considerar necesario, realiza revisiones periódicas sobre el avance de la atención de la solicitud y pruebas de funcionamiento del software con el fin de verificar que cumpla las especificaciones. Desarrollador a cargo software FSI.07 Formato de Ajustes de Software 15. Define si requiere ajustes Requiere ajustes? 16. Verifica el cumplimiento de los requisitos. 15. El líder de desarrollo define si se requieren ajustes, diligenciando el formato FSI.06 o el FSI.07 según el caso. 16. El líder de desarrollo responsable verifica si la atención de la solicitud cumple con los requisitos y especificaciones dados. De requerir ajustes diligencia el formato FSI.07, donde se especifican los problemas encontrados y define las acciones requeridas, retornando a la actividad de pruebas y ajustes. software FSI.07 Formato de Ajustes de Software FSI.07 Formato de ajustes de Software

6 DIAGRAMA DE FLUJO Página 6 de 8 Pág 5 Está listo para entregar a la UAA? 17. Diligencia campo de verificación a conformidad 17. la atención de la solicitud está lista para entregar a la UAA, se diligencian los campos de verificación en el formato FSI.06. software Requiere presentación al solicitante? Requiere subir a producción? 19. Entrega de la solicitud a la UAA 18. Subir a producción 18. no se requiere presentación al solicitante, pero si se requiere subir a producción, se suben los cambios y el líder de desarrollo comunica al solicitante de la disponibilidad de los mismos. 19. no se requiere subir cambios a producción, se hace entrega de la solicitud a la UAA. 20. Presenta el software a la UAA 20. es necesario, el líder de desarrollo presenta al Jefe de la UAA los cambios realizados. Validado por la UAA a conformidad? El valida si los cambios realizados cumplen con los requerimientos de la solicitud. Pág Evalúa requerimientos pendientes FSI Los cambios realizados no cumplen con los requerimientos de la UAA, se diligencia el formato FSI.09 y se evalúa nuevamente si se requieren ajustes. FSI.09 Formato de ajustes por validación

7 DIAGRAMA DE FLUJO Página 7 de Firma de validación del 22. los cambios realizados no requieren ajustes, se diligencia la calificación de la solicitud y se firma el formato FSI.10 en el campo validación. Se registran en el formato si existen o no recomendaciones. 2. Analiza si se necesita capacitación 2. El líder de desarrollo junto con el analizan la necesidad de capacitación. Necesita programar capacitación para el manejo? 2. PTH.17 Procedimiento de Formación de Personal 2. Coordina la capacitación al usuario final, según el procedimiento PTH.17 Formación de Personal. 25. Expide comunicado Comunicado 25. se considera necesario la UAA expide y publica comunicado a las diferentes UAAs para socializar los cambios realizados. Está pendiente subir los cambios a producción? 26. Subir los cambios a producción 26. está pendiente, se suben los cambios a producción. FIN

8 CONTROL DE CAMBIOS Página 8 de 8 VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 1 Diciembre 0 de 2007 Creación del Documento 2 Modificación de la redacción de la actividad 16 y de la definición de Cliente responsable. Octubre 29 de 2008 Abril 1 de 2009 Inclusión de la actividad 17; modificación de las actividades 1,,, 7, 11, 12, 1, 1, 17, 18, 22, 2, eliminación de la actividad 7; modificación del código del formato FSI.12 por FSI.07; cambio de ingeniero por desarrollador; modificación de los verbos de las actividades del diagrama de flujo; inclusión del recuadro de documento en los casos necesarios. Octubre 09 de 2009 Inclusión de consideración y responsables especiales para el Instituto de Proyección Regional y Educación a Distancia. 5 viembre 05 de 2009 Modificación de la segunda consideración con respecto a las Sedes Regionales Abril 21 de 2010 Octubre 01 de 2012 Marzo 16 de 201 Inclusión de normatividad aplicable al procedimiento. Cambio del nombre de Procedimiento para mantenimiento de software a Procedimiento para mantenimiento de software y. Se eliminó la consideración respecto a las sedes regionales y se incluyeron dos importantes respecto al mantenimiento de software y el. Modificación de las actividades, 5, 6 y 7. Inclusión de la actividad 10. Modificación de las actividades 10 a la 2. Reemplazo del formato FSI.11 por el formato FSI.06. Cambio de Líder de área por Líder de desarrollo. Se modificó la ruta a seguir cuando la respuesta es en el condicional de la actividad. 8. Se modificó la actividad. 2 y se cambiaron los responsables de la actividad. 2. Se cambió el término Cliente por, se incluyó en las definiciones.

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