PROCEDIMIENTO DE DIGITALIZACIÓN Y MICROFILMACIÓN

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Irene Gil Peralta
hace 7 años
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Revisó: Director de Certificación Técnico de Archivo Aprobó: Rector Fecha de aprobación: Agosto 25 de 2015 Resolución Nº 1829 Página 1 de 7 OBJETIVO Establecer los requisitos y las condiciones

1 Revisó: Director de Certificación Técnico de Archivo Aprobó: Rector Fecha de aprobación: Agosto 25 de 2015 Resolución Nº 1829 Página 1 de 7 OBJETIVO Establecer los requisitos y las condiciones adecuadas para la digitalización y microfilmación de documentos. ALCANCE Aplica a los documentos que son recibidos por la Dirección de Certificación y que deben ser digitalizados y microfilmados para su conservación total. NORMATIVIDAD Decreto 2527 de Por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm en los archivos y concede valor probatorio a las copias fotostáticas de los documentos microfilmados. Decreto 3354 de Restringe adulteración, recorte y dobles de microfilmes y prohíbe la incineración de documentos microfilmados. NTC Micrografía. Microfilmación de documentos sobre películas de tipo gelatina y sales de plata de 16mm y 35mm. Técnicas de operación. NTC Micrografía. Símbolos gráficos para su uso en microfilme con su significado, aplicación y localización. Clasificación de Microfilmes. NTC Normas sobre reprografía. Microfilmación Series. Procedimiento de operación. Circular 4 de Estándares mínimos en procesos de administración de archivos de electrónicos. Circular externa 2 de Adquisición de herrramientas tecnológicas de Gestión. Guía del Usuario i9600 Aplicación de Software Kodak, noviembre Proceso relacionado con el montaje del rollo en el escritor electrónico y su microfilmación. Manual del Usuario i9600 Kodak, enero Indicaciones para el buen uso del escritor electrónico para la filmación de imágenes digitales en el rollo. Guía del usuario Capture Pro Software Kodak, diciembre Aplicación de digitalización para la captura electrónica de documentos. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS Digitalización: Escaneo de documentos y/o Captura electrónica de una o dos caras del documento. Imagen analógica digital. electrónico: Registro de información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares y que permanece en estos medios durante su ciclo vital. Formato Único de Inventario FGD.15: Instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las unidades de un fondo (archivo de una entidad). Siguiendo la organización de las series documentales, con el fin de asegurar el control de los documentos en sus diferentes fases.

2 Página 2 de 7 Imagen: Representaciones electrónicas de páginas digitalizadas. Lote: Uno o varios documentos digitalizados, similares a una carpeta o un archivo colgante que contenga varios documentos independientes. Microfilm: Fotografía en película generalmente de 16 mm ó 35 mm, utilizada en reproducción de documentos. Microfilmación: Técnica fotográfica de registrar en película de sales de plata, imágenes de documentos, con reducciones, que de acuerdo al equipo utilizado permiten superar muchas veces su tamaño original. Página: Son hojas físicas de papel que se alimentan a través del scanner para producir imágenes. Revelado: Tratamiento que permite hacer visible la imagen latente, conseguida mediante la exposición del material sensible. Residuos Químicos: Sustancias o preparados que casi siempre presentan determinadas características de toxicidad y/o peligrosidad. La identificación y el almacenamiento incorrecto de estos residuos puede constituir un riesgo adicional, a los ya propios de la actividad del laboratorio. CONSIDERACIONES Se recomienda revisar los documentos, eliminar ganchos, desdoblar y separarlos antes de escanearlos. Escanear documento a documento y tener en cuenta la calidad del papel para evitar que se pasen mas de dos o queden unidos como uno solo Es importante revisar la imagen de todos los documentos antes de dar salida de lote. Pasar el Lote a Kodak Daw Baches y posteriormente dar salida a la carpeta Kodak Daw. Colocar el microfilm en el escritor electrónico y verificar su ajuste para recibir las imágenes digitalizadas. Escribir el microfilm con las imágenes digitalizadas. La numeración de los microfilm es consecutiva y por programa (Archivo centralizado, historias académicas, consecutivo de correspondencia despachada, etc.), la secuencia de los documentos ha de ser completa; se debe conservar el orden y la continuidad.

3 Página 3 de 7 INICIO 1. Prepara el material a digitalizar y microfilmar 2. Prepara y ajusta el Scanner 1. Prepara el material a digitalizar y microfilmar; lo cual consiste en confrontar los documentos con el Formato Único de Inventario, desempastar los libros, revisar ordenación, foliación y eliminar ganchos de los documentos. 2. Prepara y ajusta el Scanner lo cual consiste en limpiar los módulos alimentador y separador (rodillos) y las respectivas guías de cristal; se debe asegurar que el equipo este encendido y correctamente conectado al PC Auxiliar de Archivo Guía del Usuario Scanners de la serie i1400 Kodak (páginas 7,8,9,13,14 y 15) A 3. Realiza del proceso de digitalización 3. Realiza el proceso de digitalización de los documentos, creando un lote nuevo o abriendo uno existente. Se debe incluir Acta inicial, listado de documentos y Acta Final por cada Lote (Rollo) Guía para la digitalización y Microfilmación GGD.05 (páginas 4,5 y 6) 4. Revisa los documentos digitalizados 4. Revisa los documentos digitalizados y verifica faltantes, dobleces, documentos unidos. Si es necesario se realiza corrección escaneando nuevamente el (los) documento (s). 5. Realiza copia en PDF 5. Si el programa lo requiere se realiza copia en PDF por rollo. Se almacena en el PC para su consulta posterior. Tutorial Software Capture (Flujo de Trabajo del Software Capture Pro: Digitalizar a PDF) 1

4 Página 4 de Dar salida de Lote 6. Da salida de Lote ( escaneados por rollo) para trasladar los documentos a la Carpeta Kodak Daw Baches. Guía del Usuario Capture Pro Software Kodak (página 22) B 7. salida a Kodak Daw 7. Da salida de Kodak Daw Baches a Kodak Daw procurando que la información cumpla con los requerimientos del escritor electrónico y la película. 8. Encendido y ajuste del Escritor 8. Prepara y ajusta el escritor electrónico i9600. Encendido, carga la película en el casete y carga el casete en el escritor y verifique que la pantalla este encendida. Manual del Usuario Escritor Electrónico i Escritura de la Imagen en la película 9. Da salida a las imágenes digitalizadas de la carpeta Kodak Daw al escritor electrónico y verifique que estas se graben totalmente en la película. Guía de Aplicación Escritor Electrónico i9600 Las imágenes quedaron integramente en el rollo Si No A Pág.3 2

5 Página 5 de Retiro de la película del Escritor 10. Finaliza el proceso de grabado de imágenes en la película, de avance hasta finalizar el rollo, retira el casete del escritor, retira la película y marca la caja. Guía de Aplicación Escritor Electrónico i9600 Guía para la digitalización y Microfilmación GGD Traslada los documentos 11. Traslada de forma organizada al archivo respectivo los documentos que han sido microfilmados Auxiliar de Archivo 12. Entrega Actas, listado y Rollos 12. Entrega el Acta Inicial, el Acta Final y el listado de documentos microfilmados con sus respectivos rollos al Técnico de Archivo para el proceso de revelado. Acta Inicial y Final de Microfilmación (listado de relación de documentos microfilmados) 13. Realiza el proceso de Revelado e inspección del rollo 13. Realiza el proceso de Revelado e inspecciona la legibilidad del documento digitalizado y microfilmado Técnico de Archivo Guía para el Revelado y Duplicado de rollos GGD Recolección de Residuos 14. Realiza la recolección de Residuos Químicos y Sólidos en los recipientes destinados para ello. Técnico de Archivo 3

6 Página 6 de 7 3 Se debe dar nueva escritura de imagen a la película? No Si B Pág.4 Se debe duplicar el rollo? No Si 16. Realiza el proceso de duplicación 16. Se verifica que las condiciones del equipo duplicador como la tensión, velocidad y la luz de proyección sean favorables para el proceso de Duplicado. Técnico de Archivo 17. Realiza el proceso de Revelado. 17. Realiza el proceso de Revelado de los rollos duplicados e inspecciona la legibilidad del documento. Técnico de Archivo y Gestión Guía para el Revelado y Duplicado de rollos GGD Recolección de Residuos 18. Realiza la recolección de Residuos Químicos y Sólidos en los recipientes destinados para ello. Técnico de Archivo y Gestión 19. Archiva las actas 19. Archiva las Actas Inicial y Final de los rollos. Auxiliar de Archivo 20. Entregan informe FIN 20. Entrega de informe de actividades realizadas mensualmente. Técnico de Archivo y Gestión, y Auxiliar de Archivo y Gestión Informe mensual de Rollos originales y Duplicados FGD.20 Informe Mensual de es de Microfilmación FGD.19

7 Página 7 de 7 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 1 Agosto 25 de 2015 Creación del

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