Proceso de Órdenes de Compra y Facturación San Marcos

Transcripción

1 Proceso de Órdenes de Compra y Facturación San Marcos 2016

2 Objetivo Establecer el procedimiento mediante el que se realizará la aceptación de órdenes de compra y el envío de facturas electrónicas para validación fiscal y comercial. Alcance Proveedores San Marcos Recepción de Orden de Compra a través del portal Una vez que el comprador libere las Órdenes de Compra, estas serán publicadas a través del portal estas publicaciones serán notificadas a través del correo tim@b2bservicios.com a los correos registrados para notificación, es importante señalar que este correo corresponde a un servicio de notificación automática no monitoreado. Para que podamos asistirle con cualquier solicitud contacte al correo operaciones@b2bservicios.com. Mi portal B2B Para ingresar al portal se debe ingresar el usuario y la contraseña proporcionados con anterioridad por Digital B2B.

3 Una vez dentro de la plataforma se visualizarán las siguientes opciones: a) REPORTES: Esta pestaña te permite generar reportes por Orden de Compra, Estatus, Fecha de OC, Partidas, Productos, etc. Es posible trasladarlo a Excel o visualizarlo dentro de la plataforma. b) CONSULTA DE SALDOS: En esta pestaña puede visualizarse información de Pagos Enviados. c) FACTURAS: En esta pestaña se encuentran todas las facturas recibidas del correo electrónico cfd.esm@b2bservicios.com que son válidas fiscalmente y muestran el estatus de validación comercial. d) REGRESAR AL ADMINISTRADOR: En esta pestaña muestra un listado de órdenes de compra publicadas por su comprador. e) FINALIZAR SESIÓN: Salir del portal. f) BUSCADOR: Se puede filtrar por número de OC, por estatus o ir navegando página por página.

4 Revisión, aceptación o rechazo de la Orden de compra. Las OC s que no han sido revisadas tendrán un estatus de Enviada Proveedor, este estatus indica que el pedido es nuevo, para conocer el contenido de cada OC se debe dar clic en el botón Detalle. En el primer plano se visualizara el cabecero de la OC que contiene los detalles generales de la misma, como número de OC, la fecha de publicación, el comprador que la emitió, así como la dirección de la planta donde se deberá realizar la entrega. Debajo de este cabecero se encuentran las partidas o líneas que componen el pedido y es necesario verificar si los datos publicados en la OC son correctos (precio, cantidad solicitada, etc.) ya que el aceptar la OC estamos aceptando los términos y condiciones estipulados por nuestro cliente. Posterior a esta revisión se deberá dar respuesta de aceptación o rechazo a la OC.

5 Para dar respuesta se deberá seleccionar la opción sí o no, debajo de la partida y posteriormente dar clic en el botón ENVIAR RESPUESTA te saldrá una ventana de confirmación estás seguro con enviar esta respuesta y de ser afirmativo dar clic en el botón ACEPTAR ; este filtro se implementa con el fin de no dar alguna respuesta por error. En caso que por cualquier razón no se acepte la OC y se rechace, existe la posibilidad de poder aceptarla después.

6 De ser positiva la respuesta en la parte superior del cabecero, podrá visualizar dos archivos en formatos diferentes de su orden de compra (PDF y XML). El PDF es su Orden de Compra de manera formal, con este archivo impreso puede realizar la entrega de su mercancía y su correspondiente documento de sustento (Carta porte, remisión o carta factura). De ser rechazada la OC por cualquier motivo, favor de exponer al comprador el motivo del rechazo y dar clic en ENVIAR RESPUESTA. Su comprador será notificado automáticamente de la aceptación o rechazo de esta OC.

7 Solicitud de cita a través del portal. Una vez aceptada la OC quedará habilitada debajo de cada partida las opciones correspondientes a la Solicitud de Cita. En estas líneas le será requerida la fecha en la que se requiere hacer la entrega la cual deberá ser seleccionada del calendario: Se desplegará un recuadro donde se debe dar clic en la opción SELECCIONAR En esta opción serán visibles los días disponibles para la entrega, de lado derecho los turnos disponibles con la opción SELECCIONAR en verde (si el turno no cuenta con capacidad no será visible esta opción), una vez seleccionado el día y el turno dar clic en el botón SELECCIONAR FECHA-TURNO ubicado en la parte inferior del calendario.

8 Posteriormente deberás llenar los siguientes datos: CANTIDAD TARIMAS TRANSPORTE UNIDADES Una vez llenos estos campos dar clic en el botón ENVIAR y la cita quedara como pactada. El estatus de nuestra OC será ESPERA ENTREGA EN ALMACÉN

9 Consulta de Recibos de Almacén Una vez realizada la entrega de lo solicitado en la Orden de Compra, el almacenista generará un número de recepción (recibo de almacén), (que deberá ser capturado dentro de la Addenda requerida por San Marcos posteriormente). Este recibo contiene el detalle de la fecha y la cantidad recibida por Almacén de lo solicitado. Los recibos de almacén pueden consultarse dando clic en el botón Recibos ubicado en las partidas dentro del Detalle de la OC.

10 Proceso de Validación fiscal y comercial. La factura electrónica recibida por San Marcos debe de pasar por 2 filtros, la parte fiscal y la parte comercial (Addenda): 1. Validación Fiscal. Debe enviarse el archivo XML con o sin addenda al correo cfd.esm@b2bservicos.com las validaciones se realizan de acuerdo al Anexo 20 de la miscelánea fiscal vigente emitido por SAT (Servicio de Administración Tributaria) unos minutos después recibirá un correo electrónico con la respuesta de validación fiscal de su factura. Esta factura puede ser emitida desde cualquier sistema de facturación validado por SAT y la Addenda puede ser generada a través del mismo sistema de facturación solicitando el desarrollo de esta previamente. La Addenda debe cumplir con los requerimientos especificados en el kit de implementación San Marcos, es necesario respetar la estructura y capturar los datos en el formato que es requerido para que pueda ser aceptada y registrada para pago. Si no cuentas con el kit de implementación o requieres asistencia con temas relacionados a facturas contacté al correo soporte@b2bservicios.com. Recuerda que factura sin addenda o que no cumpla con las dos validaciones no será contemplada para pago.

11 2. Validación Comercial o Addenda: Contiene todos los datos comerciales requeridos por San Marcos para cotejar la entrega de lo solicitado en la factura.

12 INTEGRACIÒN DE ADDENDA. 1. Desde la pestaña FACTURAS tenemos que dar clic en el botón EDITAR en la factura que deseemos integrar la addenda. 2. A continuación direccionara a una página donde es necesario capturar el número de Orden de compra a la que se deseas asignar esta factura y dar clic en el botón +

13 3. El sistema generara la addenda automáticamente donde los únicos campos que tendrá que agregar son: - Seleccionar la(s) partida(s) a facturar. - IEPS. Se obtiene de la información de la OC - Número de Recibo. Este dato se puede obtener desde el detalle de la factura en la pestaña Recibos. - Fecha de Entrega. Este dato se puede obtener desde el detalle de la factura en la pestaña Recibos

14 4. Al dar clic en el botón INSERTAR ubicado al final de las partidas, saldrá un mensaje donde te solicita verificar que la información que colocas en la addenda sea correcta, de ser afirmativa la respuesta dar clic en el botón Aceptar 5. El portal generara el archivo XML con addenda integrada, te recomendamos guardes una copia, la descarga se obtiene en la liga que se crea debajo de la palabra DESCARGAR 6. La factura tendrá el estatus de FACTURA POR PROCESAR lo que quiere decir que se está realizando el proceso de validación comercial/addenda. Si el comprobante ha sido aceptado tendrá el estatus de FACTURA ACEPTADA y está ya puede ser contemplada para pago en San Marcos de acuerdo a las condiciones de pago que se tengan con el cliente. De ser rechazada tendrá el estatus de FACTURA RECHAZADA junto con el motivo del rechazo.

15 Rechazos más comunes Fiscal y Comercialmente Rechazos fiscales. La validación fiscal es el primer filtro de las facturas recibidas por San Marcos por lo que es importante mencionar que un CFDI que haya sido aceptado fiscal y comercialmente no puede ser reenviado para validar nuevamente. COMPROBANTE RECIBIDO PREVIAMENTE: Este error es cuando anteriormente ya se había enviado un XML para validarlo y se está reenviando el mismo XML Mensaje original----- De: cfd.esm@b2bservicios.com [mailto:cfd.esm@b2bservicios.com] Enviado el: Lunes, 26 de Noviembre de :02 p.m. Para: demo@proveedordemo.com ; Asunto: CFD Rechazado 3293 El comprobante fiscal digital fue RECHAZADO por nuestro validador ya que presenta los siguientes mensajes: Mensajes de validación para el CFD 3293 (FA3293-ADDc9fdb5-3da662.xml) * COMPROBANTE RECIBIDO PREVIAMENTE Este comprobante ya fue recibido con anterioridad. El certificado no existe en la lista del SAT: Este error corresponde a que el certificado que contiene el XML a validar, no está en las listas oficiales del SAT. (Es importante recordar que los nuevos certificados pueden tardar hasta 72 horas en ser reflejados en la lista del SAT, por lo que un comprobante fiscal podría ser rechazado aun cuando este bien emitido el certificado) De: cfd.esm@b2bservicios.com [mailto:cfd.esm@b2bservicios.com] Enviado el: Lunes, 26 de Noviembre de :02 p.m. Para: demo@proveedordemo.com ; Asunto: CFD Rechazado (3293) El comprobante fiscal digital fue RECHAZADO por nuestro validador ya que presenta los siguientes mensajes: Mensajes de validación para el CFD 3293 (FA3293-ADDc9fdb a.xml) * CERTIFICADO NO EXISTE El certificado no existe en la lista del SAT.

16 El comprobante no apunta al archivo XSD que corresponde a su versión: Los archivos XSD deben de contener la ruta correcta para revisar la versión con la que se están realizando los comprobantes. De: cfd.esm@b2bservicios.com [mailto:cfd.esm@b2bservicios.com] Enviado el: Lunes, 26 de Noviembre de :02 p.m. Para: demo@proveedordemo.com ; Asunto: CFD Rechazado (506) El comprobante fiscal digital fue RECHAZADO por nuestro validador ya que presenta los siguientes mensajes: Mensajes de validación para el CFD 506 (DEN100310IY0 506_HFU700126V99-ADD16ac79 (2)-b7493f.xml) * ESTRUCTURA INVALIDA El comprobante no apunta al archivo XSD que corresponde a su versión. El Receptor de este CFD no es válido para usar este servicio: El RFC del receptor está mal escrito o no corresponde a la compañía que se quiere facturar Mensaje original----- De: cfd.esm@b2bservicios.com [mailto:cfd.esm@b2bservicios.com] Enviado el: Lunes, 26 de Noviembre de :02 p.m. Para: demo@proveedordemo.com ; Asunto: CFD Rechazado 337 (27004ABA B8-877D-E93CEAB2F32B) El comprobante fiscal digital fue RECHAZADO por nuestro validador ya que presenta los siguientes mensajes: Mensajes de validación para el CFD 337 (27004ABA B8-877D-E93CEAB2F32B) (DCF ADD09e21f-1965a2.xml) * RECEPTOR INVALIDO El Receptor de este CFD no es válido para usar este servicio.

17 Error al leer el documento XML. No es un CFDI: El documento no es un XML o no contiene la estructura de un comprobante fiscal válido Mensaje original----- De: cfd.esm@b2bservicios.com [mailto:cfd.esm@b2bservicios.com] Enviado el: Lunes, 26 de Noviembre de :02 p.m. Para: demo@proveedordemo.com ; Asunto: CFD Rechazado 337 (27004ABA B8-877D-E93CEAB2F32B) El comprobante fiscal digital fue RECHAZADO por nuestro validador ya que presenta los siguientes mensajes: Mensajes de validación para el CFD 337 (27004ABA B8-877D-E93CEAB2F32B) (DCF ADD09e21f-1965a2.xml) * Error al leer el documento XML. Los datos del comprobante no cumplen con la estructura esperada. SIMBOLOS QUE AFECTARN UNA ESTRUCTURA XML. Según el anexo 20 el contribuyente que opte por este mecanismo de generación de comprobantes (XML) deberá sujetarse tanto a las disposiciones fiscales vigentes, como a los lineamientos técnicos de forma y sintaxis para la generación de archivos XML. En particular se deberá tener cuidado de que aquellos casos especiales que se presenten en los valores especificados dentro de los atributos del archivo XML como aquellos que usan el carácter &, el carácter, el carácter, el carácter < y el carácter > que requieren del uso de secuencias de escape. En el caso del & se deberá usar la secuencia & En el caso del se deberá usar la secuencia " En el caso del < se deberá usar la secuencia < En el caso del > se deberá usar la secuencia > En el caso del se deberá usar la secuencia &apos; Ejemplos: Para representar nombre= Juan & José & Niño se usará nombre= Juan & José & "Niño" Cabe mencionar que la especificación XML permite el uso de secuencias de escape para el manejo de caracteres acentuados y el carácter ñ, sin embargo, dichas secuencias de escape no son necesarias al expresar el documento XML bajo el estándar de codificación UTF-8 si fue creado correctamente.

18 Direcciones URL donde puede ser descargado este anexo para mayor información: En el diario oficial de la federación: En la página del SAT: spx Rechazos comerciales. Los rechazos comerciales se dan por errores en el registro de la Addenda. Se debe respetar el formato y el orden requerido por San Marcos en el kit de implementación: Error en la captura de los datos, los datos registrados en la Addenda y los publicados en la Orden de Compra no coinciden. Estos pueden ser en datos como el número de Orden de Compra, el recibo de almacén, el costo unitario, número de piezas entregadas, etc. (Puede editarse y relacionarse para que pueda ser aceptada dentro de la plataforma) Error en diferencias de montos en la parte fiscal y comercial. Los totales deben ser los mismos para ambas partes. (En este caso si hay diferencia de precio en la parte Fiscal por más que se modifique no podrá ser aceptada la factura en la plataforma ya que presenta diferencias entre la parte fiscal y un error fiscal no puede editarse ya que se incurriría en un delito, aquí se tendrá que re facturar.)

19 Solicitud de soporte. Cualquier duda o aclaración favor de comunicarse en los siguientes datos: Teléfono: 01 (55) opción 2 Correo electrónico: operaciones@b2bservicios.com para los temas relacionados con uso y manipulación de la plataforma. soporte@b2bservicios.com para los temas relacionados con validación de facturas. Prado Sur #245, Lomas de Chapultepec C.P , México D.F.