La Guía Definitiva para actualizar su sistema Nortel

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1 La Guía Definitiva para actualizar su sistema Nortel

2 La Guía Definitiva para actualizar su sistema Nortel Toda tecnología tiene una vida útil, durante la cual se desempeña del modo para el que fue diseñada Y agrega valor a su empresa. Pero qué sucede cuando una tecnología sigue funcionando aun después de haber alcanzado su vida útil? Al principio puede parecer positivo: su empresa ahorra en costos a corto plazo al no adoptar mejoras. Pero, en realidad, se corre el riesgo de otros costos que pueden ser mucho más importantes que estos ahorros: el costo de la interrupción de los negocios si la tecnología falla de repente; el costo elevado de una reparación de emergencia; Si usted es propietario de un sistema de comunicaciones Nortel existente, como una solución BCM o Norstar, es posible que ya esté incurriendo en estos costos. De ser así, esta guía es para usted. Con la adquisición de Nortel en diciembre de 2009, se reduce una gran parte del riesgo comúnmente asociado con la actualización de una solución BCM o Norstar existente a Avaya IP Office. Utilice la información que se incluye aquí para ver de cerca el costo de oportunidad que usted está pagando por NO actualizarse. Además, obtenga información sobre una forma fácil de obtener los beneficios de las nuevas tecnologías y proteger hasta el 60 % de su inversión original en el sistema, un conjunto de ahorros combinados que, de hecho, puede cubrir el costo total de una actualización. Es una oportunidad increíble, y esta guía le mostrará cómo aprovecharla. y el mayor costo de todos: el costo de oportunidad. Mientras usted se aferra a su viejo sistema, las nuevas tecnologías mejoran cada vez más y ofrecen eficiencias, productividad y ahorros que pueden superar ampliamente el valor de mantener el sistema existente. 2

3 Mi actual sistema de comunicaciones funciona bien! Como dueño o gerente de una pequeña empresa, usted ya tiene las manos bastante ocupadas. Por qué debería agregar la actualización del sistema de comunicaciones a la lista de tareas pendientes? La respuesta es simple: es conveniente para usted y para su empresa. Las comunicaciones de las pequeñas empresas han cambiado. No se limitan a hacer llamadas y tomar mensajes. Avaya IP Office, una de las soluciones más vendidas del mercado en la actualidad, está diseñada para integrarse directamente a su empresa, optimizar las operaciones, reducir costos, simplificar decisiones de contratación y bienes raíces, mejorar la atención al cliente y mucho más. La razón de esto es que Avaya IP Office brinda verdaderos beneficios comerciales: Avaya IP Office ayuda a las pequeñas empresas a crecer y tener éxito: optimizando operaciones, reduciendo costos, simplificando las decisiones de contratación y bienes raíces, mejorando la atención al cliente y mucho más. Ahora mismo, usted puede proteger hasta un 60 % de su inversión original: las empresas con sistemas Nortel pueden aprovechar opciones de actualización que permiten proteger las inversiones en hasta un 60 %. En muchos casos, las compañías que usan Avaya IP Office han descubierto que estos ahorros cubren el pago del sistema en unos pocos meses. Como parte de esta guía, le enseñaremos un modo sencillo de calcular estos beneficios para su empresa. Avaya IP Office le permite ahorrar dinero: una evaluación independiente de Tolly1 determinó que Avaya IP Office es casi un 25 % más económica que su competencia en términos de titularidad y administración. Avaya IP Office brinda beneficios de rentabilidad: Avaya IP Office ayuda a reducir los costos generales e incrementar las ventas, lo cual se aprecia en los resultados financieros. 3

4 Necesita un nuevo sistema de comunicaciones? SI o NO? Pero, y si su actual sistema de comunicaciones Nortel funciona bien? Debería seguir el viejo refrán si no está roto, no lo arregle?. Aquí tiene algunas pautas básicas que pueden ayudarlo a decidirse: SI Debería actualizar: Si los riesgos y el costo de oportunidad superan los ahorros que obtiene por conservar su solución actual, es hora de actualizarse. Utilice la siguiente lista de verificación para determinar si esto se aplica a su organización: Su sistema de comunicaciones Nortel actual tiene más de tres años de antigüedad. No ha actualizado su sistema actual por varios años y ya no se brinda soporte para el software y/o hardware empleado en su sistema actual. Planea que su empresa siga funcionando unos 5 o 10 años más, por lo menos. Su empresa está creciendo y/o se mudará en poco tiempo. Las comunicaciones por correo n electrónico y teléfono celular son importantes para su empresa. Una parte importante de las operaciones de venta y atención al n cliente se realizan a través de su sistema de comunicaciones. n n n n Su empresa depende de las llamadas en conferencia. Su empresa hace un uso intensivo de las comunicaciones por fax. Necesita capacidades de grabación de llamadas a efectos de conformidad normativa o para mejorar la capacitación de sus empleados. La empresa tiene más de una sede. NO, Quizás no necesite actualizar: No todas las compañías que tienen una solución Nortel necesitan actualizarse. Si bien una solución nueva siempre es más conveniente, es posible que los beneficios no alcancen para contrarrestar los ahorros de quedarse con la tecnología existente. Este podría ser su caso si sucede lo siguiente: Adquirió su sistema Nortel hace menos de tres años. Planea cerrar o fusionar su empresa pronto. Las comunicaciones no son importantes para su empresa; es decir, no realiza ventas o atención al cliente por teléfono o correo electrónico. No hace publicidad en la que promociona un número de teléfono o sitio web. No utiliza teléfonos celulares. Nunca hace llamadas en conferencia. No realiza comunicaciones por fax. Sólo tiene una oficina. 4

5 Indicios de que necesita un nuevo sistema de comunicaciones Las anteriores listas de verificación se ofrecen simplemente a modo de referencia. A fin de cuentas, la decisión de actualizar las comunicaciones nunca es un simple sí o no. Otra forma de evaluar la decisión consiste en analizar algunas de las capacidades clave de una solución Avaya IP Office nueva. Éstas pueden ser tan importantes para una empresa en desarrollo que la falta de una sola podría ser razón suficiente para adquirir un nuevo sistema de comunicaciones: Saber quién llama: saber quién llama antes de atender el teléfono es muy práctico, y fundamental para los departamentos de ventas y atención al cliente. Si su sistema de comunicaciones actual es tan viejo que no admite la función de identificación de llamadas, ya es hora de un cambio. Una solución como Avaya IP Office admite identificación de llamadas y conexión con su solución de CRM/base de datos de clientes (como Salesforce.com.), de modo que cuando un cliente llama Avaya IP Office puede abrir en forma automática una pantalla emergente con información de quien llama. Número único de contacto: en la actualidad, es común que un empleado tenga media docena de teléfonos de contacto, incluidos el interno de la oficina, celular de la oficina, celular personal, número de fax, teléfono de la oficina hogareña, etc., cuya administración suele ser un problema. Los clientes no saben a qué número llamar. Para mantenerse en contacto, los empleados terminan dando sus números particulares. Avaya IP Office elimina el problema al administrar todos sus números a través del sistema telefónico de su oficina. Los empleados solo necesitan dar un número (es decir, el número de la oficina) y Avaya IP Office reenvía las llamadas al número designado en cualquier momento y a cualquier dispositivo. 5

6 Llamadas en conferencia: los sistemas telefónicos anteriores estaban diseñados para comunicaciones bipartitas o llamadas en conferencia entre pocos interlocutores. En la actualidad, sin embargo, muchas de las llamadas son en conferencia con un gran grupo de personas en la línea. Las pequeñas empresas gastan cientos o miles de dólares en servicios de terceros para llamadas en conferencia. Si usted es uno de estos, es hora de un cambio. Avaya IP Office tiene dos puentes de conferencia, lo cual elimina los cargos externos por llamadas en conferencia. Además, las llamadas pueden concertarse con un preaviso mínimo. Conexión entre múltiples oficinas: antes, si tenía más de una oficina o sede comercial, necesitaba un sistema telefónico independiente para cada ubicación y no se podían compartir los recursos entre los sitios. Esto ya no es así. Avaya IP Office le permite compartir recursos, mensajes y recepcionista entre las oficinas. Si una oficina está cerrada, las llamadas pueden derivarse en forma automática a la oficina abierta (las personas que llaman ni siquiera lo notarán). Los empleados pueden comunicarse entre sí con un interno de apenas 3 dígitos, ya sea que estén del otro lado del pasillo o en diferentes partes del país. Si su empresa tiene más de una sede ahora, o es posible que se abran otras en el futuro, esta capacidad es una excelente razón para considerar una solución Avaya IP Office. Movimientos/adiciones/cambios sin costo : tiene la sensación de que hasta el cambio más insignificante en su sistema de comunicaciones actual requiere una visita costosa de un técnico? Si la respuesta es sí, es hora de un cambio. Una solución Avaya IP Office le permite hacer movimientos, adiciones y cambios sin la necesidad de llamar a un técnico e incurrir en costos adicionales. Esto significa que si agrega un empleado o modifica la forma en que las llamadas se enrutan en su empresa, puede hacer estos cambios usted mismo. Los ahorros son importantes y la flexibilidad es una verdadera ventaja. 6

7 Proteja hasta el 60 % de su inversión original El costo es a menudo el mayor obstáculo para que las empresas actualicen su sistema de comunicaciones. Por suerte, existe una forma sencilla de reducir los costos cuando se actualiza un sistema Nortel a Avaya IP Office: seguir usando todos o varios de los teléfonos existentes. Cuando analice en detalle el costo de una actualización, verá que los propios teléfonos representan una enorme parte del costo. No obstante, puede acceder a muchas o todas las ventajas de una solución nueva sin reemplazar sus teléfonos. Cuando actualiza a Avaya IP Office, puede seguir usando sus teléfonos Nortel y cambiarlos según resulte necesario. O bien, planifique la distribución de equipos entre ciertos miembros del personal (ejecutivos, recepcionistas, representantes de ventas y atención al cliente, etc.) que realmente aprovechen las funciones adicionales de los nuevos teléfonos IP. De cualquier manera, la administración inteligente de los teléfonos existentes puede ayudarle a proteger hasta el 60 % de su inversión inicial y aun así obtener los beneficios de una solución nueva. Simplificación de la actualización Avaya también ha tomado medidas para simplificar la actualización a las nuevas capacidades de Avaya IP Office: Cableado: si su empresa tiene el cableado de un sistema telefónico tradicional, puede seguir usándolo con su solución Avaya IP Office. Si tiene una red de área local (LAN) para conectar sus equipos/servidores, puede optar por este medio. Avaya IP Office funciona con ambos tipos de cableado; es usted quien decide y quien obtiene importantes ahorros por aprovechar el cableado existente. Las interfaces de cableado comunes que ofrece Avaya IP Office reducen los requerimientos de cableado nuevo que suele conllevar el reemplazo de un sistema de comunicaciones, lo cual acelera y simplifica la actualización. Programas: Avaya Data Migration Manager permite la migración de programas clave de su sistema existente a Avaya IP Office. Esto minimiza los errores y reduce los costos de instalación. Capacitación: la capacitación de los usuarios finales se minimiza al utilizar teléfonos BCM y Norstar con las configuraciones predeterminadas conocidas, lo cual facilita la transición a las diversas capacidades nuevas de Avaya IP Office, a la vez que simplifica el acceso a las funciones conocidas y consolidadas de los teléfonos BCM y Norstar. Y los ahorros no se detienen ahí: A medida que su empresa crezca, Avaya IP Office crecerá con usted de un modo sencillo. No necesitará ninguna otra actualización en el corto plazo. Avaya IP Office admite cientos de internos. Obtenga una financiación con tasa del 0 %. Aproveche las opciones de alquiler para las que no se requiere el pago de costos de financiación por hasta 60 meses. No quiere seguir usando sus teléfonos existentes? Aproveche el Plan Canje* de Avaya y obtenga un reintegro en efectivo por sus teléfonos Nortel al hacer la actualización. 7

8 La solución Avaya IP Office puede pagarse sola Si conserva sus teléfonos Nortel y utiliza el cableado existente en su empresa, puede reducir drásticamente el costo de la actualización a una solución Avaya IP Office nueva. Pero esto es sólo el comienzo de los beneficios financieros que puede obtener. El verdadero valor de una solución Avaya IP Office reside en cómo le ayuda a construir su empresa. En la actualidad, muchísimas compañías de todo el mundo confían en Avaya IP Office no sólo para mejorar las comunicaciones o ahorrar dinero, sino para cambiar y mejorar la forma en que hacen negocios. A continuación se incluyen sólo algunos ejemplos: Un proveedor de confianza Con la adquisición de Nortel en diciembre de 2009, se reduce una gran parte del riesgo comúnmente asociado con la actualización de una solución BCM o Norstar existente a Avaya IP Office. Un vendedor por Internet minorista de indumentaria personalizada (chaquetas, camisetas estampadas, etc.) con sede en Iowa descubrió que con su anterior solución de comunicaciones a los clientes les resultaba difícil comunicarse con su representante de ventas preferido lo suficientemente rápido. La mayor precisión y rapidez del enrutamiento inteligente de llamadas a través de una solución Avaya IP Office ayudó a generar un incremento del 15 % en las ventas. Puede seguir trabajando con su actual socio o revendedor, que conoce su empresa, y aprovechar la tecnología comprobada de Avaya, el líder mundial en comunicaciones de pequeñas empresas 8

9 Una compañía de servicios financieros con oficinas en Nueva York y San Francisco descubrió que estaba exasperando a los clientes al pedirles información personal básica una y otra vez, y que perdía clientes si no derivaba la llamada de inmediato a un representante de ventas. Al usar Avaya IP Office para establecer un centro de contacto formal y hacer sonar las llamadas entrantes al mismo tiempo en el teléfono celular de un representante de ventas, fue capaz de concretar negocios que de otro modo se habrían perdido. Además, los costos se redujeron tanto (se eliminó la necesidad de tener líneas de fax independientes y otros servicios redundantes) que la solución Avaya IP Office se amortizó al cabo de un año. Una clínica veterinaria con servicio de peluquería para perros en las afueras de Cincinnati está usando su solución Avaya IP Office para brindar atención domiciliaria. Las llamadas se atienden desde vehículos equipados con mesa de exploración, medicamentos y teléfonos Avaya IP Office. De hecho, las clínicas móviles tienen otro interno del sistema telefónico de la oficina, lo cual facilita la comunicación con los médicos en la central. Además, la clínica calcula que Avaya IP Office le evitó contratar entre cinco y ocho empleados más para manejar el incremento en el volumen de negocios, lo cual representa un ahorro anual de más de USD Pero no se fíe sólo de nuestra palabra. Quiere descubrir rápido cuánto podría ahorrar su empresa con Avaya IP Office? Utilice esta herramienta para calcular el retorno de la inversión (ROI) en 5 minutos. Se le harán preguntas para determinar el valor que Avaya IP Office puede aportarle a su empresa. Visite: Puede hacer esto ahora? Sigue buscando esa razón de oro para actualizar su sistema de comunicaciones? A decir verdad, es probable que haya varias razones de este tipo. Una solución como Avaya IP Office tiene cientos de funciones. Cuando actualice su sistema, trabajará con un socio de Avaya con experiencia en adaptar todas estas funciones a las necesidades de su compañía. Además de las funciones incorporadas, hay aplicaciones que satisfacen los requerimientos específicos de minoristas, consultorios médicos, estudios de abogados, contadores, etc. A continuación, se incluyen algunas funciones y aplicaciones que podrían 9

10 aplicaciones que podrían ser razones suficientes para invertir en una nueva solución Avaya IP Office: Presencia/directorio corporativo: para qué tener una agenda de escritorio cuando puede usar el teléfono para acceder a un listado y efectuar la llamada con solo presionar un botón? Estos listados pueden variar de contactos empresariales almacenados en Microsoft Active Directory a contactos personales de Microsoft Outlook. De cualquier manera, los directorios aparecen a la derecha de la pantalla del teléfono para un práctico acceso. Avaya IP Office también le proporciona información de presencia al instante para que usted sepa qué colegas están disponibles o al teléfono. Tiempo facturable: le cuesta hacer el seguimiento de su tiempo facturable? Avaya IP Office puede ayudar con los informes que vinculan las llamadas entrantes y salientes con códigos específicos de facturación o seguimiento. Se puede hacer un seguimiento de diversos factores, incluida la duración de las llamadas de cada cliente, que luego pueden compilarse en informes detallados a efectos de contabilidad y facturación. Es una solución ideal para compañías de servicios profesionales, como estudios de abogados o contables. Control de comunicaciones: todo el equipo ejecutivo de Nueva York tiene que asistir a un congreso en California? En lugar de hacerles perder el tiempo llamando al correo de voz, redirija todas las llamadas de negocios a los teléfonos celulares mediante el uso de Avaya IP Office. Esto también se aplica a los casos en los que sale un momento a almorzar: las llamadas al teléfono de su oficina pueden sonar al mismo tiempo en su celular. Su mejor cliente no deberá dejar un mensaje, sino que podrá comunicarse directamente con usted. Correo de voz mejorado: en ocasiones el correo de voz es necesario; no se pueden responder todas las llamadas. Para un guerrero del camino de estos días, levantar los mensajes del correo de voz puede ser un arduo proceso. Con los pagers, celulares, equipos BlackBerry, equipos portátiles, etc., son muchos los dispositivos que debe revisar. Con Avaya IP Office puede recibir todos sus mensajes en un solo lugar como archivos adjuntos por correo electrónico. Apenas le dejen el mensaje, usted lo recibirá. Es más, los mensajes pueden guardarse para su archivo o acceso futuro. 10

11 Automatización de rutinas: su empresa realiza llamadas periódicas a clientes para seguimiento de facturas atrasadas, confirmación de citas, suministro de actualizaciones de rutina, etc.? Todas estas tareas pueden desarrollarse de un modo más eficiente y rentable mediante una solución Avaya IP Office. Avaya IP Office se conecta directamente con su base de datos y administra las comunicaciones con el interlocutor ( Presione 1 para confirmar una cita, Presione 2 para pagar su última factura, etc.). La solución también puede conectarse directamente con un sistema de facturación interno o externo para la administración segura de los pagos. Este sistema rápido y eficiente elimina las tareas de rutina que pocos quieren hacer y es ideal para cualquier actividad que comprenda (1) comunicarse con grandes cantidades de personas y (2) extraer información de una base de datos digital; por ejemplo, una base de datos de citas, facturación, pagos, recetas, resultados de laboratorio, etc. Establecimiento de un centro de contacto: una de las funciones más útiles de Avaya IP Office es la capacidad de organizar sus equipos de ventas y atención al público en un centro de contacto formal. Divida a sus representantes de ventas y atención al público en grupos específicos y distribuya las llamadas en cada grupo. Conecte diferentes grupos a ciertos números gratuitos de entrada de modo que cada persona en el grupo conozca bien la naturaleza de esas llamadas. Conecte su centro de contacto a una base de datos que active en forma automática la recuperación del registro del cliente. Aproveche el software especializado y las capacidades de generación de informes para evaluar las cargas de trabajo de los representantes y mejorar su rendimiento. Los grandes bancos, las agencias de corredores de bolsa, los procesadores de tarjetas de crédito importantes y otras empresas de gran envergadura han utilizado esta función, la cual ahora está disponible para las pequeñas y medianas empresas gracias a Avaya IP Office. Grabación de llamadas: le gustaría poder registrar el modo en que se manejan las llamadas en su empresa? Esta capacidad es indispensable para las organizaciones que desean controlar la calidad e identificar casos de transmisión incorrecta o insuficiente de información que puedan causar un efecto adverso en la experiencia del cliente. Los conocimientos que se obtienen mediante la grabación de llamadas son indispensables a efectos de capacitación y, quizás, de cumplimiento normativo. Avaya IP Office puede configurarse para grabar todas las llamadas, o bien para grabar a intervalos definidos, en forma aleatoria, etc. Las llamadas grabadas luego quedan a disposición en el servidor para su consulta y archivo. Oficinas hogareñas/teletrabajadores: le serviría a su empresa tener un sistema de comunicaciones que les permita a los empleados trabajar desde el hogar y tener un acceso total a las herramientas de comunicaciones de las que disponen en sus oficinas: números de marcado rápido, llamadas en conferencia, transferencias, etc.? Permitirles a los empleados trabajar desde el hogar al menos un día a la semana puede brindar enormes beneficios, y con Avaya IP Office, esto es sencillo. 11

12 Comience hoy 1. Analice las necesidades de su empresa Avaya IP Office no sólo optimiza las comunicaciones; también le ayuda a superar sus mayores desafíos comerciales: Incrementar las ventas Crear una mejor experiencia del cliente Reducir los costos Piense en sus mayores desafíos comerciales. Conozca los beneficios que otras compañías están obteniendo con Avaya IP Office (descargue el documento técnico How Effective Communications Delivers Real Results for Your Small Business. (Resultados reales que su pequeña empresa puede lograr mediante comunicaciones eficaces). Su socio de Avaya lo ayudará a identificar las capacidades específicas de Avaya IP Office que abordan sus desafíos comerciales. 2. Conozca los beneficios financieros Sepa exactamente qué puede hacer Avaya IP Office por su empresa. Aproveche la calculadora de ROI de Avaya IP Office. Visite y sepa cómo las comunicaciones eficaces pueden ayudarle a su empresa a lograr resultados reales. Sólo le llevará unos minutos, y podrá usar el informe para guiar mejor a su socio. de Avaya con respecto a las capacidades que podrían causar el mayor efecto en sus negocios. 3. Calcule los ahorros Recuerde que puede actualizar su sistema a Avaya IP Office y seguir usando todos o algunos de sus teléfonos Nortel existentes. La actualización a Avaya IP Office también reduce la complejidad de la instalación, simplifica los programas y minimiza la capacitación del usuario final. Comience a disfrutar las ventajas y los ahorros en costos de Avaya IP Office por mucho menos de lo que imagina. Y no se olvide de preguntar sobre los reintegros en efectivo y la financiación con tasa del 0 %. 4. Simplifique el proceso y reduzca el ciclo de adquisición La actualización a Avaya IP Office simplifica el proceso y reduce el ciclo de adquisición que suele asociarse al reemplazo de un sistema de comunicaciones. Siga eligiendo la tecnología conocida y comprobada del fabricante N. 1 de soluciones de comunicaciones para pequeñas empresas a través de su socio de Avaya de confianza. 12

13 Acerca de Avaya Avaya es líder en el mundo en sistemas de comunicaciones empresariales. La empresa brinda comunicaciones unificadas, centros de contacto y servicios relacionados (en forma directa y a través de sus socios de canal) a empresas y organizaciones líderes de todo el mundo. Las empresas de todos los tamaños dependen de Avaya para las comunicaciones de última generación que mejoran la eficacia, la colaboración, el servicio al cliente y la competitividad. Para obtener más información, visite: www Avaya Inc. Todos los derechos reservados. Avaya y el logotipo de Avaya son marcas comerciales de Avaya Inc. y están registrados en los Estados Unidos y otros países. Todas las marcas comerciales identificadas con, TM o SM son marcas registradas, marcas comerciales o marcas de servicio, respectivamente, de Avaya Inc. Todas las demás marcas comerciales son propiedad de sus respectivos dueños. Avaya puede también tener derechos de marcas comerciales sobre otros términos utilizados en este documento. Las referencias a Avaya incluyen la empresa Nortel Enterprise, adquirida el 18 de diciembre de /12 SME4716