PROCEDIMIENTO PARA MANTENIMIENTO PLANTA FÍSICA

Transcripción

1 Aprobado: 29/09/2014 Página: OBJETIVO: Establecer la metodología usada en el área mantenimiento para la realización l mantenimiento general la planta física las ses la Universidad l Pacifico 2. ALCANCE: Aplica para todas las instalaciones planta física la Universidad l Pacífico 3. DEFINICIONES: Planta física: Se fine como planta física todos aquellos espacios, naturales y modificados, circunscritos ntro la poligonal que fine el área stinada para el sarrollo todas las actividas inherentes a la misión docencia, investigación y extensión la Universidad l Pacifico; dichos espacios se puen agrupar en: - Edificaciones - Áreas circulación (vehicular y peatonal) - Parques y jardines - Áreas servicios - Áreas portivas - Áreas por sarrollar - Áreas protección ambiental - Plazoletas - Parquearos. Contrato: Convención jurídica manifestada en forma legal, por virtud la cual uno o varios subcontratistas prestan servicios mantenimiento a los espacios, equipos, edificios, muebles y enseres que afectan la calidad en la prestación los servicios la Universidad l Pacifico. Emergencia: Todo hecho fortuito que ocasiona riesgo inminente sobre los bienes y las personas la institución, por lo cual be dársele una solución inmediata. : Acción reparar y mantener o conservar en buen estado los espacios, equipos, edificios, muebles y enseres para su buen uso. Existen tres clases mantenimiento: correctivo

2 Aprobado: 29/09/2014 Página: 2 7 preventivo predictivo Correctivo: Acción necesaria tomada para corregir o reparar un equipo, un edificio, un bien o mas implementos que hayan cesado su actividad por un daño o por terioro. Preventivo: Acción necesaria tomada para alargar la vida un equipo, un edificio, un bien o más implementos y prevenir periodos paralización trabajo imprevistos. El propósito l mantenimiento preventivo consiste en planificar los periodos paralización trabajo en momentos específicos para inspeccionar y alistar los equipos y más implementos. Así previniendo reparaciones emergencia y teniendo disponibles los repuestos necesarios. Predictivo: Acción necesaria tomada para precir los momentos en los cuales se le be realizar el mantenimiento y conservación los equipos, edificios, bienes y más implementos utilizados en la Universidad. Remplazar: Retirar piezas o partes un equipo, edificio, bien o más por otra, bido a su terioro o daño irreparable. Reparar: Arreglar las piezas o partes un equipo, edificio, bien o más, bido a su daño. 4. CONDICIONES GENERALES: En el análisis las necesidas mantenimiento preventivo intificadas, se le dará prioridad a las consiradas más urgentes, acuerdo al impacto negativo que pueda generar el terioro l bien en cuestión. El análisis, amás incluirá, si el mantenimiento pue ser realizado por personal la Institución, o por el contrario, si be ser contratado con técnicos externos, según sea más conveniente para garantizar la prestación l servicio con la calidad requerida. En esta cisión, participará, entre otros, el la Oficina Compras y s, el Secretario General y el Director Administrativo y Financiero.

3 Aprobado: 29/09/2014 Página: CONTENIDO/DESARROLLO: 5.1 Preventivo 1 2 Realiza recorrido periódico a las diferentes instalaciones la Universidad, analizando el estado las mismas Intifica necesidas mantenimiento preventivo y las reporta en el Formato Necesidas Preventivo o en la Oficina Personal Personal Formato o Necesidas cualquier funcionario la Institución Planta Física AP- GA-FO15 3 Recopila y analiza necesidas mantenimiento preventivo Formato Necesidas Planta Física AP- GA-FO15 4 Elabora presupuesto las necesidas mantenimiento 5 Prioriza necesidas mantenimiento y envía propuesta al Director Administrativo y Financiero para su aprobación. Si se aprueba, sigue al paso 6. Si no, se vuelve para corrección. Propuesta Preventivo 6 Envía propuesta aprobada a la Oficina Compras, Almacén para trámite respectivo. Propuesta Preventivo aprobada 7 Realiza adquisición insumos para mantenimiento preventivo y los envía a la Oficina Compras, Acta Recibido

4 Aprobado: 29/09/2014 Página: Elabora cronograma mantenimiento y asigna responsabilidas Cronograma 9 Ejecuta actividas mantenimiento preventivo Auxiliares 10 Realiza seguimiento a las actividas mantenimiento preventivo Formato seguimiento a necesidas mantenimiento planta física AP- GA-FO16 11 Implementa acciones preventivas, correctivas y mejora a las actividas mantenimiento preventivo Plan mejoramiento 12 Elabora informe y lo envía a la Dirección Administrativa y Financiera 13 Archiva informe en la Oficina

5 Aprobado: 29/09/2014 Página: Correctivo 1 2 Elabora Plan necesidas suministros para tener stock materiales para mantenimiento correctivo y lo envía al Director Administrativo y Financiero para su aprobación. Si se aprueba, sigue al paso 2. Si no, se vuelve para corrección. Envía solicitud aprobada a la Oficina Compras, para su trámite. Compras, Plan necesidas 3 Realiza adquisición insumos para mantenimiento y los envía a la Oficina Compras, Acta Recibido 4 Intifica necesidas mantenimiento correctivo Cualquier Funcionario la Universidad 5 Reporta necesidad mantenimiento correctivo en la Oficina, utilizando el Formato Necesidas Preventivo y Correctivo Funcionario la Universidad, Auxiliar o Formato Necesidas Planta Física AP- GA-FO Recopila y analiza necesidas mantenimiento correctivo Verifica existencia materiales para realizar mantenimiento correctivo. Si existe, realiza mantenimiento y continúa con el paso 11. Si no, sigue al paso 8 mantenimiento Funcionario

6 Aprobado: 29/09/2014 Página: Prioriza necesidas mantenimiento correctivo y envía propuesta al Director Administrativo y Financiero para su aprobación. Propuesta Correctivo 9 Envía propuesta aprobada a la Oficina Compras, Almacén para trámite respectivo. Propuesta Correctivo aprobada 10 Realiza adquisición insumos para mantenimiento preventivo y los envía a la Oficina Compras, Acta Recibido 11 Realiza mantenimiento correctivo Auxiliar mantenimiento 12 Verifica cumplimiento l mantenimiento Formato seguimiento a necesidas mantenimiento planta física AP- GA-FO16 13 Realiza seguimiento a la eficiencia, eficacia y efectividad los mantenimientos correctivos 14 Implementa acciones preventivas, correctivas y mejora a las actividas mantenimiento correctivo Plan Mejoramiento 15 Elabora informe y lo envía al Director Administrativo y Financiero 16 Archiva informe en la Oficina

7 Aprobado: 29/09/2014 Página: DOCUMENTOS DE Propuesta mantenimiento preventivo Cronograma mantenimiento y responsabilidas Plan mejoramiento la Oficina Propuesta mantenimiento correctivo 7. CONTROL DE CAMBIOS Fecha Versión Descripción 11/09/ Primera edición 29/09/ Estructura l encabezado Tipo letra todos los documentos cambia a Calibri normal Se elimina la versión y la fecha aprobación l cuadro cierre 8. ANEXOS Formato seguimiento a necesidas mantenimiento planta física AP-GA-FO16 Formato necesidas mantenimiento planta física AP-GA-FO15 Ítem Elaborado por: Revisado Por: Aprobado por: Firma ORIGINAL FIRMADO ORIGINAL FIRMADO ORIGINAL FIRMADO Nombre Helmer Díaz Mondragón Javier Celis Florencio Canlo Estacio Cargo Experto Técnico SIG Rector