DECRETO NÚMERO DMySC (de 27 de abril de 2010) Por el cual se aprueba el documento titulado Procedimiento para la Emisión de Garantías.

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1 No Gaceta Oficial Digital, lunes 07 de junio de DECRETO NÚMERO DMySC (de 27 de abril de 2010) Por el cual se aprueba el documento titulado Procedimiento para la Emisión de Garantías. LA CONTRALORA GENERAL DE LA REPÚBLICA En uso de sus facultades constitucionales y legales CONSIDERANDO: Que el Artículo 280, numeral 2, de la Constitución Política de Panamá, establece que la Contraloría General es el ente encargado de fiscalizar y regular, mediante el control previo o posterior, todos los actos de manejo de fondos y otros bienes públicos, a fin de que se realicen con corrección, según lo establecido en la Ley. Que el Artículo 11, numeral 2 de la Ley 32 del 8 de noviembre de 1984, por la cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, establece que para el cumplimiento de su misión, la institución fiscalizará, regulará y controlará todos los actos de manejo de fondos y bienes públicos, a fin de que tales actos se realicen con corrección y según lo establecido en las normas jurídicas respectivas. Que el Artículo 36 de la citada Ley dispone que la Contraloría General de la República, dictará reglamentos que contengan pautas que sirvan de base a la actuación de las personas que manejen fondos o bienes públicos. Que corresponde a la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad a través del Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos, analizar, diseñar e implementar a nivel del sector público, manuales de procedimientos, guías e instructivos, orientados a asegurar la regulación, fiscalización y control de la gestión pública de acuerdo a preceptos constitucionales, legales y principios administrativos de aceptación general, de acuerdo al Decreto DMySC de 26 de junio de Que una vez elaborados estos documentos, deberán oficializarse mediante Decreto, en el cual se establecerá la fecha para su aplicación por la dependencia estatal respectiva, y serán de obligatorio cumplimiento para los servidores públicos encargados de aplicarlos. Que mediante Nota Núm.DFG-AMPYME AMPYME de 8 de abril de 2010, suscrita por la Ministra de la Autoridad de la Micro, Pequeña y Medina Empresa, en la cual informa que han revisado y aprobado el procedimiento respectivo. Que este documento ha sido consultado, discutido y aprobado por los responsables de cada una de las unidades administrativas involucradas en el proceso.

2 No Gaceta Oficial Digital, lunes 07 de junio de Que este documento ha sido revisado y analizado mediante Memorando Núm.13-Leg-AJI de 4 de enero de 2010 por la Dirección Nacional de Asesoría Jurídica de la Contraloría General de la República, quien comunicó mediante éste que no ha tenido objeción al respecto. DECRETA: ARTÍCULO PRIMERO: Aprobar el documento titulado Procedimiento de Emisión de Garantías. ARTÍCULO SEGUNDO: Este documento regirá para todas las unidades administrativas involucradas en el proceso. ARTÍCULO TERCERO: Este Decreto regirá a partir de su promulgación. FUNDAMENTO LEGAL: Artículo 280, numeral 2 de la Constitución Política de Panamá, Artículo 11, numeral 2 y Artículo 36 de la Ley 32 de 8 de noviembre de 1984, por la cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría General. Decreto Número DMySC de 26 de junio de Dado en la ciudad de Panamá, el 27 de abril de COMUNÍQUESE, PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE GIOCONDA TORRES DE BIANCHINI Contralora General EDWIN RAÚL HERRERA Secretario General

3 No Gaceta Oficial Digital, lunes 07 de junio de República de Panamá CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad AUTORIDAD DE LA MICRO, PEQUEÑA Y MEDIANA EMPRESA PROGRAMA DE FINANCIAMIENTO DE LA PEQUEÑA Y MICRO EMPRESA (PROFIPYME) PROCEDIMIENTO PARA EMISIÓN DE GARANTÍAS Abril de 2010

4 No Gaceta Oficial Digital, lunes 07 de junio de República de Panamá CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Dirección Superior GIOCONDA TORRES DE BIANCHINI Contralora General LUIS FELIPE ICAZA Subcontralor General EDWIN RAÚL HERRERA Secretario General DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD HARMODIO MADRID G. Director Encargado CESAR G. CASTRO T. Subdirector DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS DE FONDOS Y BIENES PÚBLICOS ARMANDO ÁLVAREZ Jefe RITA SANTAMARIA Subjefa

5 No Gaceta Oficial Digital, lunes 07 de junio de DIRECCIÓN DE FISCALIZACIÓN GENERAL ROGER CERRUD Director DIRECCIÓN DE ASESORÍA JURÍDICA ELOY ÁLVAREZ DE LA CRUZ Director Encargado DIRECCIÓN DE AUDITORÍA GENERAL MARGOT E. FUENTES Directora

6 No Gaceta Oficial Digital, lunes 07 de junio de AUTORIDAD DE LA MICRO, PEQUEÑA Y MEDIANA EMPRESA GISELLE BURILLO SAIZ Ministra JORGE LUIS GONZÁLEZ Subdirector General DAVID RIVERA Director Administrativo GLORIA AROSEMENA Directora de Operaciones ARMANDO ESPINO Director de Planificación Estratégica SAÚL ELÍAS CASTILLO Director de Asesoría Legal

7 No Gaceta Oficial Digital, lunes 07 de junio de EQUIPO TÉCNICO CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA FELIPE ALMANZA III YAZMINA CORELLA M. Analistas de Procedimientos LEÓN A. WONG Supervisor LUIS A. VERGARA Asistente Ejecutivo de Fiscalización REINALDO HÉRNANDEZ Jefe de Fiscalización-AMPYME FAGLIA JUAREZ Asesora Jurídica PROGRAMA DE FINANCIAMIENTO DE LA MICRO, PEQUEÑA Y MEDIANA EMPRESA (PROFIPYME) GLORIA AROSEMENA Directora de Operaciones LOURDES PHILLIPS Asesora Legal NORMA DE FLORES Jefa Crédito ALEXANDER GÓMEZ Asistente de Crédito CECILIA BONILLA Contadora SILKIRA SANTANA Programadora

8 No Gaceta Oficial Digital, lunes 07 de junio de ÍNDICE INTRODUCCIÓN... I- GENERALIDADES... A- Base Legal... B- Objetivo del Procedimiento... C- Ámbito de Aplicación... D- Concepto y Finalidad del Fondo de Garantía... II- PROCEDIMIENTO PARA EMISIÓN DE GARANTÍAS... III- MAPA DEL PROCESO IV- NORMAS GUBERNAMENTALES DE CONTROL INTERNO APLICADAS. ANEXOS

9 No Gaceta Oficial Digital, lunes 07 de junio de INTRODUCCIÓN La Contraloría General de la República, a través del Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos de la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad, en coordinación con la Autoridad de la Micro, Pequeña y Mediana Empresa (AMPYME), ha elaborado el documento Procedimiento para Emisión de Garantías, con el propósito de obtener una herramienta que sirva de guía a los servidores públicos que intervienen en la emisión, registro y control de Garantías, relacionadas al Programa de Financiamiento de la Pequeña y Micro Empresa (PROFIPYME). El presente documento consta de cuatro capítulos a saber; el primero contiene los aspectos generales; el segundo el procedimiento administrativo, el tercero el mapa del proceso y el cuarto los Controles Internos aplicados. Como práctica establecida, no se pretende fijar pauta inflexible; no obstante, en la medida que se genere la necesidad de implementar modificaciones y/o ajustes al presente producto, solicitamos nos hagan llegar las mismas para su valoración e implantación. CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad

10 No Gaceta Oficial Digital, lunes 07 de junio de I. GENERALIDADES A. Base Legal Código Fiscal, Capítulo IV, Artículos 1,088 al 1,092, (de los empleados y agentes de manejo). Ley Núm.32 de 8 de noviembre de 1984, Por la cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República. II. Decreto Núm DMySC de 26 de junio de 2007, Por el cual se crea el Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos, en la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad de la Contraloría General de la República. Decreto Núm. 214-DGA, de 8 de octubre de 1999, Por el cual se emiten las Normas de Control Interno Gubernamental para la República de Panamá. Ley 8 de 29 de mayo de 2000, por la cual se crea la Autoridad de la Micro, Pequeña y Mediana Empresa. Ley 33 de 25 de julio de 2000, por la cual se dictan las normas para el fomento de la creación y desarrollo de la Autoridad de la Micro, Pequeña y Mediana Empresa. Decreto Ejecutivo Núm.18 de 16 de abril de 2001, por el cual se reglamenta el Fondo de Garantía para préstamo, capacitación y asistencia técnica de la Autoridad de la Micro, Pequeña y Mediana Empresa. Ley Núm. 72 de 9 de noviembre de 2009, Que reforma la Ley 8 de 2000 y la Ley 33 de 2000, que regulan la Micro, Pequeña y Mediana Empresa. B. Objetivo del Procedimiento Establecer una herramienta de instrucción que sirva de guía a los servidores involucrados en la Emisión de Garantías, para la agilización y optimización del proceso. C. Ámbito de Aplicación Autoridad de la Micro, Pequeña y Mediana Empresa y las entidades de financiamiento. D. Concepto y Finalidad del Fondo de Garantía Fondo institucional creado por Ley cuyos recursos serán destinados para financiar Garantías de Prestamos, Capacitación y Asistencia Técnica, de las micro y pequeñas empresas. PROCEDIMIENTO PARA EMISIÓN DE GARANTÍAS 1. Entidad Financiera (EFIN) Recibe al emprendedor, analiza su proyecto y plan de negocio, aplica los porcentajes de Garantía aplicables según Activad Económica. Completa, emite y firma la Solicitud de Garantía (Formulario Núm.1). 2. PROFIPYME (Comité Técnico) Recibe la Solicitud de Garantía, verifica el correcto registro del emprendedor, en el Registro Empresarial realiza el examen técnico a la Solicitud de Garantía. Emite la Carta de Garantía (Formulario Núm.2). Completa el Registro y Trámite de Solicitud (Hoja de Ruta-Formulario Num3). Adjunta la Hoja de Ruta a la Carta de Garantía. En caso de

11 No Gaceta Oficial Digital, lunes 07 de junio de rechazo de la solicitud, emite nota a la EFIN con los detalles de causales de la devolución. 3. PROFIPYME (Director(a) Recibe el expediente, verifica la documentación contra la Carta de Garantía. Firma la Solicitud de Garantía y la Hoja de Ruta. 4. Dirección General Recibe, revisa y autoriza la Carta de Garantía con firma, según monto y delegación establecida, firma la Hoja de Ruta. 5. Dirección de Finanzas Departamento de Contabilidad Realiza el registro contable correspondiente a la emisión de la Carta de Garantía, firma la Hoja de Ruta. 6. Dirección de Finanzas Director(a) Verifica la documentación, firma la Hoja de Ruta. 7. PROFIPYME (Comité Técnico) Revisa la documentación, verifica que la misma contenga las firmas y autorizaciones respectivas, reproduce copia de la Carta de Garantía y la incluye en el expediente. Archiva el expediente. Confecciona nota remisoria y remite el original de la Carta de Garantía a la EFIN. Firma la Hoja de Ruta. 8. Entidad Financiera (EFIN) Recibe la Carta de Garantía. Completa la aprobación del crédito y notifica a la AMPYME, a través de nota y documentos sustentadores, sobre el desembolso efectuado.

12 No Gaceta Oficial Digital, lunes 07 de junio de III. MAPA DE PROCESO

13 No Gaceta Oficial Digital, lunes 07 de junio de AUTORIDAD DE LA MICRO, PEQUEÑA Y MEDIANA EMPRESA (AMPYME) PROCESO PARA LA EMISIÓN DE GARANTÍAS (AMPYME-02-01) A M P Y M E EFIN PROFIPYME COMITÉ TECNICO DIRECTOR DIRECCIÓN GENERAL DIRECIÓN DE FINANZAS CONTABILIDAD DIRECTOR DESCRIPCIÓN DEL PROCESO 1 RECIBE AL EMPRENDEDOR Y ANALIZA SU PROYECTO. APLICA LOS PORCENTAJES DE GARANTÍA APLICABLES. EMITE LA SOLICITUD DE GARANTIA. 5 REALIZA EL REGISTRO CONTABLE CORRESPONDIENTE. FIRMA LA HOJA DE RUTA. 2 3 RECIBE LA SOLICITUD DE GARANTIA. VERIFICA EN EL SISTEMA EL REGISTRO DEL SOLICITANTE. REALIZA EL EXAMEN TÉCNICO A LA SOLICITUD DE GARANTIA Y LA FIRMA. EMITE LA CARTA DE GARANTIA. ADJUNTA A LA CARTA DE GARANTIA LA HOJA DE RUTA. VERIFICA LA DOCUMENTACIÓN. FIRMA LA SOLICITUD DE GARANTIA YLA HOJA DE RUTA. 6 7 VERIFICA LA DOCUMENTACIÓN. FIRMA LA HOJA DE RUTA. REVISA LA DOCUMENTACIÓN, VERIFICA QUE LA MISMA CONTENGA LAS FIRMAS Y AUTORIZACIÓNES CORRESPONDIENTES. REPRODUCE COPIA DE LA CARTA DE GARANTIA Y LA INCLUYE EN EL EXPEDIENTE. ARCHIVA EL EXPEDIENTE. CONFECCIONA NOTA REMISORIA Y REMITE EL ORIGINAL DE LA CARTA DE GARANTIA A LA EFIN. FIRMA LA HOJA DE RUTA. 4 SEGÚN LA DELEGACIÓN ESTABLECIDA, VERIFICA LA DOCUMENTACION. AUTORIZA LA CARTA DE GARANTIA CON SU FIRMA. FIRMA LA HOJA DE RUTA. 8 RECIBE LA CARTA DE GARANTÍA. COMPLETA LA APROBACIÓN DEL CRÉDITO. NOTIFICA A LA AMPYME SOBRE EL DESEMBOLSO EFECTUADO.

14 No Gaceta Oficial Digital, lunes 07 de junio de IV. NORMAS GUBERNAMENTALES DE CONTROL INTERNO APLICADAS, (Decreto Núm. 214-DGA, de 8 de octubre de 1999, Por el cual se emiten las Normas de Control Interno Gubernamental para la República de Panamá ). A. Responsabilidad por el diseño, funcionamiento y evaluación de la estructura de control interno. CIG El Titular de la institución será responsable del establecimiento, desarrollo, revisión y actualización de una adecuada estructura de control interno. La aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficacia del control interno, también será responsabilidad de cada uno de los servidores públicos según sus funciones. CIE 1.1 La Autoridad de la Micro, Pequeña y Mediana Empresa (AMPYME), a través de las unidades pertinentes: es responsable de implementar y hacer cumplir, en lo que le competa, los controles internos generales y específicos plasmados en este documento. CIE 1.2 El Ministro y el Subdirector de la AMPYME, son responsables de implementar y hacer cumplir, de acuerdo a su competencia, los controles internos generales y específicos plasmados en este documento. CIE 1.3 La AMPYME a través de las unidades pertinentes: es responsable de implementar y hacer cumplir un adecuado sistema de Registro y Control respecto a la Emisión de Garantías, mismo que garantice entre otras cosas: Garantías Otorgadas, Saldo por Otorgar, Vencimiento de Garantías, etc. B. Normas de Control Interno para la Administración Financiera Gubernamental. CIG Arqueos de Fondos y Valores: Deben practicarse arqueos sorpresivos y frecuentes sobre la totalidad de fondos y valores bajo custodia para garantizar su integridad y disponibilidad efectiva. La Unidad de Auditoría Interna de la AMPYME, es CIE 2.1 responsable por la ejecución de análisis y verificaciones relacionadas al procedimiento para la emisión de Garantías. CIE 2.2 Si durante el análisis y/o verificación se detecta cualquier situación de carácter irregular, ésta debe ser comunicada inmediatamente a la gerencia o a quien haga sus veces, para la adopción de las medidas correctivas que el caso amerite. CIE 2.3 La Unidad de Auditoría Interna de la AMPYME, será responsable de garantizar la ejecución de auditoría programas y sorpresivas sobre los fondos y bienes relacionados al procedimiento para la emisión de

15 No Gaceta Oficial Digital, lunes 07 de junio de Garantías, sin menoscabo de las acciones de control que ejecute la Contraloría General de la República. C. Normas de Control Interno para el Área de Recurso Humano CIG Incorporación de Personal: El ingreso de servidores públicos en cada entidad debe efectuarse previo proceso de convocatoria, evaluación y selección para garantizar su idoneidad y competencia. La AMPYME en coordinación con el Área de Personal CIE 3.1 deberá asegurarse, de que cada aspirante que ingrese como servidor nuevo o trasladado, para ejecutar funciones relacionadas con el procedimiento para la emisión de Garantías, reúna el perfil requerido para el cargo. CIG Capacitación y entrenamiento permanente: Los directivos de cada entidad, cualquiera que sea su nivel en la organización, tienen la responsabilidad de adiestrar permanentemente al personal a su cargo, así como estimular su capacitación continua. CIE 4.1 La AMPYME, deberá garantizar que los funcionarios que ejecuten las funciones relacionadas con el procedimiento para la emisión de Garantías, capaciten en los diversos roles, a otros colaboradores, con la finalidad de poder cubrir la ausencia de alguno de los actores principales por circunstancias imprevistas. D. Normas de Control Interno para el Área de Sistemas Computarizados CIG Controles de Datos fuente, de Operación y de Salida: Deben diseñarse controles con el propósito de salvaguardar los datos fuente de origen, operaciones de proceso y salida de información, con la finalidad de preservar la integridad de la información procesada por la entidad. CIE 5.1 La AMPYME, será responsable de establecer y hacer cumplir las políticas a aplicar, para definir las claves de acceso al sistema de registro, emisión y control de Garantías. CIG Mantenimiento de Equipos de Computación: La Dirección pertinente de cada entidad deberá establecer y hacer cumplir las políticas respecto al mantenimiento de los equipos de computación que permitan optimizar su rendimiento. CIE 6.1 La AMPYME establecerá y harán cumplir las políticas del mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos involucrados en el procedimiento para la emisión de Garantías. CIG Seguridad de Programas, de Datos, Equipos de Cómputo Deben: establecerse mecanismos de seguridad en los Programas y datos del sistema para proteger la

16 No Gaceta Oficial Digital, lunes 07 de junio de información procesada por la entidad, garantizando su integridad y exactitud, así como respecto de los equipos de computación. CIE 7.1 La AMPYME será responsable de establecer y hacer cumplir las políticas requeridas que garanticen una sostenible y efectiva seguridad lógica de los sistemas (software) y física de los equipos (hardware), involucrados en el procedimiento para la emisión de Garantías. CIE 7.2 En cuanto a la seguridad lógica, la AMPYME deberán cumplir con los siguientes controles: Restricciones de acceso a los archivos y programas para los programadores, analistas u operadores. Claves de acceso (password) por usuario para evitar violaciones a la confiabilidad de la información o al acceso a opciones no pertinentes a las funciones desempeñadas. Mantener programas antivirus actualizados, para evitar el deterioro de la información, según vulnerabilidad del sistema. CIE 7.3 En lo pertinente a seguridad física, la AMPYME, deberá contar con equipos que protejan a sus computadores principales de la ausencia o fluctuaciones bruscas de energía eléctrica. Nota: En atención al formulario SOLICITUD DE GARANTÍA la AMPYME establece lo siguiente: Toda la información expuesta en este documento, el firmante certifica que es legítima y recabada de la investigación al prestatario para la aprobación de su crédito, cumpliendo con lo dispuesto en el Acuerdo 6 de la Superintendencia de Bancos, la Ley 33 de 25 de julio de 2000 y el Decreto Núm.18 de 26 de abril de 2001 y cualquier otra norma que las modifique o reemplace a cualquiera de las anteriores mencionadas y los criterios adicionales acordados con la AMPYME. Cuando no se respete lo antes dispuesto, la AMPYME se apagará al Artículo 20 del Decreto Núm.18 de 26 de abril de 2001.

17 No Gaceta Oficial Digital, lunes 07 de junio de ANEXOS

18 No Gaceta Oficial Digital, lunes 07 de junio de

19 No Gaceta Oficial Digital, lunes 07 de junio de Formulario Núm. 2

20 No Gaceta Oficial Digital, lunes 07 de junio de "PROFIPYME" REGISTRO Y TRÁMITE DE SOLICITUD 1. EFIN: 2. EMPRENDEDOR: Formulario Núm CÉDULA NÚM.: RUC NÚM: 4. PRÉSTAMO: B/. 5. IMPORTE A RECIBIR: B/. 6. PLAZO DEL PRÉSTAMO: meses 7. FECHA DE SOLICITUD DE PRÉSTAMO EN EFIN: 8. GARANTÍAS PRIMARIAS:. A. MUEBLES: B. INMUEBLES: C. OTROS: VALOR DE GARANTÍA A EFIN: B/. 9. GARANTÍA SOLICITADA A AMPYME: B/. 10. ACTIVIDAD: PORCENTAJE PERMITIDO: % 11. DESTINO DEL CRÉDITO: PORCENTAJE A APLICAR: % 12. FECHA DE SOLICITUD: ESTADO DE EMPRESA : IDEA DE NEGOCIOS FUNCIONAMIENTO COMITÉ TÉCNICO VERIFICADO POR: FECHA: DEPARTAMENTO DE PROFIPYME REMITIDO A: FECHA: DIRECCIÓN DE OPERACIONES VERIFICADO POR: FECHA: ASESORIA LEGAL-PROFIPYME APROBACION DE EMISIÓN POR LA DIRECCIÓN DE FINANZAS REMITIDO A: FECHA: DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD REMITIDO A: FECHA: DIRECTOR DE FINANZAS Observaciones Fecha Explicación de Atraso Responsable Tramitado por: