ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS

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1 CODIGO A-FIN-PR-09 VERSIÓN 5 VIGENCIA 2014 Página 1 de 8 1. OBJETIVO: Elaborar conforme a la normatividad vigente los Estados s Básicos de la Universidad Surcolombiana de acuerdo a las fechas establecidas por la Contaduría General de la Nación (CGN) acorde al Sistema Nacional de Contabilidad Pública (SNCP) y sustentado en el Plan General de Contabilidad Pública (PGCP). 2. ALCANCE: Inicia con la verificación correcta de la legalización de los avances y termina con la presentación de los estados financieros a los entes internos y externos. 3. LIDER DEL PROCEDIMIENTO: Jefe Gestión Institucional del Área Financiera, Contador y Rector. 4. REFERENCIAS NORMATIVAS Y DOCUMENTALES: Ver Normograma

2 CODIGO A-FIN-PR-09 VERSIÓN 5 VIGENCIA 2014 Página 2 de 8 5. DEFINICIONES: CGN: Contaduría General de la Nación. PGCP: Plan General de Contabilidad Pública. Estados s Básicos: Son los estados Financieros del ente y son: el Balance General, el Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental, el Estado de Cambios en el Patrimonio y el Estado de Flujos de Efectivo. Así como las Notas a los estados contables básicos forman parte integral de los mismos. Libros de Contabilidad: Son estructuras que sistematizan de manera cronológica y nominativa los datos obtenidos de las transacciones, hechos y operaciones que afectan la situación y la actividad de las entidad. Libros de Contabilidad Principales: Son el Libro Diario y el Libro Mayor, los cuales presentan en forma resumida los registros de transacciones, hechos y operaciones. Libros de Contabilidad Auxiliares: Son los que contienen los registros contables indispensables para el control detallado de las transacciones y operaciones de la entidad, con base en los comprobantes de contabilidad y los documentos soporte.

3 CODIGO A-FIN-PR-09 VERSIÓN 5 VIGENCIA 2014 Página 3 de 8 6. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD: 6.1 CIERRE MENSUAL Nº ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO Verificar la correcta Se verifica la correcta legalización de los avances (s) legalización de los por concepto de viáticos y otros gastos consultando (s), y 1. avances los reportes en el sistema administrativo y financiero, Contador. y se informa a la Oficina de Tesorería las diferencias para la realización de los Ajustes pertinentes. Verificar la Se confirma la adecuada contabilización de las (s) 2. contabilización de las responsabilidades por concepto de viáticos (s) responsabilidades Realizar la conciliación mensual de saldos de cuenta entre contabilidad y almacén Realizar la conciliación mensual de las cuentas de ingreso. Verificar saldos entre presupuesto y contabilidad Se realiza la conciliación mensual de saldos de cuenta del módulo de almacén de los Bienes Muebles e Inmuebles con el módulo contable y se informa al Área de Recursos; consultando los saldos del sistema Administrativo y Financiero; se establecen las diferencias para ajustarlas por la dependencia responsable de la Contabilización. Se realiza la conciliación mensual de las cuentas de Ingreso del módulo contable contra las cuentas de Ingresos del módulo de Presupuesto efectuadas con el procedimiento automático de actualización de interface del sistema administrativo y financiero. Se verifican los saldos mensuales de las cuentas asociadas con presupuesto y rubros presupuestales de ingresos y gastos Contador Contador y Jefe de Presupuesto contable Impresión de los saldos de cada módulo. Cuadro conciliación vs. Presupuesto de Ingresos. Balance de cuentas asociadas con presupuesto, contra balance de ingresos y gastos presupuestales

4 CODIGO A-FIN-PR-09 VERSIÓN 5 VIGENCIA 2014 Página 4 de 8 Nº ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE REGISTRO Verificar los saldos del Balance de prueba Realizar y firmar ajustes contables. Realizar el proceso de amortización y depreciación Se realiza la revisión mensual de los saldos del balance con el fin de verificar que los documentos denominados causaciones y amortizaciones registrados en el módulo de Contabilidad por las diferentes dependencias de la Universidad estén contabilizados correctamente y se informa mediante nota de envío a los responsables para realizar las correcciones pertinentes. Se realiza cuando sean necesarios los registros contables de ajustes y/o reclasificaciones según el PGCP de la CGN y que tengan que ver con el módulo de contabilidad, se firman y se archivan. Se realiza la ejecución de los procesos de Amortización y Depreciación automáticos del módulo de Contabilidad y sus registros contables Contador. Contador. Contador. Nota de envió física o por correo electrónico Notas y Ajustes de Contabilidad. Nota de la depreciación mensual 9. Imprimir y organizar los libros de contabilidad. Se imprime y organizan los libros de contabilidad principales establecidos en el PGCP de la CGN, una vez finalizada la vigencia. Libros de contabilidad principales impresos 10. Realizar el cierre del mes del módulo de contabilidad. Se realiza el cierre del mes por medio del aplicativo, en link cierre, área contabilidad 11. Imprimir y archivar el Balance de Prueba del mes cerrado. Se imprime y archiva el Balance de Prueba del mes cerrado, emitido por el Sistema Financiero y Administrativo junto con los Estados Financieros elaborados manualmente. Contador Balance de Prueba Impreso.

5 CODIGO A-FIN-PR-09 VERSIÓN 5 VIGENCIA 2014 Página 5 de ESTADOS CONTABLES BASICOS MENSUALES Nº ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO Generar el balance de Se genera del sistema Administrativo y contable el Contador Balance de prueba 1. prueba Balance de Prueba del respectivo mes Elaborar y certificar los Estados s Básicos Publicación de Estados Financieros Se elabora y certifica los Estados s Básicos: el Balance General, el Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental, y sus respectivos comparativos con el mismo periodo del año anterior. Se publica los Estados s Básicos: el Balance General, el Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental, en medios de circulación como cartelera o página web. Contador Contador Copia de la publicación

6 CODIGO A-FIN-PR-09 VERSIÓN 5 VIGENCIA 2014 Página 6 de ESTADOS CONTABLES BÁSICOS ANUALES Nº ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO Generar el Balance de Se genera el Balance de Prueba al corte del 31 de Contador Balance de Prueba 1. Prueba Diciembre obtenido del Sistema Administrativo y Impreso. Financiero Elaborar y firmar los Se elabora y se firma los Estados s Rector y Estados s Estados s Básicos: el Balance General, el Estado de Actividad Contador Básicos y sus 2. Básicos Financiera, Económica, Social y Ambiental, el respectivos Estado de Cambios en el Patrimonio y el Estado de comparativos. Flujos de Efectivo, y sus respectivos comparativos con el mismo periodo del año anterior. Elaborar las Notas Se elaboran las Notas a los Estados s Rector y Notas a los Estados 3. Básicos de acuerdo a la normatividad establecidas Contador Financieros. en el manual de procedimientos de la CGN. Certificar los Estados Se certifican los Estados s Básicos, de Rector y Certificado Firmado 4. s Básicos. acuerdo a los parámetros establecidos por la CGN, al final de la vigencia Contador Realizar los Informes Se elaboran los Informes s Contador. Informes s 5. s Complementarios Complementarios conforme al PGC expedido por la CGN. Complementarios. 6. Imprimir y organizar los libros de contabilidad Se imprime y se organizan los libros de contabilidad auxiliares establecidos en el PGCP de la CGN.

7 CODIGO A-FIN-PR-09 VERSIÓN 5 VIGENCIA 2014 Página 7 de 8 7. OBSERVACIONES: Las fechas establecidas inicialmente para presentación de informes, puede variar conforme lo defina la CGN con normatividad que modifique las fechas límites de envío de la información a reportar. Las carpetas con los movimientos y documentos soportes, que respaldan los registros contables del movimiento de ingresos y egresos que remite la oficina de Tesorería a la oficina de contabilidad, se reciben para la elaboración del informe de solicitud de devolución de IVA, y elaboración de conciliaciones bancarias únicamente. Cuando los entes internos y externos soliciten información referente a los documentos de ingresos y egresos, la oficina de contabilidad suministrara a las dependencias que no tengan acceso al sistema administrativo y financiero, el auxiliar contable consolidado con la información. A su vez cada dependencia solicitada por el ente, delegara el personal para que busque, fotocopie y remita la información, la cual se radicara en el libro de préstamo de documentos mientras que se fotocopia y deberá devolverse a la oficina de contabilidad.. Dichos documentos se conservan por el término de un (1) año que corresponde al archivo de Gestión según la disponibilidad y capacidad de espacio físico de la oficina de contabilidad, y posteriormente se remitirán a la oficina de Archivo Central. La publicación Trimestral de los Estados s Básicos se realizará en cartelera en las dependencias de la respectiva entidad, en un lugar visible y público y en Internet por la página Web de la Universidad. Se cerrará el mes, el día tres (3) del mes siguiente para los meses de Enero a Noviembre de cada año. Se cerrará el mes de Diciembre y del periodo contable a más tardar el quince (15) de Enero del año siguiente al del período contable. La impresión o generación en medio magnético de los Libros de contabilidad de contabilidad auxiliares y principales de cada año terminado, se realizarán una vez sean aprobados los Estados s Básicos por el Consejo Superior de la Universidad Surcolombiana

8 CODIGO A-FIN-PR-09 VERSIÓN 5 VIGENCIA 2014 Página 8 de 8 8. CONTROL DE CAMBIOS VERSION DOCUMENTO Y FECHA DE APROBACION DESCRIPCION DE CAMBIOS 01 Resolución 128 Octubre 22 de 2008 Aprobación documentos 02 Resolución 134 Septiembre 20 de 2010 Actualización documentos 03 Formato CAL-FO-17 Mayo 24 de 2011 Actualización documentos 04 Formato A-CAL-FO-17 Julio 31 de 2012 Actualización documentos 05 Formato EV-CAL-FO-17 Febrero 06 de 2014 Actualización documentos Elaboro Reviso Aprobó EQUIPO DE TRABAJO GESTIÓN FINANCIERA CARLOS ALBERTO GALINDO REYES Coordinador SGI CARLOS JAVIER MARTINEZ GONZALEZ Representante de la Dirección

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