PARTIDO CENTRO DEMOCRATICO ELECCIONES TERRITORIALES 2015 INSTRUCTIVO INFORME DE INGRESOS Y GASTOS

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1 PARTIDO CENTRO DEMOCRATICO ELECCIONES TERRITORIALES 2015 INSTRUCTIVO INFORME DE INGRESOS Y GASTOS

2 Que son las campañas electorales? Una campaña política o campaña electoral es un esfuerzo organizado llevado a cabo para influir en la decisión de un proceso en un grupo, para lo cual se realizan una serie de actividades de ingresos y gastos las cuales se encuentran reguladas y controladas por el Concejo Nacional Electoral y todas deben ser registradas e informadas de acuerdo a lo establecido en la ley 1475 de 2011, resolución 330 del 2007 y 3097 del 2013, así como la ley 130de1994.

3 Como debemos administrar los recursos? Todos los recursos tanto ingresos y egresos deben ser administrados mediante una cuenta única, en la cual deberán ser consignados todos los dineros recibidos paralacampañaydeallídebensergiradostodoslospagosqueseefectúen.estos deben ser registrados en el libro de ingresos y egresos de campaña previamente registrado ante el Consejo Nacional Electoral.

4 Como debemos administrar los recursos? Todas y cada una de las actividades de campaña deben ser soportadas y cuantificadas e ingresadas al sistema cuentas claras, para de ahí generar el libro deingresosyegresosylosformularios5bysusanexos. ElCNEentregaralasclavesdeaccesoalsistema.

5 Ingresos de Campaña RECURSOS PROPIOS. INGRESOS POR DONACIONES EN DINERO. INGRESOS POR DONACIONES EN ESPECIE. INGRESOS POR CREDITOS DEL SECTOR FINANCIERO. INGRESOS POR CREDITOS EN DINERO O SERVICIO Y COMPRAS POR PAGAR DE PARTICULARES. ANTICIPOS DE ESTADO.

6 Ingresos por recursos propios Son los ingresosentregados por los candidatos o sus familiares con destino a la campaña o aportes en especie. Estos ingresos deben estar debidamente soportados y quien los entregue debe poder justificar que realmente tiene la capacidad económica para entregarlos.

7 Ingresos por donaciones en dinero Las donaciones no pueden ser anónimas. Lasdonacionesdebensertodasenchequeysedebeguardarcopiadelmismo. Se debe tener copia documento de identificación del donante(cédula de ciudadanía, RUT, cámara de comercio). Verificación que el donante sea el mismo girador. Acta de aprobación(persona jurídica). Insinuación notarial(si supera los 50 smlv). Formularios internos de recepción de donaciones.

8 Ingresos por donaciones en especie Las donaciones no pueden ser anónimas. Las donaciones deben ser todas valoradas a su valor comercial y se debe solicitar factura o certificación. Se debe tener copia documento de identificación del donante (cédula de ciudadanía, RUT, cámara de comercio). Verificación que el donante sea el mismo girador. Acta de aprobación(persona jurídica). Insinuación notarial(si supera los 50 smlv). Formularios internos de recepción de donaciones.

9 Ingresos créditos Financieros y de Particulares Los créditos son dineros entregados a las campañas por entidades financieras o particulares las cuales deben tener sus correspondientes pagares y soportes. También pueden ser compras de bienes o servicios que quedan pendientes de pago las cuales deben tener sus facturas o cuentas de cobro y deben ser debidamente registradas en el gasto.

10 Como se registran y documentan los ingresos Todos los ingresos excepto las obligaciones pendientes, deben tener un comprobante de ingreso o recibo de caja, los cuales deben llevar un orden cronológico y consecutivo así como la correspondiente copia de la consignación en la cuenta única mas los documentos soportes. Estos deben ser registrados en el aplicativo cuentas claras mínimo 8 días después de efectuado el ingreso(resolución 3097) utilizando los códigos asignados para cada ingreso.

11 Descripción de los códigos del Formulario 5B Código 101. Se registraran los créditos o aportes que provengan del patrimonio de los candidatos, de sus cónyuges, compañeros permanentes, o parientes hasta el cuarto grado de consanguinidad. Anexar: Formato aceptación donación parte de la campaña. Formato contribución de los familiares. Fotocopia legible y ampliada del documento de identidad del donante Comprobante de ingreso(donación en efectivo), Copia de la consignación a la cuenta de la campaña y comprobante de ingreso(consignación) Diligenciar sistema cuentas claras con todos los datos. Archivar en orden cronológico y consecutivo con todos los anexos. Código 102. Se registraran las contribuciones, donaciones y créditos en dinero o especie que realicen los particulares, identificando en el libro de ingresos y gastos el tipo de operación que se realice (contribución, donación o crédito). Anexar: Formato aceptación donación parte de la campaña. Formato contribución particulares en dinero, crédito o especie. Fotocopia legible y ampliada del documento de identidad. Comprobante de ingreso Diligenciar sistema cuentas claras con todos los datos. Archivar en orden cronológico y consecutivo con todos los anexos.

12 Descripción de los códigos del Formulario 5B Código 103. Se registrarán los créditos obtenidos en entidades financieras legalmente autorizadas, indicando si existe pignoración, segúnelartículo17delaley130de1994. Documento soporte de la pignoración y anexos soporte. Diligenciarelanexo5.3Bcontodoslosdatos. Código 104. Se registrarán los ingresos provenientes de actos públicos, publicaciones y/o cualquier otra actividad lucrativa del partido o movimiento. Ingresos netos obtenidos en eventos que generaron ingresos adicionales a la campaña(ejemplo: rifas). Código 105. Se registrarán los recursos recibidos por la campaña, por concepto de financiación estatal anticipos. De acuerdo al artículo22delaley1475de2011. Diligenciar el Anexo 5.4 B. Código 106. Se registrarán los ingresos por concepto de recursos propios de origen privado que las organizaciones políticas destinen para el financiamiento de las campañas en las que participen. Diligenciar el Anexo 5.5 B. Transferencias de aportes o créditos otorgados por la Organización que inscribe la lista para el financiamiento de las campañas. Es decir, las transferencias que hace el PARTIDO CENTRO DEMOCRATICO, no de sus miembros. Diligenciará el Anexo 5.5B.

13 Gastos de Campaña Losgastosdecampañasontodaslaserogacionesquelacampañarealizalascualesestán limitadasaltotaldelosingresosyalpermitidoporlaleyelectoralsegúnalcargoquese este aspirando. Todos los gastos deben estar debidamente soportados(facturas, cuentas de cobro, Rut del beneficiario, etc) y realizar el comprobante de egreso con todos lo datos en orden cronológico y consecutivo. Registrar en el sistema cuentas claras.

14 Descripción de los códigos del Formulario 5B TOTALDELOSGASTOSDELACAMPAÑA: Código 201. Gastos de Administración: Se reportarán los gastos por concepto de sueldos, honorarios, viáticos, arriendos, servicios públicos y similares. Eldocumentosoporteseráelcontratodearriendo,deprestacióndeservicios,cuentadecobroofactura,segúnelcaso,conelllenode los requisitos legales, adjuntando copia legible del RUT y cédula de la persona beneficiaria del pago. Código 202. Gastos de oficina y adquisiciones: Se reportarán los gastos por concepto de útiles y papelería, elementos de aseo, cafetería, dotación y gastos en general de oficina. oficina. El documento soporte será la factura de venta o documento equivalente (tirilla de caja registradora), con el lleno de los requisitos legales, adjuntando copia legible del RUT y cédula de la persona beneficiaria del pago. Código 203. Inversiones materiales y publicaciones: Se reportarán los gastos por compra de elementos destinados a las publicaciones, entre otros, pintura, brochas, telas, llaveros, esferos, camisetas. Eldocumentosoporteserálafacturadeventaocuentadecobro,conelllenodelosrequisitoslegales,adjuntandocopialegibledelRUT y cédula de la persona beneficiaria del pago.

15 Descripción de los códigos del Formulario 5B Código 204. Actos públicos: Se reportarán todos los gastos de actos públicos, distintos de los gastos de propaganda política, en actividades tales como bazares, fiestas en general, bingos, alquiler de grupos musicales, alquiler de sillas, refrigerios. El documento soporte será la factura de venta o cuenta de cobro, con el lleno de los requisitos legales, adjuntando copia legible del RUT y cédula de la persona beneficiaria del pago. Código 205. Servicio de transporte y correo: Se reportarán los gastos por cualquier clase de transporte y correo, entre otros, servicio de taxis, buses, transporte aéreo, envío de correo, fax, transporte en el día de elecciones. El documento soporte será la factura cambiaria de transporte (guía) o documento equivalente, cuenta de cobro o contrato de transporte con el lleno de los requisitos legales, adjuntando copia legible del RUT y cédula de la persona beneficiaria del pago, copia de la tarjeta de propiedad del vehículo. Código206. Gastos de capacitación e investigación política. Se reportarán los gastos por concepto de capacitación e investigación política, como pago a capacitadores, encuestas, material de apoyo, alquiler de las instalaciones para desarrollar esa actividad. El documento soporte será la factura de venta o cuenta de cobro, con el lleno de los requisitos legales, adjuntando copia legible del RUT y cédula de la persona beneficiaria del pago.

16 Descripción de los códigos del Formulario 5B Código 207. Gastos judiciales y rendición de cuentas. Incluye gastos como asesoría jurídica a la campaña y honorarios del contador. El documento soporte será la factura de venta o cuenta de cobro, con el lleno de los requisitos legales, adjuntando copia legible del RUT y cédula de la persona beneficiaria del pago. Código 208. Gastos de propaganda electoral. Se registrarán los gastos de propaganda política, a través de los medios de comunicación social y espacio público, como radio, periódico, revistas, televisión, vallas, pasacalles, pendones, afiches. El soporte será la factura de venta, con el lleno de los requisitos establecidos en el artículo 617 del Estatuto Tributario. No constituye documento soporte la remisión, cotización, ni orden de trabajo expedida por la Agencia o empresa publicitaria que presta los servicios, ni los valores cancelados a las personas quienes repartieron folletos de publicidad durante la campaña. Se debe diligenciar el anexo 5.7.B. Código 209. Costos Financieros. Se registrarán los pagos de intereses y comisiones y todos aquellos relacionados con la actividad financiera de la campaña. Se deben incluir los abonos a capital, pago de intereses, comisiones y demás gastos relacionados con los créditos obtenidos para la campaña.

17 Descripción de los códigos del Formulario 5B Código 210. Gastos que sobrepasen la suma fijada por el Consejo Nacional Electoral. Si sobrepasaron las sumas máximas fijadas por el CNE, relacionará aquí la cantidad correspondiente. TenerencuentaloestablecidoenlaResolución0127y0128del30deenerode2015,quefijaloslímitesalosmontosdegastosdelas campañas electorales de Gobernaciones, Asambleas, Alcaldías y Consejos. Sin embargo, en caso de sobrepasar esta suma, el valor correspondiente a la cantidad sobrepasada, se debe relacionar en este renglón, y adjunto al informe deberá aclararse el por qué se excedieron estos topes. El sobrepasar este monto le acarreará investigación al candidato y al Partido; adicionalmente en caso de ser electo, será causal de pérdida de investidura. Código 211. Otros gastos. Se registrarán todos los gastos inherentes a la campaña, generados por conceptos diferentes a los anteriormente señalados. El documento soporte será la factura de venta o cuenta de cobro, con el lleno de los requisitos legales, adjuntando copia legible del RUT y cédula de la persona beneficiaria del pago.

18 Responsabilidad de la información y Presentación de Informes El único y directamente responsable de la presentación del informe de ingresos y gastos de la campaña es el Candidato, con su respectivo Gerente de campaña y Contador, avalado por el PARTIDO CENTRO DEMOCRATICO, que se presenta a las elecciones elpróximo25deoctubrede2015. (Art.1,5,7y9Resolución330de2007) A& A CONSULTORES LTDA, firma encargada y designada por el PARTIDO CENTRO DEMOCRATICO, es la encargada de recibir y corregir los informes de ingresos y gastos de cada candidato avalado por el partido y presentar la consolidación al Fondo de Campañas del CNE, así como de realizar las correcciones y/o aclaraciones solicitadas por los contadores del Fondo de Campañas. (Art. 9 Resolución 330 de 2007)

19 Gerente de Campaña Serálapersonaencargadadeabrirlacuentabancariaanombredelacandidatura. Gestionará la consecución de recursos para el financiamiento de la campaña, coordinará la recaudación y administración de los dineros, y autorizará los pagos Deberá establecer los controles necesarios para que no ingresen recursos de fuentes ilícitas o de financiación prohibida, que puedan comprometer en un momento dado la rendición de cuentas de la campaña, verificará información de los datos de donantes, personas naturales y/o jurídicas que pretenden efectuar donaciones a la campaña, así como el seguimiento de cualquierotroingresooegresoqueseregistreenlamisma. Informará al partido sus datos de contacto para mantener comunicación permanente. Elaborará y suscribirá la carta en donde acepta el nombramiento como Gerente de la Campaña. Entregará al partido, junto con el Contador, toda la información de la campaña debidamente organizada por cada uno de los códigosdeingresos y degastos,asícomoel libroimpresode Cuentas Claras yelformulario5b y sus anexos debidamente firmados. Los documentos deberán entregarse debidamente foliados, para su revisión y verificación. Posterior a la fecha de presentación, estará pendiente de cualquier aclaración y/o corrección resultante de la revisión del informe por parte de la auditoría del Partido y los contadores del Consejo Nacional Electoral. El Gerente de Campaña junto con el candidato y el contador, serán los responsables ante el Partido, Consejo Nacional Electoral y demás entidades de control y vigilancia, de la infiltración de dineros ilícitos a la campaña, de la falsedad u omisión de información de ingresos y/o gastos reportados o no reportados.

20 Obligaciones del candidato, Gerente de campaña y Contador El candidato, Gerente de Campaña y contador deben informar al Partido sus datos personales completos, dirección de notificaciones, teléfonos fijos, celulares y correos electrónicos para mantener comunicación. CANDIDATO: Designar al Gerente de Campaña(adjuntando fotocopia legible de la cédula de ciudadanía), designar al contador(adjuntando fotocopia legible de la cédula, tarjeta profesional y certificado de antecedentes disciplinarios con expedición no mayor a 30 días). Firmar el formulario 5B y todos sus anexos. Registrar el libro de contabilidad ante la organización electoral el día en que inscriba su candidatura en la respectiva Registraduría. Firmar junto con el Gerente de Campaña y contador sobre las cifras reportadas en los respectivos formularios.

21 Contador de la Campaña Cada candidato nombrará un Contador Público, quien será el responsable de ingresar al aplicativo Cuentas Claras cada una de las operacionesdeingresosygastosdelacampaña,atravésdelmódulodellibrocontable,deacuerdoconloscódigosdeingresosygastos del formulario. Informará al partido sus datos de contacto para mantener comunicación permanente. Una vez el Partido le entregue la clave de acceso al aplicativo, será el responsable de conservarla, para registrar la contabilidad de la campaña. Elaborará y suscribirá la carta en donde acepta el nombramiento como contador de la campaña. El profesional que firma, debe ser CONTADOR PÚBLICO TITULADO con tarjeta profesional vigente. Entregará al Partido junto con el Gerente, toda información de la campaña debidamente organizada por cada uno de los códigos de ingresos y de gastos, así como el libro impreso de Cuentas Claras y el formulario 5B y sus anexos. Los documentos deberán entregarse debidamente foliados, al partido para su revisión y verificación. Posterior a la fecha de presentación, estará pendiente de cualquier aclaración y/o corrección resultante de la revisión del informe por parte de la auditoría del Partido y los contadores del Consejo Nacional Electoral. El contador junto con el candidato y el Gerente de Campaña, serán los responsables ante el Partido, Consejo Nacional Electoral y demás entidades de control y vigilancia, de la infiltración de dineros ilícitos a la campaña, de la falsedad u omisión de información de ingresos y/o gastos reportados o no reportados en la rendición de cuentas que presente ante el Partido, así como de las demás consecuencias legales que conlleven este tipo de conductas.

22 Presentación de la información La información debe ser presentada en original(con copia de los formularios 5B y anexos del aplicativo cuentas claras), debidamente documentada y organizada, hasta el día 25 de noviembre de 2015 en las oficinas de Auditoría del PARTIDO CENTRO DEMOCRATICO,ubicadoenlaCarrera11No.85 65enlaCiudaddeBogotá. Los gerentes de campaña y candidatos deberán diligenciar los informes individuales de ingresos y gastos de sus campañas, a través del Software aplicativo CUENTAS CLARAS, y también deben hacer su presentación en medio físico ante el PARTIDO CENTRO DEMOCRATICO, junto con los libros de ingresos y gastos, documentos y soportes contables respectivos.

23 Que se debe diligenciar y presentar Libro de ingresos y gastos previamente registrado ante la organización electoral, consolidado de acuerdo a los códigos 5B y sin ninguna clase de enmendadura. Designación del contador de la campaña con fotocopia de la cédula, tarjeta profesional y antecedentes disciplinarios no mayor a 30 días. Designación Gerente de la campaña con fotocopia legible de la cédula. Comprobantes de ingreso junto con los documentos soporte de los mismos, (extractos bancarios, documentos pignoración, letras, pagarésetc.). Comprobantes de egreso junto con los documentos soporte de los mismos (facturas, cuentas de cobro, copia del Rut, si no tiene Rut fotocopia de la cédula, tirilla de caja registradora etc.). Fotocopia legible de la cédula del candidato. Formulario 5.B. y anexos(5.1.b, 5.2.B, 5.3.B, 5.4.B, 5.5.B, 5.6.B, 5.7.B) en original y una copia, debidamente diligenciados y firmados por candidato, gerente de campaña y contador. La información reportada debe coincidir con la registrada en el libro de ingresos y gastos.. Radicado informe en cuentas claras. Toda la información debe presentarse en original.

24 Libro de Ingresos y Gastos Cada candidato debe registrar el Libro de Ingresos y Gastos de Campaña, ante la misma autoridad electoral donde inscribió su candidatura.(arts. 2y3Resolución0330del30demayode2007).Parapoderimprimirellibrodeingresosygastosdesdeelmódulode CuentasClaras sedeben registrar hojas en forma continua u hojas sueltas. Si la campaña presenta ingresos y gastos anteriores a la fecha del registro del libro, se debe presentar el día de la inscripción con una relación detallada de los mismos firmada por el contador. Registrar cronológicamente las operaciones realizadas, en relación con cada uno de los conceptos, indicando la fecha, el detalle, el valor y determinando su saldo. Para cada una de las categorías de ingresos y gastos deben destinarse las hojas que se consideren necesarias, para informar separadamente la contabilización de cada uno de los códigos que aparecen en el formulario. El libro de contabilidad de ingresos y gastos deberá cerrarse totalizando los movimientos débitos y créditos y anulando los espacios en blanco. Los datos anotados en este libro deben estar fundamentados en los documentos soporte y comprobantes de ingreso y de egreso.(art. 5 Resolución 0330 de 2007) En caso de presentarse correcciones a los libros, el contador anulará el respectivo folio, con nota aclaratoria del por qué se anula el(los) folio(s), firmando esta nota con número de tarjeta profesional; posteriormente se procederá a registrar las partidas correctas en los folios siguientes.

25 Libro de Ingresos y Gastos Cada candidato debe registrar el Libro de Ingresos y Gastos de Campaña, ante la misma autoridad electoral donde inscribió su candidatura.(arts. 2y3Resolución0330del30demayode2007).Parapoderimprimirellibrodeingresosygastosdesdeelmódulode CuentasClaras sedeben registrar hojas en forma continua u hojas sueltas. Si la campaña presenta ingresos y gastos anteriores a la fecha del registro del libro, se debe presentar el día de la inscripción con una relación detallada de los mismos firmada por el contador. Registrar cronológicamente las operaciones realizadas, en relación con cada uno de los conceptos, indicando la fecha, el detalle, el valor y determinando su saldo. Para cada una de las categorías de ingresos y gastos deben destinarse las hojas que se consideren necesarias, para informar separadamente la contabilización de cada uno de los códigos que aparecen en el formulario. El libro de contabilidad de ingresos y gastos deberá cerrarse totalizando los movimientos débitos y créditos y anulando los espacios en blanco. Los datos anotados en este libro deben estar fundamentados en los documentos soporte y comprobantes de ingreso y de egreso.(art. 5 Resolución 0330 de 2007) En caso de presentarse correcciones a los libros, el contador anulará el respectivo folio, con nota aclaratoria del por qué se anula el(los) folio(s), firmando esta nota con número de tarjeta profesional; posteriormente se procederá a registrar las partidas correctas en los folios siguientes.

26 Formularios para rendición de cuentas FORMULARIO 5B: Informe individual de ingresos y gastos de la campaña. Anexo 5.1 B: Créditos o aportes que provengan del patrimonio de los candidatos, de sus cónyuges o de sus compañeros permanentes o de sus parientes. Relacionar nombre y apellidos del candidato (recursos propios) o nombres y apellidos del familiar que hizo la donación, valor en números, dirección completa, teléfono, Nit ó cédula, parentesco, si es crédito o aporte y totalizar. Debe cruzar con el código 101 del Formulario 5.B. Anexo 5.2 B: Contribuciones, donaciones y créditos, en dinero o en especie, que realicen los particulares. Relacionar nombre de la persona natural o jurídica que realiza la donación, valor, dirección completa, teléfonos, Nit ó cédula, número de acta(para personas jurídicas), profesión, seleccionar si es contribución, donación o crédito y totalizar. Debe cruzar con el código 102 del Formulario 5.B.

27 Formularios para rendición de cuentas Anexo 5.3 B: Créditos obtenidos en entidades financieras legalmente autorizadas. Relacionar el nombre de la persona jurídica(banco) que efectuó el préstamo para el financiamiento de la campaña electoral, valor, dirección completa, teléfonos, Nit, valor de la pignoración y totalizar. Debe cruzar con renglón 103 del Formulario 5.B. Anexo 5.4 B: Financiación estatal Anticipos. Relacionar la descripción del ingreso, valor, detallar observación(si hay lugar) y totalizar. Debe cruzar con el código 105 del formulario 5B. Anexo 5.5 B: Recursos propios de origen privado que los partidos y movimientos políticos destinen para el financiamiento de las campañas en las que participen. Corresponde a las transferencias por donaciones o contribuciones realizadas por el Partido a la campaña electoral. Se describe el ingreso, Partido o Movimiento político, valor, observaciones y totalizar. Debe cruzar con el código 106 del formulario 5B. Anexo 5.6 B: Obligaciones pendientes de pago. Corresponde al saldo de las obligaciones que al cierre de campaña tengan pendientes de pago los candidatos. (Ejemplo: servicios públicos, servicios públicos, etc.). Se relaciona el nombre de la persona natural o jurídica, valor, concepto, Nit o cédula, dirección y teléfono. Debe cruzar con el dato registrado en el formulario 5B. Anexo 5.7 B: Propaganda Electoral. Corresponde al detalle de todos los gastos en que incurrió la campaña por concepto de propaganda electoral. Se diligencia nombre completo de la persona natural o jurídica, valor, concepto, Nit o cédula, dirección completa, teléfono. Debe cruzar con el total del código 208 del formulario 5B.

28 Presentar con tiempo los informes de ingresos y gastos dentro de la fecha fijada. SI USTED NO PRESENTA EL INFORME O LO PRESENTA EN FECHA EXTEMPORÁNEA, SE EXPONE A LAS MULTAS, cuyos mínimos y máximos se pueden consultar en la página Si el informe de campaña se presenta en ceros (0), no recibirá valor alguno por reposición de votos, al no registrar ningún gasto. No obstante, deberá presentarse por medio del aplicativo cuentas claras y en original en las oficinas de auditoría con firma de candidato y contador. Visite nuestra página Web en la que encontrará más información de las Elecciones Territoriales 2015, normatividad, informe de ingresos y gastos, anexos, formatos, noticias y demás. GRACIAS.

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