MANUAL DE INFORMES Y PANELES EN

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1 MANUAL DE INFORMES Y PANELES EN Guía de uso para gestionar y crear Informes y paneles desde Salesforce SALESFORCE Última modificación: febrero 2015

2 Contenido 1. INTRODUCCIÓN CÓMO LEER ESTA GUÍA? CONTENIDOS Cómo crear una CARPETA para archivar INFORMES o PANELES Pasos para CREAR UN INFORME BOTONES del INFORME Cómo MODIFICAR un INFORMES Cómo PROGRAMAR un INFORME INFORMES vs. VISTAS Cómo CREAR un PANEL Cómo MODIFICAR un PANEL Cómo PROGRAMAR un PANEL GLOSARIO CONTACTO Manual de Informes y Paneles de Salesforce Última versión: febrero 2015 Página 1 de 29

3 1. INTRODUCCIÓN Acerca de Informes y Paneles Los INFORMES permiten acceder a los datos almacenados en la organización para analizarlos y tomar decisiones o conocer los resultados del trabajo. Además, son útiles para la segmentación. Citando la ayuda de salesforce.com, un informe devuelve un conjunto de registros que cumple determinados criterios y lo muestra en filas y columnas organizadas. Los datos de los informes se pueden filtrar, agrupar y mostrar como un gráfico. Los informes se guardan en carpetas, que controlan el acceso de los usuarios. Los PANELES son la visualización gráfica de esos INFORMES. Se visualizan en conjuntos de hasta 20 gráficos y cada gráfico se construye en base a un INFORMES de tipo matricial o resumen. Se recomienda armar diferentes PANELES para cada grupo de indicadores, por ejemplo: Donaciones 2012, Comparación , Donaciones este mes. A diferencia de los Informes, cada vez que entramos en un Panel debemos hacer clic en Actualizar para ver la información actualizada. Manual de Informes y Paneles de Salesforce Última versión: febrero 2015 Página 2 de 29

4 2. CÓMO LEER ESTA GUÍA? En esta Guía se incorporaron algunos íconos que llaman la atención sobre ciertos temas que resultarán de importancia para comprender el uso de Salesforce y sus aplicaciones. Este ícono señala información útil a tener en cuenta para optimizar los usos Este ícono señala los Ejercicios para poner en práctica lo explicado Este ícono señala indica la inclusión de Consejos de experto Manual de Informes y Paneles de Salesforce Última versión: febrero 2015 Página 3 de 29

5 3. CONTENIDOS Información general Los INFORMES y PANELES, pueden guardarse en CARPETAS para una mejor organización. Una vez guardados y organizados, pueden consultarse cuando se los necesite, y siempre tendrán información actualizada en función de cómo se vayan trabajando los registros la Base de Datos y los Si bien la creación de CARPETAS es filtros con los que se hayan creado. opcional, una buena práctica es almacenar los informes en ellas para que los usuarios puedan localizarlos fácilmente en su trabajo diario. Antes de comenzar, dejamos una breve descripción de la Pantalla inicial de INFORMES para conocer sus componentes ya que luego serán citados en toda la guía. Manual de Informes y Paneles de Salesforce Última versión: febrero 2015 Página 4 de 29

6 3.1. Cómo crear una CARPETA para archivar INFORMES o PANELES En primer lugar, se recomienda crear carpetas donde posteriormente serán archivados los INFORMES y PANELES. Para hacerlo, seguir estos pasos: 1. Hacer clic en la Ficha de INFORMES 2. Hacer clic en el dibujo de la Carpeta al lado del Buscador 3. Hacer clic en Nueva carpeta de Informes o de paneles, según corresponda 4. Completar con el nombre que se quiera asignar a la carpeta en el campo Etiqueta de carpeta de informes (presionando TAB - - el campo Nombre exclusivo, se completará solo) Una vez creada la carpeta, podemos establecer las preferencias de ubicación de la misma y del nivel de seguridad de la misma y los informes que contiene. O simplemente gestionarla. Para hacer esto: Manual de Informes y Paneles de Salesforce Última versión: febrero 2015 Página 5 de 29

7 1. Colocar el cursor sobre la Carpeta y hacer clic en la chinche 2. En el Menú desplegable se verán las opciones: a. ANCLAR EN LA PARTE SUPERIOR: Con esta opción e puede llevar esta carpeta a la parte superior del listado de carpetas disponibles. Esta acción se hace por cada usuario y no se replica en toda la organización. b. COMPARTIR: En esta opción podrá indicar cómo compartir el contenido de la carpeta indicando Usuarios y permisos sobre los Informes que se guarden dentro de ella. Primero se debe presionar el botón COMPARTIR y luego seleccionar qué podrá hacer el Usuario: i. VISOR: Ver, actualizar y ejecutar ii. EDITOR: Visor + mover, guardar y eliminar iii. GESTOR: Visor + Editor + compartir y cambiar nombre de la carpeta. Cuando se crea una carpeta, el usuario creador es su Gestor. Esto quiere decir que sólo él podrá ver y gestionar su contenido. Para que otros usuarios puedan ver o editar los Informes o Paneles creados: (1) Compartir la carpeta por usuario, grupo de usuarios o función. (2) Seleccionar el nivel de acceso que desee que tenga cada usuario, grupo o función. (3) Deje de compartir la carpeta con el usuario, grupo o función. c. MODIFICAR: En esta opción podrá modificar el nombre de la carpeta Manual de Informes y Paneles de Salesforce Última versión: febrero 2015 Página 6 de 29

8 d. ELIMINAR: En esta opción podrá eliminar la carpeta (solamente se podrán eliminar carpetas que no contengan informes ni en ellas ni en la papelera de reciclaje) Manual de Informes y Paneles de Salesforce Última versión: febrero 2015 Página 7 de 29

9 Informes 3.2. Pasos para CREAR UN INFORME 1. Ingresar a la Ficha Informes y hacer clic en el botón INFORME NUEVO 2. En la página siguiente, seleccionar el TIPO de INFORME que se quiere trabajar. Los tipos de informes están agrupados en carpetas para una mejor organización. En este paso se seleccionan los Objetos con los que se va a trabajar en el INFORME. Este paso es fundamental para un buen informe, de elegir los objetos incorrectos, se debe volver a armar el informe desde cero. Es muy importante conocer los Objetos del sistema, cómo se relacionan entre sí y qué información contiene cada uno. Pensar: Dónde está la información que queremos traer al informe, en qué objeto se encuentra? Ese objeto cómo se relaciona con otros Objetos? Para tener en cuenta: Siempre que se trabaje con más de un OBJETO, es importante que los mismos se relacionen entre sí. En caso contrario, no se podrá trabajar con ellos de forma conjunta. Los informes que trabajen con los objetos CONTACTO u OPORTUNIDADES, siempre tendrán la opción de trabajar con los datos del objeto CUENTAS ya que este último es el objeto Padre de los anteriores. 3. Una vez seleccionado el Tipo de Informe, hacer clic en CREAR Manual de Informes y Paneles de Salesforce Última versión: febrero 2015 Página 8 de 29

10 En la Pantalla siguiente se inicia la confección del INFORME. En este paso se define qué se quiere ver y cómo se lo quiere ver. La Pantalla de se encuentra dividida en distintas secciones: Sección 1: CAMPOS DISPONIBLES PARA TRABAJAR Allí se encuentran todos los campos disponibles para usar en la visualización del INFORME o como Filtros de los mismos. Estos campos son los que pertenecen a los objetos seleccionados, tanto los que vemos en los formularios como los que se encuentran ocultos. Manual de Informes y Paneles de Salesforce Última versión: febrero 2015 Página 9 de 29

11 Sección 2: FILTROS En esta sección se configurarán los Filtros que determinarán sobre qué registros se trabajará en el INFORME. Por ejemplo, queremos Contactos de sexo Masculino, Cuentas de México, Oportunidades abiertas la última semana o Nuevos contactos. Sección 3: VISTA PREVIA Y FORMATO En esta sección se podrá ir visualizando una muestra de los resultados que vayan arrojando los filtros configurados. Además, se podrá definir el formato del INFORME, el orden de las columnas, etc. La información mostrada en esta sección no es la que se verá en el informe, solamente se visualizarán hasta 50 registros de muestra. 4. Configurar FILTROS: Salesforce pre-establece 2 filtros que se deben controlar en detalle. Es importante prestarles mucha atención a ambos ya que allí se encuentran la mayor parte de las dificultades a la hora de armar un INFORME. Mostrar: Permite filtrar por el criterio de a quién (qué Usuario) pertenecen los registros solicitados a la Base de datos. La opción que se da como predeterminada es la opción referente a Mis registros del objeto (Contactos, Cuentas, etc.). Si este Filtro no es necesario ni primordial para la segmentación de registros que se desea utilizar, sugerimos indicar Todas las cuentas y el INFORME traerá todos los registros existentes en sistema sin discriminar 1. En este caso solemos decir que se anula el filtro ya que no discriminará ningún registro de la Base de Datos. Campo de Fecha: Permite filtrar los registros según cualquier campo de Fecha existente en los Objetos seleccionados para En los informes de CAMPAÑAS es el único caso en que este filtro de Fecha no aparece. 1 Es importante recordar aquí que el Objeto CUENTAS es el Objeto Primero o padre de todos los demás existentes en el sistema y eso nos habilitará a que ninguna de ellas quede excluida de la selección. Manual de Informes y Paneles de Salesforce Última versión: febrero 2015 Página 10 de 29

12 trabajar según unos intervalos de Fecha predeterminados por el Sistema. La opción que viene predeterminada es la opción Personalizada, pero si ese filtro no es necesario ni útil para el INFORME que se desea crear, la opción para anularlo es utilizar cualquier campo de fecha y seleccionar en el intervalo la opción Siempre. De este modo, el sistema no discriminará registros por fechas sino que traerá todos los existentes. En cuanto a los Intervalos, es importante comprender que esta elección determinará que un INFORME sea dinámico o estático. Si bien los INFORMES se actualizan constantemente en función de los cambios en la base de datos que hagan que los registros cumplan o no los parámetros establecidos para cada uno, decimos que un INFORME es dinámico cuando establecemos un Intervalo distinto al personalizado. Por ejemplo, si establecemos que el filtro de fecha indique que la Fecha de creación del registro sea de un Intervalo de Este mes. El INFORME cambiará todos los meses buscando únicamente los registros creados en el mes en curso. Palabras claves para aplicar filtros en campos de fechas: ver aquí En cambio, decimos que un INFORME es estático cuando establecemos un Intervalo de fecha Personalizado y ponemos fechas fijas. Por ejemplo, si establecemos que el filtro de fecha indique que la Fecha de creación del registro sea de un Intervalo de Personalizado desde 01/10/2014 Hasta 31/10/2014. El INFORME no sufrirá cambios en los meses posteriores a no ser que algún registro cumpla con ese parámetro. Manual de Informes y Paneles de Salesforce Última versión: febrero 2015 Página 11 de 29

13 Además de estos filtros, Salesforce permite agregar filtros personalizados utilizando cualquiera de los campos disponibles en los Objetos seleccionados. Para agregar un filtro personalizado: a. Ir a Filtro y hacer clic en la flecha del botón AGREGAR (o bien hacer clic en el botón y el filtro se agregará solo) b. Se desplegarán las opciones: + Filtro de Campo: Permite filtrar por cualquier campo que existe en los Objetos seleccionados. Por ejemplo: Cuenta: País de Facturación igual a Argentina; Contacto: Sexo igual a Femenino, etc. + Lógica de filtro: Permite combinar los filtros utilizando (), Y y O. Por defecto, los filtros se configuran con una lógica de Y, indicando así que el registro. Por ejemplo: País de Facturación igual a Argentina O (País de Facturación igual a México Y Fecha de creación HOY) En este caso el INFORME traerá todas las cuentas de Argentina (hayan sido creadas en cualquier momento) y las cuentas de México que hayan sido creadas HOY. + Filtro cruzado: Permite armar informes utilizando como filtro un Objeto que tenga relación con otro. Una forma de darse cuenta cuáles son las relaciones entre los objetos es revisando las listas relacionadas de cada uno. Por ejemplo: Cuentas sin oportunidades ganadas, Contactos con Tareas Pendientes, Candidatos con mails abiertos en el último año, etc Manual de Informes y Paneles de Salesforce Última versión: febrero 2015 Página 12 de 29

14 + Límite de filas: Permite hacer un informe limitando la cantidad de registros que queremos que nos traiga. Por ejemplo: Las 10 oportunidades con mayor Importe 5. Definir el FORMATO: En este paso se define el formato del INFORME, el orden de las columnas, los campos de resumen, etc. Hay que recordar que en la Vista Previa la información que se visualiza es solo una muestra. Hacer clic en el desplegable Formato, y seleccionar entre las siguientes opciones: + Tabular: Solo columnas + Resumen: Permite agrupar la información en hasta 3 campos distintos + Matricial: Informe de doble entrada, con variables en las filas y en las columnas. Más información. Manual de Informes y Paneles de Salesforce Última versión: febrero 2015 Página 13 de 29

15 6. Agregar los Campos que se visualizarán en el INFORME. En este paso se indica Cómo se quiere visualizar la información. Los campos pueden agregarse seleccionándolos de la Sección 1 y arrastrándolos hasta la Sección 3 ó Vista Previa o haciendo doble clic en el campo de la Sección 1. Utilizando esta última opción, los campos se agregarán en una columna al final. Para quitar campos de la Vista previa, solo hay que arrastrarlos hacia la Sección 1. Salesforce coloca por defecto una serie de campos mientras se está configurando el Informe, si esas columnas no son útiles y se prefiere iniciar el armado del Informe desde cero, hacer clic en la opción Eliminar todas las Columnas para quitar todas las columnas. Luego se podrán añadir una a una las columnas deseadas 7. Organizar los Campos y trabajo en distintos formatos (opcional). Al seleccionar los formatos Resumen o Matricial, solo se deben arrastrar los campos sobre la zona resaltada o de Soltar campo aquí para crear una agrupación. Se pueden ingresar hasta 3 niveles de agrupación. Al agrupar por un campo de fecha, haciendo clic sobre la flecha al lado del nombre del campo y seleccionando Agrupar fechas por, Salesforce permitirá agrupar esas fechas por para agrupar por Día, Semana natural, Mes natural, Año natural, etc. Manual de Informes y Paneles de Salesforce Última versión: febrero 2015 Página 14 de 29

16 Luego, en cualquier formato seleccionado se podrá: Crear diferentes categorías de un campo incorporado al Informe haciendo clic sobre la flecha al lado del nombre del campo y seleccionar Convertir en Deposito este campo para agrupar por categorías. En Sección 1 de la Pantalla del Informe, se puede hacer doble clic en Agregar campo de depósito o arrastrarlo en la vista previa del informe (Sección 3). También se puede hacer clic en el menú de una columna para un campo del informe y seleccionar Convertir en depósito este campo Se podrán agregar hasta cinco campos de depósito por informe, cada uno hasta con 20 depósitos. Este tipo de campo se podrá crear desde campos numéricos, de texto o de lista de selección. Para ordenar los registros en función de un Campo de menor a mayor o por orden alfabético, hacer clic sobre el Nombre del Campo o bien sobre el triángulo que aparece al lado del Nombre del Campo y seleccionar la opción deseada. Para ordenar las columnas arrastrarlas presionando el botón izquierdo del mouse hacia el lugar deseado. En el caso de ser un campo de numérico, se puede resumir haciendo clic en la flecha al lado del nombre de la columna y seleccionar Resumir este campo.... Se podrán obtener la Suma, Media, Máximo o Mínimo de esta columna. Manual de Informes y Paneles de Salesforce Última versión: febrero 2015 Página 15 de 29

17 Para añadir un gráfico en el informe, hacer clic en la opción Añadir Gráfico, y allí se podrá configurar el mismo. 8. Una vez finalizada la configuración, hacer clic en EJECUTAR INFORME para ver el resultado del mismo. No olvidarse de GUARDAR el Informe y archivarlo en una carpeta para que no se pierda el trabajo realizado. Manual de Informes y Paneles de Salesforce Última versión: febrero 2015 Página 16 de 29

18 3.3. BOTONES del INFORME Una vez ejecutado el INFORME, o cada vez que accedamos a él, aparecerán los siguientes botones. EJECUTAR INFORME: Actualiza la información para traer las últimas actualizaciones de la Base de datos. Al presionar la flecha del costado del botón, el sistema permite Programar futuras ejecuciones. Cómo Programar un Informes OCULTAR DETALLES / MOSTRAR DETALLES: Oculta o muestra las columnas del INFORME y el detalle de cada registro incluido en el dejando solamente visibles los campos de resumen o recuento de registros. PERSONALIZAR: Este botón permite regresar a la página de Configuración del INFORME para realizar modificaciones. GUARDAR: Permite guardar el INFORME. GUARDAR COMO: Si se modifica el INFORME, se puede guardar con otro nombre para tener ambas versiones (con y sin modificaciones). ELIMINAR: Elimina el INFORME, no los datos que contiene. VISTA DE IMPRESIÓN: Exporta el INFORME tal como se ve en pantalla en formato de Excel. EXPORTAR DETALLES: Exporta la información del INFORME a un Excel solo respetando las columnas. Permite tener la información lista para trabajar. Es importante recordar que al Exportar los detalles a un Excel los campos de agrupación se ubicarán en columnas al final de la tabla, en este formato las agrupaciones por campo se pierden. Manual de Informes y Paneles de Salesforce Última versión: febrero 2015 Página 17 de 29

19 AGREGAR A CAMPAÑA: Este botón aparecerá solamente en INFORMES que contengan Contactos y Candidatos y permite agregar masivamente Miembros de campaña a una CAMPAÑA previamente creada Cómo MODIFICAR un INFORMES Los INFORMES guardados pueden encontrarse en la ficha Informes, agrupados en las diferentes carpetas creadas o en la carpeta Informes públicos no archivados (allí se guardan los informes que el usuario no haya archivado en ninguna carpeta específica). 1. Ingresar en el INFORMES a modificar haciendo clic en el nombre 2. Hacer clic en PERSONALIZAR 3. Una vez realizadas las modificaciones deseadas, hacer clic en GUARDAR (Si se quiere cambiar la configuración anterior) o en GUARDAR COMO (si se quiere guardar como una nueva versión) Manual de Informes y Paneles de Salesforce Última versión: febrero 2015 Página 18 de 29

20 3.5. Cómo PROGRAMAR un INFORME Los INFORMES creados en Salesforce pueden programarse para ser enviados por con su información actualizada a cualquier USUARIO del sistema. El INFORMES se enviará en el cuerpo del , no como archivo adjunto. 1. Ingresar en el INFORMES haciendo clic en el nombre 2. Hacer clic en EJECUTAR INFORME>PROGRAMAR FUTURAS EJECUCIONES 3. Completar los siguientes datos: a) Usuario que interviene: Como que usuario se ejecuta en INFORME. Por ejemplo, si el INFORME tiene como filtro: Mis cuentas, todos los que reciban el INFORME verán las cuentas del Usuario que interviene, no las propias. b) Enviar INFORME por correo electrónico: Seleccionamos el o los usuarios que recibirán el INFORME. Manual de Informes y Paneles de Salesforce Última versión: febrero 2015 Página 19 de 29

21 c) Informe de programación: Seleccionamos el o los días que deseamos que reciban el INFORME y el horario de preferencia. (por lo general la sugerencia de horarios corresponde a los trabajos internos que ya tiene programado Salesforce, es por eso que no siempre están disponibles todos los horarios). Aquí mismo se indica el período de tiempo en que se enviará el INFORME a los otros usuarios. d) Guardar cambios: - Guardar modificaciones del INFORME con esta programación: Si alguien realiza modificaciones al INFORME, se envían las nuevas modificaciones. - Descartar modificaciones del INFORME: Se envía siempre el INFORME como se guarda en esta oportunidad, no se tienen en cuenta modificaciones futuras. Manual de Informes y Paneles de Salesforce Última versión: febrero 2015 Página 20 de 29

22 Esto mismo puede realizarse con los PANELES. Cuando un INFORME o PANEL estén Programados para envío, se indicará de la siguiente forma en el listado de INFORMES y PANELES: Manual de Informes y Paneles de Salesforce Última versión: febrero 2015 Página 21 de 29

23 3.6. INFORMES vs. VISTAS Vistas Informes Trabaja con más de un Objeto de Salesforce Permite Modificar los Registros Permite Segmentar Registros en Función de los Campos existentes en un Objeto Permite Agregar Lógicas de Filtro Permite realizar Filtros con Objetos relacionados a través de una relación Principal detalle** Permite Filtros Cruzados con Objetos no relacionados a través de una relación Principal detalle Permite Filtros de Fecha Dinámica Permite Agrupar Campos Numéricos o de Fecha como campos Contenedores Permite Traer Campos de Objetos relacionados de forma Principal Detalle Se Pueden Utilizar para armar listas de correo Masivos enviados desde SF Permite Agregar Contactos y Candidatos a una Campaña Permite Gráficos o sirve para dotar a estos de Información Se puede exportar a Excel Se puede Programar su Envío a una dirección de Permite Segmentar la Base para armar listas para la Consola Permite Agrupar los Registros Permite Realizar Conteos de Registros y Operaciones con Campos Numéricos (Suma, Media, ) Permite Ordenar los Registros *Las Vistas permiten Modificar Registros de manera Individual y masiva (en ocasiones esto requiere la instalación de alguna aplicación) **En el caso de las Vistas se pueden traer los Datos en Objetos relacionados de forma Principal-Detalle mediante un Campo de Resumen o de Formula y segmentar por ellos Manual de Informes y Paneles de Salesforce Última versión: febrero 2015 Página 22 de 29

24 Paneles Un PANEL es un conjunto de hasta 20 gráficos. Cada uno de ellos se crea a partir de un INFORME que debe construirse con formato matricial o de resumen. Se recomienda armar diferentes PANELES para cada grupo de indicadores, por ejemplo: Donaciones 2015, Comparación , Donaciones este mes, etc. A diferencia de los Informes, cada vez que entramos en un Panel debemos hacer clic en ACTUALIZAR para ver la información actualizada Cómo CREAR un PANEL 1. Crear primero los INFORMES que van a ser parte del PANEL. 2. Crear una carpeta para Archivar los PANELES (ver aquí) 3. Ir a la ficha INFORMES y hacer clic en PANEL NUEVO 4. La siguiente pantalla estará dividida de la siguiente forma SECCIÓN 1: Componentes y Orígenes de datos Manual de Informes y Paneles de Salesforce Última versión: febrero 2015 Página 23 de 29

25 Pestaña Componentes: aquí se selecciona el tipo de gráfico que se incluirá en el PANEL. Una vez seleccionado, se arrastra sin soltar el botón izquierdo del mouse hasta el lugar deseado en la SECCIÓN 2. Pestaña Origen de datos: aquí se selecciona el Informe que contenga los datos que se el informe con el que queremos completar cada gráfico. SECCIÓN 2: Gráficos En esta sección se va construyendo el PANEL propiamente dicho. 5. Primero se deben arrastrar los gráficos desde la solapa Componentes de la Sección 1 y luego, desde la solapa Orígenes de datos, indicar qué INFORME se desea graficar. En el mismo gráfico se indicará qué INFORME está utilizando cada uno para tomar los datos. 6. Haciendo clic en la llave en cada uno de los gráficos, se pueden modificar los tipos de gráfico y configurarlos según se desee. En cada uno de los gráficos se podrán agregar: Encabezado, Título y Pie de página. Manual de Informes y Paneles de Salesforce Última versión: febrero 2015 Página 24 de 29

26 7. Agregar Filtro: se pueden agregar filtros que sean comunes a todos los gráficos. Por ejemplo, se puede hacer un solo panel de OPORTUNIDADES, pero agregar un filtro de Fecha de cierre para poder ver las oportunidades del año pasado o de este simplemente modificando el filtro, sin tener que crear un nuevo panel. 8. Propiedades de Panel: En la SECCIÓN 3 se pueden modificar el nombre, los colores y la carpeta donde está guardado este PANEL. (PROPIEDADES DEL PANEL) 9. Hacer clic en GUARDAR e indicar un Nombre y en qué Carpeta de Paneles se archivará el mismo. Para conocer más sobre tipos de GRAFICOS que pueden armarse en un panel ingresar aquí Cómo MODIFICAR un PANEL Los PANELES guardados pueden encontrarse en la ficha Informes, agrupados en las diferentes carpetas, o en la lista desplegable de la ficha Paneles. 1. Entrar al PANEL a modificar haciendo clic en el Nombre del mismo 2. Hacer clic en PERSONALIZAR 3. Realizar las modificaciones y hacer clic en GUARDAR (Si se desea la configuración anterior) o en Guardar como (si se desea guardarlo como un nuevo PANEL) 3.9. Cómo PROGRAMAR un PANEL Al igual que con los INFORMES, los PANELES se pueden enviar periódicamente por con información actualizada a cualquier usuario de Salesforce. El PANEL se enviará en el cuerpo del , y no como archivo adjunto. 1. Entrar al PANEL a modificar haciendo clic en el Nombre del mismo 2. Hacer clic en ACTUALIZAR y seleccionar PROGRAMAR FUTURAS EJECUCIONES. 4. Completar los siguientes datos: a) Usuario que interviene: Como que usuario se ejecuta en PANEL. b) Enviar PANEL por correo electrónico: Seleccionar el o los usuarios que recibirán el PANEL. Manual de Informes y Paneles de Salesforce Última versión: febrero 2015 Página 25 de 29

27 c) Informe de programación: Seleccionamos el o los días que deseamos que reciban el PANEL y el horario de preferencia. (por lo general la sugerencia de horarios corresponde a los trabajos internos que ya tiene programado Salesforce, es por eso que no siempre están disponibles todos los horarios). Aquí mismo se indica el período de tiempo en que se enviará el PANEL a los otros usuarios. d) Guardar cambios: - Guardar modificaciones del PANEL con esta programación: Si alguien realiza modificaciones al PANEL, se envían las nuevas modificaciones. - Descartar modificaciones del PANEL: Se envía siempre el PANEL como se guarda en esta oportunidad, no se tienen en cuenta modificaciones futuras. Manual de Informes y Paneles de Salesforce Última versión: febrero 2015 Página 26 de 29

28 4. GLOSARIO Informe: Un informe devuelve un conjunto de registros que cumple determinados criterios y lo muestra en filas y columnas organizadas. Los datos de los informes se pueden filtrar, agrupar y mostrar como un gráfico. Los informes se guardan en carpetas, que controlan el acceso de los usuarios. Consulte Informe tabular, Informe de resumen e Informe matricial. Lista de selección: Lista de selección de opciones disponibles para campos concretos en un objeto de Salesforce, por ejemplo, el campo Sector para las cuentas. Los usuarios pueden seleccionar un solo valor de una lista en lugar de introducir una entrada directamente en el campo. Consulte también Lista de selección principal. Lista de selección (selección múltiple): Lista de selección de opciones disponibles para campos concretos en un objeto de Salesforce. Las listas de selección múltiple permiten a los usuarios seleccionar uno o varios valores. Los usuarios pueden elegir un valor haciendo doble clic en él o seleccionar valores adicionales de una lista de desplazamiento manteniendo pulsada la tecla CTRL mientras hacen clic en un valor y utilizando el icono de flecha para desplazarlos al cuadro seleccionado. Miembro de la campaña: Cualquier candidato o contacto asociado a una campaña. Objeto: Un objeto le permite guardar información en su organización de Salesforce. El objeto es la definición global del tipo de información que está almacenando. Por ejemplo, el objeto de caso le permite almacenar información sobre las consultas de los clientes. Para cada objeto, su organización tendrá varios registros que almacenan la información sobre los ejemplos específicos de ese tipo de datos. Por ejemplo, puede tener un registro de caso para almacenar la información sobre la consulta de formación de José Pérez y otro registro de caso para almacenar la información sobre el problema de configuración de María Gómez. Panel: Un panel muestra datos de informes de origen como componentes visuales, que pueden ser gráficos, indicadores, tablas o páginas de Visualforce. Los componentes proporcionan una instantánea de mediciones clave e indicadores de rendimiento para su organización. Cada panel puede tener hasta 20 componentes. Registro: Una instancia simple de un objeto de Salesforce. Por ejemplo, Sara Jerez puede ser el nombre de un registro de contacto. Tipo de registro: Un tipo de registro es un campo disponible para ciertos registros que pueden incluir algunos o todos los valores estándar y personalizados de la lista de selección para ese registro. Puede asociar tipos de registro con perfiles para que sólo los valores de la lista de selección estén disponibles para los usuarios con ese perfil. Valores de lista de selección: Selecciones mostradas en listas desplegables para determinados campos. Algunos valores están predefinidos mientras que otros valores los puede cambiar o definir un administrador. Ver más Manual de Informes y Paneles de Salesforce Última versión: febrero 2015 Página 27 de 29

29 5. CONTACTO Todas las consultas sobre esta guía, podrán realizarse en la Comunidad Power of Us de la Fundación Salesforce. Allí los esperamos en el grupo En español. Es muy fácil unirse a esta Comunidad. De hecho, ustedes como usuarios de Salesforce ya son miembros! Sólo tienen que ingresar a powerofus.salesforcefoundation.org con el mismo nombre de usuario y contraseña de Salesforce. Aquí podrán obtener más información para saber cómo empezar a formar parte de la Comunidad. No contestaremos preguntas por (a no ser que estemos trabajando actualmente en un proyecto), ya que pensamos que de esta manera generamos comunidad compartiendo el conocimiento y todos aprendamos en conjunto. Las experiencias de todos los usuarios son bienvenidas, los invitamos a contestar dudas y compartir experiencias. Manual de Informes y Paneles de Salesforce Última versión: febrero 2015 Página 28 de 29

30 Este material fue creado por Wingu. Se permite la reproducción del mismo, siempre que se cite la fuente. No se permite el uso comercial. salesforce.com es un software independiente que no fue desarrollado por Wingu. En función de las permanentes actualizaciones que realiza salesforce.com, Wingu se compromete a revisar esta publicación y a realizar cambios de contenido en cualquier momento, sin obligación de notificar a ninguna persona o entidad tales revisiones o cambios. Es aconsejable que los usuarios comprueben la vigencia de esta guía que se indica en el pie de página de todas sus hojas y en la portada. Wingu no se hace responsable de ninguna pérdida, daño o gasto resultante de la utilización de esta información. Para mayor información sobre actualizaciones puede visitar salesforce.com Esta obra de Wingu tecnologías sin fines de lucro está bajo una Licencia Creative Commons Atribución-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional. Manual de Informes y Paneles de Salesforce Última versión: febrero 2015 Página 29 de 29

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